Новости Форум Консультации Формы Калькуляторы
Журнал Справочники Семинары Календарь Тесты
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 июля 2018 г.

Содержание журнала № 15 за 2018 г.
ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД
Е.О. Калинченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Покажем на примерах, как подготовить для застрахованного выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Готовим выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Выписки из отчетов, ранее поданных в ПФР

При оформлении выписки из документа обычно соблюдают следующие правила. Реквизиты документа в выписке воспроизводят полностью, сохраняют его дату и номер. Название же документа изменяют: оно будет начинаться со слов «Выписка из...». Далее приводят только необходимые сведения из документа. Потом указывают фамилию и инициалы лица, которое подписало оригинал документа, и его должность. А вот личная подпись этого лица, в общем-то, не нужна.

Но иногда в выписках пишут, например: в поле, предназначенном для подписи, — «подпись Иванова И.И.», а в месте, где стояла печать, — «оттиск печати ООО “Ромашка”».

А для визуализации электронной подписи (ЭП) предназначена особая отметкап. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Ее можно воспроизвести и на выписке из документа, подписанного ЭП. Выглядит отметка так.

Генеральный директор
Наименование должности руководителя
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1а111ааа000000000011
Владелец Иванов Иван Иванович
Действителен с 01.12.2013 по 01.12.2018
(Подпись)
Иванов Иван Иванович
(Ф. и. о.)

Вместе с тем программы для подготовки персонифицированной отчетности позволяют распечатывать формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ с данными об одном конкретном застрахованном. И такая распечатка, на наш взгляд, как раз подходит на роль запрошенной работником выписки из ранее поданного отчета. При возможности измените название отчета в распечатке, добавив слово «выписка».

Выписку из документа нужно заверить. Для этого после реквизита «Подпись» должны стоять слово «Верно», должность лица, заверяющего выписку, его собственноручная подпись с расшифровкой и дата заверения выписки. Также нужно сделать отметку о месте нахождения оригинала документап. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По запросу работника выписку из формы СЗВ-СТАЖ, ранее поданной в ПФР, можно подготовить так (приведен фрагмент выписки).

Форма СЗВ-СТАЖ

Выписка из отчетаЕсли, распечатывая из программы форму СЗВ-СТАЖ, вы не можете изменить название отчета, сделайте перед ним запись от руки: «Выписка из отчета»

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц

Тип сведений:
Исходная — X Дополняющая —  
Назначение пенсии —  

1. Сведения о страхователе

Регистрационный номер в ПФР 0 8 7 5 1 1 1 2 3 4 5 6

ИНН 7 7 2 2 3 4 5 6 7 8 КПП 7 7 2 2 0 1 0 0 1

Наименование (краткое)

ООО «Ромашка»

2. Отчетный период

Календарный год 2 0 1 7

Заполните эти разделы так же, как в отчете за тот год, копию сведений из которого запросил застрахованный. Допустим, сведения о нем вы забыли включить в исходный отчет. Поданы они были в отчете с типом «дополняющая», представленном в ПФР с нарушением установленного срока. Тогда и выписку нужно делать именно из этой дополняющей формы СЗВ-СТАЖ

3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц

п/п Фамилия Имя Отчество СНИЛС Период работы ...
с дд.мм.гггг по дд.мм.гггг
1 2 3 4 5 6 7
3В разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете ТитоваВ разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете АннаВ разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете Серге­ев­наВ разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете 009-876-543-21В разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете 01.01.2017В разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете 31.12.2017В разделе 3 приводите сведения только о застрахованном, по просьбе которого делаете выписку из отчета. Укажите тот же номер записи, что был в оригинале отчета. Если сейчас у работницы новая фамилия, пишите в выписке старую — ту, что была указана в отчете

...

Наименование должности
Генеральный директор
Подпись
Расшифровка подписи
Иванов Иван Иванович
Укажите должность и ф. и. о. лица, подписавшего отчет. Просить руководителя, подписавшего отчет, поставить свою подпись на выписке не нужно. Если документ был подписан ЭП, можете указать это
26.02.2018
Дата (дд. мм. гггг)
Укажите дату подписания оригинала отчета, представленного в ПФР
М.П. (при наличии)

Верно

Секретарь
 
Г.П. Сидорова

09.06.2018

Заверить выписку из отчета может как директор, так и иной сотрудник, наделенный такими полномочиями. На выписке нужно поставить печать организации (если она у вас есть)

Оригинал отчета находится в бухгалтерии ООО «Ромашка» в деле № 5 за 2017 год («Персонифицированная отчетность за 2017 год»).Если вы делаете выписку из отчета, который еще не подшит в какую-то конкретную папку, просто укажите, что оригинал находится в вашей организации

Работник может запросить выписки из ранее поданных сведений по форме СЗВ-М сразу за несколько месяцев. И если работник не менял фамилию, имя или отчество, то в каждом таком отчете будут указаны одни и те же сведения о нем. Некоторые работодатели выдают в этом случае одну сводную выписку из этих отчетов. Очевидно, что этот документ можно называть выпиской лишь условно. Ведь это не копия части какого-то определенного документа. Можно ли выдавать сводные выписки?

Выписка для застрахованного из форм СЗВ-М за несколько месяцев

ПРЫГОВА Ольга Игоревна ПРЫГОВА Ольга Игоревна
Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

— Закон о персонифицированном учетеЗакон от 01.04.96 № 27-ФЗ не содержит нормы, определяющей порядок представления копий сведений застрахованным лицам. Форма СЗВ-М, содержащая конфиденциальную информациюп. 8 ст. 6 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ, носит списочный характер. Поэтому за страхователями закреплена обязанность по выдаче выписок из формы СЗВ-М, содержащих информацию только по конкретному застрахованному лицу.

Утвержденной формы выписки нет. Полагаю, что застрахованному лицу, запросившему сведения по форме СЗВ-М за несколько отчетных периодов, можно выдать сводную выписку. При условии что в каждом из этих отчетов указаны одни и те же сведения о страхователе и застрахованном (фамилия, имя и отчество, СНИЛС и ИНН).

Сводную выписку можно оформить так.

Форма СЗВ-М

Выписка из сведений о застрахованных лицахВ названии обязательно нужно указать, что это выписка

1. Реквизиты страхователя (заполняются обязательно):

Регистрационный номер в ПФР 087-511-123456

Наименование (краткое) ООО «Ромашка»

ИНН 7722345678 КПП 772201001

2. Отчетные периоды с 01 по 12 календарного года 2017Укажите, за какие отчетные периоды сделана сводная выписка (заполняются обязательно)
(01 — январь, 02 — февраль, 03 — март, 04 — апрель, 05 — май, 06 — июнь, 07 — июль, 08 — август, 09 — сентябрь, 10 — октябрь, 11 — ноябрь, 12 —декабрь)

3. Тип формы (код) «исхд» (заполняется обязательно одним из кодов: «исхд», «доп», «отмн»)
«исхд» — исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период
«доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период
«отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период

4. Сведения о застрахованных лицах:
(указываются данные о застрахованных лицах — работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства)

п/п Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже) Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно) ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)
1 Титова Анна Сергеевна 009-876-543-21 771123456789
Генеральный директор
Наименование должности руководителя
(Подпись)
Иванов Иван Иванович
(Ф. и. о.)
06.07.2018
ДД.ММ.ГГГГ
М.П.
(при ее наличии)
На сводной выписке должен поставить подпись руководитель, а не сотрудник, уполномоченный заверять копии документов. Укажите дату подписания сводной выписки руководителем

Оригиналы отчетов находятся в бухгалтерии ООО «Ромашка» в деле № 5 за 2017 год («Персонифицированная отчетность за 2017 год»).Укажите, где находятся оригиналы отчетов, на основе которых сделана сводная выписка. Если они еще не подшиты в какую-то конкретную папку, просто укажите название вашей организации

Есть еще один способ сделать копию сведений, поданных по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Если отчет содержит сведения всего о нескольких людях, вы можете снять с него копию и черным маркером вымарать сведения обо всех лишних застрахованных. А можно, наоборот, перед тем как сделать ксерокопию, закрыть часть текста отчета с лишними сведениями. Полученные копии нужно будет заверить.

«Выписки» из отчетов, еще не поданных в ПФР

Строго говоря, документ, который вы должны подготовить для увольняющегося работника, нельзя назвать выпиской в прямом смысле этого слова. Ведь отчета как такового еще просто нет. При увольнении (прекращении ГПД) нужно выдать застрахованному сведения по форме СЗВ-СТАЖ, еще не поданные в ПФР.

Заметим, что в Законе о персонифицированном учете в этом случае не употребляется и слово «копия». По сути, ваша задача — заполнить для застрахованного отчеты по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ со сведениями о нем одном. А раз это не копия и не выписка, то и заверительные надписи на этих документах делать не нужно. Пусть их просто подпишет руководитель. Подпись лица, уполномоченного заверять копии документов, тут не подойдет.

О новых правилах заверения копий документов читайте:

2018, № 12, с. 43

Подготовка для увольняющегося работника сведений по форме СЗВ-М вопросов не вызовет. Что же касается формы СЗВ-СТАЖ, оформите ее с типом «исходная» даже в том случае, если работник увольняется в связи с выходом на пенсию. Ведь сейчас вы фактически делаете для него выписку из отчета, который потом, по окончании года, представите в ПФР, и отчет этот будет именно исходным.

Возможно, что по просьбе будущего пенсионера вы уже подали в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии». Если такой отчет содержал сведения только об одном этом работнике, сделайте для него копию отчета. Заверьте ее так, как показано на с. 44. Обратите внимание, отметку в графе 14 формы СЗВ-СТАЖ нужно проставлять только в том случае, если дата увольнения — 31 декабря.

Покажем, как могут выглядеть сведения по форме СЗВ-СТАЖ, подготовленные для увольняющегося застрахованного (приведен фрагмент формы).

Форма СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц

Тип сведений:
Исходная — X Дополняющая —  
Назначение пенсии —  

1. Сведения о страхователе

Регистрационный номер в ПФР 0 8 7 5 1 1 1 2 3 4 5 6

ИНН 7 7 2 2 3 4 5 6 7 8 КПП 7 7 2 2 0 1 0 0 1

Наименование (краткое)

ООО «Ромашка»

2. Отчетный период

Календарный год 2 0 1 8 Укажите год, в котором увольняется работник (прекращается ГПД)

3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц

п/п Фамилия Имя Отчество СНИЛС Период работы ...
с дд.мм.гггг по дд.мм.гггг
1 2 3 4 5 6 7
1В разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном.
Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11
ТитоваВ разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном.
Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11
АннаВ разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном.
Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11
Серге­ев­наВ разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном.
Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11
009-876-543-21В разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном.
Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11
01.01.2018В разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном.
Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11
27.07.2018В разделе 4 укажите сведения только об увольняющемся застрахованном.
Общий период работы должен заканчиваться датой увольнения работника (графа 7). Если работник взял отпуск с последующим увольнением, советуем вам отразить этот факт в отчете, проставив отметку ДЛОТПУСК в графе 11

...

Наименование должности
Генеральный директор
Подпись
Расшифровка подписи
Иванов Иван Иванович
Подпишите отчет у руководителя организации
27.07.2018
Дата (дд. мм. гггг)
Укажите в этом поле дату увольнения работника (дату прекращения ГПД). Однако если работник берет отпуск с последующим увольнением, поставьте здесь дату последнего дня работы сотрудника
М.П. (при наличии)

* * *

В следующей статье мы покажем, как заверить для работника копию раздела 3 расчета по страховым взносам.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2022 г.

2021 г.

2020 г.

ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ
Консультант_Антикризисные меры

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Реклама Телеграм-каналаМораторий  на банкроство федресурс НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.35%
август 2022 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

23 508

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

8%
ОПРОС
Попала ли ваша компания (ИП) под федеральный/региональный перенос сроков уплаты налогов/взносов?
Да, но НПА был принят, когда мы уже все уплатили
Да, и мы воспользовались правом на отсрочку
Нет
Нужное
Содержание