Подписываем документ: что, где и как

Каждый факт хозяйственной жизни организации сопровождается документом: накладной, письмом, приказом или платежкой... Но не всегда понятно, кто ставит подпись в таких документах. Ответим на несколько вопросов по этой теме.

Главбух ушла в декрет? Передайте ЭЦП замещающему сотруднику

З.А. Климова, г. Пермь

Главный бухгалтер ушла в декретный отпуск. Вместо нее «Клиент-Банк» сейчас ведет ее заместитель. Может ли он использовать электронно-цифровую подпись главного? Нужно ли переделывать ЭЦП на нового человека или можно «передать» ЭЦП, оформив какой-нибудь документ?

: Замещающий сотрудник может пользоваться ЭЦП главного бухгалтера. Для этого необходимоп. 1 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ):

• <или>включить пункт о «передаче» ЭЦП в приказ о передаче заместителю полномочий на время декретного отпуска главного бухгалтера;
• <или>издать отдельный приказ о «передаче» ЭЦП заместителю главного бухгалтера.

При этом ответственность при использовании ЭЦП главбуха будет нести уже заместитель.

Директор может передоверить право подписывать доверенности на получение ТМЦ другому лицу

О. Анишина, г. Суздаль

Наш директор собирается в отпуск. Все документы по приобретению и реализации товара (счета-фактуры, накладные, доверенности на получение ТМЦ) за него будут подписывать другие сотрудники. Достаточно ли указать на это в приказе?

: Счета-фактуры подписываются руководителем либо уполномоченными на то приказом или доверенностью лицамип. 6 ст. 169 НК РФ. Так что если за директора счета-фактуры подписывать будет другой сотрудник, то право подписи можно передать доверенностью или приказомп. 6 ст. 169 НК РФ.

В типовой накладной как при продаже, так и при покупке ТМЦ подпись руководителя не нужна — в ней расписываются материально-ответственные лица. Но если ваш директор все же подписывал эту первичку, то перед отпуском ему достаточно издать приказ о назначении лиц, ответственных за отгрузку и прием товарап. 6 ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 14 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Доверенность от организации может быть выписана только ее руководителем или другим лицом, уполномоченным учредительными документами действовать от лица организации без доверенности, то есть лицами, сведения о которых внесены в ЕГРЮЛ организацииабз. 3 п. 1 ст. 53 ГК РФ; ст. 27 НК РФ. Поэтому удобнее всего, если директор заранее подпишет необходимые доверенности на получение ТМЦ на период своего отсутствияУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Или он может передоверить это право кому-то, выписав доверенность на право подписания доверенностей на получение ТМЦп. 3 ст. 29 НК РФ; пп. 1, 3, 7 ст. 187 ГК РФ.

Главбух может утверждать авансовый отчет

М.И. Солнцева, г. Сочи

Может ли главный бухгалтер подписать авансовый отчет вместо руководителя?

: Да, может.

В авансовом отчете руководитель ставит свою подпись под словами «Утверждаю отчет в сумме...», тем самым подтверждая, что расходы по авансовому отчету — как говорится, на благо организации. Так что если директор решил доверить эту миссию главбуху, то нужно оформить:

• <или>приказ о делегировании полномочий на утверждение авансовых отчетов;
• <или>доверенностьп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Договоры, подписанные квалифицированной ЭЦП, имеют юридическую силу

Добронравова Мария

Надо ли договоры, заключенные на Портале поставщиков, распечатывать и заверять печатью организации и подписями руководителей? Или достаточно того, что они заверены ЭЦП?

: Ставить «живые» подписи и печать на договоре, заключенном на Портале поставщиков, необязательно. Такие электронные договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной цифровой подписьюпп. 1, 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ. Договор, подписанный квалифицированной ЭЦП, признается равнозначным договору на бумажном носителе, подписанному «живой» подписью и заверенному печатью.

Однако если между вами и вашим контрагентом был заключен договор с условием, что вы обменяетесь бумажными версиями договора и заверите их печатями и подписями, то это условие вам необходимо будет соблюстип. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Не все юрлица могут возложить обязанности главбуха на руководителя

В.В. Кирилюк, генеральный директор фирмы

Главный бухгалтер уволился, и его функции исполняет штатный бухгалтер, но без права подписи. Брать нового главбуха организация не планирует. Можно ли, имея в штатном расписании единицу главного бухгалтера, возложить руководство бухгалтерией на генерального директора? И как это правильно сделать?

: Да, это возможно, но только если ваша организация относится к малому или среднему бизнесу и не входит в перечень из ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в него включены, например, организации, отчетность которых подлежит обязательному аудиту)ч. 2, 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ.

У вас есть два варианта, как возложить руководство бухгалтерией на директора.

ВАРИАНТ 1. Совмещение должностей. Для этого с гендиректором заключается допсоглашение к трудовому договору с указанием выполняемых обязанностей и размера доплаты за совмещениестатьи 60, 60.2, 151 ТК РФ. И издается приказ в свободной форме с формулировкой «...принимаю исполнение обязанностей по должности главного бухгалтера на себя...»ст. 60.2 ТК РФ.

ВАРИАНТ 2. Внутреннее совместительство. В этом случае составляется отдельный трудовой договор с гендиректором c указанием продолжительности рабочего времени и порядка расчета денежного вознаграждения за совместительствоч. 1 ст. 60.1, ч. 1 ст. 282 ТК РФ. После чего издается приказ на внутреннее совместительство по стандартной форме № Т-1 (или по самостоятельно разработанной форме)Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Если предприниматель «один за всех», то в графе «Главный бухгалтер» ТОРГ-12 он расписывается сам

Владислав, предприниматель

Я индивидуальный предприниматель, учет веду сам, без бухгалтера. Должен ли я расписываться в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной?

: Если вы сами ведете учет, то в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной ТОРГ-12 должна стоять ваша подписьМетодические рекомендации, утв. Письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5; ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Главбух доверенности не подписывает

Наташа Ерошина, г. Балаково, Саратовская обл.

В нашей организации сотрудникам были выданы доверенности на подписание первичных документов сроком на 1 год. В момент выписки и заверения доверенностей произошла смена главного бухгалтера. Должен ли новый бухгалтер завизировать эти доверенности?

: Нет. Доверенность выдается руководителем организации или другим лицом, уполномоченным на то учредительными документамиабз. 3 п. 1 ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ. А значит, подпись главного бухгалтера на таких доверенностях ставить не нужно.

Факсимиле на финансовых документах не ставим

Н.О. Трофимова, г. Челябинск

У генерального директора есть факсимиле. На каких документах можно ставить факсимиле на законных основаниях — доверенностях, кассовой книге, счетах-фактурах, платежках, ведомостях, письмах, договорах, декларациях?

: Факсимильную печать нельзя ставить на следующих документах:

• доверенностяхп. 4 ст. 185.1 ГК РФ;
• банковских документах (платежках, ордерах на сдачу наличных)п. 2.3 Положения ЦБ от 19.06.2012 № 383-П;
• расчетных, платежных и расчетно-платежных ведомостяхПостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
• кадровых документах (приказах, трудовых книжках, трудовых договорах)ст. 67 ТК РФ; п. 2.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225;
• декларацияхабз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126;
• кассовой книге и РКОп. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У;
• счетах-фактурахПостановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11; п. 6 ст. 169 НК РФ; Письмо Минфина от 01.06.2010 № 03-07-09/33;
• договорах, подлежащих госрегистрации (например, договоре купли-продажи недвижимости)п. 2 ст. 434, ст. 550, п. 1 ст. 551, п. 2 ст. 160 ГК РФ; п. 1 ст. 17, п. 5 ст. 18 Закона от 21.07.97 № 122-ФЗ; Постановление ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009.

То есть получается, что факсимиле можно использовать при обмене документами (письмами, актами, счетами на оплату, спецификациями и пр.) между вами и вашим бизнес-партнером в рамках заключенного с ним договорап. 2 ст. 160 ГК РФ. Но только в том случае, если с этим контрагентом вы подписали «живой» подписьюПостановление 17 ААС от 14.03.2011 № 17АП-1327/2011-ГК:

• <или>договор, предусматривающий возможность применения клише-печати;
• <или>соглашение об использовании факсимиле.

Указание в документах «и. о. руководителя» недопустимо

А.П. Чернецкий, г. Дубна, Московская обл.

Наш директор собрался в отпуск. Чтобы его обязанности во время отпуска исполнял другой сотрудник, директор подписал приказ о выполнении дополнительной работы в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Нужно ли временно исполняющему обязанности руководителя сотруднику при подписании кадровых и первичных документов указывать «и. о. директора»?

: Нет, так делать нельзя.

Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов организации установлены ГОСТомГОСТ Р 6.30-2003 ; ОК 011-93. И хотя он и носит рекомендательный характер, его можно применять при оформлении документов. В нем указано, что при заполнении реквизита «Подпись» в документах нужно указывать, в частности, наименование должности лица, подписавшего документп. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 . В вашем случае должность директора остается за отдыхающим в отпуске руководителем, а его обязанности исполняет другой сотрудник организациип. 60.2 ТК РФ. При этом основная должность замещающего сотрудника не меняется. И именно ее он должен указать при заполнении реквизитов «Наименование должности» в кадровых, первичных и прочих управленческих документах организации.

Например, на время отпуска директора ООО «Символ» его полномочия были переданы замещающему его главному инженеру О.Р. Иванову. Во всех управленческих документах строка, в которой предусмотрена подпись руководителя, будет выглядеть так:

И не забудьте вот что. По общему правилу именно руководитель организации является ее законным представителем, то есть может без доверенности представлять интересы организации в налоговых, трудовых и гражданско-правовых правоотношенияхп. 1 ст. 27 НК РФ; ст. 33 ТК РФ; п. 1 ст. 53 ГК РФ. Чтобы на время его отпуска передать эти полномочия (или их часть) другому работнику, надо оформить на замещающего работника доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами (госорганами, компаниями и физическими лицами)пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ; п. 1 ст. 182 ГК РФ.