Командировка «с комфортом»: что с налогами и взносами

Общие правила учета «роскошных» трат

Самые распространенные такие траты — это расходы на VIP-зал, на проезд бизнес-классом или в вагонах повышенной комфортности, на каршеринг и такси премиум-класса, на оплату гостиничных номеров категории «люкс». К учету этих расходов предъявляется ряд требований:

•возможность так тратиться должна быть прописана в коллективном договоре либо в локальном нормативном акте организации, например в положении о командировках;

•расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными.

Чем обосновать конкретный «роскошный» расход, мы расскажем далее. Сейчас лишь обозначим, что представленный в статье учет возможен только при соблюдении этих условий.

Учет расходов на VIP-зал

Налог на прибыль. Перечень командировочных расходов, которые могут быть учтены в «прибыльной» базе в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, открытый. А потому затраты работника на оплату услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах можно учесть в полной сумме в составе командировочных расходовподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238.

Подтвердить расходы на VIP-зал помогут кассовый чек, квитанция, билет и т. д. А оправдать их можно, к примеру, так: командированному сотруднику во время ожидания в аэропорту нужен доступ к различным видам связи для решения срочных производственных вопросов (допустим, для переговоров).

НДФЛ. Компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ и связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождены от обложения НДФЛ. Касается это, в частности, и командировочных расходов, в том числе фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратност. 217 НК РФ.

Расходы на оплату услуг VIP-зала при направлении работников в командировку, по мнению Минфина, к расходам на проезд до места назначения относятся, а потому НДФЛ не облагаютсяПисьма Минфина от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 15.08.2013 № 03-04-06/33238.

Страховые взносы. По логике ситуация со взносами должна быть аналогична ситуации с НДФЛ. Если в ЛНА компании установлено, что отдельные категории работников в командировках могут пользоваться услугами залов повышенной комфортности, и если есть доказательства, что этот зал требовался командированному сотруднику для работы, с сумм возмещения таких затрат взносы можно не начислять.

Однако свежих разъяснений на эту тему нет. Есть только судебная практика, согласно которой расходы на оплату услуг VIP-зала можно считать командировочными расходами и, следовательно, взносами не облагатьОпределения ВС от 09.03.2017 № 301-КГ17-254, от 12.05.2016 № 309-КГ16-3829. Поэтому мы обратились к специалисту ФНС.

Учет расходов на проезд в вагонах повышенной комфортности

Налог на прибыль. Если сотрудник в командировку едет в поезде в вагоне повышенной комфортности, то стоимость купленного для него билета можно учесть в «прибыльной» базе при наличии железнодорожного билета или распечатки электронного билетаПисьма Минфина от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945; ФНС от 29.04.2021 № СД-4-3/5943@; УФНС по г. Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374. При этом и Минфин, и ФНС разрешают учесть в налоговых расходах всю стоимость билета, даже если в нее входят дополнительные сервисные услуги (питание, предметы гигиены, постельное белье, газеты и журналы, услуги по обеспечению личной безопасности).

Дело в том, что стоимость дополнительных услуг, как правило, включается в стоимость поездки с повышенным уровнем комфорта. Причем «надбавка за комфорт» отдельной строкой в билете не указывается. Узнать ее цену можно лишь на сайте РЖД. Поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует единую стоимость услуги по проезду, чиновники с тратами на дополнительные услуги соглашаются.

В случае выкупа целого купе стоимость лишних мест тоже можно учесть в налоговых расходах. Ведь работодатель сам определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками своих работниковст. 168 ТК РФ; пп. 11, 24 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. К тому же законодательно не определены максимальные и минимальные пределы таких трат.

Закрепите возможность выкупать купе целиком при направлении в командировку сотрудников в ЛНА, обоснуйте расходы на выкуп дополнительных мест в купе. Вам могут помочь следующие аргументы:

•необходимость работы в поезде и создание для этого определенных условий;

•обеспечение безопасности и сохранности перевозимых документов;

•создание условий для полноценного отдыха и сна ввиду напряженной работы в командировке;

•снижение риска заражения коронавирусом в отдельном купе.

НДФЛ. Стоимость проезда командированных работников в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг НДФЛ не облагается.

Стоимость сервисных услуг входит в общую стоимость билета, соответственно, по сути, это часть платы за проездп. 1 ст. 217 НК РФ. А расходы на проезд до места назначения и обратно НДФЛ не облагаются.

Справедливо это и при выкупе целого купе. Цена всех мест в купе будет относиться к расходам на проезд, не облагаемым налогом.

Страховые взносы. По аналогии с НДФЛ страховые взносы не начисляются на полную стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, а также в целом купе, поскольку это компенсационная выплата, связанная с командировкойп. 2 ст. 422 НК РФ.

Учет расходов на каршеринг и такси премиум-класса

Налог на прибыль. Сразу уточним, что сама по себе дороговизна аренды машин премиум-класса не мешает учесть ее стоимость в «прибыльных» расходах. Ведь налогоплательщик сам оценивает эффективность и целесообразность своей деятельности. Этот факт нам подтвердил специалист Минфина в интервью в позапрошлом году (см. , 2020, № 17).

Кроме того, ни в Налоговом кодексе, ни в Трудовом кодексе нет ограничений по видам транспорта, которыми сотрудник может пользоваться в командировке. Да и перечень командировочных расходов, как мы уже сказали, открытыйподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

А потому, если командированный работник взял в каршеринг машину премиум-класса, стоимость аренды можно списать на командировочные расходы.

Обосновать аренду можно, к примеру, необходимостью создать определенный имидж при встречах с контрагентами, а из документов потребуютсяПисьмо УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@:

•договор, заключенный работником с каршеринговой организацией;

•отчет об автомобиле и о поездке в виде скриншота из личного кабинета с маршрутом движения;

•чек, банковская выписка о списании денег на оплату каршеринга.

Все сказанное выше справедливо и для услуг такси премиум-класса. Для документального подтверждения потребуется чек ККТ или квитанцияПисьма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901.

НДФЛ. Суммы, возмещаемые работнику за услуги каршеринга и такси премиум-класса для поездок в командировке, относятся к компенсационным выплатам, связанным с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому НДФЛ они не облагаютсяПисьма Минфина от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180; УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@.

Страховые взносы. Премиальные каршеринговые траты и траты на такси в командировке взносами не облагаются по той же причине, что и НДФЛп. 2 ст. 422 НК РФ.

Учет расходов на оплату гостиничных номеров повышенной комфортности

Налог на прибыль. «Налоговый кодекс не содержит ограничений касательно стоимости номеров в гостиницах или апартаментов, включаемой в налоговую базу по налогу на прибыль при направлении работника в служебную командировку» — это нам тоже подтвердил специалист Минфина в своем интервью (см. , 2020, № 17).

Соответственно, если компания особо ценным сотрудникам на время командировки оплачивает проживание в номерах категории «полулюкс», «люкс» или «апартаменты», то эти расходы могут учитываться для налога на прибыль.

Для признания расхода обоснованным нужно, чтобы командировка носила производственный характер, а размер расхода был подтвержден чеком ККТ, счетом гостиницы или другим платежным документомп. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1853.

НДФЛ. Суммы возмещения комфортабельного проживания в гостинице не являются доходом работника, а потому налогом не облагаютсяп. 1 ст. 217 НК РФ.

Страховые взносы. Расходы на проживание в гостинице, являясь возмещением командировочных расходов работника, взносами также не облагаютсяп. 2 ст. 422 НК РФ.

* * *

Если документов, подтверждающих «роскошные» расходы, в наличии нет и по распоряжению руководства эти расходы возмещены работнику в указанных им суммах, то такие выплаты в «прибыльной» базе не учитываются (как документально не подтвержденные расходы) и облагаются:

•страховыми взносами в полном размере;

•НДФЛ в полном размере, за исключением расходов на проживание в гостинице. Они НДФЛ облагаются частично — в пределах нормп. 1 ст. 217 НК РФ:

—за каждый день командировки на территории России облагаются суммы, превышающие 700 руб.;

—за каждый день командировки за границей облагаются суммы, превышающие 2500 руб.