Как вернуть и отразить в учете переплату контрагенту

Два варианта развития событий

Причины, по которым вы хотите вернуть назад свои деньги, перечисленные контрагенту, могут быть разными. А вот порядок ваших действий во всех ситуациях — одинаковый.

Шаг первый — оптимистичный

Напишите письмо с просьбой о возврате. Установленной формы такого письма нет. Обычно обращение к контрагенту пишут в свободной форме с соблюдением общих принципов делового документооборота. На бланке письмо или нет — без разницы. Главное — укажите ваши реквизиты (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес), реквизиты контрагента, к которому обращаетесь, тему письма, исходящий номер и дату. Укажите реквизиты платежного поручения на перевод денег, которые просите вернуть (номер платежки, ее дату, сумму платежа). Опишите причину, по которой просите вернуть деньги. Укажите срок возврата. По закону такой срок составляет 7 днейп. 2 ст. 314 ГК РФ. Если письмо не на бланке, то его нужно заверить печатью организации.

К письму приложите копию платежки о переводе денег и акт сверки взаиморасчетов (при необходимости).

Приведем примеры таких писем для разных ситуаций.

Ситуация 1. Ошибочный платеж. Если бухгалтер отправил деньги не тому контрагенту, письмо может выглядеть так.

Ситуация 2. Переплата. Бухгалтер при оформлении платежки указал сумму больше, чем нужно было заплатить по счету. Или же переплата могла возникнуть в результате недопоставок товаров. Тогда лучше сначала провести сверку расчетов с контрагентом, определить размер взаимных требований, а уже потом требовать возврата излишне уплаченной суммы. Акт сверки будет наглядно подтверждать размер вашей переплаты. Текст письма может быть таким.

В такой ситуации надо приложить к письму копию акта сверки взаиморасчетов и указать номер и дату акта в списке приложений в тексте письма.

Ситуация 3. Возврат аванса. В соответствии с условиями договора вы перечислили контрагенту аванс. Но выясняется, что товар нужного цвета, размера в предусмотренные договором сроки контрагент вам поставить не сможет (например, по причине того, что партия застряла на таможне). А вы ждать не можете или не хотите, поскольку нашли необходимый товар у другого поставщика и готовы его приобрести прямо сейчас.

В этой ситуации вы прежде всего должны урегулировать договорные отношения с контрагентом: внести изменения в действующий договор, отменить заказ или расторгнуть договор, но это уже работа ваших юристов. Также можно предварительно составить совместный акт сверки взаиморасчетов. Указанная в акте сумма аванса подтвердит справедливость вашей просьбы. Вот текст письма на возврат аванса.

Способ отправки письма контрагенту

Варианты отправки письма могут быть разными. Если условиями договора с контрагентом принят старый добрый вариант бумажной переписки, то один экземпляр письма останется у вас, а другой вы можете:

•или передать контрагенту с курьером (вашим собственным или сотрудником специальной службы доставки). А представитель организации-получателя должен проставить отметку «Получено» и дату получения письма на вашем экземпляре или на квитанции курьерской службы;

•или отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда дата получения будет указана в уведомлении о вручении.

Если же договором с контрагентом предусмотрен электронный документооборот через уполномоченного оператора связи, то отправьте письмо и сканы всех прилагаемых документов, заверив их ЭП. Тогда дату получения контрагентом вашего письма зафиксирует оператор ЭДО.

Отправляя письмо и документы обычной электронной почтой, надо отдавать себе отчет о возможных последствиях. При таком способе связи у вас могут возникнуть споры относительно даты получения письма контрагентом, например в случае, если письмо попадет в спам. При таком способе связи вам нужно быть готовым подтвердить факт отправки письма по электронной почте, а это тема для отдельного разговора.

После того как вы убедились, что контрагент получил ваше письмо с просьбой о возврате, запаситесь терпением и ожидайте поступления денег на расчетный счет.

Шаг второй — трагический

Если срок на возврат, указанный вами в письме, истек, а деньги от контрагента на ваш расчетный счет так и не поступили, остается только обратиться в суд. И требовать возврата денег как неосновательного обогащениястатьи 1102, 1107 ГК РФ. Но сделать это можно не раньше, чем истекут 30 дней с даты получения контрагентом письма с просьбой о возвратеч. 5 ст. 4 АПК РФ.

В любом случае вы можете взыскать с контрагента проценты за пользование вашими деньгами. Они рассчитываются исходя из ключевой ставки ЦБ РФ. Проценты начисляются за период со дня, когда контрагент узнал о необходимости возврата, до дня поступления денег на ваш расчетный счетст. 395 ГК РФ.

К исковому заявлению в суд приложите экземпляр вашего письма контрагенту, платежное поручение на перевод денег в адрес контрагента и выписку банка. Ведь в суде вы должны доказать только сам факт перевода денегп. 7 Обзора судебной практики ВС № 2, утв. Президиумом ВС 17.07.2019. Далее уже ответчик должен доказать, что получил сумму на законных основаниях.

Ваше письмо с просьбой о возврате и акт сверки взаиморасчетов (при наличии) будут подтверждением того, что вы пытались урегулировать спор в досудебном порядке.

Бухгалтерский и налоговый учет

А теперь рассмотрим все перечисленные выше ситуации с точки зрения бухучета и налогообложения. Проводки по отражению возврата будут одинаковыми для организаций на любой системе налогообложения.

В налоговом учете нормы НК, регламентирующие возникновение доходов и расходов для ОСН и УСН, различаются. Отметим эти особенности при рассмотрении различных ситуаций.

Добровольный возврат

Ситуация 1. Учет ошибочного платежа. Если вы перечислили деньги, например, компании «Малина» вместо компании «Калина», то в бухучете методом «красное сторно» уберите первоначальную проводку и отразите в обычном порядке платеж другому контрагенту. При получении от него денег сделайте обратную проводку. Или можно сделать переброску на счетах аналитического учета 60 (76) при обнаружении ошибки и обычную проводку по зачислению денег при возврате.

На ОСН при ошибочном перечислении и возврате денег от контрагента не возникает ни «прибыльных» доходов, ни расходов. Ведь факт поступления денег на счет организации и списания со счета при методе начисления не затрагивает финансовый результат, то есть не образует налогооблагаемых доходов (расходов)статьи 248, 252 НК РФ.

На УСН доходы и расходы отражаются кассовым методом на основании выписки банка. Несмотря на то что и уплата, и возврат ошибочного платежа отражены в выписке, они не увеличивают и не уменьшают экономические выгоды организации, не подпадают под определение доходов и расходов, а значит, и не признаются при расчете «упрощенного» налогастатьи 346.15, 346.16 НК РФ.

Ситуация 2. Учет переплаты. В бухучете сумма переплаты будет «висеть» на счете 60 (76) как дебиторская задолженность контрагента. При возврате денег сделайте проводку, обратную перечислению.

На ОСН и УСН в налоговом учете ни доходов, ни расходов при обнаружении переплаты и возврате переплаты от контрагента не возникает (основания — как в ситуации 1).

Ситуация 3. Учет возврата аванса от поставщика. В бухучете возврат аванса от контрагента отражаете обратной проводкой.

На ОСН в налоговом учете при перечислении аванса расходов не возникает, возвращенный аванс не является доходомп. 14 ст. 270, ст. 248 НК РФ.

Если по перечисленному авансу вы приняли НДС к вычету, отразив счет-фактуру от продавца в книге покупок, то при возврате аванса нужно восстановить этот НДС, отразив счет-фактуру продавца на аванс в книге продаж. Восстановить налог в полной сумме нужно в том квартале (налоговом периоде), в котором продавец вернул вам деньгиподп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ.

На УСН в налоговом учете уплаченный аванс — не расходп. 2 ст. 346.17 НК РФ; Письмо Минфина от 12.11.2020 № 03-11-11/98678, а возвращенный контрагентом аванс — не доходп. 1 ст. 346.15 НК РФ.

Возврат денег по решению суда

В бухучете до момента возврата денег от контрагента по решению суда никаких проводок делать не нужно. То, что деньги поступили по решению суда, тоже не меняет порядок учета. На дату зачисления денег на ваш расчетный счет сделайте проводку: Дт 51 – Кт 76 (60) в зависимости от конкретной ситуации (см. ситуации 1, 2, 3).

Проценты, полученные за пользование чужими денежными средствами, включаются в состав прочих доходовп. 7 ПБУ 9/99.

На ОСН в налоговом учете сумма процентов за пользование чужими денежными средствами включается в состав внереализационных доходовп. 3 ст. 250 НК РФ.

На УСН в налоговом учете признается доход на дату поступления суммы процентов на ваш расчетный счетст. 346.15, п. 3 ст. 250, п. 1 ст. 346.17 НК РФ.

* * *

Помешать вернуть ошибочно или излишне перечисленные «живому» контрагенту деньги может, как видится, только одно обстоятельство — если у вас есть встречные обязательства по оплате товаров (работ, услуг). Тогда контрагент может требовать зачесть в счет исполнения ваших обязательств по оплате любую поступившую от вас сумму, даже перечисленную ошибочно.