Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 30 сентября 2016 г.
Содержание журнала № 20 за 2016 г.Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем
Не всегда неточности в документах лишают вычетов по НДС или права на признание расходов для целей налогообложения прибыли. Например, как в случае, когда нет банковских реквизитов поставщика или покупателя в товарной накладной. А вот отсутствие, казалось бы, ненужной ТТН вызывает претензии налоговиков, если они не могут увидеть необходимые им сведения в акте оказанных услуг.
Подпись и печать могут стоять на документе в любом месте
В организацию поступили акты об оказанных услугах, на которых расшифровка подписи, подпись и печать находятся на обратной стороне (все остальные обязательные реквизиты сторон — на лицевой). Какие риски возникают в случае принятия к учету таких документов? А что делать в случае, если на акте вообще не стоит печать контрагента?
: Никаких рисков в обеих ситуациях нет.
Акт об оказанных услугах — это первичный документ, поэтому подписи сторон на нем должны быть обязательн
Даже если компания обязана применять печать в силу закона или требований своего устав
Защитные меры для договора — по желанию сторон
Мы — обычное ООО. Обязательно ли наши договоры, например купли-продажи или аренды, прошивать нитками, заверять подписи печатями и пронумеровывать страницы?
: Законодательство это не предусматривает. Обычно так делают, чтобы избежать подмены каких-либо листов договора. Поэтому если у вас, допустим, новый, неизвестный контрагент, крупная сумма сделки, то при составлении договора на нескольких листах попросите контрагента поставить подписи и печать на каждом листе.
Сокращенное название фирмы — тоже название
Можно ли указывать в счете-фактуре, в
: В счетах-фактурах и накладной разрешено указывать сокращенное наименование компании, закрепленное в ее устав
В первичке должны быть сведения о самой организации, а не о филиале
У нас открылся филиал, который самостоятельно и получает грузы, и платит за них. В накладной
: Неправильно. Структурные подразделения — не юридические
Кстати, в договоре с контрагентом у вас может быть предусмотрено, что вы обязаны сообщать ему, кто конкретно будет принимать и оплачивать товар — сама организация или ее филиал.
Еще обратите внимание на счет-фактуру, выставленный поставщиком. В нем тоже в строках 6 и 6а должны быть указаны наименование и адрес вашей организации по ее учредительным документа
- в строке 6б «ИНН/КПП покупателя» нужно указать ИНН — вашей компании, а КПП — филиала (получателя товар
а)Письма Минфина от 26.02.2016 № 03-07-09/11029, от 04.05.2016 № 03-07-09/25719; - в строке 4 следует написать наименование и почтовый адрес филиал
аподп. «ж», «л» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры.
Хотя если будет написано не так, но это не помешает при проверке установить, что покупатель именно ваша компания, то отказать в вычете по НДС вам не должн
Отсутствие реквизитов банка в ТОРГ-12 не мешает учету расходов
Является ли обязательным указание реквизитов банка в полях «Плательщик» и «Грузополучатель» при заполнении
: Если вы пользуетесь унифицированной формой накладной
Вместе с тем, если поставщик не внес эти сведения в накладную, неблагоприятных последствий быть не должно. Ведь отсутствие в накладной банковских реквизитов поставщика или покупателя не мешает идентифицировать покупателя (в частности, по наименованию и
За утраченную первичку отвечают и компания, и директор
Я вышла на новое место работы и не могу обнаружить некоторые договоры, первичные и кадровые документы. Дела мне не передавали. Чем нам грозит отсутствие документов?
: Все документы компании должны храниться у нее в течение периода, предусмотренного НК РФ, Законом о бухучете и Перечнем Минкультур
Если отсутствие документов, срок хранения которых еще не истек, обнаружит налоговая инспекция, то она вправе:
- отказать в вычете НДС и признании расходов по не подтвержденным документами тратам и, как следствие, доначислить налоги, пени, штраф за неуплату налогов;
- исчислить расчетным методом налоговые обязательства компании по операциям, по которым нет первичк
иподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ; Постановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57; - привлечь к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и расходо
вп. 3 ст. 120 НК РФ.
Кроме того, если налоговики, ФСС или ПФР запросят эти документы в ходе проверки, а вы их не представите по требованию, компанию могут оштрафовать за непредставление документов — 200 руб. за каждый экземпляр истребуемого документ
Оштрафовать директора компании за отсутствие первичных документов как за нарушение правил архивного дела на
СОВЕТ
Если по каким-то непредвиденным обстоятельствам у вас пропали некоторые документы (предположим, произошло ограбление или затопление офиса), в кратчайшие сроки восстановите документы: свяжитесь с контрагентами, запросите дубликаты.
О смене адреса лучше заранее известить контрагентов
У нашей фирмы поменялся адрес.
Но я обнаружила, что секретарь не уведомила об этом поставщиков и они выставили нам товарную накладную и счет-фактуру со старыми реквизитами. Нужно ли просить их переоформить эти документы?
: Это зависит от ситуации:
- <если>
ТОРГ-12 или счета-фактуры оформлены ранее 29.09.2016, то их можно принять к учету. Исправлять ничего не нужно; - <если>
ТОРГ-12 или счета-фактуры оформлены 29.09.2016 и позже, то у поставщиков нужно запросить корректировочный счет-фактуру и исправленную товарную накладнуюПисьмо Минфина от 08.08.2014 № 03-07-09/39449. Но, даже если в подобной ситуации у вас не будет счета-фактуры с новым адресом, налоговики не должны отказать в принятии к вычету сумм НДС. Поскольку ошибки в адресах несущественны и не препятствуют налоговым органам идентифицировать покупателяПисьмо Минфина от 02.04.2015 № 03-07-09/18318.
ТТН не обязательна, но иногда желательна
Обязательно ли прикладывать к акту на оказанные транспортные услуги товарно-транспортную накладную для подтверждения расходов на транспортировку?
: Не обязательно. Минфин в своих разъяснениях говорит, что достаточно одной правильно оформленной транспортной накладно
Но налоговые органы могут не включить в состав прибыльных расходов стоимость транспортных услуг, оказанных сторонними компаниями, если ТТН нет, а акты услуг не содержат сведений, которые должны указываться в
- дата оказания услуг;
- номера автомобилей, на которых перевозились грузы;
- фамилии людей, перевозивших груз;
- должность и расшифровка подписи работника, принявшего товар;
- количество перевозимого груза;
- адрес доставки товара.