Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.
Содержание журнала № 6 за 2013 г.Штатное расписание: решаем нештатные ситуации
Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по труд
Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на с. 70. И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.
Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием
У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?
: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютс
- сложившееся разделение труда между работниками;
- условия оплаты их труда.
ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника
- есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда
)ст. 68 ТК РФ; - размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договор
ест. 57 ТК РФ.
Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает
Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?
: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, — законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров — пусть хранится там.
А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочн
В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно
Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на
: Вы можете:
- <или>просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
- <или>указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы
№ Т-3.
Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных рабо
Способ изменения штатного расписания выбирайте сами
Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?
: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.
ПРИКАЗ № 13-5
о повышении окладов и утверждении штатного расписания
28 февраля 2013 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям:
— мастер производственного участка — 35 000 руб.;
— помощник мастера производственного участка — 28 000 руб.;
— технолог производственного участка — 38 000 руб.
2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому — указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.
Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» № 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.
|
И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Вычеркнуть из штатного расписания можно только вакантную должность
Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?
: Ваши сомнения оправданны — «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.
При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельства
Индексировать отпускные надо, если повышались оклады всему штату
Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные — с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?
: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирм
- <если>оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
- <если>оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.
В штатном расписании могут быть вакантные должности
У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера. Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?
: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.
Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:
- <или>приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
- <или>приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.
В штатном расписании ставится оклад в полном размере
Мы берем двух заместителей директора. Но одного — на полную ставку, а второго — на полставки. Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину?
: В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом:
Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация | Количество штатных единиц | Тарифная ставка, оклад, руб. | Надбавки, руб. | Всего в месяц (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4 | Примечание | |||
наименование | код | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
... | |||||||||
Администрация | 01 | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Заместитель генерального директора | 1,5 | 20 000 | — | — | — | 30 000 | — |
Или так:
Администрация | 01 | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Заместитель генерального директора | 1 | 20 000 | — | — | — | 20 000 | — | ||
Заместитель генерального директора | 0,5 | 20 000 | — | — | — | 10 000 | — |
Принимая на работу сотрудника на условиях совместительства на 0,5 ставки, в трудовом договоре и приказе о приеме на работу указывайте:
- полный оклад;
- условие о неполном рабочем времени и конкретную продолжительность работы. Например, «20 часов в неделю» или «Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными (суббота, воскресенье). Начало работы — 9.00, окончание работы — 13.30, перерыв для отдыха и питания — 30 мин., с 11.30 до 12.00»;
- условие об оплате пропорционально отработанному времени.
По одинаковым должностям не может быть разных окладов
К нам сейчас выходит новый работник на вакантную должность специалиста. Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.
А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами?
: Нельз
Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:
- <если>у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;
- <если>у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.