Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 августа 2021 г.
Особые ситуации при запросах регистров бухучета проверяющими
Упомянутые в статье судебные решения можно найти:
Ситуация 1. Запрашивают то, чего нет и никогда не было
Если ИФНС затребовала то, чего у вас вообще нет и быть не должно, то так об этом и сообщите. Когда ваша организация не ведет те или иные регистры бухучета, даже если налоговики будут их требовать, не спешите создавать эти регистры. Направьте в инспекцию те регистры и документы, которые у вас есть. А по несуществующим сделайте письменное пояснение, что конкретно эти запрошенные регистры бухучета в соответствии с утвержденной учетной политикой ваша организация не ведет. Штрафа за непредставление таких документов быть не должно. Ведь в рамках налоговой проверки инспекторы должны проверять только регистры, которые ведутся организацией в установленном порядке и в рамках ее учетной политикиПисьма Минфина от 25.01.2012 № 07-02-06/10, от 11.05.2010 № 03-02-07/1-228.
Можете напомнить проверяющим, что формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учетач. 1, 5 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Причем Закон о бухучете не устанавливает виды регистров бухгалтерского учета, обязательные для использования всеми организациями.
У вас могут запросить, к примеру, главную книгу. Однако если вы ее не ведете, то штрафовать за ее непредставление инспекция вас не должнаПостановления АС УО от 22.06.2020 № Ф09-1131/20; 17 ААС от 29.11.2019 № 17АП-16079/2019-АК; АС ПО от 20.02.2018 № Ф06-29050/2017. Не забудьте сообщить ей о том, что такого регистра у вас нет. Укажите это в специальном уведомленииутв. Приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@.
В связи с требованием о представлении регистра «главная книга» сообщаем, что наша организация ООО «Электра» не может представить данный регистр бухучета, поскольку не ведет его.
Закон о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ не устанавливает виды регистров бухгалтерского учета, обязательные для использования всеми организациями.
Перечень и формы регистров бухучета, применяемых в ООО «Электра», утверждены руководителем ООО «Электра» на основании ч. 1, 5 ст. 10 Закона о бухучете. Такого регистра, как «главная книга», среди них нет.
Сложнее ситуация с актами взаиморасчетов с контрагентами. Их налоговики любят запрашивать, но далеко не всегда у организаций есть такие двусторонние акты сверки. И на этом основании организации считают, что можно ничего не представлять инспекции. Однако это небезопасно. С одной стороны, если акты и вправду не составляются, представлять нечего. С другой же — во многих случаях такой документ должен быть, если вы проводите сверку.
Так, в одном судебном споре проверяющие убедили суд, что акты сверок взаиморасчетов с контрагентами являются регистром бухучета в применяемой организацией бухгалтерской программе. И достаточно было сделать распечатку из этой программы и передать ее в ИФНС. Поскольку организация этого не сделала, ее оштрафовалиПостановление АС ЗСО от 27.11.2017 № Ф04-5096/2017.
Ситуация 2. Запрашивают то, что было раньше, но чего нет сейчас
Здесь все зависит от того, что произошло с этими документами. Во всех случаях, если документы утрачены, нужно попытаться их восстановитьПостановление 13 ААС от 05.02.2019 № 13АП-34159/2018.
В то же время есть судебные решения, подтверждающие, что инспекция не должна штрафовать организацию за непредставление документов, которых у нее нет. Правда, при условии, что в отсутствии этих документов вины организации нет и она докажет это в судеПостановление АС ВСО от 18.09.2019 № Ф02-4700/2019, Ф02-4507/2019.
Если же документы просто утеряны, особенно если раньше об этом не заявлялось, то вероятность штрафа велика. Ведь налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документовПостановление АС ВВО от 26.07.2018 № Ф01-2862/2018.
Внимание
Если проверяющие затребовали бухгалтерские регистры, другие документы или информацию повторно, то по общему правилу их можно не направлять. Но надо обязательно сообщить в инспекцию, что они уже подавались. Уведомить об этом инспекцию нужно в течение 10 рабочих дней с момента получения требования. В уведомлении нужно указать налоговые органы, куда представлялись запрашиваемые сведения, и реквизиты документа, с которым их направилип. 5 ст. 93 НК РФ.
Ситуация 3. Запрашивают аналитические справки, таблицы и отчеты
Если это произошло, не торопитесь работать за проверяющих. Налоговики не вправе истребовать у вас какие-либо специальные отчеты или аналитические справки и обобщения, не являющиеся первичными бухгалтерскими документамиПисьмо ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (вопрос 4).
Во-первых, для составления такой аналитики налогоплательщик должен потрудиться. А во-вторых, какие-либо справки и расшифровки не относятся ни к первичным документам, ни к регистрам бухучета. Они не служат основанием для исчисления налогов. Так что даже если вы вдруг все же составляете сами такие справки и таблицы, то затребовать у вас их не могут. Поэтому суды тоже согласны с тем, что у организаций нет обязанности их составлять и представлятьПостановление АС МО от 09.02.2015 № А40-32972/14.
Ситуация 4. Запрашивают копии того, что раньше видели в оригинале
При выездной проверке инспекция иногда требует представить заверенные копии документов и бухгалтерских регистров уже после того, как видела вживую их подлинники. Некоторые бухгалтеры считают, что раз документы уже были представлены инспекции для ознакомления, то их повторный запрос незаконен. Однако это не так. Во-первых, допуск проверяющих к ознакомлению с оригиналами документов не равнозначен представлению им таких документов. А во-вторых, даже если бы инспекция взяла ваши документы к себе, а затем вернула, она имеет право истребовать копии таких документовп. 5 ст. 93 НК РФ.
Бывают и другие исключительные случаи. К примеру, вы ранее направляли инспекции копии документов. Однако она утратила их из-за пожара или наводнения. В таком случае ИФНС может затребовать у вас документы повторно. А ваша обязанность — эти документы ей представитьп. 5 ст. 93 НК РФ.
Ситуация 5. Запрашивают документы и регистры за период, не охваченный проверкой
Казалось бы, здесь все ясно: раз период проверки не затронут, то представлять ничего не надо. Однако здесь все не так однозначно, ведь регистр может содержать информацию, необходимую для расчета налога в другом периоде.
Так что представлять такие бухгалтерские регистры и документы или не представлять — зависит от того, влияют ли они на расчет налогов в рамках проводимой проверки. Однажды проверяющим удалось доказать в суде, что запрошенные документы, относившиеся к периоду, не охваченному проверкой, организация не представила, поскольку хотела скрыть данные бухгалтерского и налогового учета, чтобы получить необоснованную налоговую выгоду. Речь шла об операциях по возврату товаров, которые изучались инспекцией в рамках проверки НДС-декларацииПостановление АС УО от 22.03.2019 № Ф09-781/19.
Иное дело, когда регистр точно не может никак подтверждать расчет налога в проверяемом периоде. Так, инспекция запросила в числе прочего документы и учетные регистры, относящиеся к периоду, который был не до, а после периода, по которому проводилась проверка. На этом основании организация отказалась представлять такие документы и регистры. А судьи поддержали правомерность ее отказаПостановление АС ЦО от 29.08.2018 № Ф10-3098/2018.
Ситуация 6. Запрашивают слишком много, вы не успеваете представить в отведенный срок
Если организация по объективным причинам не может представить истребуемые документы в течение стандартного срока, отводимого для этого НК, то она в течение рабочего дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, должна письменно уведомить об этом ИФНС по специальной формеутв. Приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@.
Если ИФНС запросила у вас столько документов, что их нереально подготовить и представить в срок, обязательно уведомьте налоговую об этом и укажите желаемую дату отсрочки
При этом надо заполнить раздел 1 уведомления, в котором надо указать:
•в строке «1) документы:» укажите названия и уточняющие реквизиты запрошенных документов. Сошлитесь на пункт из требования для каждого документа. Если же вы не успеваете представить все документы, то укажите фразу «все документы, указанные в требовании»;
•строку «2 информацию:» заполните, если ИФНС запросила также иную информацию, которую вы планируете представить позже стандартного срока. Также сошлитесь на конкретные пункты требования, в которых указана та или иная информация. Если вы не успеваете представить всю запрашиваемую информацию, то напишите в строке 2 фразу «вся информация, указанная в требовании»;
•в строке «по причине...» максимально подробно отразите, почему вы не успеваете представить перечисленные в строках 1 и 2 документы или информацию. Часто в качестве такой причины указывают, что объем истребованных документов слишком большой и требуется время на их сбор, подготовку и отправку в ИФНС. Можно расписать причины и более конкретно. Например, «большой объем запрошенных документов, регистров бухучета и информации. Необходимо скопировать около 5000 страниц. В то же время пропускная способность копировального аппарата, имеющегося в организации, ограничена. Работники нашей организации могут делать копии не более 300 страниц в день»;
•в конце раздела 1 укажите дату, не позднее которой вы готовы представить документы или информациюп. 3 ст. 93 НК РФ. Отсрочка, которую вы просите, должна быть соразмерна указанной вами причине непредставления в срок истребованных документов, регистров и информации.
Такое уведомление можно направить по ТКС, по почте или отнести в инспекцию личноПисьмо Минфина от 23.10.2017 № 03-02-07/1/69323.
Если указанные вами причины, по которым вы не успеваете представить документы или информацию, обоснованны и объективны, руководитель инспекции (его заместитель) примет решение о продлении сроков представления запрошенных документов и информациип. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ. Разумеется, вам об этом сообщат.
Справка
Если налогоплательщик не подаст запрошенные документы в срок (хотя он обязан был это сделать), инспекция может изъять их. Одна организация всячески затягивала представление документов. Потом послала их по почте, перепутав индекс, из-за чего документы пришли с серьезным опозданием. А когда налоговики захотели увидеть подлинники, им предложили приехать в один из офисов организации, где на самом деле не было нужных документов. Тогда инспекция произвела выемку по месту реального нахождения бухгалтерии организации. И судьи признали ее действия правомернымиПостановление 9 ААС от 26.11.2018 № 09АП-57991/2018.
* * *
По общему правилу для представления документов дается 10 рабочих дней со дня получения требованияп. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ.
За необоснованный отказ или непредставление документов в установленные сроки инспекция может оштрафовать на 200 руб. за каждый непредставленный документст. 126 НК РФ.
Правда, ИФНС должна рассчитывать общий штраф исходя из конкретного перечня непредставленных документов. Если же такого перечня в требовании нет, то и штраф незаконенПостановление АС УО от 22.06.2020 № Ф09-1131/20. Соответственно, вы можете его оспорить — либо в суде, либо еще в процессе досудебного обжалования.
Но не забывайте, что, кроме того, за несвоевременное представление документов могут наложить административный штраф и на руководителя (главного бухгалтера). Сумма этого штрафа может быть от 300 до 500 руб.статьи 2.4, 15.6 КоАП РФ
