Работник отпросился на несколько часов: как оформить его отсутствие

Почему не стоит пренебрегать документальным оформлением

Бывает, что сотрудники отпрашиваются с работы пораньше по семейным обстоятельствам. Кому-то нужно на прием к врачу ввиду плохого самочувствия, кому-то на родительское собрание в школу к ребенку, кому-то к маме, которая внезапно заболела, а кому-то домой, потому что сработала сигнализация. Нередко работодатели входят в положение работников и дают добро на уход, никак это не оформляя. В табеле указывается буквенный код «Я» и отмечаются часы работы полностью. Однако так поступать рискованно, и вот почему.

Не оформляя отсутствие, вы очевидно переплатите работникам. И если отпрашивающихся много — потери могут быть существенными. Кто-то скажет, что можно же неформально договориться с работником об отработке (то есть о том, что тот останется дольше в другой день или придет раньше), но и этот вариант — не вариант.

Во-первых, работник, сходив по своим делам, может отказаться от отработки. Заставить его не получится, ведь понятия «отпроситься с работы с последующей отработкой» в трудовом законодательстве нет.

Во-вторых, в табеле учета рабочего времени будет отражена недостоверная информация: сначала как отработанные часы будет отражено время отсутствия на работе, а после, наоборот, не отражен период работы. За некорректное ведение табеля работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа (для ИП, малых и микропредприятий — от 1 000 до 5 000 руб., для остальных организаций — от 30 000 до 50 000 руб.)ст. 5.27 КоАП РФ; «Работнику установлена неполная рабочая неделя. Дни недели, начало и окончание рабочего дня не установлены...» (Онлайнинспекция.рф, 2024).

В-третьих, отработка периода отсутствия законодательством не предусмотрена. А потому, если работника заставить отрабатывать часы, на которые он отпросился, это будет считаться уже сверхурочной работой, которую нужно оформлять и оплачивать по всем правилам. Иначе это прямое нарушение трудового законодательства«Возможно ли в организации закрепить порядок отработки сотрудниками времени, в течение которого они кратковременно отсутствовали...» (Онлайнинспекция.рф, 2022). Да и нет гарантий, что сам сотрудник не завредничает и не потребует сверхурочные, зная позицию Роструда на этот счет.

Учитывая все вышесказанное, рекомендуем каждый раз, отпуская работника в рабочее время по своим делам, фиксировать это документально. Что касается вариантов оформления, то они могут быть разными. Все зависит от конкретного случая и того, как часто сотрудник отпрашивается.

Вариант 1 — отпуск без сохранения заработной платы

Если сотрудник редко отпрашивается с работы на пару часов, то оптимальным решением будет оформить неоплачиваемый отпуск. Трудовой кодекс РФ не ограничивает ни максимальную, ни минимальную продолжительность отпуска без содержания, следовательно, его продолжительность может быть короче 1 дня. Согласен с этим и РострудПисьмо Роструда от 01.09.2023 № ПГ/18132-6-1.

Единственное неудобство, которое может возникнуть для работодателя в таком случае, — это перевод часов отпуска в полные календарные дни при подсчете стажа работника, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Ведь если суммарная продолжительность отпусков без содержания за рабочий год превышает 14 календарных дней, то это время исключается из отпускного стажаабз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ.

Итак, «часовой» отпуск оформляйте следующим образом:

•получите от работника заявление с просьбой уйти с работы на пару часов. Форма документа — произвольная. Текст, к примеру, может быть таким: «Прошу предоставить мне 12 мая 2025 г. отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 2 часа с 16:00 до 18:00, то есть до конца рабочего дня, в связи с необходимостью посещения родительского собрания»;

•издайте приказ о предоставлении отпуска. Предварительно предусмотрите в нем дополнительное место для отражения количества часов отпуска и периода нахождения в отпуске. К примеру, если вы оформляете приказ по унифицированной форме № Т-6, то ее итоговый вариант может выглядеть следующим образом.

С документом работника нужно ознакомить под подпись;

•сделайте отметку в личной карточке работника, если она ведется. Для фиксации отпуска в часах в форму № Т-2 также потребуется внести изменения — переименуйте графу 4 в «Количество календарных дней/часов отпуска». Время начала и окончания отпуска в часах указывайте в графах 5 и 6 рядом с датой отпуска;

•заполните табель учета рабочего времени. В нем отразите фактически отработанное время. Часы отпуска отмечайте кодом «ДО» или «16», а отработанные часы — кодом «Я» или «01». К примеру, если сотрудник из 8 часов рабочего дня отсутствовал 2 часа, то эти 2 часа можно отразить в табеле по форме № Т-13 так.

Работу сотрудника в день «часового» отпуска оплатите пропорционально отработанным часам по табелю.

В заключение отметим, что в определенных случаях отказать работнику в отпуске за свой счет на несколько часов работодатель просто-напросто не вправе. Случаи эти прямо предусмотрены законодательством. К примеру, отпустить в «часовой» отпуск нужно обязательно, если об этом просит работник — пенсионер по старости или инвалидч. 2 ст. 128 ТК РФ. Отпуск, положенный по закону, оформляйте аналогично представленному порядку, исключение — в табеле отмечайте его кодом «ОЗ» или «17».

Вариант 2 — неполный рабочий день

Если сотрудник часто обращается с просьбой отпустить его с работы на пару часов, разумным решением будет оформить для него режим неполного рабочего времени (неполный рабочий день или неделю). Поговорите с работником и предложите ему этот вариант.

Важно: введение режима неполного времени без согласия работника допускается только при изменении организационных или технологических условий труда. Следовательно, если работник откажется работать в таком режиме, то ввести его самовольно с целью минимизации отпрашиваний работодатель не вправе.

При наличии взаимной договоренности попросите работника написать заявление о переходе в режим неполного рабочего времени, на основании которого:

•оформите и подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем четко пропишите время начала и окончания рабочего дня, общую продолжительность рабочей недели, а также срок, на который вводится неполное рабочее время.

Оформите соглашение в двух экземплярах: один — вам, второй — работнику. Каждый экземпляр должен быть подписан вами и работником;

•издайте приказ об установлении нового режима труда. Форма — произвольная. В приказе укажите, в частности, причину введения неполного рабочего дня (взаимную договоренность), элементы этого режима работы, сведения о работнике, которому устанавливается новый режим, дату начала и срок работы в таком режиме. Ознакомьте работника с документом под подпись;

•сдайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1. Укажите: в графе 1 — порядковый номер записи; в графе 2 — дату, с которой начинается работа по новому графику; в графе 3 — «ПЕРЕВОД»; в графе 6 — код «НЕПД» или «НЕПН». Успеть с подачей документа нужно до 25-го числа следующего после перевода месяца.

Вносить в личную карточку сведения об установлении неполного рабочего времени не нужно. Табель учета рабочего времени в таком случае заполняется следующим образом:

•при неполном рабочем дне дни явки отмечаются кодом «Я» или «01» и указывается фактическое количество отработанных работником часов за день;

•при неполной рабочей неделе дни явки отмечаются так же, а дополнительные нерабочие дни помечаются как выходные — код «В» или «26».

При неполной занятости размер оплаты труда определяется исходя из реально отработанного времени или объема выполненной работыч. 2 ст. 93 ТК РФ.

Надо сказать, что подписать соглашение об изменении режима работы можно и на 1 день, ведь, как уже отмечалось, срок работы в режиме неполного рабочего дня может быть любым. Однако, учитывая трудоемкость оформления, только вам решать, стоит ли так заморачиваться в случае, если работнику нужно отпроситься на несколько часов разово.

К слову, временное изменение режима работы — это отличный вариант, чтобы легализовать историю с отработкой времени отсутствия на работе. Допустим, работник просит отпустить его домой на 2 часа раньше — вы не против, но хотите, чтобы время отсутствия было отработано. В таком случае работнику можно изменить режим рабочего времени следующим образом: продолжительность рабочего дня в первый день (день, когда ему нужно отлучиться) — 6 часов (с 09:00 до 16:00 с обедом), а в последующие, к примеру, 2 дня — 9 часов (с 09:00 до 19:00 с обедом). Оформление нового режима работы и оплату произведите в соответствии с порядком, описанным выше. В табеле учета рабочего времени отразите фактически отработанные в каждый рабочий день часы. Как итог — по часам работы удастся выйти в ноль и не нарушить при этом трудовое законодательство.

* * *

Есть еще вариант — предоставлять работникам дополнительный оплачиваемый день отдыха (или несколько дней) в году, которым те смогут распоряжаться исходя из собственных приоритетов. Причем разрешить брать допвыходной и в часах. Достаточно прописать в ЛНА условия и ознакомить с новой редакцией документа работников под подписьИнформация Роструда «Работодатель, решивший предоставить дополнительный выходной день своим сотрудникам, должен его оплатить».

Однако с финансовой точки зрения подобное оформление проигрывает предыдущим вариантам, ведь мало того, что работнику придется заплатить за время отдыха, так еще и учесть эту оплату в налоговых расходах не удастся.