Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 апреля 2012 г.
Содержание журнала № 8 за 2012 г.Не дайте трудинспектору застать себя врасплох!
Организуем работу с кадровой документацией так, чтобы избежать «трудовых» штрафов
Проверки государственных инспекций труда (в народе — трудинспекции) могут стать настоящей неожиданностью для организации. Ведь инспекторы даже не обязаны оповещать о проверк
Есть нарушения очевидные, и совершенно ясно, что за них накажут, например невыплата зарплаты, отсутствие графиков отпуско
Что будет организации за нарушение трудового законодательства
Несовершенная формулировка ст. 5.27
- <или>просматривая любую документацию компании, хоть как-то относящуюся к кадрам, — локальные нормативные акты, трудовые договоры, должностные инструкции, график отпусков, кадровые приказы и распоряжения, трудовые книжки. Например, могут запросить даже путевой лист водителя, чтобы сопоставить сведения об отъезде-приезде с табелем учета рабочего времени. Так, часто выявляется, что водитель в дороге был дольше, чем указано в табеле, и зарплата в итоге занижена;
- <или>осматривая территорию организации (офис, цеха);
- <или>опрашивая работников организации.
Сумма штрафа не зависит ни от тяжести нарушений, ни от их количества. Правда, судебная практика пошла по пути назначения одного штрафа за несколько проступков, а не за каждое в отдельност
Трудинспекция вправе самостоятельно назначать штрафы в течение 2 месяцев со дн
- <или>совершения нарушения, если оно не длящееся — то есть когда работодатель не сделал что-то к определенному сроку (например, уволившемуся работнику не выдали трудовую книжку в последний день работ
ыст. 80 ТК РФ); - <или>обнаружения длящегося нарушения (например, работодатель в одностороннем порядке изменил условия трудового договор
аст. 72 ТК РФ).
Дисквалификация руководителя организации и административное приостановление ее деятельности назначаются судье
За что любят штрафовать трудинспекции
Давайте посмотрим, за какие часто встречающиеся ошибки вас могут оштрафовать.
Состав нарушения | Примеры нарушений |
Не оформлены обязательные кадровые документы | У работодателя отсутствует:
|
Кадровая документация ведется неправильно |
|
Нарушены порядок, сроки выплат и их оформление |
|
Прочие нарушения |
|
Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке?
Проверяем свою документацию
Просмотрите кадровые бумаги. У вас в организации обязательно должны быть в наличии следующие документы и бланки.
Набор локальных нормативных актов
В него входят: положения об охране персональных данных работников, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда. В произвольной форме можно подготовить, к примеру, ведомость к каждому акту, в которой работники будут расписываться в том, что они ознакомлены с содержанием документ
Расчетный листок
Его форму вы должны самостоятельно разработать и утвердить. Он извещает о составных частях заработной платы и удержаниях из не
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведут кадровики, если есть такой отдел, приходно-расходную книгу — как правило, бухгалтерия. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью либо опломбированы. Приобретите для этого отдельную металлическую печать и сургуч или пломби
Личные карточки работников
У них есть унифицированная форма
Оформленные трудовые договоры
Они должны содержать обязательные сведения, предусмотренные Трудовым кодексом, в частност
- документ, который наделяет представителя компании правом подписывать договор (устав компании — директора, доверенность — начальника отдела кадров или любое другое лицо
)Решение Рязанского облсуда от 10.06.2010 б/н; - место заключения договора;
- место работы — тот населенный пункт, в котором будет трудиться сотрудни
кОпределение Мосгорсуда от 20.09.2011 № 33-29887; - размер оклада или расценки за сдельную работу в рублях. В иностранной валюте зарплату указывать нельз
яПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1145-ТЗ. Кроме того, не подойдет и ссылка на штатное расписание или локальный нормативный акт об оплате труда без указания конкретного размера зарплатыРешение Пермского краевого суда от 06.07.2009 № АДМ7-300-09;
- ИНН работодател
яРешение Новосибирского облсуда от 25.01.2011 № 7-12-2011 ; - причины, по которым заключен срочный, а не бессрочный трудовой договор (например, на время отсутствия постоянного сотрудника договор заключен со студентами-очниками или совместителям
ист. 59 ТК РФ; Решение Ленинградского облсуда от 22.03.2011 № 7-104/2011); - условие о том, что работник подлежит обязательному социальному страховани
юРешение Ленинградского облсуда от 22.03.2011 № 7-104/2011. Его можно сформулировать так: «Работодатель является страхователем Работника по обязательному социальному страхованию в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами».
СОВЕТ
Заранее заготовьте шаблон трудового договора, вписав в него все установленные ст. 57 ТК РФ обязательные сведения. И не забудьте предусмотреть в нем строчку для подписи работника о получении им своего экземпляра документ
Табель учета времени, отработанного сотрудниками
Время, отработанное сотрудниками, обязательно должно учитываться по унифицированным формам
График отпусков
Он утверждается за 2 недели до начала года, на который запланированы отпуска, по унифицированной форме
СОВЕТ
В локальном нормативном акте пропишите, что даты отпуска могут переноситься по соглашению сторон. Без такой оговорки ваши даже письменные договоренности с работником об изменении периодов его отпусков инспектор может посчитать нарушение
Помните, что без письменного согласия работника вы не сможете изменить дату начала его отпуска (например, попросить его позже уйти в отпуск), так же как и дату окончания. Если вам нужно, чтобы работник раньше вышел из отпуска, попросите у него письменное заявление, в котором он дает согласие на отзыв и определяет, когда готов использовать оставшиеся дни отпуска. Потом издайте приказ об отзыве из отпуска с указанием таких дней, приложите к нему заявление о согласии на отзыв из отпуск
Соблюдаем процедуры
Прием на работу новых сотрудников
Оформите трудовой договор в письменной форме:
- <или>до того, как сотрудник приступил к работе;
- <или>в максимально короткий срок после допущения его к работе — желательно не позднее 3 рабочих дней со дня, когда человек приступил к работ
ест. 67 ТК РФ.
Проследите за тем, чтобы работник расписался на вашем экземпляре два раза: в знак согласия с условиями договора и подтверждения того, что он получил на руки свой экземпляр документа.
Затем ознакомьте работника под роспись с приказом о его приеме на работ
Заведите личную карточку на нового работника, внесите в нее сведения о нем, его должности, квалификации и дайте ее работнику, чтобы он в ней расписался, внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.
Ознакомьте сотрудника под роспись с локальными нормативными актам
Увольнение работника
В этом случае вы должны:
- оформить приказ об увольнении, ознакомить с ним под роспись работника. Имейте в виду, что приказ об увольнении надо издать и тогда, когда работник увольняется по собственному желанию, сообщив об этом за 2 недели. Автоматически трудовой договор действовать не перестане
тч. 6 ст. 80 ТК РФ; Определение Мосгорсуда от 26.07.2011 № 4г/2-6447/11; - заполнить записку-расчет по унифицированной форме
№ Т-61, в которой следует отразить зарплату за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсацию за неиспользованный отпуск; - отдать работнику трудовую книжку в день увольнения.
СОВЕТ
Если работник за трудовой книжкой не является даже после вашего письменного уведомления о необходимости ее забрать, составьте акт о том, что выдать книжку в день увольнения невозможно, и отправьте ее сотруднику по почте письмом с описью вложени
По письменному запросу увольняющегося работника вы должны выдать ему копии кадровых документов, связанных с работой, в частност
- приказов о приеме на работу и об увольнении;
- приказов о поощрениях.
Также вы должны выдать ему справку о сумме зарплаты за текущий год и 2 предшествующих года, которая понадобится ему для назначения пособия по болезни у нового работодател
Выплаты, уведомления и прочее
Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц и отпускные — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Конкретные даты выплаты зарплаты установите в трудовых договорах или в отдельном локальном нормативном акт
Помните, что вы обязаны письменно уведомлять сотрудников:
- <или>за 2 месяца — о будущем расторжении трудового договора при сокращении штатов, о любых изменениях положений трудовых договоров (расширении трудовых функций, сокращении рабочего времени, уменьшении оклада и др.). Оформить изменения надо будет дополнительным соглашением к трудовому договору, которое подписывают и работник, и работодатель;
- <или>за 3 дня до увольнения — о расторжении срочного трудового договора.
Оформляйте в письменном виде согласие работника на сверхурочную работу или работу в выходные. При получении согласия попросите его указать сразу, как компенсировать его труд «вне графика» — деньгами или отгулом (например, днем отдыха за работу в выходно
Не забудьте, что вы должны проводить не реже чем каждые 5 лет аттестацию рабочих мест по условиям труда, а также заботиться о состоянии спецодежды — стирать, сушить, ремонтироват
Соблюдайте процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения взысканий. Следите за тем, чтобы ваш работник не был уволен, допустим, за прогул, за который ему уже делали выговор. Вас тогда смогут оштрафовать за применение двух взысканий за один проступок. Кроме того, например, при прогуле у работника надо сначала запросить письменные объяснения, если он их не даст — составить акт и только потом выносить решение о взыскании. Если такой цепочки документации инспектор при проверке не обнаружит, вас оштрафуют, а работник сможет восстановиться на работ
***
Как видим, кадровых документов и процедур действительно немало. И даже узнав о проверке трудинспекции заранее, вы физически не успеете «подлатать дыры», наспех устраняя нарушения. Поэтому лучше все соблюдать, заполнять и подписывать пошагово, на каждом этапе, не откладывая на потом.
Кроме того, старайтесь сохранять лояльные отношения с работниками, чтобы по возможности исключить внеплановые проверки трудинспекции по жалобам сотрудников как нынешних, так в особенности и бывших. Ведь до плановой проверки раз в 3 года у инспекторов могут и не дойти руки, а вот на жалобы работников инспекция по труду реагирует быстрее.