Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 февраля 2019 г.
Содержание журнала № 5 за 2019 г.
Опасности «коллективных» приказов
Упомянутые в статье Решения и Определения судов можно найти:
Если приказ на всех один...
Унифицированные формы, принятые когда-то Госкомстатом, могут использоваться при составлении как персональных, так и «коллективных» приказов. Так, один приказ в отношении сразу нескольких работников можно оформить в следующих случаях:
•прием на работу (форма Т-1а);
•перевод на другую работу (форма Т-5а);
•премирование (форма Т-11а);
•предоставление отпуска (форма Т-6а);
•увольнение (форма Т-8а);
•направление в командировку (форма Т-9а).
И даже если в вашей компании используются самостоятельно разработанные формы, вполне возможно, что «коллективные» приказы вы все равно издаете. Ведь это иногда может быть удобно, в частности когда нужно премировать сразу группу сотрудников.
Однако сегодня использование «коллективных» форм рискованно.
Ознакомление с приказом
В чем опасность? Дело в том, что с приказами по личному составу нужно знакомить работников, в отношении которых они изданы. Если, например, приказ о приеме на работу, переводе или премировании оформлен сразу на нескольких лиц, то сотрудники при ознакомлении неизбежно получат сведения не только о своих зарплатах, но и о чужих.
Внимание
Должности сотрудников, имеющих в силу своих должностных обязанностей доступ к персональным данным других работников (например, руководитель, бухгалтер и кадровик), должны быть названы в положении о работе с персональными данными, действующем в компаниистатьи 87, 88 ТК РФ; п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ).
А по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда — это персональные данныеПисьмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681. Их работодатель не вправе сообщать третьей стороне без письменного согласия самого работникаст. 88 ТК РФ; статьи 3, 7 Закона № 152-ФЗ.
Конечно, можно найти пути обхода этой проблемы, например не давать работнику текст приказа для прочтения, а зачитать его вслух. Собственно, ТК и требует «объявить» приказ работникуст. 68 ТК РФ. А для росписи можно приготовить специальный лист ознакомления.
Но сам факт оформления такого приказа может вызвать нарекания со стороны проверяющих, а также стать причиной жалобы или судебного иска со стороны работника. Ведь создается риск разглашения, значит, работодатель не выполняет свои обязанности. Следовательно, лучше делать персональные приказы.
Конечно, если речь идет о премировании большого коллектива, то делать отдельный приказ на каждого довольно затруднительно. Но на практике с приказами о выплате регулярных премий обычно и не знакомят, поскольку рассматривают такие премии как часть оплаты труда. Приказ оформляется по основной деятельности (а не по личному составу), и знакомят с ним только главбуха как исполнителя. По мнению специалиста Роструда, это правильный подход.
Знакомить работника с приказом о выплате регулярных премий не нужно
  | ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд |
— Системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актамист. 135 ТК РФ. С этими документами работник и так должен быть ознакомлен при приеме на работуст. 68 ТК РФ. Поэтому знакомить его каждый раз с приказом о выплате премии, являющейся частью системы оплаты труда, нет необходимости.
Всю информацию он в любом случае получит из расчетного листка, в котором должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий периодст. 136 ТК РФ.
А вот если работодателем принято решение о выплате работникам в качестве разового поощрения премиист. 191 ТК РФ, которая не относится к регулярным премиальным выплатам за определенный период времени, то с таким приказом работников необходимо ознакомить письменно. И если этот приказ оформлен в отношении нескольких работников (в том числе с использованием формы № Т-11а), то знакомить работников нужно с учетом имеющегося у работодателя локального нормативного акта о порядке передачи персональных данных работников.
Выдача копий документов, связанных с работой
Сложности возникают также с копиями приказов, которые необходимо выдавать работникам по их просьбест. 62 ТК РФ. Так, если у вас попросят копию «коллективного» приказа, то придется либо закрывать при снятии копии информацию, касающуюся других работников, либо делать выписки из таких приказов. Это неудобно и трудоемко, увеличится время на выполнение запросов работников, а они ведь иногда требуют довольно много документов.
Следует также учитывать, что ввиду расплывчатости понятия «персональные данные» к последним сегодня может быть отнесена практически любая информация о человеке, а не только сведения о размере его зарплаты. В связи с этим проблемой становится выдача копий не только приказов, но и других кадровых документов, в которых упоминается еще кто-либо, кроме самого работника. Приведем примеры документов, копии которых, по мнению некоторых судов, нельзя было выдать работнику в целях защиты персональных данных других лиц:
•штатное расписаниеОпределение Приморского крайсуда от 29.06.2015 № 33-5343;
•ведомости по зарплатеАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 07.11.2017 № 33-21498/2017;
•табели учета рабочего времени, графики несения службыАпелляционное определение Иркутского облсуда от 25.08.2015 № 33-7240/2015;
•материалы по делу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (акт служебного расследования, объяснительные работников, акты медицинского освидетельствования и другие документы), поскольку они содержали фамилии других работников, занимаемые ими должности, другие сведения, касающиеся их личностиРешение Хабаровского крайсуда от 21.04.2016 № 21-364/2016.
Справедливости ради отметим, что не все судьи так радикальны. В других судебных решениях высказано мнение о возможности выдачи работнику, в частности, копий табелей учета рабочего времениАпелляционное определение Хабаровского крайсуда от 22.04.2015 № 33-2410/2015, копии акта о непредоставлении объяснения по факту совершения дисциплинарного проступкаАпелляционное определение Нижегородского облсуда от 29.11.2016 № 33-14382/2016.
Справка
За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия возможен штрафч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ:
•для компании — от 15 000 до 75 000 руб.;
•для директора (ИП) — от 10 000 до 20 000 руб.
* * *
Как видим, повышенные требования по защите персональных данных порой вынуждают работодателей фактически идти на нарушение ТК. Чтобы этого не случилось, ищите золотую середину. Старайтесь делать персональными приказы и другие документы в отношении работника. А если это невозможно, то перед снятием копии для выдачи работнику обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе. То есть уберите те сведения, которые позволяют, например, определить, какому работнику какой размер зарплаты установленп. 9 ст. 3 Закона № 152-ФЗ.
