Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2013 г.
Содержание журнала № 9 за 2013 г.Спецодежде — спецучет
Когда возникает обязанность по выдаче работникам спецодежды и как ее учитывать
Работодатели, как того требует трудовое законодательство, должны выдавать своим сотрудникам специальную одежду, специальную обувь и другие средства индивидуальной защиты (далее — СИЗ или спецодежда). Правда, не всем, а только тем, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнение
Как определить, есть ли у вашей организации обязанность выдавать СИЗ, как оформить и учесть передачу спецодежды работникам?
Необеспечение работников спецодеждой считается нарушением законодательства об охране труда и грозит административным штрафо
Определяемся, кому нужна спецодежда
Специальная одежда, обувь и другие средства индивидуальной защиты выдаются по типовым норма
Поэтому сверяете должности своих работников, указанные в их трудовых договорах, с перечнем профессий, приведенных в типовых нормах. Эти нормы приняты отдельными документами для разных отраслей экономики. Однако ориентироваться на отраслевую принадлежность организации не нужно. Просто ищите профессии своих сотрудников в разных приказах и постановлениях, утвердивших типовые нормы, и используйте определенные для этой профессии нормы.
Профессии, не упомянутые в типовых нормах, ищем в нормах, которые применяются во всех отраслях экономики:
- Типовые нормы выдачи спецодежды работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономик
иутв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.10.2008 № 541н; - Нормы выдачи работникам теплой спецодежды и обуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономик
иутв. Постановлением Минтруда от 31.12.97 № 70; - Типовые нормы выдачи сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономик
иутв. Приказом Минздравсоцразвития от 20.04.2006 № 297.
Имейте в виду: законодательно установлен минимум спецодежды, который вы обязаны выдавать. Вы можете устанавливать свои нормы при условии, что они улучшают по сравнению с типовыми нормами защиту работнико
Если профессий и должностей, совпадающих с профессиями и должностями в указанных выше нормах, у вас в организации нет, то можете вздохнуть спокойно.
Если выяснилось, что вы обязаны обеспечивать своих работников спецодеждой, разбираемся, как ее выдавать и учитывать.
Приобретение и выдача спецодежды
Приобретаемая спецодежда должна быть сертифицирована или декларирована на соответствие требованиям безопасности, установленным законодательство
Спецодежду вы выдаете сотрудникам бесплатн
Выдачу и возврат спецодежды обязательно нужно фиксировать первичными документами. Вы можете самостоятельно разработать форму для этого, а можете использовать личную карточку учета выдачи СИЗ, утвержденную Минздравсоцразвити
Если вы решили выдавать спецодежду по повышенным нормам, то лучше утвердить правила и нормы выдачи СИЗ, например, в качестве приложений к коллективному договору или самостоятельного локального акта.
Обратите внимание, что вы должны не только своевременно выдавать работникам СИЗ, но и обеспечивать их хранение, стирку, сушку, ремонт и замен
Вынос некоторой одежды категорически запрещается еще и санитарными нормами и правилами.
Кроме того, если работник потеряет или испортит спецодежду, вы вряд ли сможете предъявить ему претензии и взыскать с него какую-либо компенсацию, так как следить за спецодеждой — это ваша обязанность.
Иногда работодателям не только проще, но и экономически выгоднее арендовать спецодежду по договору со специализированной организацие
Возврат спецодежды
Спецодежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату:
- при увольнении работника;
- при переводе в той же организации на другую работу, для которой СИЗ не предусмотрены нормами;
- по окончании сроков ее носки взамен получаемых новых СИЗ. Как правило, в этом случае старая спецодежда возвращается для утилизации.
Если СИЗ, например, пропали в местах, предусмотренных для их хранения, либо пришли в негодность по независящим от работника причинам, а срок носки одежды еще не истек, вы должны выдать работнику новую спецодежду или отремонтировать старую, если она испорчен
Если сотрудник сам потерял спецодежду, повредил или просто не отдал ее при увольнении, вы можете взыскать с него причиненный ущерб в размере стоимости спецодежды с учетом ее износ
Налоговый учет спецодежды
Налог на прибыль
Налоговый учет зависит от срока использования и стоимости спецодежд
- <если>срок полезного использования спецодежды превышает 12 месяцев и первоначальная стоимость больше 40 000 руб., то спецодежда включается в состав амортизируемых основных средств и ее стоимость списывается в течение нормативного срока носк
ип. 1 ст. 256 НК РФ; - <если>срок полезного использования меньше 12 месяцев или стоимость не более 40 000 руб., то стоимость приобретенной спецодежды включается в материальные расходы единовременно в момент передачи работник
уподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.
Расходы на спецодежду сверх норм также можно учесть при налогообложении прибыл
ФАС ЗСО, например, считает, что на государственном уровне установлены минимальные нормы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты с целью защиты прав и интересов работников в сфере охраны труда. И работодатель вправе по собственной инициативе создавать работникам более выгодные условия работы и обеспечивать их средствами защиты выше установленных норм, выдавать специальную одежду работникам по специальностям, не поименованным в Типовых правилах, выбирать лучшие средства защит
Расходы на содержание спецодежды (на стирку, чистку, ремонт и
Учтите также следующий момент. Минфин считает, что одним из условий обоснованности учета затрат на приобретение спецодежды в целях исчисления налога на прибыль является проведение аттестации рабочих мес
НДФЛ и страховые взносы
Стоимость выдаваемой сотрудникам спецодежды не признается экономической выгодой (доходом) сотрудника и не является объектом налогообложения НДФЛ, а также не облагается страховыми взносам
НДФЛ придется начислить, если при увольнении или переводе сотрудника на должность, не требующую обеспечения средствами защиты, он не вернет спецодежду и вы решите не взыскивать с него ее стоимость. В этом случае стоимость спецодежды признается натуральным доходом работник
НДС
Суммы входного НДС, предъявленного поставщиком спецодежды, вы вправе принять к вычету, если спецодежда используется в деятельности, облагаемой НДС, и есть счет-фактура поставщика.
Так как спецодежда выдается работнику только на время выполнения им служебных обязанностей и передачи права собственности не происходит, значит, нет реализации спецодежды и нет объекта обложения
Если сотрудник не вернул спецодежду, выданную ему ранее, и стоимость одежды с учетом НДС была удержана из его заработной платы, объекта НДС также не возникает. В данном случае такое удержание не оплата СИЗ, а возмещение работником ущерб
Бухгалтерский учет спецодежды
Спецодежду, стоимость которой превышает 40 000 руб., а срок использования свыше 12 месяцев, нужно учесть в составе основных средст
А спецодежду стоимостью менее 40 000 руб. можно учитывать в составе МПЗ вне зависимости от срока ее использовани
- <или>единовременно в моменты выдачи сотруднику;
- <или>равномерно в течение срока полезного использования.
Тогда движение спецодежды оформляется следующими проводками.
Содержание операции | Дт | Кт |
На дату приобретения спецодежды | ||
Спецодежда принята к учету | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
Отражен входной НДС | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
НДС принят к вычету | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | |
На дату выдачи спецодежды | ||
Спецодежда выдана сотрудникам | ||
При единовременном списании — на дату выдачи спецодежды | ||
Стоимость спецодежды списана на расходы | 20 «Основное производство» (23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы») | |
При равномерном списании в течение срока полезного использования — ежемесячно в течение срока полезного использования спецодежды | ||
Погашена часть стоимости спецодежды | 20 «Основное производство» (23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы») | |
На дату выбытия спецодежды раньше срока полезного использования | ||
Списана остаточная стоимость спецодежды при досрочном выбытии (например, при порче одежды) | 91 «Прочие доходы и расходы» | |
Если спецодежда просто возвращается на склад раньше срока (например, при увольнении сотрудник вернул спецодежду), то на счете 10 остается часть ее неучтенной стоимости. Остаточная стоимость с субсчета «Спецодежда в эксплуатации» переводится на субсчет «Спецодежда на складе». И списание остатка ее стоимости приостанавливается |
***
Помимо специальной одежды, работникам может выдаваться еще и форменная одежда. Важно не путать эти понятия, так как предназначение у такой одежды разное. О том, как учитывать и выдавать форменную одежду, мы расскажем в одном из следующих номеров.