Транспортные накладные переводят в электронный вид

Новая форма транспортной накладной

С 01.03.2022 будут применяться новая форма транспортной накладной и новый порядок ее заполненияПостановление Правительства от 30.11.2021 № 2116. Напомним, что с 01.01.2021 форма транспортной накладной уже обновляласьприложение № 4 к Правилам перевозок, утв. Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200 (далее — Постановление № 2200); Письмо Минтранса от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС.

В новой мартовской форме накладной по сравнению с ныне действующей сокращено количество разделов с 17 до 12. В частности, не будет разделов «Прочие условия», «Оговорки и замечания перевозчика» и др.

Вместе с тем в накладной появится новый раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)». В нем нужно указывать информацию о стоимости услуг перевозки. Этот раздел заполняется в случае использования транспортной накладной в качестве первичного учетного документа. В случае внесения исправлений в раздел 12 должны быть указаны дата исправления, подписи лиц, составивших транспортную накладную, и их ф. и. о.

Действующая форма транспортной накладной составляется на бумажном носителе, как правило, в трех экземплярах (оригиналах) — по экземпляру для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. По новой форме дополнительно придется составить четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя, если она используется в качестве первички.

Электронная транспортная накладная — пока добровольная

С 01.03.2022 транспортную накладную можно составлять в электронном виде (далее — электронная транспортная накладная, ЭТрН)подп. 28 ч. 1 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022) (далее — Закон № 259-ФЗ); п. 10 Правил перевозок, утв. Постановлением № 2200. А до конца 2024 г. формирование транспортной накладной в электронном виде может стать обязательнымразд. IX Концепции, утв. Решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34. У участников перевозочного процесса имеется возможность поэтапного перехода к цифровому документообороту.

Надо сказать, что Минтранс еще в 2020 г. запустил эксперимент для внедрения электронной транспортной накладной на территории Москвы, Республики Татарстан, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского краяИнформация Минтранса от 17.02.2020, от 09.09.2020. В нем приняли участие некоторые крупнейшие российские грузоперевозчики и операторы электронного документооборота (ЭДО).

И вот с марта нового года появляется возможность применения электронной транспортной накладной всеми желающими.

Обеспечить электронный документооборот должны операторы ЭДО, включенные в спецреестр Минтрансаст. 18.1 Закона № 259-ФЗ; Закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ. Они будут обязаны на постоянной основе передавать электронные документы в государственную информационную систему (суперсервис «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов», который запустят на портале госуслуг). К сведениям из этой системы, само собой, будут иметь доступ контролирующие органы.

Все участники процесса автоперевозки смогут работать с ЭТрН в режиме реального времени.

Формирование ЭТрН

До начала работы с ЭТрН следует убедиться, что все участники автоперевозки применяют ЭДО и готовы обмениваться транспортной накладной в электронном виде. То есть попросту спросите вашего контрагента, подходит ли ему составление накладной в электронном виде.

Имейте в виду, что для такого документооборота необходимо будет позаботиться об электронных подписях для некоторых работников. Так, водитель может подписывать ЭТрН простой электронной или усиленной неквалифицированной подписью (например, через мобильное приложение) при условии последующего подписания электронной транспортной накладной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) перевозчика.

А вот уполномоченные представители грузоотправителя, перевозчика и получателя груза должны подписывать ЭТрН только с помощью УКЭПподп. 28 ч. 1 ст. 2 Закона № 259-ФЗ.

Порядок действий при формировании ЭТрН планируется следующимп. 3.1.4 разд. V Концепции, утв. Решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34:

1) грузоотправитель создает в своей учетной системе, заполняет и подписывает ЭТрН, отправляет ее транспортной компании и передает груз водителю;

2) водитель, получив груз, фиксирует это, например, в мобильном приложении, ставит свою подпись и далее доставляет груз грузополучателю;

3) грузополучатель принимает доставленный груз, подтверждает это в ЭТрН, ставит свою подпись;

4) водитель отмечает в мобильном приложении передачу груза грузополучателю и отправляет ЭТрН уполномоченному представителю (например, менеджеру) автоперевозчика, который проставляет свою подпись.

Не забудьте заключить между всеми сторонами соглашение об использовании ЭДО и применении электронной подписи. Напомним, что заключение такого соглашения с контрагентами является обязательным при использовании простой или усиленной неквалифицированной электронной подписич. 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Однако если все участники подписывают ЭТрН УКЭП как уполномоченные представители, соглашение можно не заключать.

Формат ЭТрН

Формат электронной транспортной накладной разрабатывает ФНС по согласованию с Минтрансом. Работа над проектом Приказа об утверждении форматов электронных перевозочных документов уже завершена. Сейчас готовится окончательный вариант текста Приказа, с которым можно ознакомиться на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов.

Формат электронной транспортной накладной включает четыре обязательных файлап. 2 приложения № 1 к Приказу ФНС:

•грузоотправителя — со сведениями об участниках перевозки, об условиях договора перевозки и т. д. Файл подписывается УКЭП грузоотправителя;

•перевозчика — со сведениями о приеме груза к перевозке. Файл подписывается УКЭП перевозчика;

•грузополучателя — со сведениями о приеме груза от перевозчика. Файл подписывается УКЭП грузополучателя (лица, уполномоченного на подписание транспортной накладной от имени грузополучателя);

•перевозчика — о выдаче груза грузополучателю (лицу, управомоченному на получение груза). Файл подписывается УКЭП перевозчика.

Формируемая в электронном виде транспортная накладная будет сверяться с данными об участниках перевозки и транспорте ФНС и МВД в специальной государственной информационной системе «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов», создание которой планируется завершить к началу 2022 г.

Порядок обмена, в том числе и электронными транспортными накладными, между участниками информационного взаимодействия, направление содержащихся в них сведений в государственную информационную систему предполагается ввести с 01.03.2022. С окончательным вариантом текста такого порядка, разработанного правительством, можно ознакомиться на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов.

Плюсы использования ЭТрН

Помимо таких общих преимуществ, как сокращение расходов на создание, поиск, отправку и хранение документов (экономия на бумаге, оплате труда, услугах курьера и пр.), использование электронной транспортной накладной:

•позволяет иметь доступ к документу в любое время, поскольку все участники процесса автоперевозки работают с ЭТрН в онлайн-режиме;

•снижает риск непризнания транспортных расходов из-за некорректного заполнения транспортной накладной, минимизируя ошибки ручного ввода информации и позволяя оперативно внести изменения в документ;

•дает возможность при запросе документов госорганами по требованию представлять ЭТрН без распечатки в электронном виде;

•делает условия оказания транспортной услуги прозрачными. А это, в свою очередь, оптимизирует взаимодействие с налоговиками — не потребуется многократных объяснений и документальных подтверждений. Ведь в ФНС смогут увидеть теперь всю цепочку доставки и всех участников, включая посредников.

* * *

Кроме транспортной накладной, в электронном виде можно будет составлять и другие перевозочные документы. Например, такие как заказ-наряд и сопроводительная ведомостьподп. 27 ч. 1 ст. 2 Закона № 259-ФЗ. А изменения, внесенные в правила дорожного движения, позволяют документы на перевозимый груз (для подтверждения легальности перевозки) представлять сотрудникам ГИБДД не только на бумажном носителе, но и в форме электронного документа либо его копии на бумагеПостановление № 2200. Конечно, при условии, что у сотрудника ГИБДД будет возможность прочитать электронный документ.