Шпаргалка по расчету численности работников

Если новогодние праздники и выходные остались позади, значит, у бухгалтеров осталось менее 2 недель, чтобы направить в свою налоговую сведения о среднесписочной численности работников за 2013 г. Информацию должны представить организации и те предприниматели, у которых в 2013 г. были наемные работникип. 3 ст. 80 НК РФ. Сведения должны быть поданы по утвержденной форме не позднее 20 января 2014 г. на бумаге или в электронном видеприложение к Приказу ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@; формат, утв. Приказом ФНС от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@. Наша шпаргалка поможет вспомнить правила расчета, а также разобраться, чем среднесписочная численность отличается от средней и когда каждая из них бывает нужна.

Среднесписочная численность

Как рассчитывается

Среднесписочная численность определяется в соответствии с требованиями Росстатаприложение к Письму ФНС от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Как следует из названия самого показателя, рассчитывается она на основании списочной численностип. 3 Указаний (приложение № 1 к Приказу Росстата от 29.08.2013 № 349); п. 78 Указаний, утв. Приказом Росстата от 24.10.2011 № 435 (далее — Указания). На каждый рабочий день месяца в нее включаются ваши работники, в том числе принятые на временную или сезонную работустатьи 58, 59 ТК РФ, как присутствующие на своих рабочих местах, так и отсутствующие в силу определенных причинп. 79 Указаний, например:

• находящиеся на больничном;
• отправленные в командировку;
• находящиеся в очередном оплачиваемом отпуске;
• находящиеся в отпуске без содержания;
• получившие день отдыха за работу в выходной день;
• работающие на дому.

В выходной или праздничный день списочная численность считается равной численности за предшествующий рабочий деньп. 78 Указаний.

В списочную численность не включаются внешние совместители, а также те, с кем заключены гражданско-правовые договорыподп. «а», «б» п. 80 Указаний. Есть и такие категории работников, которые в списочную численность включаются, но не учитываются при расчете среднесписочной численности. К таковым относятсяп. 81.1 Указаний:

• женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
• лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком.

Иными словами, нужно сначала рассчитать списочную численность без указанных лиц и на основании полученных данных определять среднесписочную численность.

Если все ваши работники трудятся на условиях полной занятости, то, зная списочную численность за каждый день, вы можете определить среднесписочную численность за месяц:

Если же у вас есть работники, которые работают неполное рабочее время по трудовому договору или по согласованию с вамист. 93 ТК РФ, то их среднесписочную численность нужно рассчитать пропорционально отработанному времени по следующей формулеп. 81.3 Указаний:

Поясним на примере. Предположим, ваша организация работает по обычному графику: 5 дней в неделю с 8-ча­совым рабочим днем. И у вас есть один работник, который в конкретном месяце работал всего 3 недели по 3 рабочих дня в каждой, и другой работник, который весь месяц трудился по 4 часа каждый рабочий день. В месяце было 23 рабочих дня. Тогда среднесписочная численность этих работников составит:

За дни болезни и отпуска сотрудников, работающих неполное рабочее время, учитывается такое же количество часов, как и в их предыдущий рабочий деньп. 81.3 Указаний.

Работники, которые трудятся неполное рабочее время по инициативе работодателя, а также те, кому такой режим работы установлен в силу закона, например работники в возрасте 15—17 летст. 94 ТК РФ, при расчете включаются как целые единицы, то есть учитываются по тем же правилам, что и работники, занятые полный рабочий день.

Имея сведения о среднесписочной численности теперь уже всех работников за каждый месяц, можно рассчитать показатель за год, который округляется до целыхпп. 81.4, 81.7 Указаний:

Кстати, если ваша организация была создана только в 2013 г. и работала не целый год, то при расчете среднесписочной численности в делителе заключительной формулы все равно должно быть 12 месяцевп. 81.10 Указаний.

Когда еще может понадобиться среднесписочная численность

Среднесписочную численность также надо определять, в частности:

• для отражения этого показателя на титульном листе расчета РСВ-1 в графе «Среднесписочная численность» и расчета 4 ФСС в графе «Численность работников»п. 5.14 приложения № 2 к Приказу Минтруда от 28.12.2012 № 639н; п. 5.15 приложения № 2 к Приказу Минтруда от 19.03.2013 № 107н. Если он превышает 50 человек, то страхователь обязан сдавать расчеты по страховым взносам в электронном видеч. 10 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ;
• для расчета авансовых платежей и налога на прибыль, уплачиваемых по месту нахождения обособленного подразделения (если для распределения выбран именно показатель «среднесписочная численность работников»)п. 2 ст. 288 НК РФ;
• для проверки возможности применения «льготы» при расчете налоговой базы по налогу на прибыль организациями, ведущими деятельность в области информационных технологий (чтобы полностью учесть затраты на приобретение электронно-вычислительной техники при вводе ее в эксплуатацию)п. 6 ст. 259, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ;
• для проверки возможности применения пониженных тарифов страховых взносов, освобождения от обложения НДС операций по реализации товаров, работ, услуг, освобождения от уплаты налога на имущество организаций и земельного налога организациями, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидовп. 3 ч. 1 ст. 58 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; подп. 2 п. 3 ст. 149, п. 3 ст. 381, п. 5 ст. 395 НК РФ.

Средняя численность

Как рассчитывается

Средняя численность формируется из среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и «работающих» по ГПДп. 77 Указаний. Как считать среднесписочную численность работников за месяц и за год, мы рассказали выше. Для подсчета совместителей за месяц используется та же формула, что и для работающих на условиях неполного рабочего времени. Полученные значения можно не округлять до целых, а оставлять для дальнейших вычислений с точностью до одного знака после запятойп. 82 Указаний. А средняя численность лиц, с которыми заключены ГПД на выполнение работ, оказание услуг, за месяц рассчитывается аналогично среднесписочной численности работников исходя из срока действия договорап. 83 Указаний.

Средние показатели за год и для совместителей, и для «работающих» по ГПД рассчитываются по формуле:

И когда вы будете знать все три средних показателя за год (по работникам, внешним совместителям и «работающим» по ГПД), то, просуммировав их, получите ту самую среднюю численность своих работников.

Когда может понадобиться средняя численность

Значение показателя «средняя численность работников»:

• рассчитывается для проверки соблюдения условий применения УСНО, ЕНВД, ЕСХН и патентной системы налогообложенияподп. 15 п. 3 ст. 346.12, п. 4 ст. 346.13, подп. 1 п. 2.2, п. 2.3 ст. 346.26, подп. 2 п. 2.1, подп. 4, 7 п. 5 ст. 346.2, п. 5 ст. 346.43 НК РФ;
• используется вмененщиками, которые рассчитывают налог, исходя из физического показателя «количество работников, включая ИП»ст. 346.27, п. 3 ст. 346.29 НК РФ; Письмо Минфина от 25.10.2013 № 03-11-06/3/45218;
• используется предпринимателями на патенте при расчете налога, если потенциально возможный годовой доход определяется в зависимости от средней численности работниковподп. 3 п. 8 ст. 346.43 НК РФ.

***

Благодаря поправкам 2013 г. предприниматели, работающие в одиночку, не должны сдавать сведения о среднесписочной численности за прошедший годп. 1 ст. 6, п. 23 ст. 1 Закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ. А ведь раньше из-за штрафа в 200 руб. предприниматели порой доходили до суда.