Вахта с пандемийными обстоятельствами

Прошлогодняя вахта может длиться дольше начавшейся в новом году

По согласованию с профсоюзом вахту продлевали до 3 месяцев, а потом по решению руководителя еще на 2 месяца по Временным правилам. Дополнительные соглашения с работниками оформили 21.12.2020, и все графики обсерваций, выездов и заездов на 2021 г. скорректировали с учетом удлиненной вахты. По обновленным правилам можно продлить вахту только на месяц. Нам теперь все графики переделывать и срочно искать дополнительную смену сотрудников?

— Не нужно этого делать. Вы действовали законно по правилам, установленным на момент оформления дополнительных соглашений с работниками и действовавшим по 31 декабря 2020 г. включительност. 12 ТК РФ. Поэтому ваши соглашения с работниками действительны до истечения срока, который указан в них как период продления вахты.

Поменять предусмотренные дополнительными соглашениями условия работник и работодатель вправе только по обоюдному согласию. Допустим, вы согласитесь сократить срок продленной вахты по просьбе сотрудника.

Новые вахтовые правила вступили в силу 7 января 2021 г. И с этого дня трехмесячную вахту по ТК РФ вы вправе продлить еще лишь на месяц, и то при условии, что это вызвано пандемийными причинамип. 4 Временных правил, утв. Постановлением Правительства от 28.04.2020 № 601 (далее — Временные правила).

Продленная вахта может обернуться доплатой за сверхурочную работу

Еще до нового года мы устно договорились со своими вахтовиками о том, что они готовы продлить свое пребывание на вахте. Потому что из-за эпидемиологической ситуации люди, которые должны были их сменить, не могут приехать вовремя. Но теперь часть вахтовиков отказывается продолжить работу. Как нам поступить?

— Если вы письменно не оформили с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам о продлении вахты, вы не вправе удерживать людей на работе. Вы должны вывезти их с места вахты по графику, который согласовывался с ними первоначально.

При оформлении дополнительного соглашения о продлении вахты 7 января и позже с работниками, которые согласны продолжить работу, помните, что общий срок вахты может быть не более 2 месяцев (1 месяц вахты нормальной продолжительности + 1 месяц продления по Временным правилам вахтовой работы). В исключительных случаях, когда организация в связи с особыми условиями работы установила изначально срок вахты более 1 месяца (но не более 3 месяцев), общий срок вахты также может быть увеличен на 1 месяцст. 299 ТК РФ; п. 4 Временных правил.

Из-за продления вахты по итогам учетного периода у работника может выйти переработка, которую нужно оплатить как сверхурочную работуст. 152 ТК РФ:

•первые 2 часа работы, приходящиеся на каждый рабочий день учетного периода, — не менее чем в полуторном размере часовой тарифной ставки или часовой части оклада за каждый час;

•остальные часы сверхурочной работы — не менее чем в двойном размере часовой тарифной ставки или часовой части оклада за каждый час.

Вместо повышенной оплаты за сверхурочную работу вахтовик вправе выбрать дополнительный отдых продолжительностью не менее временного периода, отработанного сверхурочност. 152 ТК РФ.

Оплата предвахтовой обсервации = оплата дней нахождения в пути

Нужно ли начислять районные коэффициенты и процентные надбавки при оплате дней обязательной обсервации работников в районе Крайнего Севера перед заездом на вахту?

— Не нужно, 14 дней необходимой временной изоляции считаются временем нахождения работников в пути с оплатой за каждый день не ниже дневной тарифной ставки или части оклада за день работып. 6 Временных правил. Такая оплата является компенсационной выплатой вахтовикам. А районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на суммы, заработанные вахтовиком за выполнение трудовых обязанностейст. 302 ТК РФ; Решение ВС от 25.01.2012 № ГКПИ11-2083.

Но при этом период нахождения работника в обсерваторе работодателя в районе Крайнего Севера включается в стаж работы для выплаты процентной надбавки к зарплате и для дополнительного отпуска, полагающихся за работу на Крайнем Севере.

Не все «обсервационные» затраты подходят для учета в расходах

Мы выплачиваем вахтовикам вахтовую надбавку за дни обсервации, отвозим их к месту обсервации, арендуем им там жилье и обеспечиваем питанием все 14 дней изоляции перед заездом на вахту. Как правильно учитывать такие затраты?

— Законодательно не предусмотрена обязанность работодателя выплачивать работникам вахтовую надбавку за дни обсервации. Поэтому учесть ее в расходах можно, только если выплату вахтовой надбавки за изоляцию вы предусмотрели в ЛНА или в трудовых договорахп. 25 ст. 255 НК РФ. И с такой надбавки нужно удержать НДФЛ и исчислить с нее страховые взносыПисьмо Минфина от 05.10.2020 № 03-03-06/3/86891; п. 1 ст. 217 НК РФ.

Траты на доставку вахтовиков к месту временной изоляции и на их проживание в этот период вы можете включить в состав прочих расходовподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 6 Временных правил; Письмо Минфина от 03.12.2020 № 03-04-09/105656. Ведь это расходы работодателя, связанные с необходимостью обеспечить законодательные требования временной изоляции работников для предотвращения распространения коронавируса.

А вот затраты на питание вахтовиков в обсервации можно принять в расходы, только если обязанность обеспечить бесплатное кормление предусмотренаПисьмо Минфина от 03.12.2020 № 03-04-09/105656:

•законом для отдельных категорий работников (например, лечебно-профилактическое питание на работах во вредных условиях);

•трудовым или коллективным договором. Причем стоимость питания входит в систему оплаты труда в компании.

Ведь законодательно не предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать вахтовиков питанием бесплатно ни в обычных условиях, ни в условиях пандемии.

Поэтому можно оформлять с заезжающими на изоляцию вахтовиками дополнительные соглашения к трудовым договорам, предусматривающие величину зарплаты сотрудников на период обсервации с учетом стоимости питания. Тогда затраты на питание можно включить в расходы.

Но в любом случае со стоимости питания нужно удерживать НДФЛ и начислять на нее страховые взносы, даже если питание организовано по системе «шведский стол»Письма Минфина от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500, от 08.05.2019 № 03-04-09/33763, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350; ФНС от 10.04.2020 № БС-4-11/6061.

Обсервацию лучше не подменять простоем

Наши вахтовики проходят обсервацию. Из-за задержки с результатами их анализов на ковид период изоляции может составлять не 14 дней, а 16—21 день. Можно ли оплачивать дни начиная с 15-го как простой не из-за работодателя?

— Мы бы не советовали так делать. В законодательстве нет указания, как оплачивать дни, если обсервация продлилась дольше 14 дней. Но вот что нам сказали в Роструде.

Таким образом, безопаснее действовать в интересах работников. Выплачивайте им дневную часть оклада или дневную ставку за дни затянувшейся изоляции, а не 2/3 от тарифной ставки/оклада, рассчитанных пропорционально времени простояп. 6 Временных правил; ст. 157 ТК РФ.

Вы вправе оплачивать простой в таком размере, в частности, если из-за карантинных мер работники не могут приступить к работе или вы не можете привлечь их к работеп. 5 Временных правил. Допустим, из-за необходимости обсервации сдвинулся график вахт. Окончание ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков попадает на середину вахты, а приехать к месту вахты самостоятельно сотрудник не может. Тогда дни до окончания его вахты можно объявить простоем по обстоятельствам, не зависящим от работодателя.

Любые суммы, связанные с работой, должны попадать в расчетный листок

Нужно ли работодателю отражать в расчетном листке суммы оплаты дней обсервации?

— Нужно. Расчетный листок — это письменное извещение работника, из которого он должен видеть, сколько денег он заработал за месяц, какие иные суммы ему были начислены, сколько и за что с него удержали, какая итоговая сумма будет выплаченаст. 136 ТК РФ.

Поэтому вы можете учесть в расчетном листке оплату обсервации, например, отдельным пунктом в «иных суммах, начисленных сотруднику» или указав большее количество дней нахождения в пути (с учетом дней обсервации).