Сведения о застрахованных лицах для ФСС: на кого подавать и в какой срок

Как считать предельный срок для отправки Сведений о застрахованном лице в ФСС

Организациям в трехдневный срок нужно передавать в ФСС Сведения о застрахованном лице по новым работникам. Иначе компании грозит штраф. А как считать эти 3 дня? День приема на работу — это первый день?

— Нет, срок, равный 3 рабочим дням, начинает течь после получения вами от работника Сведений о застрахованном лице (далее — Сведения)ч. 15 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ). А вовсе не со дня приема на работу нового сотрудника. Но при наличии всей необходимой информации новый сотрудник может подать вам Сведения и в первый же рабочий день.

В Законе № 255-ФЗ не обозначены правила исчисления сроков. Поэтому нужно руководствоваться общими нормами. Так, в ГК РФ сказано, что течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которым определено его началост. 191 ГК РФ. То есть если Сведения вы получили от работника 24.10.2022, то передать информацию в ФСС вам нужно не позднее 27.10.2022.

Как видим, формально дата начала отсчета не зависит от вас, даже когда речь идет о приеме нового сотрудника. Чтобы не получить штраф, нужно просто своевременно отправлять в ФСС Сведения, полученные от сотрудников. Дату подачи Сведений работодателю сотрудник указывает в специальном поле бланка формы.

Правда, чаще всего организации сами формируют в программе Сведения и дают работнику уже заполненный бланк для проверки и подписания. Причем все личные данные, необходимые для заполнения Сведений, новый сотрудник обычно сообщает работодателю непосредственно при трудоустройстве. Заминка, как правило, бывает с банковскими реквизитами в тех случаях, когда сотрудник хочет получать пособия на карту, которая еще не оформлена. Тут возможны два варианта.

Вариант 1. Изначально подать Сведения, где будет выбран способ получения пособия почтовым переводом. А потом, после того как станут известны реквизиты счета (номер карты «Мир»), работник подаст вам новые Сведения. И вы их в электронном виде направите в ФСС. Способ получения пособия, указанный в первоначально поданных в ФСС Сведениях, будет изменен.

Вариант 2. Подождать оформления карты. В таком случае работник подаст вам Сведения только после того, как ему станут известны банковские реквизиты (или номер карты «Мир»). От даты получения Сведений вы и будете считать срок, отведенный на их передачу в ФСС. Но тут есть риск, что сотрудник заболеет прежде, чем ему станут известны реквизиты. Как быть в таком случае? Если к моменту закрытия больничного реквизиты так и не станут известны, работнику придется подать вам Сведения с указанием реквизитов для почтового перевода. Если, конечно, он хочет получить больничные от ФСС в срок. Что касается пособия, причитающегося за счет организации, оно может быть выплачено и наличными из кассы.

Нужно ли подавать Сведения в ФСС при увольнении

Один из сотрудников написал заявление об увольнении. В этом году у нас еще никто не увольнялся. Не могу разобраться, мне нужно подавать в ФСС Сведения по уволенному? Такой обязанности я в Законе № 255-ФЗ не нахожу, да и в самом бланке формы нет графы, где проставлялась бы дата увольнения. Но коллеги говорят, что нужно.

— Подайте в ФСС Сведения по уволившемуся работнику.

Вы правы, в Законе № 255-ФЗ такое требование прямо не обозначено. Сотрудники должны сообщать сведения о себе при трудоустройстве и в период работы, а также извещать об их изменении. Обязанность работодателя — передавать в ФСС полученные от сотрудников Сведения в срок не позднее 3 рабочих днейч. 13—15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

Навскидку увольнение сложно считать тем изменением, о котором работник должен известить работодателя, а последний, в свою очередь, сообщить ФСС. Полагаем, в этой норме речь идет об изменении, скажем, персональных данных работника, реквизитов для получения пособия или самого способа получения выплаты из ФСС. То есть об изменении той информации, что была ранее указана сотрудником в Сведениях, поданных работодателю.

И в бланке формы, который утвержден Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119 (приложение 1), действительно нет поля для проставления отметки о прекращении трудового договора. Изначально в проекте формы такое поле было, но в утвержденном бланке его уже не оказалось. Эта форма Сведений, предназначенная для реализации механизма проактивных выплат, применяется с 31.05.2022. До этого работодателям предлагалось собирать с сотрудников Сведения по форме, применявшейся в 2021 г.приложение № 2 к Приказу ФСС от 04.02.2021 № 26 Но и в этом бланке, напомним, тоже не было поля для указания даты увольнения.

Вместе с тем полученные от сотрудников Сведения работодатели должны передавать в ФСС только в электронном виде, и разработчики программного обеспечения еще в начале 2022 г., до утверждения новой формы бланка, реализовали возможность представления Сведений с отметкой об увольнении.

Советуем вам не пренебрегать такой возможностью. Дело в том, что это может снизить вероятность направления вам данных об ЭЛН, открытых бывшему работнику по истечении 30 календарных дней после его увольнения. При подаче Сведений о бывших работниках стоит ориентироваться на срок — 3 рабочих дня после увольнения.

Имейте в виду, что вам обязательно нужно будет подать Сведения о сотруднике, который у вас больше не работает, если при увольнении он решил изменить способ получения пособия или банковские реквизиты. Скажем, захотел получать больничные на личную карту, а не на ту, что была выдана в рамках вашего зарплатного проекта. Сведения с новой информацией, полученные от увольняющегося работника, вам нужно будет передать ФСС не позднее 3 рабочих дней после их получения.

Сведения в ФСС об уже бывшем работнике: лучше поздно или никогда?

У нас есть работники, которые уволились еще весной 2022 г. Первичные Сведения мы по ним подали, а вот при увольнении ничего ФСС не сообщили. На одну из бывших работниц уже два раза приходили данные об открытии ей ЭЛН по уходу за ребенком, хотя в ПФР форму СЗВ-ТД об увольнении мы подали своевременно. Если мы сейчас до конца 2022 г. подадим Сведения по всем ранее уволенным сотрудникам, нас оштрафуют?

— Полагаем, если сейчас вы подадите Сведения по ранее уволенным работникам, штраф вам не грозит.

За несвоевременное представление сведений, необходимых ФСС для назначения и выплаты пособия, работодателю грозит штраф в размере 5000 руб.ч. 3 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ К числу таких необходимых сведений можно отнести и персональные данные сотрудника, способ получения пособия и реквизиты для его перечисления, которые работники указывают в Сведениях.

Работодатель должен своевременно передавать в ФСС Сведения, полученные от сотрудников. Трехдневный срок, отведенный на представление Сведений в ФСС, нужно считать с даты их получения от самого работника. Однако если ничего не меняется, то увольняющийся работник только лишь в связи с прекращением своего трудового договора новый бланк Сведений не заполнит.

Выходит, в случае направления в ФСС Сведений с отметкой об увольнении даже через несколько месяцев после прекращения трудового договора оснований для санкций не возникает. Случаи привлечения работодателей к ответственности в подобных ситуациях нам неизвестны.

Нужно ли подавать в ФСС Сведения при приеме совместителя, если больничные ему не положены

Предыдущий бухгалтер не подала в ФСС Сведения по внешнему совместителю, принятому на работу в августе 2022 г. Объяснила она это тем, что поскольку он не работал в расчетном периоде, то на больничные претендовать не может, а значит, и сообщать о нем в ФСС не требуется. Это действительно так?

— Нет, обязанность направить в ФСС Сведения о принятом на работу сотруднике никак не зависит от его права на получение пособия по временной нетрудоспособности по месту работы по совместительству.

При трудоустройстве представлять работодателю Сведения должны все работники, в том числе и внешние совместителич. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ. А работодатель, получив такие Сведения, должен их направить в ФСС независимо от того, имеет новый работник право на пособие по месту работы по совместительству или нет. Важно только, чтобы работник относился к числу застрахованных для целей соцстрахования.

Сформируйте и распечатайте для внешнего совместителя Сведения, отдайте документ работнику для проверки данных и их подписи. А затем отправьте Сведения в электронном виде в ФСС.

Нужно ли подавать в ФСС Сведения о работнике, который сегодня уволен, завтра принят снова

С марта 2022 г. у нас на 0,5 ставки работает внешний совместитель. При приеме на работу мы представили на него Сведения в ФСС. В ноябре после его увольнения с основной работы мы собираемся взять его в штат на полную ставку. Этот сотрудник будет у нас уволен как совместитель, а на следующий день принят как основной работник. Нам нужно будет подать на этого человека Сведения дважды: одни — с отметкой об увольнении, другие — как на нового работника?

— Полагаем, подавать Сведения заново вообще не нужно. Если, конечно, не будут изменены какие-то данные, указанные в ранее поданных Сведениях. Цель представления Сведений при увольнении работника — сообщить ФСС, что этот человек больше не является вашим сотрудником. А значит, больничные могут быть назначены ему как вашему бывшему работнику только в случае, если он заболеет (получит травму) в течение 30 календарных дней после увольнения и новой работы у него еще не будетч. 2 ст. 5 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Выходит, ФСС уже не должен будет информировать вас об открытии уволенному работнику ЭЛН по прошествии месяца после увольнения.

Вы же на следующий день после увольнения собираетесь принять на работу бывшего совместителя как основного сотрудника. То есть этот человек по-прежнему будет вашим работником, но уже с другим статусом. В бланке Сведений нигде не указывается, является работник совместителем или нет, поэтому нет никакого смысла снова подавать на него Сведения.