Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июля 2019 г.
Содержание журнала № 15 за 2019 г.
Электронный больничный: прогресс наступает... на пятки
Захочешь — поможем!
У электронных листков нетрудоспособности (далее — ЭЛН) есть неоспоримые преимущества:
•их нельзя подделать, а значит, вам не придется тратить время на проверку подлинности;
•в отличие от бумажного бланка, электронный больничный ни вы, ни работник не сможете потерять или испортить — помять, порвать, залить;
•ЭЛН проще заполнять — не нужно беспокоиться о расположении текста на бланке, о цвете чернил, а значит, ваше внимание не будет отвлекаться от расчета пособия;
•вся информация об электронном больничном хранится в единой базе — Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (далее — ЕИИС «Соцстрах»), а значит, не нужно заботиться о сохранности бланка больничного, предъявлять его в ФСС. Нет нужды и хранить распечатки, при необходимости вы можете запрашивать информацию в базе.
Тем не менее многие работодатели полагают, что все эти плюсы меркнут на фоне технических сложностей организации работы с электронными больничными. Взять хотя бы процесс открытия личного кабинета фирмы на сайте ФСС, многоэтапный и требующий непосредственного участия руководителя. Но в ФСС с этим категорически не согласны. И на сайте любого регионального отделения ФСС можно найти информацию, призванную убедить вас в том, что переход на ЭЛН — это просто.
| Аргументы работодателей против перехода на ЭЛН | Контраргументы ФСС |
| Нужно получить электронную подпись | Да, для работы с ЭЛН необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП), обязательно содержащая ОГРН.Специальный порядок формирования ЭЛН пока не утвержден. Поэтому при их оформлении руководствуются порядком выдачи бумажных больничныхПриказ Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н. И последние, как вы помните, должны быть подписаны и бухгалтером, и руководителем организации. Однако при работе с ЭЛН можно пока обойтись одной подписью — УКЭП страхователя. Собственно, уже сейчас при работе с электронным больничным в личном кабинете страхователя или в программе «Подготовка расчетов для ФСС» для сохранения заполненного ЭЛН требуется проставить три подписи. Так, на первом этапе необходимо выбрать сертификат для подписи главного бухгалтера и нажать «Подписать». На втором этапе формируется подпись руководителя организации, на третьем — самой организации. Но если личных УКЭП у руководителя и главного бухгалтера нет, то в настоящий момент для всех подписей можно использовать один и тот же сертификат. Однако Минздрав подготовил проект Порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа. В этом Порядке предлагается закрепить необходимость подписывать сведения, которые работодатель передает в ФСС при заполнении ЭЛН, сразу тремя УКЭП Но если вы отчитываетесь в ФСС в электронном виде, то использовать для обработки ЭЛН вы можете ту же подпись, которой заверяете отчетность. Не получать УКЭП для своей организации можно в случае, если функцию по оформлению ЭЛН вы делегируете уполномоченному представителюУполномоченным представителем может быть другая организация (предприниматель), которая будет действовать от вашего имени при работе с ЭЛН на основании доверенности. Если вы хотите поручить работу с ЭЛН представителю, через которого подаете отчетность в ФСС, вам также нужно будет оформить доверенность для расширения полномочий представителя |
| Нужно устанавливать специальное программное обеспечение | Не обязательно. Есть несколько способов организации работы с ЭЛН. Можно использовать: •или программу АРМ «Подготовка расчетов для ФСС». Она находится в бесплатном доступе на сайте ФСС;Скачать программу Автоматизированное рабочее место (АРМ) «Подготовка расчетов для ФСС» можно на сайте ФСС → ЭЛН → Для страхователя •или программы для ведения учета и для организации электронного документооборота, в которых есть возможность работы с ЭЛН;Перечень программного обеспечения, поддерживающего работу с ЭЛН, можно найти на сайте ФСС → Электронный листок нетрудоспособности → Программное обеспечение для страхователей. Заметим, что это не исчерпывающий перечень программ, позволяющих работать с ЭЛН •или личный кабинет страхователя на сайте ФСС. Если вы отдадите предпочтение последнему способу или будете работать через представителя, специальное программное обеспечение не понадобится |
| Нужно регистрировать организацию на сайте госуслуг | Не обязательно. Регистрация организации на портале госуслуг нужна только в том случае, если вы решили работать с ЭЛН через личный кабинет страхователя на сайте ФССАвторизация пользователя в личном кабинете страхователя организована через портал госуслуг. Поэтому на сайте госуслуг необходимо создать учетную запись организации. Это может сделать директор, при условии что у него самого есть подтвержденная учетная запись на портале госуслуг. Отметим, что функциональные возможности пользователей, которые могут работать в личном кабинете страхователя на сайте ФСС, различаются в зависимости от группы, в которую они включены: руководитель, бухгалтер, специалист группы поддержки, специалист по страховым случаям. Руководителю доступны все функции личного кабинета. А обычный сотрудник организации может работать в личном кабинете страхователя с ЭЛН, если он включен в группу пользователей «Бухгалтер». Предварительно этого сотрудника нужно прикрепить к организации на портале госуслуг. Такое прикрепление возможно для работников, у которых есть подтвержденная учетная запись на портале госуслуг |
Региональные отделения ФСС, отдадим им должное, простым перечислением способов работы с ЭЛН не ограничиваются. В помощь страхователям они предлагают обучающие семинары, организуют телефонные горячие линии, приводят на сайтах различные пошаговые инструкции. Например, по регистрации личного кабинета и работе в нем. Да, собственно, и сам механизм работы с ЭЛН от его выписки до выплаты пособия не сложен. И все же работодатели не спешат переходить на электронные больничные. В числе первопроходцев в основном государственные и муниципальные учреждения.
ПОЛУЧЕНИЕ ПОСОБИЯ НА ОСНОВАНИИ ЭЛЕКТРОННОГО БОЛЬНИЧНОГО
Рассказываем работнику
Если работник потерял талончик с номером электронного больничного и не может его вспомнить, узнать номер он может в личном кабинете застрахованного на сайте ФСС. Для просмотра сведений об ЭЛН необходимо на странице сервисов личного кабинета выбрать пункт «Листки нетрудоспособности» — в результате появится список ЭЛН. Бумажные больничные тут не будут отражены. Кроме номера электронного больничного, работник сможет увидеть в личном кабинете и информацию о расчете пособия.
Для входа в кабинет работнику нужно использовать логин и пароль своей учетной записи на портале госуслуг. Но важно, чтобы учетная запись была подтвержденной. Инструкцию по регистрации на госуслугах и получению подтвержденной учетной записи можно найти на сайте госуслуг в разделе «Помощь».
А не хочешь... заставим?
Можно сказать, что в отдельных регионах дела обстоят именно так. Судите сами. На сайтах многих региональных отделений ФСС размещены объявления, баннеры, в том числе появляющиеся прямо при входе на главную страницу, с текстом: «Работодатель не принимает электронный больничный? Срочно обратитесь к нам!» А, например, на сайте Ивановского отделения ФСС можно увидеть вот такой лозунг: «Электронный больничный — право для работника, обязанность для работодателя!»сайт Ивановского регионального отделения ФСС
Как же так, спросите вы, ведь у работника есть право выбора формы больничного лишь «в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа». Все именно так — в Законеп. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. А вот на деле — не везде и не всегда.
На сайте ФСС можно найти типовой бланк соглашения об информационном взаимодействии. А на сайтах региональных отделений ФСС размещены списки работодателей, заключивших такие соглашения. Однако то, что вы соглашение не подписывали и в списке не значитесь, вовсе не означает, что встреча с электронным больничным вам не грозит.
Дело в том, что в утвержденных Правительством РФ Правилах информационного взаимодействия в целях формирования ЭЛН ничего не говорится о заключении соглашенияПостановление Правительства от 16.12.2017 № 1567. И некоторые региональные отделения ФСС прямо указывают, что его подписание работодателями сейчас не является обязательнымсайт регионального отделения ФСС по Республике Коми; сайт Челябинского регионального отделения ФСС. Медицинские организации могут оформить электронный больничный любому пациенту, изъявившему такое желаниесайт регионального отделения ФСС по Кабардино-Балкарской Республике; сайт Челябинского регионального отделения ФСС.
Поменять электронный больничный на бумажный можно!
Еще в самом начале внедрения электронных больничных ФСС довел до всех своих региональных отделений Письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462, где говорилось следующее:
•во-первых, обязанность работодателя участвовать в формировании электронного листка нетрудоспособности Законом не установлена;
•во-вторых, в случае технической неготовности работодателя медицинская организация вправе заменить сформированный электронный больничный на бумажный.
Сейчас руководитель Департамента организации обеспечения страховых выплат ФСС РФ Татьяна Викторовна Лотоцкая, с одной стороны, подтверждает, что в случае технической неготовности работодателя его сотрудникам выдают больничные на бумажном носителе. Но с другой стороны, если медицинская организация по желанию пациента уже сформировала электронный больничный, Татьяна Викторовна советует организациям «в целях реализации прав своих работников на своевременное получение пособий» принять ЭЛНинтернет-интервью с Т.В. Лотоцкой на сайте КонсультантПлюс.
Справка
Назначить больничные или декретное пособие работодатель должен в течение 10 календарных дней со дня обращения сотрудника со всеми необходимыми документами. А выплатить — в ближайший после назначения пособия день выплаты зарплатып. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
За несвоевременную выплату пособия работодателю грозит предупреждение или административный штраф в размереч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ:
•от 10 тыс. до 20 тыс. руб. — должностным лицам;
•от 1 тыс. до 5 тыс. руб. — предпринимателям;
•от 30 тыс. до 50 тыс. руб. — юридическим лицам.
Если ФСС всего лишь советует, то региональные отделения ФСС зачастую настроены более решительно. Так, по мнению Костромского регионального отделения ФСС, отказ работодателя, сдающего отчетность в электронном виде, принять ЭЛН работника «является нарушением его прав на социальное обеспечение»сайт Костромского регионального отделения ФСС.
А скажем, Курганское региональное отделение ФСС разместило у себя на сайте письмо (правда, без исходящих реквизитов, но за подписью управляющего отделением) весьма грозного содержания. Оказывается, если больница или поликлиника оформила работнику с его письменного согласия ЭЛН, то у работодателя возникает «безусловная обязанность по приему электронного листка нетрудоспособности, вне зависимости от готовности модулей и самого работодателя к работе в новых условиях»сайт Курганского регионального отделения ФСС (Внимание! PDF-формат). Ни больше ни меньше! Ведь право выбора формы больничного, как говорится в этом письме, остается за работником, а не за работодателем.
Фраза «право выбора формы листка нетрудоспособности остается за работником» встречается и во многих официальных письмах ФСС. Только вот смысл в ней (смеем надеяться) был заложен иной: если работник не дал свое письменное согласие, то, какой бы прогрессивной ни была медорганизация, она должна действовать по старинке — выдать бумажный больничный.
Как мы уже говорили, региональные отделения ФСС предлагают жаловаться им на работодателей, отказывающих в приеме ЭЛН. Но пока Закон № 255-ФЗ предусматривает возможность оформления ЭЛН с согласия работника, только если работодатель участвует в системе информационного взаимодействия. И «безусловная обязанность» принимать ЭЛН не введена. Поэтому законных рычагов воздействия на работодателей у ФСС нет.
Так что отказаться от навязанного поликлиникой ЭЛН можно. Для этого ваш сотрудник должен будет опять пойти в больницу или поликлинику, где ему выдали ЭЛН. Если вы еще не заполняли электронный больничный (что будет видно из его статуса), то для его аннулирования достаточно полномочий медицинской организации. Привлекать ФСС для решения вопроса не потребуется.
Поскольку оформление электронного больничного предполагает, что пациент дал на это свое письменное согласие, то для замены ЭЛН бумажным бланком медицинские организации обычно просят письменное заявление работника.
Вероятно, поликлиника не будет рада такому развитию событий. Но если работник продемонстрирует серьезность своих намерений, то бумажный больничный он получит.
Кадры решают все: дайте четкие инструкции работникам
Единственное, что гарантированно может отложить вашу встречу с ЭЛН, — несогласие работника на его оформление.
Правда, в поликлинике или больнице работнику могут просто сказать, что бланков нет, будут не скоро, берите что дают. Но для настойчивого пациента бумажный больничный, скорее всего, нашелся бы. Многие ли ваши сотрудники станут спорить? Их число однозначно возрастет, если работники будут уверены, что с электронным больничным вы их развернете обратно к медикам.
Правда, даже проинформированный вами работник может дать медорганизации свое письменное согласие на ЭЛН. Не исключено, что случайно. Ведь оформляется оно на бланке с названием, начинающимся со слов «Добровольное информированное согласие...». Бланки со схожим названием используются в поликлиниках для различных целей, например для согласия на проведение прививки. И далеко не все их внимательно читают, прежде чем подписать.
Поэтому, если вы принципиально не хотите иметь дело с ЭЛН, доведите до сведения всех работников, что при обращении в медицинскую организацию они не должны подписывать согласие на оформление ЭЛН. Нелишним будет подготовить дежурное письмо в адрес медицинских организаций и раздать его сотрудникам. Сообщите в нем, что ваша компания в связи с технической неготовностью не является участником системы информационного взаимодействия по формированию листка нетрудоспособности в форме электронного документа. Уведомьте, что в случае оформления вашему работнику ЭЛН (в том числе и с его согласия) вы не намерены принимать этот больничный и на основании Письма ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462 будете просить оформления бумажного листка нетрудоспособности.
Это должно сработать. Например, на сайтах Санкт-Петербургского регионального отделения ФСС и отделения по Ненецкому автономному округу можно даже найти списки организаций, категорически отказавшихся работать с ЭЛНсайт регионального отделения ФСС по Ненецкому автономному округу; сайт Санкт-Петербургского регионального отделения ФСС.
* * *
Чтобы электронный больничный не застал вас врасплох, оцените свое программное обеспечение на предмет возможного взаимодействия с ЕИИС «Соцстрах». Это стоит сделать, даже если вы не планируете начинать работу с ЭЛН и агитация ФСС в вашем регионе не настойчива. Ведь электронный больничный может появиться в вашей организации неожиданно. Например, сотрудник заболеет, находясь в командировке или в отпуске в регионе, где активно применяются ЭЛН. Понятно, что отправить его обратно в поликлинику за бумажным бланком в этом случае будет проблематично.
