Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 июля 2018 г.
Содержание журнала № 15 за 2018 г.
Готовим выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
Выписки из отчетов, ранее поданных в ПФР
При оформлении выписки из документа обычно соблюдают следующие правила. Реквизиты документа в выписке воспроизводят полностью, сохраняют его дату и номер. Название же документа изменяют: оно будет начинаться со слов «Выписка из...». Далее приводят только необходимые сведения из документа. Потом указывают фамилию и инициалы лица, которое подписало оригинал документа, и его должность. А вот личная подпись этого лица, в общем-то, не нужна.
Но иногда в выписках пишут, например: в поле, предназначенном для подписи, — «подпись Иванова И.И.», а в месте, где стояла печать, — «оттиск печати ООО “Ромашка”».
А для визуализации электронной подписи (ЭП) предназначена особая отметкап. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Ее можно воспроизвести и на выписке из документа, подписанного ЭП. Выглядит отметка так.
| Генеральный директор Наименование должности руководителя | ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2013 по 01.12.2018 (Подпись) | Иванов Иван Иванович (Ф. и. о.) |
Вместе с тем программы для подготовки персонифицированной отчетности позволяют распечатывать формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ с данными об одном конкретном застрахованном. И такая распечатка, на наш взгляд, как раз подходит на роль запрошенной работником выписки из ранее поданного отчета. При возможности измените название отчета в распечатке, добавив слово «выписка».
Выписку из документа нужно заверить. Для этого после реквизита «Подпись» должны стоять слово «Верно», должность лица, заверяющего выписку, его собственноручная подпись с расшифровкой и дата заверения выписки. Также нужно сделать отметку о месте нахождения оригинала документап. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
По запросу работника выписку из формы СЗВ-СТАЖ, ранее поданной в ПФР, можно подготовить так (приведен фрагмент выписки).
Форма СЗВ-СТАЖ
Выписка из отчетаЕсли, распечатывая из программы форму СЗВ-СТАЖ, вы не можете изменить название отчета, сделайте перед ним запись от руки: «Выписка из отчета»
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц
Тип сведений:
Исходная — X Дополняющая —
Назначение пенсии —
1. Сведения о страхователе
Регистрационный номер в ПФР 0 8 7 – 5 1 1 – 1 2 3 4 5 6
ИНН 7 7 2 2 3 4 5 6 7 8 – – КПП 7 7 2 2 0 1 0 0 1
| Наименование (краткое) | ООО «Ромашка» |
2. Отчетный период
Календарный год 2 0 1 7
Заполните эти разделы так же, как в отчете за тот год, копию сведений из которого запросил застрахованный. Допустим, сведения о нем вы забыли включить в исходный отчет. Поданы они были в отчете с типом «дополняющая», представленном в ПФР с нарушением установленного срока. Тогда и выписку нужно делать именно из этой дополняющей формы СЗВ-СТАЖ3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц
| № п/п | Фамилия | Имя | Отчество | СНИЛС | Период работы | ... | |
| с дд.мм.гггг | по дд.мм.гггг | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
| 3В разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете | ТитоваВ разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете | АннаВ разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете | СергеевнаВ разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете | 009-876-543-21В разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете | 01.01.2017В разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете | 31.12.2017В разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете | |
...
| Наименование должности | Генеральный директор | Подпись | |
| Расшифровка подписи Иванов Иван Иванович | |||
| 26.02.2018 Дата (дд. мм. гггг) Укажите дату подписания оригинала отчета, представленного в ПФР | М.П. (при наличии) |
Верно
| Секретарь |  | Г.П. Сидорова | |
 | |||
09.06.2018
Заверить выписку из отчета может как директор, так и иной сотрудник, наделенный такими полномочиями. На выписке нужно поставить печать организации (если она у вас есть)Оригинал отчета находится в бухгалтерии ООО «Ромашка» в деле № 5 за 2017 год («Персонифицированная отчетность за 2017 год»).Если вы делаете выписку из отчета, который еще не подшит в какую-то конкретную папку, просто укажите, что оригинал находится в вашей организации
Работник может запросить выписки из ранее поданных сведений по форме СЗВ-М сразу за несколько месяцев. И если работник не менял фамилию, имя или отчество, то в каждом таком отчете будут указаны одни и те же сведения о нем. Некоторые работодатели выдают в этом случае одну сводную выписку из этих отчетов. Очевидно, что этот документ можно называть выпиской лишь условно. Ведь это не копия части какого-то определенного документа. Можно ли выдавать сводные выписки?
Выписка для застрахованного из форм СЗВ-М за несколько месяцев
  | ПРЫГОВА Ольга Игоревна Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области |
— Закон о персонифицированном учетеЗакон от 01.04.96 № 27-ФЗ не содержит нормы, определяющей порядок представления копий сведений застрахованным лицам. Форма СЗВ-М, содержащая конфиденциальную информациюп. 8 ст. 6 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ, носит списочный характер. Поэтому за страхователями закреплена обязанность по выдаче выписок из формы СЗВ-М, содержащих информацию только по конкретному застрахованному лицу.
Утвержденной формы выписки нет. Полагаю, что застрахованному лицу, запросившему сведения по форме СЗВ-М за несколько отчетных периодов, можно выдать сводную выписку. При условии что в каждом из этих отчетов указаны одни и те же сведения о страхователе и застрахованном (фамилия, имя и отчество, СНИЛС и ИНН).
Сводную выписку можно оформить так.
Форма СЗВ-М
Выписка из сведений о застрахованных лицахВ названии обязательно нужно указать, что это выписка
1. Реквизиты страхователя (заполняются обязательно):
Регистрационный номер в ПФР 087-511-123456
Наименование (краткое) ООО «Ромашка»
ИНН 7722345678 КПП 772201001
2. Отчетные периоды с 01 по 12 календарного года 2017Укажите, за какие отчетные периоды сделана сводная выписка (заполняются обязательно)
(01 — январь, 02 — февраль, 03 — март, 04 — апрель, 05 — май, 06 — июнь, 07 — июль, 08 — август, 09 — сентябрь, 10 — октябрь, 11 — ноябрь, 12 —декабрь)
3. Тип формы (код) «исхд» (заполняется обязательно одним из кодов: «исхд», «доп», «отмн»)
«исхд» — исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период
«доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период
«отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период
4. Сведения о застрахованных лицах:
(указываются данные о застрахованных лицах — работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства)
| № п/п | Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже) | Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно) | ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица) |
| 1 | Титова Анна Сергеевна | 009-876-543-21 | 771123456789 |
| Генеральный директор Наименование должности руководителя |  (Подпись) | Иванов Иван Иванович (Ф. и. о.) |
| 06.07.2018 ДД.ММ.ГГГГ | М.П. (при ее наличии) | |
| | ||
Оригиналы отчетов находятся в бухгалтерии ООО «Ромашка» в деле № 5 за 2017 год («Персонифицированная отчетность за 2017 год»).Укажите, где находятся оригиналы отчетов, на основе которых сделана сводная выписка. Если они еще не подшиты в какую-то конкретную папку, просто укажите название вашей организации
Есть еще один способ сделать копию сведений, поданных по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Если отчет содержит сведения всего о нескольких людях, вы можете снять с него копию и черным маркером вымарать сведения обо всех лишних застрахованных. А можно, наоборот, перед тем как сделать ксерокопию, закрыть часть текста отчета с лишними сведениями. Полученные копии нужно будет заверить.
«Выписки» из отчетов, еще не поданных в ПФР
Строго говоря, документ, который вы должны подготовить для увольняющегося работника, нельзя назвать выпиской в прямом смысле этого слова. Ведь отчета как такового еще просто нет. При увольнении (прекращении ГПД) нужно выдать застрахованному сведения по форме СЗВ-СТАЖ, еще не поданные в ПФР.
Заметим, что в Законе о персонифицированном учете в этом случае не употребляется и слово «копия». По сути, ваша задача — заполнить для застрахованного отчеты по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ со сведениями о нем одном. А раз это не копия и не выписка, то и заверительные надписи на этих документах делать не нужно. Пусть их просто подпишет руководитель. Подпись лица, уполномоченного заверять копии документов, тут не подойдет.
Подготовка для увольняющегося работника сведений по форме СЗВ-М вопросов не вызовет. Что же касается формы СЗВ-СТАЖ, оформите ее с типом «исходная» даже в том случае, если работник увольняется в связи с выходом на пенсию. Ведь сейчас вы фактически делаете для него выписку из отчета, который потом, по окончании года, представите в ПФР, и отчет этот будет именно исходным.
Возможно, что по просьбе будущего пенсионера вы уже подали в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии». Если такой отчет содержал сведения только об одном этом работнике, сделайте для него копию отчета. Заверьте ее так, как показано на с. 44. Обратите внимание, отметку в графе 14 формы СЗВ-СТАЖ нужно проставлять только в том случае, если дата увольнения — 31 декабря.
Покажем, как могут выглядеть сведения по форме СЗВ-СТАЖ, подготовленные для увольняющегося застрахованного (приведен фрагмент формы).
Форма СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц
Тип сведений:
Исходная — X Дополняющая —
Назначение пенсии —
1. Сведения о страхователе
Регистрационный номер в ПФР 0 8 7 – 5 1 1 – 1 2 3 4 5 6
ИНН 7 7 2 2 3 4 5 6 7 8 – – КПП 7 7 2 2 0 1 0 0 1
| Наименование (краткое) | ООО «Ромашка» |
2. Отчетный период
Календарный год 2 0 1 8 Укажите год, в котором увольняется работник (прекращается ГПД)
3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц
| № п/п | Фамилия | Имя | Отчество | СНИЛС | Период работы | ... | |
| с дд.мм.гггг | по дд.мм.гггг | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
| 1В разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном. Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11 | ТитоваВ разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном. Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11 | АннаВ разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном. Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11 | СергеевнаВ разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном. Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11 | 009-876-543-21В разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном. Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11 | 01.01.2018В разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном. Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11 | 27.07.2018В разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном. Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11 | |
...
| Наименование должности | Генеральный директор | Подпись | |
| Расшифровка подписи Иванов Иван Иванович | |||
| 27.07.2018 Дата (дд. мм. гггг) Укажите в этом поле дату увольнения работника (дату прекращения ГПД). Однако если работник берет отпуск с последующим увольнением, поставьте здесь дату последнего дня работы сотрудника | М.П. (при наличии) | |
| | ||
* * *
В следующей статье мы покажем, как заверить для работника копию раздела 3 расчета по страховым взносам.
