Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 мая 2015 г.

Содержание журнала № 10 за 2015 г.

Как оформить отсутствие работника, если его больничный оказался с ошибками

Случается, что работник приносит больничный с оформительскими ошибками. Казалось бы, самое простое для вас — это отправить выздоровевшего сотрудника к медикам, чтобы они выдали правильно заполненный дубликат больничного листкаабз. 5 п. 56 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок № 624н). Но тут начинается... У работника постоянно нет времени доехать до медучреждения и переделать больничный. В конце концов он предлагает «оформить отсутствие на работе как-нибудь» и не выплачивать ему пособие по временной нетрудоспособности. Какие шаги предпринять, чтобы это «оформить как-нибудь» не вышло боком вашей компании?

Оцениваем критичность ошибок в больничном

Сначала внимательно оцените ошибки, допущенные в листке нетрудоспособностиПисьмо ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 (пп. 3, 5—7, 17); Порядок № 624н. Ни в одном нормативном акте не регулируется, какие ошибки в больничном считать критичными, а какие — нет. Обычно если из больничного четко видно, кто болел, когда болел, чьим работником он является, в каком медицинском учреждении лечился и какой врач выдал больничный, то ФСС возмещает пособие.

Ошибки несущественные

Такими «техническими недочетами заполнения» считаются, к примеруПисьмо ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 (п. 17):

• заполнение больничного прописными или строчными буквами, их попадание на границы ячеек;
• отсутствие прочерка в пустых строчках раздела «Освобождение от работы»;
• сокращение наименования должности врача, превышающего 9 символов;
• наличие пробелов между инициалами врача.

При наличии подобных огрехов больничный можете оплатить — ФСС не откажет в возмещении.

Ошибки существенные

Значительными ошибками ФСС при проверках признает, в частности:

• заполнение больничного шариковой ручкой и (или) чернилами синего цвета;
• неправильные ф. и. о. болевшего сотрудника или дату выдачи листка;
• указание в графе «Должность врача» наименования должности без специальности врача;
• нарушения в порядке продления больничного (допустим, врач выдал больничный на срок, превышающий 15 дней, или единолично продлил больничный на срок, превышающий 15 дней с даты его открытия);
• наличие исправлений в листке нетрудоспособности.

Если ошибки, допущенные в листке нетрудоспособности, значительные, ФСС может отказать работодателю в возмещении пособия по временной нетрудоспособностип. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Кстати, в суде иногда удается доказать, что существенные по мнению ФСС ошибки на самом деле являются незначительными, и добиться возмещения пособияПостановление АС ЗСО от 16.01.2015 № А27-12270/2014.

Но чтобы избежать судебного разбирательства тогда, когда вы не уверены в «существенности» ошибок в больничном листке, предлагаем следующее:

• <если>«неправильный» больничный выдан на период 3 дня и менее — лучше оплатите его. Ведь первые 3 дня нетрудоспособности в любом случае оплачиваются за счет работодателяп. 1 ч. 2 ст. 3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Возмещать из ФСС вам ничего не надо, и поэтому неважно, с нарушением оформлен лист или нет;
• <если>«неправильный» больничный выдан на период 4 дня и более — подберите один из предлагаемых ниже способов оформления отсутствия болевшего работника.

Выбираем способ оформления отсутствия работника

Прежде всего, посоветуйтесь с руководителем, чем он готов пожертвовать ради сотрудника, не позаботившегося о своем листке нетрудоспособности. В зависимости от ситуации на выбор у вас есть такие варианты.

Невыгодный для фирмы, но простой для бухгалтера

Предположим, срок отсутствия работника невелик. Поскольку причина отсутствия на работе уважительная, не исключено, что директор решит никак не оформлять отсутствие болевшего работника и оплатить это время. То есть вы просто оплатите период болезни так, будто сотрудник работал в это время. В табеле учета рабочего времени проставьте его присутствие — код «Я» или «01».

Выгодный для фирмы и не очень сложный для бухгалтера

Если работника не было долго, вряд ли руководитель согласится оплатить период отсутствия по «неправильному» больничному за счет фирмы. В таком случае можно отметить в табеле учета рабочего времени болезнь сотрудника (код «Б» или «19»), но пособие при этом не выплачивать.

Чтобы в дальнейшем обезопасить себя и компанию от претензий проверяющих относительно невыплаты пособия по временной нетрудоспособности, нужно задокументировать:

• факт получения вами больничного с ошибками;
• отказ работника его переделать.

Сделать это можно так.

ШАГ 1. Сообщите работнику о том, что в представленном им больничном есть существенные ошибки, в связи с чем ему нужно получить дубликат этого документа.

ШАГ 2. Издайте приказ об отказе в выплате пособия по временной нетрудоспособности в связи с представлением испорченного больничного листка.

Если ваш «отказник» все же принесет дубликат своего листка нетрудоспособности, выплатите ему пособие по временной нетрудоспособности. С полученными от него «отказными» бумагами можно ничего не делать.

Выгодный для работника, но рискованный для фирмы

Иногда работники, не желающие идти за дубликатом «неправильного» больничного листка, просят оформить их отсутствие как «отгул в счет отпуска». Отметим, что такого понятия в ТК РФ не предусмотрено. По законодательству можно дать сотруднику лишь очередной оплачиваемый отпуск или его часть.

Но когда работник просит оформить такой отпуск задним числом, лучше этого не делать. Поскольку настоящему отпускнику вы обязаны выплатить отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпускаст. 136 ТК РФ. А в вашей ситуации вы сможете выплатить отпускные только после окончания отпуска. Напомним, что это нарушение трудового законодательства, за которое трудинспекция может оштрафоватьч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• <или>организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 руб.;
• <или>руководителя или предпринимателя — на сумму от 1000 до 5000 руб.

***

Часто читатели спрашивают: является ли листок нетрудоспособности испорченным, если в нем есть отметка о нарушении болевшим работником режима, и можно ли по «режимному» основанию не платить пособие, потому что ФСС его не возместит?

Ответ — не платить пособие нельзя. Напоминаем, что если в больничном листе нет ошибок, но стоит отметка о нарушении болевшим работником режимап. 58 Порядка № 624н, то это не повод для отказа в выплате пособия. Его размер за период со дня нарушения режима можно будет снизить до МРОТп. 58 Порядка № 624н. Но и то лишь в том случае, если специально созданная вами комиссия по социальному страхованию решит, что причина «режимного» нарушения была неуважительнойп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 12.02.94 № 101; пп. 1.1, 2.2 Типового положения, утв. ФСС 15.07.94 № 556а; Постановление Президиума ВАС от 14.02.2012 № 14379/11.