Расходы при УСН: какие, когда и как учесть

Расходы на ремонт фитнес-клуба по предварительному договору аренды

Наш фитнес-клуб заключил предварительный договор аренды с владельцем помещения. В соответствии с его условиями договор аренды будет заключен после того, как мы проведем в помещении текущий ремонт. Договором также предусмотрено, что обязанность провести капитальный ремонт возложена на владельца помещения, а текущий ремонт — на нашу организацию. Для ремонта мы закупаем строительные материалы и оплачиваем подрядчикам ремонтные работы. Можем ли мы включить в расходы такие затраты? Если можем, то в какой момент?

— Организация-арендатор может уменьшить налоговую базу на расходы, связанные с текущим ремонтом полученного в аренду помещения, если договором аренды не предусмотрено его выполнение арендодателем. Затраты на ремонт арендованного помещения относятся на расходы после выполнения работ (принятия к учету строительных материалов) и фактической оплатыподп. 3 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Однако есть важная оговорка: предварительный договор не является договором аренды. Это соглашение, в соответствии с которым стороны обязуются заключить в будущем договор аренды на условиях, предусмотренных предварительным договоромп. 1 ст. 429 ГК РФ. Предметом предварительного договора является именно заключение будущего договора, а не обязательство по передаче помещения в арендуОпределения ВС от 05.06.2018 № 5-КГ18-22, от 16.12.2014 № 9-КГ14-8. Поэтому, пока ваша организация не заключит договор аренды, учесть в «упрощенных» расходах затраты на ремонт нельзя.

Вместе с тем не исключен спор с проверяющими и в том случае, если вы включите затраты на текущий ремонт помещения и после заключения договора аренды. Поскольку эти расходы относятся к периоду, когда договор аренды еще не был заключен.

Рискованно также включать затраты на ремонтные работы и покупку строительных материалов в состав материальных расходовподп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Напомним, что затраты при УСН должны быть не только оплаченными и документально подтвержденными, но и обоснованными. А поскольку помещение, в котором проводится ремонт, не является ни собственным, ни арендованным, ни полученным организацией в пользование на иных условиях, затраты на его ремонт проверяющими, скорее всего, будут признаны необоснованными.

Включение в расходы стоимости разработки плана действий по ликвидации ЧС

Наше предприятие относится ко второй категории по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям. В соответствии с требованиями законодательства мы обязаны разрабатывать план действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций техногенного характера. Можем ли мы включить в расходы затраты по разработке такого плана?

— Перечень «упрощенных» расходов является закрытым. Расходов на разработку плана действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций техногенного характера в этом перечне нет. Поэтому учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость таких услуг не получитсяп. 1 ст. 346.16 НК РФ; ст. 14 Закона от 21.12.1994 № 68-ФЗ; Письмо Минфина от 06.11.2018 № 03-11-11/79593.

Учет в расходах зарплаты и взносов директора — единственного учредителя

У организации на «доходно-расходной» упрощенке в штате числится несколько человек. Единственный учредитель организации своим решением возложил на себя функции директора. Можно ли его зарплату и страховые взносы, как и других штатных работников, учесть в расходах?

— В расходы на оплату труда включаются выплаты, произведенные на основании трудового договораст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 18.10.2022 № 03-11-11/100753.

По мнению Минфина и Роструда, отношения с руководителем — единственным учредителем оформляются не трудовым договором, а его решением (решением учредителя). При этом отсутствие заключенного с руководителем организации трудового договора не означает отсутствия с ним трудовых отношений. А значит, выплаты в пользу руководителя — единственного учредителя организации являются выплатами в рамках трудовых отношенийПисьма Минфина от 20.11.2019 № 03-12-13/89698; Роструда от 29.07.2021 № ПГ/20827-6-1; Определение ВАС от 05.06.2009 № ВАС-6362/09.

Вместе с тем с руководителем — единственным учредителем организации можно оформить трудовой договор. Оформление трудового договора с директором в таком случае нарушением законодательства не является. Трудовой договор руководителю — единственному учредителю организации следует подписать со стороны работодателя как его законному представителю, а со стороны работника как лицу, которое выполняет трудовые обязанности руководителя.

Учет покупной стоимости земельного участка и дома под снос

ООО приобрело земельный участок с домом под снос. Стоимость земли и стоимость старого дома выделены отдельно. Дом планируется снести, а на его месте построить новое здание. Может ли ООО учесть земельный участок как товар, стоимость дома под снос включить в стоимость нового здания, а построенное здание учесть как ОС? Чтобы в дальнейшем (если общество решит продать новое здание) в расходах можно было учесть и стоимость построенного здания, и покупную стоимость старого дома, и стоимость земельного участка.

— Если участок куплен для дальнейшей перепродажи, то его можно учесть как товар, а расходы на приобретение участка признать так же, как и по другим купленным для реализации товарам, — после продажи покупателюподп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ; Письмо Минфина от 29.03.2019 № 03-11-11/21804. Обратите внимание, что земельный участок можно считать товаром, если он изначально предназначен для перепродажи. Это должно следовать из ЛНА или приказов ООО.

Если земельный участок ООО приобрело, чтобы использовать в своей деятельности (например, чтобы построить на участке новое здание для производственных целей), то затраты на покупку земли учесть в расходах общество не сможет (и как товар — тоже). Амортизируемым имуществом земля не является и в качестве ОС не учитывается. К другим статьям расходов, уменьшающих налоговую базу при УСН, затраты на покупку земельного участка также не относятсяп. 2 ст. 256, пп. 1, 4 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 26.12.2019 № 03-03-06/1/102108, от 07.06.2019 № 03-03-06/1/41816, от 29.03.2019 № 03-11-11/21804.

Стоимость старого дома, приобретенного под снос, ООО может включить в стоимость построенного объекта. При этом стоимость нового объекта учитывается как ОС, если ООО будет использовать его в своей деятельностип. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Расходы на строительство признаются в пределах 1 календарного года (равными долями в каждом квартале до конца года), в котором объект ОС введен в эксплуатацию.

Если в дальнейшем ООО решит продать построенное здание и сделает это до истечения 10 лет с момента его сооружения, то налог придется пересчитать за период, в котором стоимость имущества была включена в состав расходов. При этом вместо стоимости ОС в расходах можно учесть амортизацию, начисленную до даты его реализации, рассчитанную по правилам налога на прибыльПисьма Минфина от 02.06.2021 № 03-11-06/2/43690, от 19.11.2020 № 03-11-06/2/100677, от 26.04.2019 № 03-11-11/30795.

Если здание ООО строит с целью дальнейшей продажи, то затраты на его строительство (с учетом стоимости старого дома под снос) можно учесть в составе материальных расходов (как расходы на производство продукции) по мере осуществления и оплатыподп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Признание в расходах стоимости изготовления ворот

В собственности у нашего предприятия находится земельный участок. Мы планируем заказать стороннему подрядчику изготовление ворот. Общая стоимость работ составит не более 100 000 руб. Являются ли затраты по оплате работ подрядчика расходами на благоустройство территории? Можно ли учесть их при расчете «упрощенного» налога?

— Такого вида расходов, как затраты на благоустройство территории, в закрытом перечне «упрощенных» расходов нетп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 22.10.2010 № 03-11-06/2/163. Вместе с тем расходы, указанные в перечне, можно учесть при УСН, если они носят производственный характер, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Таким образом, если затраты на изготовление ворот имеют производственный характер, то их стоимость можно учесть, например, как материальные расходы, как расходы на ремонт, достройку, дооборудование, реконструкцию ОСподп. 1, 3, 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Включение в расходы ИП стоимости ОСАГО водителей-перевозчиков

У предпринимателя без сотрудников основной вид деятельности — услуги такси. Предприниматель работает с агрегатором такси по посредническому договору, по условиям которого интернет-платформа предоставляет ему доступ к информации о заказах. В свою очередь, ИП в качестве посредника (по предоставлению информационных услуг, координации поездок и распределению заказов) заключает агентские договоры с несколькими водителями-перевозчиками, которые на своих автомобилях непосредственно по этим заказам и работают. Может ли предприниматель включить в расходы при УСН затраты на оплату полисов ОСАГО водителей-перевозчиков?

— Предприниматель может учесть в «упрощенных» расходах только затраты на обязательное страхование. Это, в частности, платежи за полис ОСАГО в пределах установленных тарифов, которые он перечисляет как владелец собственного автомобиля. Учитывать их надо на день уплатып. 2 ст. 263, подп. 7 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ; п. 1 ст. 4 Закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ.

Напомним, что страхование является обязательным, если обязанность застраховать ответственность установлена законом. Если же обязанность страхования предусмотрена договором, например посредническим договором с водителями-перевозчиками, то для целей УСН это уже не обязательное страхованиеп. 2 ст. 927, пп. 1, 4 ст. 935 ГК РФ.

Поэтому платежи по ОСАГО владельцев автомобилей, на которых перевозят пассажиров водители-перевозчики, ИП признать в расходах не сможетп. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252, п. 9 ст. 270 НК РФ.

Учет затрат на ремонт и покупку материалов при обслуживании нежилого фонда

Основной вид деятельности нашей организации — управление эксплуатацией нежилого фонда. На основании договора управления недвижимостью мы эксплуатируем принадлежащие собственнику объекты недвижимости, которые на нашем балансе не числятся. Можно ли включить в расходы затраты на ремонт и приобретение расходных материалов на обслуживание нежилого фонда? Нужно ли заключать для этого отдельный договор, например агентский? Ведь затраты не наши, а собственника. Можно ли их капитализировать, а потом единовременно списать по акту при передаче собственнику?

— Если в рамках договора управления недвижимости предусмотрены ремонт и обслуживание ОС собственника и обязанность по проведению работ возложена на вас, то учесть стоимость ремонтных работ и расходных материалов при УСН вы можете в качестве материальных расходов без заключения другого договораподп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Если такое условие в договоре не предусмотрено (проведение ремонта и приобретение расходных материалов для обслуживания нежилого фонда — это ваша инициатива), вы можете договориться с собственником ОС и заключить с ним договор подряда (возмездного оказания услуг) в качестве исполнителя (или допсоглашение к действующему договору). Это позволит вам отразить в расходах стоимость ремонтных работ, ОС и расходных материалов. При этом вознаграждение, предусмотренное договором подряда (возмездного оказания услуг), вы должны отразить как выручку от выполненных работ (оказанных услуг).

Расходы, которые связаны с поддержанием в надлежащем состоянии объектов ОС стороннего лица (на их ремонт и обслуживание), при «доходно-расходной» УСН учитываются после того, как они фактически понесены и оплаченып. 2 ст. 346.17 НК РФ. Капитализировать такие расходы не получится.

Если ремонт вы осуществляете не сами и с собственником нежилого фонда вы заключите агентский договор, обратите внимание на следующее. Затраты, которые в качестве агента вы понесете в связи с исполнением обязательств по договору, которые принципал вам возместит и которые подлежат включению в расходы самого принципала, вы учесть не сможетеп. 9 ст. 270, пп. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ.

Поэтому при заключении агентского договора учесть затраты на ремонт и обслуживание объектов ОС в интересах принципала не получится ни в момент их проведения, ни при передаче принципалу.

Включение в расходы стоимости подготовки проекта договора публичной оферты

Собираемся заняться продажей товаров через Интернет. Заключили договор с юридическим бюро на подготовку проекта договора публичной оферты нашего интернет-магазина. Можем ли мы учесть в расходах стоимость услуг юридического бюро?

— Да, можете. Затраты на оказание юридических услуг прямо указаны в перечне «упрощенных» расходовподп. 15 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ. А чтобы проблем с признанием в налоговом учете этих расходов у вас не возникло, обратите внимание на их документальное подтверждение. Мы писали об этом в , 2023, № 9.

Учет стоимости услуг почтового хостинга

Наша организация заключила договор возмездного оказания услуг хостинга электронной почты. Можем ли мы включить оплату по такому договору в расходы? И как учесть такие расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

— Вы можете учесть затраты на оплату хостинга электронной почты как расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связиподп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Действие этой нормы распространяется и на расходы по оплате услуг связи через ИнтернетПисьмо Минфина от 02.08.2019 № 03-11-11/58145. При этом расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Учитывайте услуги в расходах на дату их оплатыподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

В бухучете эти расходы отразите на основании акта исполнителя по дебету счета 20 (26) и кредиту счета 60 (76).

Включение в расходы затрат на покупку автомобиля

ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы» собирается купить автомобиль. Есть ли разница при приобретении его от имени предпринимателя или от имени физлица (без предпринимательского статуса)? Какие налоговые последствия?

— В вашем случае все зависит от целей приобретения автомобиля.

Если автомобиль будет использоваться в предпринимательской деятельности (например, для перевозки грузов или пассажиров), покупку следует оформить от имени ИП, заключив с продавцом договор поставкист. 506 ГК РФ. А также позаботиться о наличии счета-фактуры, товарной накладной (акта приема-передачи) и платежных документов для подтверждения расходов.

В этом случае предприниматель сможет учесть в расходах при расчете «упрощенного» налога стоимость автомобиля как ОСп. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Напомним, что расходы признаются равными долями в каждом квартале в течение 1 календарного года, в котором автомобиль введен в эксплуатацию.

Подтверждением использования автомобиля в предпринимательской деятельности будут договоры с заказчиками об оказании услуг перевозки (договоры поставки с условием о доставке товаров), а также документы, подтверждающие приобретение ГСМ (например, путевые листы).

Кроме того, в «упрощенных» расходах предприниматель сможет признать и затраты на ОСАГО, техобслуживание и ремонт автомобиля, а также входной НДСподп. 3, 5, 7, 8, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Если автомобиль планируется использовать для личных целей, покупку следует оформить от имени физлица (без указания предпринимательского статуса) — от имени физлица подписать договор купли-продажи, оформить акт приема-передачи и оплатить (документы могут пригодиться для получения НДФЛ-вычета в случае последующей продажи этого автомобиля).

Если автомобиль не будет использоваться для предпринимательской деятельности, учесть в расходах при расчете «упрощенного» налога покупную стоимость автомобиля, затраты на его техобслуживание и ремонт, стоимость ОСАГО и иные затраты ИП не сможет.

Учесть в таком случае потраченные на покупку автомобиля суммы физлицо сможет только при дальнейшей продаже автомобиля с учетом установленных ограниченийст. 216, подп. 1 п. 1, подп. 1, 2 п. 2 ст. 220 НК РФ.