Оформительские детали «штатной» жизни

Опрос на нашем сайте показал, что более 80% бухгалтеров занимаются не только налогами и учетом, но еще и кадровой работой. Поэтому мы в очередной раз подсказываем несколько оформительских решений, с помощью которых вы с легкостью сможете выполнять обязанности бухгалтера, ответственного и за ведение кадрового делопроизводства.

Должность вне штатного расписания не существует

А.Р. Старожельцева, г. Мурманск

Может ли организация быть привлечена к ответственности, если в трудовом договоре с работником указана должность, наименование которой отсутствует в штатном расписании?

: Законодательство напрямую не требует составления штатного расписания. Но в трудовом договоре с сотрудником вы обязаны указывать его «работу по должности в соответствии со штатным расписанием»статьи 15, 57 ТК РФ; Письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1. Поэтому при трудовых проверках трудинспекция может расценить отсутствие в этом документе должности, на которой работает сотрудник, как нарушение законодательства о труде и оштрафовать за эточ. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Чтобы избежать подобных неприятностей, не позднее даты оформления с работником трудового договора нужно приказом руководителя компании:

• <или>дополнить действующее штатное расписание новой должностью;
• <или>утвердить новую редакцию штатного расписания, содержащую недостающую должность.

Работник не обязан повторно представлять справку о заработке с предыдущего места работы

Е.Л. Шорина, г. Клин

Сотрудник, работающий у нас недавно, повторно заболел. Для расчета пособия по первому больничному он приносил справку о доходах от прежнего работодателя. Ее я подшила к первому больничному. А сейчас он принес еще один больничный, но я не собираюсь рассчитывать ему пособие, потому что он отказывается принести мне еще одну справку о доходах со своей прежней работы.

: Вы не правы в этой ситуации. Рассчитать и выплатить работнику пособие — это обязанность работодателя, за невыполнение которой и компанию, и вас, если в ваши должностные обязанности входит расчет и выплата пособий, могут оштрафовать при проверке ФСС или трудинспекция.

Справку о заработке по прежнему месту работы сотрудник предоставляет новому работодателю только один раз, обычно при оформлении на работу.

Вы не должны были оставлять такую справку с больничным листом. Вам нужно было приложить к нему расчет пособия по временной нетрудоспособности в произвольной формеп. 67 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н.

Поэтому открепите от первого больничного справку работника и поместите ее на хранение как минимум на 6 летп. 1 ч. 1 ст. 9, п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, например, в отдельную папку с подобными справками всех сотрудников.

Пособие по второму больничному рассчитайте в общем порядке по сведениям из имеющейся справки.

Лучше, когда число должностей и личных карточек совпадает

П.О. Дроздова, г. Москва

У нас образовательное учреждение, в котором много внутренних совместителей. При этом кто-то работает как совместитель постоянно, кто-то — на время отпусков других сотрудников, а кто-то принимается-увольняется каждый учебный год.
Мы заключаем новый трудовой договор при каждом приеме по внутреннему совместительствуст. 60.1 ТК РФ. Но я обнаружила, что на кого-то из совместителей заведена одна личная карточка, а на кого-то — две. Что мне делать с лишними карточками и как правильно оформлять другие кадровые документы на внутренних совместителей?

: Законодательством не предусмотрено специального порядка ведения кадровой документации по внутренним совместителям. Набор документов по ним можно формировать так.

Личная карточка. Заводите на каждый трудовой договор по отдельной карточке. Так будет удобнее вносить сведения о переводах, об аттестациях, о повышении квалификации, об отпусках по каждой из должностей совместителя. А также «закрывать» конкретную должность, когда совместитель перестает работать по ней и расписывается при увольнении в конкретной карточке.

Для ваших увольняемых и принимаемых вновь работников каждый раз придется заводить новые личные карточки.

Табельный номер. Обычно, когда формируются разные личные карточки, работникам присваивают и разные табельные номера.

Табель учета рабочего времени. Для учета рабочего времени в табеле можно сделать две строки с одной и той же фамилией для указания отработанного времени по основному месту и по совместительствуПисьмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0.

Приказ на отпуск. Поскольку внутреннему совместителю по основному месту работы может быть положен дополнительный оплачиваемый отпуск, а по совместительской должности — нетст. 286 ТК РФ, то оформлять отпуск можно двумя приказами по форме № Т-6: на каждую должность — свой приказ со своими исходными сведениями.

Или можно отпуска совместителя оформлять одним приказом (форма № Т-6а), предназначенным для отправки в отпуск разных сотрудников. Тогда в одной графе у вас будет, допустим, написано «Скоросчетова Анна Семеновна, старший бухгалтер», а в другой — «Скоросчетова Анна Семеновна, инспектор по кадрам». И в обеих графах пусть отпускник распишется об ознакомлении с приказом на отпуск.

Личное дело. Заводите два дела, в каждое из которых вкладывайте, в частности, копии паспорта, документа об образовании.

СОВЕТ

Можно формировать одно личное дело по работнику, занимающему в компании две должности. Но когда он уволится с одной из них, лучше разделить одно личное дело на два.

Варианты ведения кадровых документов по работникам-совместителям часто зависят от того, как настроена бухгалтерская компьютерная программа. Возможно, в вашем случае программа настроена так: на постоянных совместителей формируются две личные карточки, а на временных совместителей все сведения вносятся в карточку по основной должности.

Общение в соцсетях вместо явки на работу еще не повод для увольнения

Н.К. Рафаилович, г. Санкт-Петербург

Работник несколько дней не появляется на работе и не сообщает о своем местонахождении (на звонки, СМС-сообщения не отвечает). Однако в соцсетях он регулярно появляется. Можно ли его уволить?

: Прежде чем уволить сотрудника за грубое нарушение трудовой дисциплины — прогул, то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дняподп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ, нужно соблюсти процедуру увольненияст. 192 ТК РФ.

ШАГ 1. Зафиксируйте все время отсутствия работника на его рабочем месте. Для этого нужно:

• ежедневно составлять акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте за подписями как минимум двух свидетелей;
• фиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 неявку работника, проставляя буквенный код «НН» или цифровой код «30».

ШАГ 2. Направьте прогульщику по почте письмо с уведомлением о вручении и описью вложения о необходимости явиться на работу и дать письменные объяснения по факту его отсутствия на рабочем месте. В уведомлении укажите, куда или кому представить объяснения (например, это может быть руководитель отдела, в котором работает прогульщик).

ШАГ 3. Подождите:

• 2 рабочих дня с даты, следующей за днем, в который к вам вернулось уведомление о передаче письма работнику. Этот срок ему дается на представление объяснений своего отсутствияст. 193 ТК РФ;
• плюс к указанным 2 дням еще примерно 6—8 дней на пробег почты на случай, если свои объяснения по вашему запросу работник тоже отправит по почте.

ШАГ 4. Увольте прогульщика по истечении указанного периода времени. Руководитель компании может издать приказ о расторжении трудового договора в связи с нарушением работником трудовых обязанностей, если:

• <или>работник не представил объяснений. Об этом лучше составить акт за подписями хотя бы двух свидетелей;
• <или>руководитель не посчитал причины отсутствия, приведенные работником, уважительными.

Если же ваше письмо о необходимости дать письменные объяснения отсутствия на работе вернулось с отметкой почты о том, что адресат его не получил, безопаснее не увольнять работника, а продолжать ежедневно составлять акты об его отсутствии на работе и фиксировать неявки в табеле. Оплачивать время отсутствия работника вам не придется.

ШАГ 5. Если работника решено уволить в связи с прогулом, отправьте ему по почте письмо с уведомлением о вручении и описью вложения:

• с копией изданного приказа о расторжении трудового договора;
• с сообщением о том, что ему нужно явиться к бывшему работодателю за трудовой книжкой и расчетом.

От сокращения численности можно отказаться

Т.Л. Теплицына, г. Новосибирск

У нас собирались сократить численность работников и вручили 20 сотрудникам уведомления о сокращении. Но в связи с получением нового большого заказа решено сократить только 10 работников. Имеет ли право работодатель теперь пересмотреть решение о сокращении? Как правильно оформить отказ от сокращения части работников?

: Организация может принять решение о сокращении меньшего числа работников по сравнению с первоначально запланированным. Законодательством не установлено специального порядка оформления такого изменения. Например, можно провести отказ от сокращения следующим образом.

ШАГ 1. Руководитель компании должен издать приказ в произвольной форме об изменении количества сокращаемых штатных единиц.

ШАГ 2. Работников, которых ранее известили о сокращении, а теперь решили оставить на сохранившихся штатных единицах, нужно уведомить о том, что они не попадают под сокращение.

Лучше это сделать в письменном виде и получить письменное согласие сотрудников продолжить работу у вас. Ведь кто-то мог уже подыскать новое место работы.

Уведомление можно составить так.

ШАГ 3. Надо внести изменения в штатное расписание в связи с сокращением численности.

Трудовую книжку нужно запрашивать сразу при приеме сотрудника на работу

ИП Сторкин М.И., г. Тверь

01.07.2014 к нам пришла на работу сотрудница, которая сразу не принесла трудовую книжку. А когда она ее принесла через несколько месяцев, обнаружилось, что она уволилась с прежнего места работы только 20.10.2014. Какую запись я должен сделать в ее трудовой книжке?

: Отсутствие записи о приеме на работу в трудовой книжке — это серьезное нарушение. Если бы сейчас у вас прошла трудовая проверка, то штраф за нарушение трудового законодательства вам был бы обеспеченст. 5.27 КоАП РФ. Чтобы избежать штрафа, поступите так:

• сделайте трудовой договор с работницей по совместительству с 01.07.2014 по 20.10.2014. В трудовую книжку вы ничего по этому договору не пишете;
• прежний договор как с постоянным работником уничтожьте;
• с 20.10.2014 сделайте трудовой договор о приеме работницы на эту же должность как на основную работу. В трудовой книжке достаточно записать: «Принята на должность ______».