Какие затраты на персонал опасно учитывать в налоговых расходах

Премии

Казалось бы, премии за производственные показатели можно с легкостью учитывать в расходах «по прибыли» и налоговики не должны быть против, но нет. Дело в том, что при проверке они оценивают экономическую обоснованность премиальных и, если их размер окажется уж сильно завышенным, исключают суммы из «прибыльных» расходов.

Дабы этого не произошло, позаботьтесь, чтобы размеры премий соответствовали окладу каждого премируемого сотрудника и реальному финансовому положению организации. Ну и, конечно же, не забудьте о других условиях признания премий в налоговых расходахстатьи 252, 255, пп. 21—23 ст. 270 НК РФ; Письма Минфина от 20.02.2021 № 03-03-06/1/12061, от 04.12.2020 № 03-03-06/1/106100, от 08.07.2019 № 03-03-06/1/49986:

•выплаты должны быть предусмотрены трудовым или коллективным договором либо локальным нормативным актом;

•есть приказ (распоряжение) руководителя о премиях;

•выплаты начислены за трудовые показатели — это должно быть подтверждено документально, например служебной запиской непосредственного начальника;

•у премий стимулирующий характер, а не социальный;

•премии выплачены не из чистой прибыли, средств специального назначения или целевых поступлений.

Итак, с премиями за рабочие достижения разобрались, перейдем теперь к премиям не за труд. К ним, в частности, относятся выплаты в связи с профессиональными праздниками, знаменательными датами, персональными юбилейными датами и т. п.

Если учесть такие премиальные в налоговых расходах, спор с налоговиками не заставит себя ждать. Дело в том, что Минфин категорически против учета подобных сумм, так как они не являются оплатой труда и не связаны с извлечением доходовПисьма Минфина от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167, от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283. Налоговики на местах придерживаются того же мнения.

Расходы на питание

Расходы на питание работников по инициативе организации можно учесть в затратах на оплату труда, еслипп. 4, 25 ст. 255 НК РФ; Письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-3/1738@:

•обязанность кормить работников установлена трудовым или коллективным договором. При отсутствии такой обязанности в указанных документах квалифицировать «съестные» затраты как расходы на оплату труда работников и учитывать их при определении налоговой базы по налогу на прибыль нельзя. Сделаете иначе — спор с налоговиками обеспечен. Более того, придраться они могут и в случае, если обязанность по предоставлению бесплатного питания работникам предусмотрена в локальных актах фирмы (а не в трудовых и (или) коллективном договорах). По их мнению, ввиду утверждения положения об оплате труда в одностороннем порядке для целей налогового учета трат на питание этот документ не подходит;

•компания ведет персонифицированный учет сумм, потраченных на питание каждого работника. При отсутствии такого учета затраты на питание лучше не учитывать в расходах по налогу на прибыль.

Если работников обеспечивают питанием по закону, то при оплате или выдаче еды сверх установленных лимитов также есть риск возникновения спора с налоговиками. Налоговый кодекс прямо устанавливает, что учет возможен только в пределах норм, а потому «все, что сверху» отстоять вряд ли удастсяп. 4 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ.

Расходы на аутстаффинг

Напомним, аутстаффинг — это когда компания привлекает чужих сотрудников для работы в своих интересах, под своим управлением и контролем. Например, для исполнения обязанностей временно отсутствующих работников или для выполнения работ, связанных с временным расширением производства. Обращаем внимание, заключать договоры аутстаффинга можно только с частными агентствами занятости и только в случаях, оговоренных гл. 53.1 Трудового кодекса.

Придраться к учету расходов на услуги по предоставлению технического или управленческого персонала налоговики могут, если в штате организации такие специалисты уже естьПисьмо Минфина от 16.10.2015 № 03-03-06/59283. В такой ситуации, чтобы оправдать расходы, издайте приказ о привлечении сторонних специалистов со следующими аргументами:

•в штате компании не хватает соответствующего персонала;

•штатные сотрудники не справляются с объемом работ и им нужна помощь привлеченных специалистов;

•обязанности штатников отличаются от обязанностей сотрудников аутстаффинговой фирмы;

•договор аутстаффинга заключен на период отпуска или болезни нужного специалиста.

Впрочем, если это не поможет, есть шанс отстоять расходы на аутстаффинг в суде, даже когда работа привлеченного персонала дублирует работу штатного. ВАС РФ в свое время подтвердил, что организация вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль в таком случае, в частности, потому что ни налоговики, ни суд не вправе оценивать понесенные организацией расходы с позиции их экономической целесообразности, рациональности и эффективности. Только организация вправе решать, привлекать ли ей каких-либо дополнительных специалистов для ведения деятельности или нет. В пользу налогоплательщика сыграло также и то, что он смог подтвердитьПостановление Президиума ВАС от 18.03.2008 № 14616/07:

•реальность и необходимость оказанных услуг;

•их конкретный объем;

•их связь со своей деятельностью.

Надбавки и доплаты

Обязательные надбавки — это суммы, которые вы обязаны выплачивать работникам на основании требований закона. К ним относятся, например, доплаты:

•за работу в ночное время — с 22.00 до 6.00ст. 154 ТК РФ;

•за работу в выходные или праздничные днист. 153 ТК РФ;

•за сверхурочную работуст. 152 ТК РФ.

Если выплачивать их в размере, установленном Трудовым кодексом, то проблем с учетом возникнуть не должно. Прописывать такие доплаты в трудовом или коллективном договоре либо в ЛНА необязательно. Исключение — вы готовы платить больше, чем предусмотрено ТК РФп. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ. В этом случае конкретный размер доплат рекомендуем закрепить в каком-то из вышеупомянутых документов, дабы исключить вероятность возникновения претензий со стороны налоговых органов касательно их учета.

Необязательные надбавки — это выплаты, установленные по инициативе работодателя, например:

•доплаты по больничному листу до среднего заработкап. 25 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-06/2/23573, от 31.10.2019 № 03-03-06/2/84117;

•доплаты до оклада сотрудникам, находившимся в командировкест. 255 НК РФ; Письмо Минфина от 28.04.2014 № 03-03-06/1/19699.

Такие выплаты можно учитывать в налоговых расходах, только если порядок их начисления закреплен в коллективном или трудовом договореп. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ. Невыполнение этого условия может привести к спору с проверяющими.

Выходные пособия при увольнении по соглашению сторон

По умолчанию выходные пособия, выплаченные работнику при увольнении по соглашению сторон, полностью учитывают в расходах на оплату труда. Но для этого выплату нужно предусмотреть:

•или в трудовом либо коллективном договоре;

•или в дополнительном соглашении к трудовому договору;

•или в соглашении о расторжении трудового договора.

И конечно же, надо соблюсти критерии учета затрат из ст. 252 НК РФ: выплата должна быть документально подтверждена и экономически обоснованнаПисьма Минфина от 12.03.2021 № 03-03-06/1/17367, от 18.03.2020 № 03-03-06/1/20894, от 11.02.2019 № 03-04-06/8796. И если с документами проблем не возникает, то с обоснованностью — сплошь и рядом.

Нередки случаи, когда огромный размер пособий берется с потолка (для коммерческой организации верхний предел выходного пособия не установлен), особенно для руководящего состава. Вот здесь и начинаются споры с налоговиками, которые могут счесть выплаченную сумму чрезмерной. Дабы этого не произошло, подготовьте обоснования для налоговых инспекторов. Подтвердить обоснованность выплат, например, могут следующие аргументы:

•выплата пособия минимизировала риски того, что бывшие работники решат оспорить увольнение и восстановиться на работе. Нет судов — выше репутация компании как надежного работодателя;

•получен положительный экономический эффект в связи с увольнением конкретного человека, то есть останься он в штате, потратиться пришлось бы гораздо больше;

•у компании появилась возможность нанять новых, более эффективных сотрудников.

Кроме того, выплата будет считаться экономически обоснованной, если ее размер будет соответствовать трудовой деятельности работника, к примеру его трудовому стажу, вкладу в работу и иным обстоятельствам, характеризующим его трудовую деятельностьОпределение Судебной коллегии по экономическим спорам ВС от 20.02.2018 № 305-КГ17-15790.

Если же выплату «золотого парашюта» в крупном размере обосновать нечем, то в налоговых расходах ее лучше не учитывать.

* * *

Напомним, что в «прибыльной» базе также нельзя учитывать выплаты в пользу персонала, указанные в ст. 270 НК РФ. В частности:

•материальную помощьп. 23 ст. 270 НК РФ;

•единовременные выплаты по случаю выхода работников на пенсию, причем даже когда они предусмотрены трудовым или коллективным договоромп. 25 ст. 270 НК РФ;

•вознаграждения, выплачиваемые не на основании трудовых договоровп. 21 ст. 270 НК РФ;

•оплату дополнительных отпусков, не предусмотренных ТК РФп. 24 ст. 270 НК РФ;

•дивиденды и другие суммы прибыли после налогообложенияп. 1 ст. 270 НК РФ.