Как сдавать НДФЛ-отчетность при смене ИФНС и статуса работника

После переезда в новую ИФНС надо сдать два расчета 6-НДФЛ с разными кодами ОКТМО

Рассмотрим такую ситуацию. Организация 25 сентября 2020 г. сменила юридический адрес, и у этой территории новый код ОКТМО, который относится к новой налоговой инспекции. ФНС разъясняла, что, когда меняется юридический адрес, в новую ИФНС надо представить два расчета 6-НДФЛПисьма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@ (п. 20), от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@:

•в первом 6-НДФЛ нужно указать старый код ОКТМО и данные о доходах и НДФЛ, относящиеся к периоду нахождения по старому адресу;

•во втором 6-НДФЛ нужно указать новый код ОКТМО и данные о доходах и НДФЛ, относящиеся к периоду после смены адреса.

При распределении доходов между разными кодами ОКТМО в целях заполнения 6-НДФЛ логичнее исходить из дат получения доходов работниками. Причем и доход, и НДФЛ с этого дохода должны быть отражены в 6-НДФЛ с одним и тем же кодом ОКТМО. О том, что следует применять такое распределение, говорил специалист ФНС в интервью нашему журналу (подробнее см. , 2019, № 23).

Применительно к рассматриваемой ситуации надо:

•в 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 г. со старым кодом ОКТМО в разделе 1 отразить доходы (начисленные/выплаченные) и налог с них за период с 1 января по 24 сентября 2020 г. включительно, а в разделе 2 — операции с 1 июля по 24 сентября 2020 г. включительно (это доходы, с которых срок перечисления НДФЛ в бюджет приходится на указанный периодПисьма ФНС от 29.10.2019 № БС-4-11/22150@, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@ (пп. 12—14). Например, это зарплата за январь — август, а также исчисленный и удержанный из нее НДФЛ);

•в 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 г. с новым кодом ОКТМО в разделе 1 отразить доходы (начисленные/выплаченные) и налог с них за период с 25 по 30 сентября 2020 г. включительно. К примеру, это зарплата за сентябрь 2020 г. и исчисленный с нее НДФЛ. А в разделе 2 — операции с 25 по 30 сентября 2020 г. включительно. Если, кроме зарплаты, никаких других доходов в этот период не было, тогда раздел 2 заполнять не нужно, поскольку НДФЛ с сентябрьской зарплаты перечислен в бюджет уже в октябре.

Заметим, что в новую ИФНС за 2020 г. тоже надо сдать два расчета 6-НДФЛ:

•со старым кодом ОКТМО в разделе 1 повторить те же данные, что и в разделе 1 за 9 месяцев. А раздел 2 не заполнять, он будет пустой;

•с новым кодом ОКТМО в разделе 1 отразить доходы (начисленные/выплаченные) и налог с них за период с 25 сентября по 31 декабря 2020 г. включительно, а в разделе 2 — операции за октябрь — декабрь.

Если работник стал нерезидентом, перерасчет НДФЛ придется показывать в уточненках

Продолжим рассматривать приведенную выше ситуацию. В октябре 2020 г. у учредителя — руководителя организации изменился налоговый статус: он стал нерезидентом РФ. И до конца года этот статус уже не мог измениться. Дивиденды ему были выплачены в апреле, и, поскольку тогда он был резидентом РФ, с них был исчислен и удержан НДФЛ по ставке 13%.

Сумма дивидендов и исчисленный с нее НДФЛ, а также зарплата и исчисленный с нее НДФЛ были отражены в одном блоке строк 010—050 со ставкой 13% в разделе 1 расчетов 6-НДФЛ за полугодие и за 9 месяцев 2020 г. со старым кодом ОКТМО. Там же по строке 070 была отражена и сумма удержанного налога.

В октябре с доходов учредителя-руководителя, ставшего нерезидентом РФ, был пересчитан НДФЛ по повышенной ставке со всех доходов с начала года: с зарплаты — по ставке 30% вместо 13% и с дивидендов — по ставке 15% вместо 13%. И уже из зарплаты за октябрь организация стала удерживать:

•НДФЛ по ставке 30%;

•долг по НДФЛ, исчисленному с зарплаты с января по сентябрь по ставке 30%;

•долг по НДФЛ, исчисленному с дивидендов по ставке 15%.

Удерживаемая сумма не превышала 20% от причитающейся руководителю зарплатыПисьма ФНС от 29.06.2020 № БС-4-11/10498@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@.

Казалось бы, с заполнением строк 100—140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 2020 г. с новым кодом ОКТМО при удержании НДФЛ и долга по нему проблем нет. Порядок отражения этой операции изложен в Письме ФНС от 29.06.2020 № БС-4-11/10498@. Например, если зарплата руководителя составляет 150 000 руб., то строки 130 и 140 блока по октябрьской зарплате надо заполнить так:

•строка 130 (сумма фактически полученного дохода) — 150 000 руб.;

•строка 140 (сумма удержанного налога) — 66 000 руб. (из них 45 000 руб. — НДФЛ по ставке 30% с зарплаты за октябрь, а 21 000 руб. — удержание долга по НДФЛ, образовавшегося из-за перерасчета налога с зарплаты с начала года по ставке 30% вместо 13%, с учетом ограничений по максимальной сумме удержания ((150 000 руб. – 45 000 руб.) х 20%).

При этом неважно, какой долг по НДФЛ организация будет удерживать из зарплаты руководителя начиная с октября в первую очередь — по НДФЛ с зарплаты по ставке 30% или по НДФЛ с дивидендов по ставке 15%. Если после перерасчета видно, что до конца года получается удержать всю сумму долга по НДФЛ с дивидендов, то можно сначала удержать этот долг, а потом долг НДФЛ по зарплате. А можно удерживать частично каждую сумму долга в любой пропорции.

Однако с заполнением раздела 2 не все так просто (см. ниже мнение специалиста ФНС). Кроме того, здесь возникает вопрос, как в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2020 г. с новым кодом ОКТМО отразить этот перерасчет, а именно зарплату работника с начала года, которая должна облагаться по ставке 30%, и дивиденды, которые должны облагаться по ставке15%?

Ведь если бы не было смены адреса и ИФНС, тогда этот перерасчет без проблем можно было бы отразить в расчете за 2020 г., указав по этому работнику два блока строк 010—050 по ставкам 30% и 15% соответственно. А по остальным работникам заполнить блок строк 010—050 по ставке 13%.

Но из-за смены ИФНС и кода ОКТМО так сделать не получится, поскольку в годовом 6-НДФЛ с новым кодом ОКТМО не отражаются доходы с начала года. В нем нарастающим итогом можно показать блок строк 010—050 со ставкой 30% только по доходам с 25 сентября по 31 декабря включительно. А доходы с января по август, которые тоже должны облагаться по ставке 30%, выпадают.

С дивидендами учредителю-работнику тоже проблема. Они были выплачены в апреле и отражены в 6-НДФЛ за полугодие и 9 месяцев со старым кодом ОКТМО. И соответственно, в 6-НДФЛ с новым кодом ОКТМО в блок строк 010—050 они попасть никак не могут.

Как правильно поступить в сложившейся ситуации, нам рассказал специалист ФНС.

Получается, что при пересчете НДФЛ по нерезидентским ставкам в новую ИФНС за 2020 г. тоже надо сдать два расчета 6-НДФЛ:

•за период с 25 сентября по 31 декабря 2020 г. — с новым кодом ОКТМО. В разделе 1 надо заполнить два блока строк 010—050 со ставкой 13% в отношении доходов и НДФЛ других работников организации, и со ставкой 30% в отношении доходов и НДФЛ руководителя. А в разделе 2 — операции за октябрь — декабрь;

•за период с 1 января по 24 сентября 2020 г. — со старым кодом ОКТМО. В разделе 1 нужно указать данные из раздела 1 уточненного расчета за 9 месяцев. То есть с тремя блоками строк 010—050 со ставками 13%, 15% и 30%. При этом раздел 2 не будет пустой. Исходя из разъяснений специалиста ФНС, в нем необходимо показать доходы руководителя и доудержанный с него долг по НДФЛ, образовавшийся за январь — сентябрь 2020 г.

Если вернуться к условиям примера с октябрьской зарплатой руководителя 150 000 руб., тогда в разделе 2 надо отразить:

•с новым кодом ОКТМО в строке 140 — НДФЛ, удержанный только за октябрь, — 45 000 руб.;

•со старым кодом ОКТМО в строке 140 — долг по НДФЛ, образовавшийся с начала года и удержанный из зарплаты за октябрь, — 21 000 руб.

Справки 2-НДФЛ по работнику-нерезиденту надо сдать две — с разными кодами ОКТМО

Теперь осталось разобраться, как по работнику-учредителю, ставшему по итогам 2020 г. нерезидентом, заполнить справки 2-НДФЛ. Как разъясняла ФНС, при смене ИФНС тоже нужно сдавать две справки — со старым и с новым кодами ОКТМОПисьмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@. При этом данные о доходах и исчисленном налоге справок 2-НДФЛ и годового расчета 6-НДФЛ с одним и тем же кодом ОКТМО должны совпадатьПисьма ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ (пп. 3.1, 3.3), от 28.08.2019 № БС-4-11/17090@.

Таким образом, в обеих справках 2-НДФЛ с разными кодами ОКТМО по работнику-учредителю в поле «Статус налогоплательщика» следует указать цифру 2, которая означает, что по итогам года он нерезидент РФп. 3.5 Порядка заполнения, утв. Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее — Порядок заполнения); Письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46690. А поскольку в течение года с доходов работника-учредителя НДФЛ исчисляли по разным ставкам, то разделы 1, 2, 3 (если предоставляли вычеты), а также приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» надо заполнить для каждой из ставок — 15% по дивидендам и 30% по зарплате и другим доходамп. 1.19 Порядка заполнения.

При этом в справке 2-НДФЛ с признаком «1» следует отразитьп. 2.7 Порядка заполнения:

•со старым кодом ОКТМО — доходы, дата начисления (по зарплате)/выплаты (по другим видам доходов, в том числе дивидендам) которых приходится на период с 1 января по 24 сентября 2020 г. включительно. И соответственно, НДФЛ, исчисленный и удержанный из этих доходов, а также перечисленный в бюджет;

•с новым кодом ОКТМО — доходы, дата начисления/выплаты которых приходится на период с 25 сентября по 31 декабря 2020 г. включительно. И разумеется, НДФЛ, исчисленный, удержанный и перечисленный с этих доходов.

А если на конец года осталась сумма неудержанного налога, заполните справки 2-НДФЛ с разными кодами ОКТМО за 2020 г. с признаком «2». И передать эти суммы на взыскание в ИФНСп. 5 ст. 226, п. 6 ст. 228 НК РФ; пп. 2.7, 4.11 Порядка заполнения.

* * *

Как видим, при приобретении работником статуса нерезидента РФ после переезда в другую ИФНС заполнять расчеты 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ намного сложнее. Но если все сделать так, как советует специалист ФНС, то претензий у налоговой инспекции быть не должно. Правда, придется объяснить налоговикам такой особенный порядок заполнения НДФЛ-отчетности.