Планы по командировке изменились: что с налогами и взносами

Командировку пришлось перенести или отменить

Бывают ситуации, когда запланированную командировку в последний момент приходится переносить на новые даты или отменять вовсе. К примеру, по причине того, что работник заболел, а заменить его никто не может. В таком случае приходится сдавать купленные билеты и снимать бронь отеля, если, конечно, тарифы у них не невозвратные.

Документальное оформление. Для начала нужно подготовить приказ о переносе или об отмене командировки в произвольной форме. Он понадобится как для кадровых, так и для налоговых целей. Укажите в приказе, в частности:

•причину переноса или отмены командировки;

•ф. и. о. командированного сотрудника, место командирования и реквизиты приказа о направлении в командировку, сроки которой переносите или которую отменяете;

•порядок возврата неизрасходованных средств, если работник уже получил командировочные, а также порядок отмены брони гостиницы, возврата билетов;

•новые сроки командировки в случае ее переноса.

К приказу приложите документ, который подтвердит причину отмены командировки. Например, если поездка сорвалась по причине:

•или письменной просьбы принимающей стороны ее отменить или перенести — соответствующее письмо от контрагента или распечатку сообщения из электронной почты;

•или отмены рейса — документ перевозчика об отмене рейса (например, маршрут-квитанцию с соответствующим штампом);

•или мобилизации командированного сотрудника — копию повестки из военкомата;

•или болезни сотрудника — копию больничного листа;

•или болезни близкого родственника работника — объяснительную записку (образец такой записки см. в , 2021, № 19).

К примеру, приказ об отмене командировки может выглядеть следующим образом.

С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Ведь он должен знать, что ехать в командировку в ранее оговоренные сроки ему не нужно, а значит, работодатель ожидает от него выхода на основное рабочее место.

Налог на прибыль. Если затраты на командировку были понесены, но она не состоялась, суммы, которые не возместить, можно учитывать при формировании «прибыльной» базы. Но лишь при условии, что эти затраты не поименованы в ст. 270 НК РФ, документально подтверждены и экономически обоснованны.

Обоснованность расходов в случае отмены командировки зависит от того, по какой причине служебная поездка не состоялась. Если причина уважительная (к примеру, поездка сорвалась из-за болезни сотрудника) — расходы обоснованны, а если неуважительная (допустим, причиной переноса/отмены командировки стало то, что работник оказался невыездным из-за своего непогашенного долга, или то, что он опоздал на рейс) — расходы необоснованнып. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ; Письма Минфина от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766; ФНС от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@. Является причина уважительной или нет — решает руководитель (о чем следует указать в приказе о переносе или об отмене командировки).

Итак, какие же конкретно траты на отмененную по уважительной причине командировку можно списать в налоговые расходы? Очевидно, что это касается, в частности:

•стоимости неиспользованных невозвратных билетов, а также сумм, удержанных перевозчиком при возврате или переоформлении проездных билетов, включая сумму неустойки (штрафа);

•санкций гостиницы за снятую бронь;

•затрат, произведенных работником за счет подотчетных сумм. Это в том числе расходы на оформление и выдачу визы, а также медстраховки. К слову, ранее Минфин считал, что их стоимость учитывать в налоговых расходах нельзяПисьма ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ (п. 1); Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134. Возможно, на основании этого мнения кто-то из налоговиков поставит под сомнение учет указанных трат. Если это произойдет, сошлитесь на то, что расходы на оплату стоимости визы и медстраховки были произведены исключительно в деловых целях, то есть были направлены на получение дохода. А раз так, то НК РФ разрешает их учитыватьп. 1 ст. 252 НК РФ.

Обращаем внимание, что расходы на несостоявшуюся служебную поездку компания не вправе учитывать как командировочные. Ведь в итоге командировки не было. Эти расходы следует отражать в налоговом учете на дату утверждения авансового отчета как внереализационныепп. 1, 2 ст. 265 НК РФ.

НДФЛ и страховые взносы. Деньги, потраченные на несостоявшуюся командировку, доходами командированного не являются, поскольку потрачены они были не для его личных нужд, а в интересах работодателя. Справедливо это и для ситуации, когда поездка сорвалась по вине работника, поскольку никакой экономической выгоды он не получил. Ведь использовать купленный билет и воспользоваться забронированной гостиницей в дальнейшем работник не сможет. Значит, оснований для удержания НДФЛ со стоимости билетов, проживания в гостинице и с суммы других расходов по несостоявшейся поездке никаких нетп. 1 ст. 41, п. 1 ст. 217 НК РФ.

На фактически понесенные и документально подтвержденные командировочные расходы страховые взносы не начисляютсяп. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ). Перенос командировки на другие даты или ее отмена суть расходов не меняютПисьмо Минтруда от 27.11.2014 № 17-3/В-572.

Командировку пришлось сократить по времени

Случается, что после того, как сотрудник уехал в командировку, срок его пребывания в ней нужно сократить. К примеру, по причине того, что командированный срочно понадобился на работе. В таком случае приходится обменять обратный билет, а при отсутствии такой возможности — покупать новый, также желательно аннулировать бронирование номера в гостинице на последние дни.

Документальное оформление. Сокращение срока командировки работника оформляется соответствующим приказом работодателя в произвольной форме. В нем, в частности, указываются данные о работнике, причины для сокращения срока командировки, новая дата ее окончания. Вот образец.

По прибытии из командировки ознакомьте с приказом работника под подпись, а также приложите к приказу документ, подтверждающий причину сокращения срока командировки.

Налог на прибыль. Все командировочные расходы, включая непредвиденные, связанные с сокращением продолжительности командировки, можно учесть при расчете налога на прибыль. В том числе:

•если обратный билет был возвратным — плату за его переоформление, а если невозвратным — стоимость билета за минусом возвращенных сервисных и аэропортовых сборов и стоимость нового обратного билета;

•санкции гостиницы за сокращение дней проживания;

•суточные с учетом фактической продолжительности поездки. Излишек работник должен вернуть.

Расходы учитываются как командировочные, за исключением штрафов за обмен/возврат билетов, отказ от проживания в гостинице. Их сумму следует учитывать в составе внереализационных расходов как санкции за нарушение договорных обязательствподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письма Минфина от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890, от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786.

При этом важно, чтобы расходы, связанные с сокращением срока командировки, были экономически целесообразными, а причины их несения — весомыми. Ну и про документальное оформление не забываем. Если документов нет либо они оформлены с нарушениями, то расходы нельзя принять к учету при расчете налога на прибыльп. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2338.

НДФЛ и страховые взносы. Расходы, которые возникли из-за досрочного возвращения из командировки, при условии их документального подтверждения доходом командированного не являются, поскольку лично для работника эти траты не несут никакой экономической выгоды. А значит, ни НДФЛ, ни страховые взносы начислять на их сумму не нужноп. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ.

Командировку пришлось продлить

Может возникнуть и обратная ситуация: после отъезда сотрудника в командировку возникает необходимость продлить срок пребывания в ней. К примеру, по причине того, что командированный не успевает выполнить поручение работодателя или потому что авиакомпания отменила рейс и свободных билетов на ближайшие дни нет. В таком случае приходится также решать вопросы с обратным билетом, продлевать проживание в гостинице, доплачивать суточные.

Документальное оформление. Сначала проверьте, не относится ли сотрудник, находящийся в командировке, к категориям работников, которые могут отказаться от командировки вовсеч. 2 ст. 167, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ. Если относится, то необходимо запросить согласие такого работника на продление срока командировки и, только если он согласен, издавать приказ о продлении срока командировки. В приказе укажите, в частности, причину, по которой пролонгируете срок командировки, новый срок ее окончания, поручение работникам бухгалтерии по перечислению дополнительных денег командированному лицу.

С оригиналом приказа ознакомьте сотрудника по возвращении его из командировки.

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль все непредвиденные расходы из-за задержки сотрудника в командировке (в частности, средний заработок и суточные, выплаченные работнику за это время, расходы по найму жилья) вы можете учесть как расходы на командировку. А стоимость проездного билета, который не получилось сдать, — во внереализационных расходахПисьмо Минфина от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890.

К слову, если командировка была продлена по причине того, что работник заболел, то за дни болезни оплатите ему больничный, выплатите суточные и компенсируйте траты на жилье. Исключение — те дни болезни, в которые работник находился в стационаре. За них расходы по найму жилья не возмещаютсяп. 11, абз. 1 п. 25 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Указанные расходы при формировании «прибыльной» базы учтите в размере фактических затрат и с учетом того, что пособие по болезни выплачивается работодателем только за первые 3 дня болезни.

НДФЛ и страховые взносы. Расходы, которые возникли из-за более позднего возвращения из командировки, при условии их документального подтверждения облагаемым доходом командированного лица не являются. А значит, ни НДФЛ, ни страховыми взносами не облагаютсяп. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ.

* * *

Если планы по командировке поменялись по вине работника, то работодатель вправе переложить на него траты, связанные с таким изменением.

Допустим, сотрудник возвращался из командировки и опоздал на самолет (из-за того что проспал), купил еще один билет, чтобы вернуться домой. В таком случае возмещать работнику второй билет работодатель не обязан, так как до этого, оплатив работнику стоимость билета на самолет, он уже исполнил свою обязанность по возмещению расходов на проезд, установленную ст. 168 ТК РФ.

Или предположим, что работник опоздал на самолет по месту постоянной работы и вообще не полетел в место командирования — в таком случае с него можно взыскать деньги за билет на пропущенный рейс и невозвратную бронь за гостиницу. Правда, сделать это можно только через суд, если, конечно, работник не согласится добровольно компенсировать траты (в счет зарплаты или путем внесения денег в кассу лично), а сумма ущерба превышает его среднемесячный заработокстатьи 137, 138; 248 ТК РФ; п. 4 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52.