Не дайте трудинспектору застать себя врасплох!

Организуем работу с кадровой документацией так, чтобы избежать «трудовых» штрафов

Проверки государственных инспекций труда (в народе — трудинспекции) могут стать настоящей неожиданностью для организации. Ведь инспекторы даже не обязаны оповещать о проверкеп. 17 ст. 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; ст. 360 ТК РФ; ст. 12 Конвенции МОТ № 81 «Об инспекции труда в промышленности и торговле» (принята в г. Женеве 11.07.47, ратифицирована Законом от 11.04.98 № 58-ФЗ). А вот последствия вполне предсказуемы — штраф, как на организацию, так и на ее руководителя.

Есть нарушения очевидные, и совершенно ясно, что за них накажут, например невыплата зарплаты, отсутствие графиков отпусковстатьи 123, 136 ТК РФ. Но есть и масса «бумажно-оформительских» нарушений, которые работодатели допускают либо по незнанию, либо из-за их кажущейся малозначительности. Однако трудинспектор их непременно заметит. В нашей статье мы расскажем, на что нужно обратить повышенное внимание, чтобы свести на нет возможные претензии.

Что будет организации за нарушение трудового законодательства

Несовершенная формулировка ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающая ответственность «за нарушение законодательства о труде и об охране труда», дает возможность широко трактовать, что может считаться этим самым нарушениемРешение Нижегородского облсуда от 28.06.2011 № 7-444/11. И как показывает жизнь, поводом для штрафа может стать даже незначительный «трудовой» проступок, который инспектор сможет выявить во время проверки:

• <или>просматривая любую документацию компании, хоть как-то относящуюся к кадрам, — локальные нормативные акты, трудовые договоры, должностные инструкции, график отпусков, кадровые приказы и распоряжения, трудовые книжки. Например, могут запросить даже путевой лист водителя, чтобы сопоставить сведения об отъезде-приезде с табелем учета рабочего времени. Так, часто выявляется, что водитель в дороге был дольше, чем указано в табеле, и зарплата в итоге занижена;
• <или>осматривая территорию организации (офис, цеха);
• <или>опрашивая работников организации.

Сумма штрафа не зависит ни от тяжести нарушений, ни от их количества. Правда, судебная практика пошла по пути назначения одного штрафа за несколько проступков, а не за каждое в отдельностип. 2.1 Информационного бюллетеня судебной практики по административным делам Архангельского облсуда за I квартал 2008 г..

Трудинспекция вправе самостоятельно назначать штрафы в течение 2 месяцев со дняч. 1, 2 ст. 4.5, ст. 23.12 КоАП РФ:

• <или>совершения нарушения, если оно не длящееся — то есть когда работодатель не сделал что-то к определенному сроку (например, уволившемуся работнику не выдали трудовую книжку в последний день работыст. 80 ТК РФ);
• <или>обнаружения длящегося нарушения (например, работодатель в одностороннем порядке изменил условия трудового договораст. 72 ТК РФ).

За что любят штрафовать трудинспекции

Давайте посмотрим, за какие часто встречающиеся ошибки вас могут оштрафовать.

Состав нарушения	Примеры нарушений
Не оформлены обязательные кадровые документы	У работодателя отсутствует: трудовой договорст. 56 ТК РФ личная карточка работникап. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила) книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжекп. 41 Правил табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или Т-13ст. 91 ТК РФ график отпусковст. 91 ТК РФ
Кадровая документация ведется неправильно	трудовой договор составлен с большим опозданием (гораздо позже 3 рабочих дней со дня, когда человек был допущен к работест. 67 ТК РФ) в трудовом договоре нет каких-либо обязательных сведений, предусмотренных ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре размер оплаты труда установлен в иностранной валютеПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1145-ТЗ в личной карточке не отражены все сведения о работнике либо изменения этих сведений книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек не скреплены сургучной печатью или не опломбированып. 41 Правил нет доказательств того, что работник под роспись ознакомлен с локальными нормативными актами работодателяст. 68 ТК РФ отсутствует подпись работника на трудовом договоре о получении им экземпляра этого документа, на приказе о его приеме на работу или приказе об увольнении, подтверждающая ознакомление с приказамистатьи 68, 84.1 ТК РФ
Нарушены порядок, сроки выплат и их оформление	задержаны зарплата, отпускные, больничные, не выплачены зарплата за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособиестатьи 22, 127, 136, 178, 183 ТК РФ за полностью отработанный месяц начислена зарплата меньше федерального или регионального МРОТстатьи 133, 133.1 ТК РФ зарплата выплачивается раз в месяц, а не каждые полмесяцаст. 136 ТК РФ сотрудникам не выданы расчетные листкист. 136 ТК РФ не уплачены взносы во внебюджетные фондыст. 22 ТК РФ
Прочие нарушения	оклад работника изменен без его письменного согласияст. 72 ТК РФ работник не уведомлен о расторжении срочного трудового договора за 3 дня до событияст. 79 ТК РФ работник привлечен к сверхурочной работе без письменного согласияст. 99 ТК РФ в одностороннем порядке изменены положения трудовых договоровст. 72 ТК РФ не проведена аттестация рабочих местст. 212 ТК РФ уволенному работнику не выдана трудовая книжкаст. 80 ТК РФ не выданы копии кадровых документов, связанных с работой, если уволенный работник их письменно запрашивалстатьи 62, 80 ТК РФ применено два взыскания за один проступокст. 193 ТК РФ работник уволен за прогул без запроса его письменного объясненияст. 193 ТК РФ

Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке?

Проверяем свою документацию

Просмотрите кадровые бумаги. У вас в организации обязательно должны быть в наличии следующие документы и бланки.

Набор локальных нормативных актов

В него входят: положения об охране персональных данных работников, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда. В произвольной форме можно подготовить, к примеру, ведомость к каждому акту, в которой работники будут расписываться в том, что они ознакомлены с содержанием документаст. 22, ч. 3 ст. 68, статьи 87, 135, 212 ТК РФ.

Расчетный листок

Его форму вы должны самостоятельно разработать и утвердить. Он извещает о составных частях заработной платы и удержаниях из неест. 136 ТК РФ. Если заработная плата перечисляется на банковские карты, порядок выдачи работникам расчетного листка определите в локальном актеПисьмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1. Напомним, что расчетный листок надо выдавать с одной из частей зарплатыст. 136 ТК РФ.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведут кадровики, если есть такой отдел, приходно-расходную книгу — как правило, бухгалтерия. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью либо опломбированы. Приобретите для этого отдельную металлическую печать и сургуч или пломбирп. 41 Правил.

Личные карточки работников

У них есть унифицированная форма № Т-2. Личную карточку вы должны будете давать работнику для росписи в ней не только при приеме на работу, но и при каждой новой записи в его трудовой книжке (например, в связи со сменой должности или повышением квалификации). Поэтому имейте в виду, что личные карточки ведутся на бумагеп. 12 Правил.

Оформленные трудовые договоры

Они должны содержать обязательные сведения, предусмотренные Трудовым кодексом, в частностист. 57 ТК РФ:

• документ, который наделяет представителя компании правом подписывать договор (устав компании — директора, доверенность — начальника отдела кадров или любое другое лицо)Решение Рязанского облсуда от 10.06.2010 б/н;
• место заключения договора;
• место работы — тот населенный пункт, в котором будет трудиться сотрудникОпределение Мосгорсуда от 20.09.2011 № 33-29887;
• размер оклада или расценки за сдельную работу в рублях. В иностранной валюте зарплату указывать нельзяПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1145-ТЗ. Кроме того, не подойдет и ссылка на штатное расписание или локальный нормативный акт об оплате труда без указания конкретного размера зарплатыРешение Пермского краевого суда от 06.07.2009 № АДМ7-300-09;

• ИНН работодателяРешение Новосибирского облсуда от 25.01.2011 № 7-12-2011 ;
• причины, по которым заключен срочный, а не бессрочный трудовой договор (например, на время отсутствия постоянного сотрудника договор заключен со студентами-очниками или совместителямист. 59 ТК РФ; Решение Ленинградского облсуда от 22.03.2011 № 7-104/2011);
• условие о том, что работник подлежит обязательному социальному страхованиюРешение Ленинградского облсуда от 22.03.2011 № 7-104/2011. Его можно сформулировать так: «Работодатель является страхователем Работника по обязательному социальному страхованию в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами».

СОВЕТ

Заранее заготовьте шаблон трудового договора, вписав в него все установленные ст. 57 ТК РФ обязательные сведения. И не забудьте предусмотреть в нем строчку для подписи работника о получении им своего экземпляра документаст. 67 ТК РФ.

Табель учета времени, отработанного сотрудниками

Время, отработанное сотрудниками, обязательно должно учитываться по унифицированным формам № Т-12 или Т-13ст. 91 ТК РФ. Именно эти заполненные формы поступают к бухгалтеру как первичные учетные документы для целей бухгалтерского и налогового учета, на основании которых он будет считать зарплату, отражать ее в расходах, заполнять расчетные листки для работников.

График отпусков

Он утверждается за 2 недели до начала года, на который запланированы отпуска, по унифицированной форме № Т-7ст. 123 ТК РФ.

СОВЕТ

В локальном нормативном акте пропишите, что даты отпуска могут переноситься по соглашению сторон. Без такой оговорки ваши даже письменные договоренности с работником об изменении периодов его отпусков инспектор может посчитать нарушениемст. 124 ТК РФ.

Помните, что без письменного согласия работника вы не сможете изменить дату начала его отпуска (например, попросить его позже уйти в отпуск), так же как и дату окончания. Если вам нужно, чтобы работник раньше вышел из отпуска, попросите у него письменное заявление, в котором он дает согласие на отзыв и определяет, когда готов использовать оставшиеся дни отпуска. Потом издайте приказ об отзыве из отпуска с указанием таких дней, приложите к нему заявление о согласии на отзыв из отпускаст. 125 ТК РФ; п. 37 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

Соблюдаем процедуры

Прием на работу новых сотрудников

Оформите трудовой договор в письменной форме:

• <или>до того, как сотрудник приступил к работе;
• <или>в максимально короткий срок после допущения его к работе — желательно не позднее 3 рабочих дней со дня, когда человек приступил к работест. 67 ТК РФ.

Проследите за тем, чтобы работник расписался на вашем экземпляре два раза: в знак согласия с условиями договора и подтверждения того, что он получил на руки свой экземпляр документа.

Затем ознакомьте работника под роспись с приказом о его приеме на работуст. 68 ТК РФ. Документ имеет унифицированную форму № Т-1. Не забудьте продублировать в приказе условие об испытательном сроке, если в трудовых договорах с работниками оно есть. Забывчивость в этом вопросе инспекторы рассматривают как нарушениеРешение Воронежского облсуда от 03.02.2009 № 77-9АП.

Заведите личную карточку на нового работника, внесите в нее сведения о нем, его должности, квалификации и дайте ее работнику, чтобы он в ней расписался, внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.

Ознакомьте сотрудника под роспись с локальными нормативными актамист. 68 ТК РФ. Такая подпись может ставиться в отдельной строчке в трудовом договоре, в специальном журнале, в отдельной ведомости к каждому акту, в любом другом документе, который вы сами изобретете для сбора таких подписей.

Увольнение работника

В этом случае вы должны:

• оформить приказ об увольнении, ознакомить с ним под роспись работника. Имейте в виду, что приказ об увольнении надо издать и тогда, когда работник увольняется по собственному желанию, сообщив об этом за 2 недели. Автоматически трудовой договор действовать не перестанетч. 6 ст. 80 ТК РФ; Определение Мосгорсуда от 26.07.2011 № 4г/2-6447/11;
• заполнить записку-расчет по унифицированной форме № Т-61, в которой следует отразить зарплату за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсацию за неиспользованный отпуск;
• отдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

СОВЕТ

Если работник за трудовой книжкой не является даже после вашего письменного уведомления о необходимости ее забрать, составьте акт о том, что выдать книжку в день увольнения невозможно, и отправьте ее сотруднику по почте письмом с описью вложенияОпределение ВС Республики Карелия от 18.10.2011 № 33-3072/2011. Так в случае претензии к вам со стороны уволенного вы сможете подтвердить, что не удерживаете трудовую книжкуст. 84.1 ТК РФ.

По письменному запросу увольняющегося работника вы должны выдать ему копии кадровых документов, связанных с работой, в частностист. 84.1 ТК РФ:

• приказов о приеме на работу и об увольнении;
• приказов о поощрениях.

Также вы должны выдать ему справку о сумме зарплаты за текущий год и 2 предшествующих года, которая понадобится ему для назначения пособия по болезни у нового работодателяутв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н.

Выплаты, уведомления и прочее

Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц и отпускные — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Конкретные даты выплаты зарплаты установите в трудовых договорах или в отдельном локальном нормативном актест. 135 ТК РФ.

Помните, что вы обязаны письменно уведомлять сотрудников:

• <или>за 2 месяца — о будущем расторжении трудового договора при сокращении штатов, о любых изменениях положений трудовых договоров (расширении трудовых функций, сокращении рабочего времени, уменьшении оклада и др.). Оформить изменения надо будет дополнительным соглашением к трудовому договору, которое подписывают и работник, и работодатель;
• <или>за 3 дня до увольнения — о расторжении срочного трудового договора.

Оформляйте в письменном виде согласие работника на сверхурочную работу или работу в выходные. При получении согласия попросите его указать сразу, как компенсировать его труд «вне графика» — деньгами или отгулом (например, днем отдыха за работу в выходнойст. 153 ТК РФ).

Не забудьте, что вы должны проводить не реже чем каждые 5 лет аттестацию рабочих мест по условиям труда, а также заботиться о состоянии спецодежды — стирать, сушить, ремонтироватьстатьи 212, 221 ТК РФ; п. 8 Приказа Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 342н.

Соблюдайте процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения взысканий. Следите за тем, чтобы ваш работник не был уволен, допустим, за прогул, за который ему уже делали выговор. Вас тогда смогут оштрафовать за применение двух взысканий за один проступок. Кроме того, например, при прогуле у работника надо сначала запросить письменные объяснения, если он их не даст — составить акт и только потом выносить решение о взыскании. Если такой цепочки документации инспектор при проверке не обнаружит, вас оштрафуют, а работник сможет восстановиться на работеРешение Новосибирского облсуда от 25.01.2011 № 7-12-2011.

***

Как видим, кадровых документов и процедур действительно немало. И даже узнав о проверке трудинспекции заранее, вы физически не успеете «подлатать дыры», наспех устраняя нарушения. Поэтому лучше все соблюдать, заполнять и подписывать пошагово, на каждом этапе, не откладывая на потом.

Кроме того, старайтесь сохранять лояльные отношения с работниками, чтобы по возможности исключить внеплановые проверки трудинспекции по жалобам сотрудников как нынешних, так в особенности и бывших. Ведь до плановой проверки раз в 3 года у инспекторов могут и не дойти руки, а вот на жалобы работников инспекция по труду реагирует быстрее.