Предоставление отпуска

Нужно ли брать у работника заявление о предоставлении отпуска?

— Нужно, если работник идет в отпуск вне графика — например, это сотрудник, принятый на работу в текущем году или относящийся к категории работников, которым отпуск дается в удобное для них время.

Для подобных случаев предусмотрите в ЛНА, что заявление подается не позднее 4 календарных дней до начала отпуска, чтобы вы успели своевременно выплатить отпускные — не позднее 3 календарных дней до его началаст. 136 ТК РФ; Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439; Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Если работник пойдет в отпуск по графику, то заявление необязательно. Минимум за 2 недели до начала отпуска вручите человеку под подпись уведомление такого содержанияПисьмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1.

Оформить приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет и выплатить отпускные нужно обязательно — независимо от того, по графику или вне графика работник собирается в отпуск. Отпуск авансом и отпуск за фактически отработанное время оформляются одинаково.

Может ли работодатель отказать в предоставлении отпуска работнику, который отработал у него только 8 месяцев?

— Не может. Право на отпуск возникает у работника после того, как он непрерывно проработал у одного работодателя 6 месяцевст. 122 ТК РФ. При этом законодательно не закреплена обязанность рассчитывать продолжительность отпуска пропорционально отработанному времениПисьмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321.

Поэтому, даже если человек отработал в компании только 8 месяцев, у него есть право на отпуск в полном объеме. По общим правилам это 28 календарных днейст. 115 ТК РФ. То есть за текущий рабочий год часть отпуска будет предоставлена за отработанное время, а часть — авансом.

А вот если человек попросит авансом отпуск продолжительностью, допустим, 38 календарных дней, то вы вправе предоставить лишь 28, а в остальной части отпуска отказать. Так как отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляетсяПисьмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519.

Нужно ли включать в график отпусков работников, принятых по срочному трудовому договору на период для выполнения определенной работы?

— Нужно. При составлении графика на следующий год нужно учитывать, что сотрудникам, срок трудового договора с которыми превышает 2 месяца и которые на момент составления графика отработали 6 месяцев и не являются сезонными работниками, нужно запланировать полный отпуск — в общем случае продолжительностью 28 календарных днейстатьи 115, 291, 295 ТК РФ. Потому что в ТК РФ нет специальных правил для расчета отпуска сотрудникам, с которыми оформлены срочные договоры на выполнение определенной работы, в том числе сроком меньше года.

При этом объясните срочникам, что если они работают свыше 6 месяцев, тост. 122 ТК РФ; Письма Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395; Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 2), от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1:

•они вправе взять полный отпуск, который будет полностью оплачен;

•в случае истечения срока договора, заключавшегося на срок, допустим, 9 месяцев, полный отпуск будет считаться предоставленным авансом. Поэтому при увольнении сотрудника в связи с истечением срока такого договора вы удержите сумму отпускных за «незаработанную» часть отпуска. К примеру, за 9 месяцев работы сотруднику положен 21 календарный день отпуска (28 календ. дн. / 12 мес. х 9 мес.). Поэтому в случае оплаты 28 календарных дней полного отпуска сумма за 7 дней будет удержана у работника при увольнении в связи с истечением срока трудового договора. Естественно, с учетом ограничений по сумме удержания.

Чтобы ничего не пришлось удерживать, договоритесь с сотрудником о разделении отпуска на части. Пусть он берет только ту часть отпуска, которую «заработает» к моменту истечения срочного договора.

Обязательно ли отправлять в отпуск работника по срочному трудовому договору, заключенному более чем на 6 месяцев?

— Необязательно. Но в графике отпусков для работников, срок действия договора с которыми свыше 6 месяцев, отпуск должен быть запланирован:

•или при составлении графика на следующий календарный год;

•или при приеме человека на работу после утверждения графика. В таком случае можно, например, приказом руководителя внести изменения в график, установив период отпуска для срочника-новичка.

В любом случае учитывайте, чтост. 122 ТК РФ; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 1):

•по истечении 6 месяцев работы человек имеет право на предоставление ему полного отпуска;

•деление отпуска на части возможно с согласия обеих сторон;

•запланировать отпуск по графику и предоставить его работнику-срочнику можно как на период действия договора, так и по истечении его срока — например, при оформлении отпуска с последующим увольнением.

Если человек не хочет уходить в отпуск по графику, то вы вправе, но не обязаны разрешить ему перенести отпуск на конец срока договора. А по истечении срока договора — не предоставлять отпуск с последующим увольнением, если работник письменно попросит уволить его в последний день работы и выплатить компенсацию за все дни неотгулянного им отпуска.

Обязан ли работодатель предоставлять отпуск только по рабочим или только по выходным дням, если об этом просит сотрудник?

— Не обязан. Каждому работнику положен основной ежегодный оплачиваемый отпуск в общем случае продолжительностью 28 календарных днейст. 115 ТК РФ. При этом важно, чтостатьи 123, 125 ТК РФ:

•отпуск планируется по графику, который обязателен для соблюдения как работником, так и работодателем;

•по соглашению сторон отпуск можно делить на части;

•одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных днейст. 125 ТК РФ.

Оставшиеся дни отпуска можно брать по частям любой продолжительности, хоть по одному дню, в том числе и выходному. Запрета на это в ТК РФ нет. Но разбивка возможна лишь по соглашению с работодателем.

Напомним, что такая разбивка влияет на количество оплачиваемых работодателем и используемых работником дней отпуска. Допустим, работник-пятидневщик хочет отпуск со среды по пятницу и с понедельника по среду включительно. Значит, он использует 6 дней отпуска, которые ему будут оплачены, а отдыхать будет 8 дней. При оформлении непрерывного отпуска со среды по среду включительно он будет отдыхать те же 8 дней и получит оплату за все 8 дней, но не сэкономит 2 дня отпуска, как при разбивке с исключением из отпуска выходных субботы и воскресенья. Кроме того, если эти две части отпуска придутся на разные месяцы, то и отпускные могут различаться.

Другими словами:

•работник вправе попросить разбить одну часть отпуска, предоставив ему для отдыха, например, только рабочие или только выходные дни;

•работодатель вправе отказать в этом без объяснения причин. Тогда спорная часть отпуска дается целиком, неделимым периодом по запланированному графику, или переносится на другой период либо делится иначе по соглашению сторон.

Оплата отпуска

Как рассчитать отпускные?

— На время ежегодного отпуска за работником сохраняется средний заработокст. 114 ТК РФ. Он рассчитывается так.

Шаг 1. Определите базу для расчета отпускных. Для этого суммируйте начисленные работнику выплаты за расчетный период. Расчетный период — это 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник идет в отпускст. 139 ТК РФ; п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).

При определении среднего заработка для расчета отпускных нужно учитывать все предусмотренные системой оплаты труда работодателя выплаты: оклад, надбавки с учетом районных коэффициентов, зарплату в натуральной форме, стимулирующие выплаты, в том числе премии по показателям эффективности деятельности работникаст. 139 ТК РФ; п. 2 Положения.

В базу для расчета отпускных не включаются, в частностипп. 3, 5 Положения; Письма Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585, от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105, от 15.04.2016 № 14-1/В-351:

•выплаты, не относящиеся к оплате труда, например материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения или отдыха;

•выплаты за периоды, когда за работником сохранялся средний заработок (например, за командировку) или когда он получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

•оплата за время простоя по вине работодателя или по независящим причинам;

•оплата за нерабочие дни с сохранением зарплаты по указам президента или актам региональных властей;

•разовые премии к каким-либо событиям, не связанные с эффективностью работы сотрудников (например, премия к юбилею компании).

Шаг 2. Определите средний дневной заработок:

•если отпуск предоставляется в календарных днях, то по такой формуле:

•если отпуск предоставляется в рабочих днях, то по формуле:

Напомним, отпуск в рабочих днях предоставляется:

•по ТК РФ. Это отпуск из расчета 2 рабочих дня за месяц работы тем, кто принят на сезонные работы или с кем заключен срочный трудовой договор на срок до 2 месяцевстатьи 291, 295 ТК РФ;

•по иным законодательным нормам. Например, дополнительный отпуск работникам с вредными условиями труда согласно специальному Спискуутв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22, ежегодный оплачиваемый отпуск судьямп. 2 ст. 19 Закона от 26.06.1992 № 3132-1;

•по ЛНА работодателя. Например, для какой-то категории сотрудников в положении об отпусках компании может быть предусмотрен дополнительный отпуск в рабочих дняхст. 116 ТК РФ.

Шаг 3. Посчитайте отпускные по формуле:

Грозит ли ответственность, если отпускные ошибочно выплачены в меньшей сумме, чем нужно?

— Грозит — как за несвоевременную выплату зарплаты, если по жалобе сотрудника трудинспекция придет с внеплановой проверкой и зафиксирует это нарушениеч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ.

Уменьшите риск такой проверки. При обнаружении недоплаты как можно скорее доплатите работнику недостающую сумму отпускных и вместе с ней выплатите компенсацию за то, что изначально отпускных дали меньше, чем нужно.

Такую компенсацию рассчитайте исходя из 1/150 действующей на день ее расчета ставки ЦБ РФ от недоплаченной суммы. Компенсацию нужно выплатить за период начиная со следующего дня, когда должны были быть выплачены отпускные (не позднее 3 календарных дней до начала отпуска), и заканчивая днем, когда вы их доплатите, включительност. 236 ТК РФ.

Кстати, не забудьте для таких выплат оформить бухгалтерскую справку об ошибке. В ней укажите, почему отпускные были занижены (допустим, «в связи с ошибкой в расчетах» или «из-за оплаты меньшего количества дней отпуска, чем полагается работнику»).

Как учесть повышение окладов при определении среднего заработка для расчета отпускных?

— Если у работодателя абсолютно всем сотрудникам повышена зарплата (например, в результате обязательной ежегодной индексации по ЛНА всем в одинаковом размере или внепланового повышения по приказу руководителя каждому индивидуально), средний заработок работника нужно проиндексировать на коэффициент повышенияп. 16 Положения; Письмо Минтруда от 12.05.2016 № 14-1/В-447.

Шаг 1. Рассчитайте коэффициент повышения (индексации):

•если у вас были проиндексированы только оклады, то по формуле:

•если у вас прошла индексация и окладов, и иных ежемесячных выплат (надбавок, доплат, премий), то по формуле:

Шаг 2. Выберите, какие выплаты нужно будет повысить на рассчитанный в шаге 1 коэффициент индексации. Проиндексировать нужно оклад (ставку), а также доплаты, если они установлены в фиксированном размере к окладу (например, 25% от оклада или три оклада)пп. 15, 16 Положения. Не повышайте на такой коэффициент премии и доплаты, которыеПисьмо Минтруда от 18.08.2015 № 14-1/В-623:

•установлены в диапазоне значений — допустим, от 15% до 40% оклада;

•предусмотрены в абсолютных величинах — к примеру, 2 000 руб.;

•не зависят от оклада — предположим, процент от выручки.

Шаг 3. Проиндексируйте выбранные выплаты в таком порядке.

Если зарплата повышена в расчетном периоде — проиндексируйте выплаты, начисленные до ее повышенияПисьмо Минтруда от 12.05.2016 № 14-1/В-447.

Если зарплата повышена после расчетного периода, но до начала отпуска — индексируйте выплаты за весь расчетный периодп. 16 Положения; Письмо Минтруда от 18.08.2015 № 14-1/В-623.

Если зарплата повышена во время отпуска — индексируйте выплаты за весь расчетный период. Исходя из повысившейся суммы выплат пересчитайте средний дневной заработок. Доплатите отпускные за дни отпуска с даты повышения с учетом проиндексированного среднего дневного заработкапп. 16, 17 Положения; Письмо Минтруда от 18.08.2015 № 14-1/В-623.

Как рассчитать отпускные при отсутствии заработка в расчетном периоде?

— Рассчитывайте отпускные в зависимости от того, почему не было заработка.

Случай 1. Работник не имел начисленной зарплаты или отработанных дней за расчетный период либо расчетный период состоит из времени, исключаемого из расчета (допустим, командировка, нерабочие дни с сохранением зарплаты, отпуск по БиР и по уходу за ребенком)п. 5 Положения. Тогда средний заработок нужно посчитать исходя из суммы зарплаты, начисленной за предшествующий период, равный расчетномуп. 6 Положения; Письмо Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972.

Например, работница была в отпуске по БиР и по уходу за ребенком с 14 сентября 2019 г. по 2 июня 2022 г. С 3 июня 2022 г. она идет в очередной отпуск на 21 календарный день. Расчетный период для расчета отпускных — с 1 июня 2021 г. по 31 мая 2022 г. Весь этот период у работницы не было заработка. Поэтому за расчетный период нужно взять интервал с 1 сентября 2018 г. по 31 августа 2019 г.

Случай 2. Работник не имел начисленной зарплаты или отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода. Тогда средний заработок определите исходя из размера зарплаты, начисленной за отработанные работником дни в месяце, в котором он собирается в отпускп. 7 Положения.

Например, человек вышел на работу 3 июня и написал заявление на отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 27 июня. Средний заработок ему нужно рассчитать исходя из заработка, полагающегося ему за период работы с 3 июня по 26 июня. Сделайте следующее.

Шаг 1. Определите расчетное количество календарных дней в месяце поступления на работу:

Шаг 2. Рассчитайте отпускные:

Случай 3. Работник не имел начисленной зарплаты или отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления отпуска. Тогда средний заработок считайте исходя из установленной сотруднику тарифной ставки или оклада. Например, работник с первого дня устройства на работу оформил больничный, а потом пошел в оплачиваемый отпуск. Тогда отпускные посчитайте ему по формулеп. 8 Положения:

Можно ли предоставлять дополнительные отпуска, не установленные законодательством?

— Можно. Для этого внесите в ЛНА или в коллективный договор условия предоставления дополнительного отпуска: каким категориям работников он может быть предоставлен, какова его продолжительность и как он оплачивается.

Но только имейте в виду, что:

•оплата «ваших» дополнительных отпусков не должна быть ниже, чем предусмотрено законодательством для оплаты отпусков, установленных ТК РФ;

•затраты на отпуска, предоставляемые организацией сверх предусмотренных ТК РФ, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыльп. 24 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 27.10.2021 № 03-03-06/2/86991. А вот НДФЛ и страховыми взносами они будут облагаться в общем порядке.

Поэтому предоставлять допотпуска сверх установленных ТК не очень выгодно.

Изменение продолжительности или периода отпуска

Можно ли отозвать работника из отпуска?

— Можно. Действуйте так.

Шаг 1. Посмотрите по кадровым документам:

•не относится ли сотрудник к категории работников, которых нельзя отзывать из отпуска. Напомним, это работники до 18 лет; беременные женщины; работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

•не является ли нынешний отпуск сотрудника той 14-днев­ной частью отпуска в году, которую нельзя поделитьст. 125 ТК РФ; Письмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286.

Шаг 2. Выясните у отпускника, готов ли он выйти из отпуска досрочно. Это можно сделать любым способом: по телефону, СМС или при помощи email. Работник вправе отказаться досрочно выйти из отпуска. И такой отказ не является нарушением трудовой дисциплины, за которое можно применить дисциплинарное взыскание.

Шаг 3. Если работник согласился и явился на работу в указанный вами день, возьмите у него письменное согласие на досрочный выход из отпуска. Например, пусть он напишет заявление, что с такой-то даты согласен выйти из отпуска, оставшуюся часть отпуска готов перенести на такое-то время или определится со временем переноса позже.

Шаг 4. В день получения письменного согласия работника издайте приказ об отзыве из отпуска. Приказ составьте в произвольной форме, укажите в нем причину отзыва, дату досрочного выхода сотрудника на работу, время предоставления ему неиспользованной части отпуска, если сотрудник определился с этим.

Шаг 5. Внесите изменения в кадровые документы. Если у вас унифицированная форма графика отпусков, то укажите:

•в графе 8 «Основание (документ)» — реквизиты приказа об отзыве из отпуска;

•в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, на которую работник перенес остаток отпуска в пределах текущего календарного года. Если отпуск перенесен на следующий календарный год, то в графе 9 ничего писать не нужно;

•в графе 10 «Примечание» — «Работник отозван из отпуска с его согласия».

Если вы продолжаете вести личные карточки сотрудников, то в графах 4 и 6 одной чертой зачеркните записанную там дату и количество дней и ниже или на следующей строке впишите число реально использованных дней отпуска и дату его окончания. В графе 7 допишите реквизиты приказа об отзыве из отпуска и о переносе его части.

Шаг 6. Начисляйте зарплату сотруднику с первого дня его выхода на работу, отпускные пересчитайте исходя из уменьшенного количества дней отпуска:

•если месяц еще не закрыт, поставьте в бухгалтерской программе новую дату окончания отпуска. Отпускные за неиспользованные дни отпуска зачтите в счет выплаты зарплаты. А НДФЛ с зарплаты уплатите за вычетом налога, перечисленного с «лишних» отпускных;

•если месяц, когда были начислены отпускные, в учете уже закрыт, сторнируйте все отпускные, взносы и НДФЛ с них. Потом начислите заново правильную сумму исходя из того же среднего дневного заработка. В бухгалтерской программе сформируйте исправительный документ, указав новую дату окончания отпуска. Уточненки по налогу на прибыль и взносам не подавайте, а учтите все изменения в текущем периодеПисьмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1376-19.

Вправе ли работник отказаться от запланированного отпуска?

— От запланированного в графике отпуска сотрудник вправе отказаться в одностороннем порядке только в следующих случаях.

Случай 1. «Отпускные» нарушения со стороны работодателя. То есть работодатель письменно не уведомил сотрудника о предстоящем отпуске за 2 недели, не выплатил отпускные или выплатил их позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска, неправильно посчитал отпускныест. 124 ТК РФ.

Случай 2. Отпускник относится к категории сотрудников, которым отпуск положен в любое удобное для них время, по желанию. Это, в частности, работники моложе 18 лет; работники, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам; совместители; почетные доноры Россиистатьи 123, 262.2, 267 ТК РФ; п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ.

Случай 3. Есть уважительная причина, установленная законодательством или ЛНА компании. Например, болезнь сотрудника накануне отпуска или исполнение им во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей.

В любых других случаях перенос отпуска работник должен согласовать с работодателем. Порядок действий такой.

Шаг 1. Примите от работника письменное заявление о переносе отпуска с указанием новых дат отдыха и причины переноса.

Шаг 2. Издайте приказ об отмене отпуска, если вы согласны на это. Укажите в приказе, что:

•отпуск отменен на основании заявления работника;

•нужно внести изменения в график отпусков.

Шаг 3. Внесите изменения в график, как указано в ответе на предыдущий вопрос, вписав в график реквизиты приказа об отмене отпуска.

Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом о переносе отпуска и графиком отпусков с изменениями.

Если вы ведете личные карточки сотрудников и уже вписали в карточку информацию о намеченном отпуске, то в графах 1—7 всю информацию зачеркните одной чертой, а рядом с графой 7 или под ней укажите реквизиты приказа об отмене приказа о предоставлении отпуска.

Можно ли наказать работника, если он не ушел в отпуск без уважительной причины?

— Можно. Если работник не согласовал с руководством перенос запланированного по графику отпуска и выходит на работу в период такого отпуска — это дисциплинарное нарушение. В таком случае можно применить, например, замечание или выговорстатьи 123, 192, 193 ТК РФ.

Важно, чтобы вы выполнили свои обязанности по предоставлению отпуска по графику:

•уведомили сотрудника об отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала;

•издали приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска и выплатили отпускные.

Если при таких условиях сотрудник отказывается уйти в отпуск, то вы вправе сделать следующее:

•если работник не хочет ставить свою подпись на приказе о предоставлении ему отпуска, составьте акт с подписями двух свидетелей об отказе работника ознакомиться с приказом;

•вручите сотруднику требование о предоставлении им письменных объяснений причин нарушения графика отпусков при его явке на рабочее место в какой-то из дней отпуска.

Кстати, в требовании можно сразу указать, что по кадровым документам работник находится в отпуске и дни, проведенные им на рабочем месте в период отпуска, в рабочее время не засчитываются и оплачиваться не будут. Отказ сотрудника принять требование или предоставить письменные объяснения тоже зафиксируйте актом с подписями свидетелей. В табеле учета рабочего времени отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09»;

•издайте приказ о применении дисциплинарного взыскания к работнику, не желающему уходить в отпуск по графику, если из представленных им объяснений следует, что уважительной причины отказа от отпуска нет.

Как продлить ежегодный оплачиваемый отпуск, если сотрудник в отпуске заболел?

— При наличии больничного и отсутствии заявления работника о переносе отпуск продлевается автоматически на количество дней болезнип. 18 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169. То есть не нужно:

•издавать приказ о продлении отпуска;

•получать заявление от работника о продлении отпуска.

Сделайте следующее.

Шаг 1. Внесите изменения в табель учета рабочего времени.

Укажите период, в течение которого работник не мог использовать изначально запланированный отпуск из-за болезни. Проставьте код «Б» или «19».

Дни, на которые отпуск продлился, отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Шаг 2. Отразите продление отпуска в личной карточке работника. Скорректируйте записи в карточке так:

•в графе 6 первоначальную дату окончания отпуска зачеркните одной чертой, рядом с ней или ниже укажите новую дату окончания отпуска;

•в графу 7 впишите «б/л» и реквизиты листка нетрудоспособности.