Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 ноября 2015 г.

Содержание журнала № 23 за 2015 г.

Как должна выглядеть подшивка документов, представляемых в ИФНС

Финансовое ведомство выпустило рекомендации о том, как нужно оформлять бумажный пакет копий документов, которые налоговики требуют им представить в ходе какой-либо проверкипп. 1, 2 ст. 93 НК РФ.

Итак, когда вы делаете подшивку истребуемых документов, учитывайте следующее:

• объем каждой сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
• каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
• пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки;
• на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, заверить эту надпись подписью руководителя или другого уполномоченного лица, написать его фамилию, инициалы, должность, а также дату;
• документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы.

Вот иллюстрация того, как может выглядеть последний лист подшивки с наклейкой.

Напомним, что раньше контролирующие органы допускали представление подшивок, заверенных на обороте последнего листа, только для многостраничных документовПисьма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142; ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (вопрос 21). Для остальных же заверительную визу нужно было ставить на каждом листеПисьмо Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849. В нынешних разъяснениях Минфина подобной оговорки нет. То есть подшивка может объединять в себе разные документы (например, и накладные, и счета-фактуры).

К представляемой в ИФНС подшивке следует приложить сопроводительное письмо, в котором надо указать:

• реквизиты требования о представлении документов;
• количество подшивок;
• количество листов в каждой из них.

Приведем примерный текст самого письма.

Кстати, в этот раз Минфин не настаивает на наличии описи представляемых документов, как раньшеПисьмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142. И это вполне справедливо, ведь опись, по сути, дублирует текст сопроводительного письма.