Учетные вопросы по годовой инвентаризации

Сальдо расчетов с пропавшим поставщиком выводим сами

Один из поставщиков пропал: по телефону и электронной почте не отвечает, обычные наши письма возвращаются назад. Как с таким поставщиком сделать сверку?

— В такой ситуации сделать сверку физически невозможно. Тогда вы можете самостоятельно на основе имеющихся документов вывести сальдо расчетов. Можно оформить акт сверки в единственном экземпляре, указав в нем, что связаться с поставщиком не удалось.

Однако есть вероятность, что поставщик просто сменил офис и забыл вам сообщить. Поэтому нелишним будет проверить информацию о нем, используя Интернет, данные ЕГРЮЛ и сервисы для проверки контрагентов.

Если вы нашли новый юридический адрес поставщика, можно:

•составить акт сверки в трех экземплярах. В нем напишите, что в случае неполучения разногласий по этому акту, к примеру в 10-днев­ный срок, сальдо расчетов считается подтвержденным;

•направить два экземпляра акта по новому адресу поставщика.

Но учтите, что такой односторонне подписанный акт не будет продлевать срок исковой давности в случае, если поставщик должен вашей организации. Ведь акт не был реально подписан уполномоченным представителем поставщика. То есть если вы хотите взыскать с него долг в судебном порядке, отсчитывайте 3-лет­ний срок с даты, когда обязательство должно было быть исполнено. К примеру, с даты, когда поставщик должен был отгрузить вам товар.

А вот если ваша организация должна поставщику, то подписание подобного акта, к примеру, главбухом вашей компании будет являться признанием долга. Следовательно, 3-лет­ний срок исковой давности (если до подписания такого акта он еще не истек) начнет течь зановоч. 1 ст. 196, статьи 200, 203 ГК РФ; п. 20 Постановления Пленума ВС от 29.09.2015 № 43; Письмо ФНС от 17.07.2015 № СА-4-7/12693@ (разд. «Налог на прибыль организаций»). И у поставщика будет больше времени на то, чтобы взыскать с вас деньги.

Выявленные недостачи отражаются в бухучете по-разному

В ходе инвентаризации выявлена недостача товаров. За них отвечает кладовщик. Как эти товары списать в бухгалтерском учете?

— Прежде всего надо выяснить, утверждены ли для недостающих ценностей нормы естественной убыли или нормы технологических потерь. Если, к примеру, вес товара уменьшился в результате естественной усушки, то недостача товара в пределах норм естественной убыли списывается как расходы на продажуподп. «б» п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

А сверхнормативные потери (если нет оснований полагать, что в них есть виновный) списываются в бухучете как прочие расходы.

Содержание операции	Дт	Кт
Списана стоимость недостающего товара	94	41
Стоимость недостающего товара в пределах норм естественной убыли отнесена на расходы	44	94
Стоимость недостающего товара сверх норм учтена в прочих расходах	91	94

Если есть основания полагать, что в недостаче виновен кладовщик или кто-то другой, то по окончании инвентаризации надо:

•назначить служебное расследование, создать комиссию по служебному расследованию, установить причины недостачич. 1 ст. 247 ТК РФ;

•истребовать с работника письменные объяснения причин возникновения недостачич. 2 ст. 247 ТК РФ;

•рассчитать размер ущерба, причиненного организации, исходя из рыночных цен недостающих товаров, но не ниже их бухгалтерской стоимостич. 1 ст. 246 ТК РФ.

Независимо от того, является виновный работник материально ответственным лицом или нет, если ущерб не превышает среднего месячного заработка, взыскать его можно на основании распоряжения работодателя без обращения в суд. Но лишь в том случае, если работник (в вашем случае — кладовщик) согласен возместить ущерб. Только тогда ваш руководитель может дать распоряжение о взыскании ущерба во внесудебном порядке.

На это отводится 1 месяц со дня подписания акта или иного документа комиссии, которым установлен размер причиненного работником ущербач. 1 ст. 248 ТК РФ. Учтите: при каждой выплате зарплаты вы можете удерживать в возмещение ущерба не более 20% от начисленных работнику сумм за минусом НДФЛст. 138 ТК РФ; ч. 1 ст. 99 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.

Содержание операции	Дт	Кт
Стоимость недостающего товара отнесена на виновное лицо	73	94
Стоимость недостачи взыскана с виновного лица	70 (50, 51)	73

Если же виновный работник не согласен возместить причиненный ущерб и/или сумма ущерба превышает его средний месячный заработок, то придется обращаться в судч. 2 ст. 248 ТК РФ. Подать исковое заявление можно в течение года со дня обнаружения причиненного ущербач. 3 ст. 392 ТК РФ.

Бывает, что организация не может установить виновное лицо. К примеру, изначально в организации не были обеспечены условия для сохранности товаров. Тогда стоимость всех недостающих товаров придется списать на прочие расходыподп. «б» п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Морально устаревшие ОС можно списать

Провели годовую инвентаризацию. Выявили неиспользуемое оборудование с небольшой остаточной стоимостью. Как его списать по причине морального износа (вместо него пользуемся более современным оборудованием)? И как это отразится на НДС и налоге на прибыль?

— Для определения целесообразности дальнейшего использования основных средств, а также для оформления документации при их выбытии на основании приказа руководителя надо создать отдельную комиссию. В нее включите, в частности, главного бухгалтера (бухгалтера), а также лиц, на которых возложена ответственность за сохранность таких ОСп. 77 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н. Также целесообразно пригласить в нее технических специалистов, знакомых с работой оборудования и технологией производства.

Эта комиссия должна осмотреть объекты, подлежащие списанию, изучить их технические паспорта и принять решение об их дальнейшей судьбе. Если вынесено решение о списании морально устаревших ОС, нужно оформить акт о списании по форме № ОС-4 (если списывается отдельный объект) или по форме № ОС-4б (при списании группы объектов). В акте надо указать данные о списываемых ОС, а также причины их выбытия. Отметьте в нем нецелесообразность дальнейшей эксплуатации списываемых ОС и нерациональность модернизации. Тем самым вы обоснуете списание по причине морального износа.

ОС можно списать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете на дату составления акта. Причем для целей налогообложения прибыли (если амортизация рассчитывалась линейным методом) остаточную стоимость списанных ОС можно учесть во внереализационных расходахподп. 8 п. 1 ст. 265, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 09.07.2009 № 03-03-06/1/454.

Также ваша организация при расчете базы по налогу на прибыль может учесть во внереализационных расходах затраты на ликвидацию списываемых ОС: демонтаж, вывоз и т. д.подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 17.01.2006 № 03-03-04/1/27

На расчетах с бюджетом по НДС списание морально устаревших ОС никак не скажется. Ведь не требуется восстанавливать НДС при досрочном списании основного средства (в том числе и по причине его морального износа)Письмо ФНС от 16.04.2018 № СД-4-3/7167@.

Порядок списания недостач на ОСН и УСН зависит от их причин

Я работаю главбухом в двух компаниях: одна — на общем режиме, другая — на «доходно-расходной» упрощенке. И в той и в другой в ходе инвентаризации обнаружены недостачи покупных товаров. Как их отразить в налоговых расходах?

— Налоговый учет зависит не только от применяемого налогового режима, но и от того, утверждены по недостающим товарам нормы естественной убыли или нет.

Ситуация 1. Для недостающих товаров утверждены нормы естественной убыли. Тогда в пределах таких норм стоимость недостач учитывается в качестве материальных расходов:

•и для целей налогообложения прибылиподп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ;

•и для целей расчета налоговой базы при применении УСН, но только если покупные товары были оплачены поставщику. Напомним, что раньше их нельзя списать на расходыподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Ситуация 2. Для недостающих товаров не утверждены нормы естественной убыли либо в ходе инвентаризации выявлены сверхнормативные потери товаров. Тогда налоговый учет таких потерь зависит от того, удалось ли выявить виновное лицо или получить подтверждение внутренних органов, что виновных нет.

Вариант 1. Установлен виновный в недостаче товаров. При ОСН на дату признания виновным суммы ущерба либо на дату вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба:

•надо учесть в «прибыльных» доходах сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судомп. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ;

•можно учесть в «прибыльных» расходах стоимость недостающих товаровподп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 27.08.2014 № 03-03-06/1/42717.

При «доходно-расходной» упрощенке надо учесть в доходах суммы, поступившие от виновного лица в кассу или на расчетный счет компании либо удержанные у него. До поступления денег (даже если имеется вступившее в законную силу решение суда) вы никаких доходов не отражаете. А вот в расходах учесть стоимость недостающих товаров вряд ли получится — даже после того, как виновный возместит их стоимость. Ведь перечень расходов упрощенцев закрытыйп. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17, п. 3 ст. 250 НК РФ; Письма Минфина от 12.05.2014 № 03-11-06/2/22114, от 27.02.2013 № 03-11-06/2/5588.

Вариант 2. Виновное лицо не установлено. Стоимость недостающих товаров можно учесть для целей «прибыльного» учета:

•или на дату постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установленоПисьмо Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81919;

•или на дату документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием, к примеру пожаром, затоплением и т. д.Письмо Минфина от 17.10.2017 № 03-07-11/67464

Если у вашей организации нет такого документа, то не получится учесть сверхнормативные недостачи в «прибыльных» расходах.

Для целей «доходно-расходной» упрощенки недостачи в расходах не учитываются, если виновное лицо не установлено (и при этом нет утвержденных норм естественной убыли). Ведь подобных затрат нет в закрытом перечне расходов упрощенцевПисьмо Минфина от 18.12.2007 № 03-11-05/303.

Зачет пересортицы — только в бухучете

Можно ли при пересортице товаров учесть в налоговых доходах при расчете налога на прибыль лишь разницу между выявленными излишками одних товаров и недостачей других?

— Такой подход прямо закреплен в бухгалтерском учете. Когда при инвентаризации выявляются излишки и недостачи одного наименования, но разных сортов материально-производственных запасов либо продукции, то по указанию руководителя может быть сделан зачет таких излишков и недостач. Но даже в бухучете такой зачет допустим в виде исключения, и то если излишки и недостачи относятся к одному и тому же периоду, выявлены у одного и того же материально ответственного лицапп. 5.3, 5.4 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49.

А вот для целей налогового учета так поступать рискованно. Минфин считает, что Налоговый кодекс не позволяет делать зачет при обнаружении пересортицып. 20 ст. 250 НК РФ; Письмо Минфина от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309.

Некоторым организациям удалось отстоять в суде, что в целях налогового учета необходимо рассматривать окончательные излишки и недостачи, выявленные по результатам проведенной инвентаризации после проведения зачета по пересортицест. 41 НК РФ; Постановление АС МО от 08.08.2016 № Ф05-10845/2016. Однако обширной судебной практики нет.

Если вы не хотите рисковать и спорить с проверяющими, безопаснее для целей налогового учета в доходы включать все излишки (не принимая во внимание бухгалтерский зачет по пересортице), а в расходы — недостачи с учетом установленных НК ограничений.

А в дальнейшем можно сделать укрупнение товарных позиций. Так, если пересортица происходит между различными сортами схожих томатов (к примеру, грунтовых и сливовидных), имеет смысл в налоговом учете отражать их как единую товарную позицию (к примеру, просто «томаты»).

Отсутствие товара еще не повод для отражения дохода на УСН

Мы применяем «доходную» упрощенку. При годовой инвентаризации выявилось, что не хватает товаров, купленных нами для перепродажи. Надо ли их стоимость включать в доходы? Не сочтет ли ИФНС, что мы продали их и просто не отразили выручку?

— Судьбу этих товаров вам надо выявить в ходе инвентаризации: были они проданы, похищены, испорчены и выкинуты, просто перенесены в другое помещение и т. д. Если в ходе инвентаризации вы выясните, что числящиеся в учете товары были уже реализованы, то вам придется исправлять ошибку в бухучете, отразив как выручку, так и расходы.

Однако для целей налогового учета, поскольку вы применяете «доходную» УСН, сам по себе факт реализации товаров еще не повод для отражения дохода. Ведь налоговый доход при кассовом методе надо отражать только на датуп. 1 ст. 346.17 НК РФ:

•или поступления денег в организацию. К примеру, на расчетный счет или в кассу;

•или получения иного имущества, работ, услуг или имущественных прав;

•или погашения задолженности контрагентом перед вашей организацией иным способом.

Следовательно, даже если была реализация, но товары не были оплачены, нет и налоговых доходов.

Только лишь на том основании, что товаров нет в наличии, проверяющие не могут заявить, что они были проданы. Чтобы доначислить выручку, им самим придется провести расследование и собрать доказательства, подтверждающие не только реализацию вашей организацией товаров, но и получение денег от покупателей.