Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2021 г.

Какими «подотчетными» чеками можно подтвердить «прибыльные» расходы

Когда ваши сотрудники приобретают в рознице ТМЦ для нужд компании, то затраты можно учитывать в «прибыльных» целях на основании утвержденного авансового отчета и документов, которые содержат информацию о купленных товарахПисьма Минфина от 21.02.2020 № 03-03-06/1/12765, от 19.08.2019 № 03-03-06/1/63290.

Если документы, приложенные к отчету, оформлены с нарушением законодательства, то расходы учесть не получится. Это касается и кассового чекаПисьмо Минфина от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915. К примеру, если сотрудник приложил к отчету только чек, в котором нет какого-либо обязательного реквизита (скажем, вместо наименования товара указано «позиция по свободной цене»), то подтвердить «прибыльные» затраты таким чеком нельзяПисьмо Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344. Заметим, что чеки без наименования товара до 1 февраля 2021 г. могли печатать продавцы-ИП на спецрежимах. Но тогда для учета «подотчетных» трат в дополнение к чеку необходим товарный чек или накладная, из которых видно, что именно купил ваш сотрудник.

Если ТМЦ куплены у предпринимателя, кассового чека вообще может не быть. Ведь ИП без работников вправе работать без ККТ до 1 июля 2021 г. Поэтому любой документ о товаре, выданный таким продавцом, будет служить подтверждением «прибыльных» расходов. Разумеется, при наличии в нем всех обязательных для первички реквизитовп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Письмо Минфина от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69359. При этом покупателю не нужно получать от продавца доказательства права работать без кассы. Достаточно из документа увидеть, что продавец — ИП.