Подписка на ЭВГК с о скидкой и подарком
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 февраля 2019 г.

Содержание журнала № 5 за 2019 г.
ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД
М.Г. Мошкович,
старший юрист
Независимо от того, какие формы приказов используются в организации — унифицированные или свои собственные, следует быть осторожнее с изданием документов, которые касаются сразу нескольких работников. Ведь ознакомление каждого из них с содержанием «коллективного» приказа может привести к разглашению персональных данных.

Опасности «коллективных» приказов

Упомянутые в статье Решения и Определения судов можно найти:

раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Если приказ на всех один...

Унифицированные формы, принятые когда-то Госкомстатом, могут использоваться при составлении как персональных, так и «коллективных» приказов. Так, один приказ в отношении сразу нескольких работников можно оформить в следующих случаях:

прием на работу (форма Т-1а);

перевод на другую работу (форма Т-5а);

премирование (форма Т-11а);

предоставление отпуска (форма Т-6а);

увольнение (форма Т-8а);

направление в командировку (форма Т-9а).

И даже если в вашей компании используются самостоятельно разработанные формы, вполне возможно, что «коллективные» приказы вы все равно издаете. Ведь это иногда может быть удобно, в частности когда нужно премировать сразу группу сотрудников.

Однако сегодня использование «коллективных» форм рискованно.

Ознакомление с приказом

В чем опасность? Дело в том, что с приказами по личному составу нужно знакомить работников, в отношении которых они изданы. Если, например, приказ о приеме на работу, переводе или премировании оформлен сразу на нескольких лиц, то сотрудники при ознакомлении неизбежно получат сведения не только о своих зарплатах, но и о чужих.

Внимание

Должности сотрудников, имеющих в силу своих должностных обязанностей доступ к персональным данным других работников (например, руководитель, бухгалтер и кадровик), должны быть названы в положении о работе с персональными данными, действующем в компаниистатьи 87, 88 ТК РФ; п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ).

А по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда — это персональные данныеПисьмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681. Их работодатель не вправе сообщать третьей стороне без письменного согласия самого работникаст. 88 ТК РФ; статьи 3, 7 Закона № 152-ФЗ.

Конечно, можно найти пути обхода этой проблемы, например не давать работнику текст приказа для прочтения, а зачитать его вслух. Собственно, ТК и требует «объявить» приказ работникуст. 68 ТК РФ. А для росписи можно приготовить специальный лист ознакомления.

Но сам факт оформления такого приказа может вызвать нарекания со стороны проверяющих, а также стать причиной жалобы или судебного иска со стороны работника. Ведь создается риск разглашения, значит, работодатель не выполняет свои обязанности. Следовательно, лучше делать персональные приказы.

Конечно, если речь идет о премировании большого коллектива, то делать отдельный приказ на каждого довольно затруднительно. Но на практике с приказами о выплате регулярных премий обычно и не знакомят, поскольку рассматривают такие премии как часть оплаты труда. Приказ оформляется по основной деятельности (а не по личному составу), и знакомят с ним только главбуха как исполнителя. По мнению специалиста Роструда, это правильный подход.

Знакомить работника с приказом о выплате регулярных премий не нужно

ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович
Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд

— Системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актамист. 135 ТК РФ. С этими документами работник и так должен быть ознакомлен при приеме на работуст. 68 ТК РФ. Поэтому знакомить его каждый раз с приказом о выплате премии, являющейся частью системы оплаты труда, нет необходимости.

Всю информацию он в любом случае получит из расчетного листка, в котором должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий периодст. 136 ТК РФ.

А вот если работодателем принято решение о выплате работникам в качестве разового поощрения премиист. 191 ТК РФ, которая не относится к регулярным премиальным выплатам за определенный период времени, то с таким приказом работников необходимо ознакомить письменно. И если этот приказ оформлен в отношении нескольких работников (в том числе с использованием формы № Т-11а), то знакомить работников нужно с учетом имеющегося у работодателя локального нормативного акта о порядке передачи персональных данных работников.

Выдача копий документов, связанных с работой

Сложности возникают также с копиями приказов, которые необходимо выдавать работникам по их просьбест. 62 ТК РФ. Так, если у вас попросят копию «коллективного» приказа, то придется либо закрывать при снятии копии информацию, касающуюся других работников, либо делать выписки из таких приказов. Это неудобно и трудоемко, увеличится время на выполнение запросов работников, а они ведь иногда требуют довольно много документов.

Выплачивают ли вам годовые премии

Следует также учитывать, что ввиду расплывчатости понятия «персональные данные» к последним сегодня может быть отнесена практически любая информация о человеке, а не только сведения о размере его зарплаты. В связи с этим проблемой становится выдача копий не только приказов, но и других кадровых документов, в которых упоминается еще кто-либо, кроме самого работника. Приведем примеры документов, копии которых, по мнению некоторых судов, нельзя было выдать работнику в целях защиты персональных данных других лиц:

штатное расписаниеОпределение Приморского крайсуда от 29.06.2015 № 33-5343;

ведомости по зарплатеАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 07.11.2017 № 33-21498/2017;

табели учета рабочего времени, графики несения службыАпелляционное определение Иркутского облсуда от 25.08.2015 № 33-7240/2015;

материалы по делу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (акт служебного расследования, объяснительные работников, акты медицинского освидетельствования и другие документы), поскольку они содержали фамилии других работников, занимаемые ими должности, другие сведения, касающиеся их личностиРешение Хабаровского крайсуда от 21.04.2016 № 21-364/2016.

Справедливости ради отметим, что не все судьи так радикальны. В других судебных решениях высказано мнение о возможности выдачи работнику, в частности, копий табелей учета рабочего времениАпелляционное определение Хабаровского крайсуда от 22.04.2015 № 33-2410/2015, копии акта о непредоставлении объяснения по факту совершения дисциплинарного проступкаАпелляционное определение Нижегородского облсуда от 29.11.2016 № 33-14382/2016.

Справка

За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия возможен штрафч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ:

для компании — от 15 000 до 75 000 руб.;

для директора (ИП) — от 10 000 до 20 000 руб.

* * *

Как видим, повышенные требования по защите персональных данных порой вынуждают работодателей фактически идти на нарушение ТК. Чтобы этого не случилось, ищите золотую середину. Старайтесь делать персональными приказы и другие документы в отношении работника. А если это невозможно, то перед снятием копии для выдачи работнику обезличьте персональные данные других лиц, имеющиеся в документе. То есть уберите те сведения, которые позволяют, например, определить, какому работнику какой размер зарплаты установленп. 9 ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2024 г.

№ 20
Возмещение расходов по оплате допвыходных родителю ребенка-инвалидаКакова минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпускаКомпания проводит тимбилдинг: как учесть расходы и есть ли доход у работниковРабота в воскресенье не всегда оплачивается в повышенном размереЧто ждет работодателя, если работник не хочет сообщать об инвалидности
№ 19
Дела судебные: обзор споров с совместителямиКак дисциплинировать нерадивых подотчетников: три способаКакие трудовые льготы есть у беременныхУвольнение за разглашение коммерческой тайны: обходим острые углы
№ 18
Разъяснения СФР: как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 при приеме или переводе совместителя
№ 17
Для подтверждения добросовестности можно передать контрагенту штатное расписание, но без персональных данныхДоплата за ночную работу: в аванс или при окончательном расчете за месяц?Квотирование рабочих мест для инвалидов по-новомуЧто исчезло или появилось в отчетности для службы занятости
№ 16
Кадровые нюансы при смене ИП-работодателем фамилииСверхурочная работа: новые правила повышенной оплаты с сентября 2024 годаЧто нужно знать работнику об удержаниях из зарплаты
№ 15
Тест: решите 10 задачек про путевки для работников
№ 14
Мнения судов по спорным зарплатным вопросамРоструд обновил «рисковые» списки работодателей
№ 13
Больничные, если основная работа стала совместительством или наоборотТест: исправляем ошибки в заявлениях работников
№ 12
Как назначают больничные, если работодателей несколькоКак оплачивать выходной день в командировкеМожно ли избежать внимания комиссии по противодействию нелегальной занятостиОформляем платежное поручение на перечисление алиментов
№ 11
Электронное информирование службы занятости
№ 10
Студент-очник может работать на полную ставкуЗарплатные субсидии из СФР: на кого и как получить в 2024 годуКак погасить долг по накопленным отпускам перед работникомКомиссии по противодействию нелегальной занятости: обязательно ли посещать?КС определил, как увольнять сотрудников при отказе от переездаНа задержанные увольнительные выплаты нужно начислить компенсацию
№ 9
Как в трудовом договоре указать место работы дистанционщикаОпоздание на работу не повод для удержаний из зарплатыСборник «увольнительных» дат: определяем последний день работы
№ 8
Как выглядит проводимая трудинспекцией профилактикаКак реагировать на просьбы работников: 10 жизненных ситуацийКакие отчеты сдавать на сотрудников и на исполнителей по ГПДПеречень вахтовых работ не ограниченПогашение, снятие, отмена дисциплинарного взыскания: в чем разница
№ 7
Технология привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности
№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023

2022 г.

№ 24
Как отличить разъездной характер работы от командировокПередать трудовую книжку уволенного работника через его экс-коллегу нельзяПриостановление исполнительного производства в отношении мобилизованного сотрудникаЧто делать, если работодатель задерживает зарплату
№ 23
Запреты на работе: какие права нельзя отобрать за зарплатуЧто работодатель может запретить работникам
№ 22
«Мобилизационные» обстоятельства кадровой работыУволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
№ 21
Директора мобилизовали: кому передать полномочия и какКадровые грани мобилизации: как все оформитьКадровые последствия «мобилизационного» приостановления договораМестные администрации вправе запрашивать данные о мужчинах-работникахМобилизационные хлопоты с сотрудником, которого нет на месте
№ 20
Воинский учет: вести его и сдавать отчетность должны все организацииКак работодателю сохранить прожиточный минимум сотруднику-должникуПочему работодателю важно понимать, что мобилизация ≠ военные сборы
№ 19
Персональные данные сотрудников: какие обязанности появились у работодателейСрок выплаты зарплаты нарушен — что за это будет?Что меняется с новыми правилами расследования производственных травмЧто нового при оформлении расследования несчастных случаев на производстве
№ 18
Как не ошибиться, удерживая долги из зарплаты сотрудниковНужно ли было подавать уведомление об обработке персональных данных до 1 сентября
№ 17
«Переводные» разъяснения Минтруда для первоначального работодателяОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариусаОтветы Минтруда для работодателей, принимающих временных работниковСверхурочная работа: сложные вопросы оформления и оплатыУдержания из зарплаты сотрудника с учетом прожиточного минимума
№ 16
Как передать уволенному работнику трудовую книжкуНДФЛ с компенсации за задержку зарплаты: Минфин и ФНС изменили позицию
№ 15
Временный перевод к другому работодателю: взгляд с обеих сторонКак в трудовом договоре указывать сроки выплаты зарплатыКогда договор о полной материальной ответственности не работает
№ 14
Индексация ≠  повышение зарплаты до МРОТТест: как правильно организовать удаленку
№ 13
Как работники с работодателя серую зарплату взыскивалиЧто думает ВС РФ об оформлении трудовых договоров
№ 12
Ведение трудовой книжки и учет трудового стажа работника из УкраиныКогда больничный лист не спасет работника от увольнения по инициативе работодателяСчитаем отпускные при наличии «президентских» нерабочих дней в расчетном периоде
№ 11
А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работникаКак IT-компании уведомлять военкомат об увольнении работника-«отсрочника»Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньшеКадрово-бухгалтерские будни: что, когда и как оформлятьКак поступить с работником, который не справляется со своими обязанностямиОтпуск отгулян авансом: отражаем перерасчет в налогах и бухучетеСправку об отсутствии судимости можно требовать не у всех соискателейЧто такое необоснованный отказ в приеме на работу: точка зрения ВС РФ
№ 10
Нюансы расчета «алиментной» задолженности сотрудниковОбзор судебных дел по спорам, связанным с заключением трудового договораФаксимильная подпись и трудовой договор несовместимы
№ 9
Во избежание простоя: временная смена трудовой функции, режима работы или работодателяСубсидии за наем молодежи: кто, сколько и как может получить
№ 8
Любимые вопросы работодателей об индексацииНи от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем
№ 7
Аренда жилья и другие расходы при переезде сотрудника: что с налогамиНеотгулянный отпуск: компенсируем при увольненииРаботник «потерялся» на митинге, в отпуске или в командировке: кадрово-бухгалтерские последствия
№ 6
Работодатели могут продолжать перечислять работникам зарплату на карты банков, попавших под санкцииУвольнение за прогул: разбираемся с причинами отсутствия на работе
№ 5
2 основных вопроса про компенсацию отгуловСЗВ-ТД о приеме на работу: с приказом и без негоКак перевести будущую маму на легкий трудКак работодателям размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России»Правила хорошего тона при отгулах
№ 4
«Вирусное» отстранение: когда допустимо и какие последствияГенерального директора ООО дисквалифицировали: как смягчить последствияКак удержать с работника алименты и другие долги, чтобы к вам не было претензийНа удаленку рекомендовали отправить как можно больше работниковПрием на работу генерального директора ООО: три основных шагаУчет расходов на добровольное личное страхование и пенсионное обеспечение работников
№ 3
«Медицинский» перевод на другую работу: как, куда, на сколькоКак устроить у себя ЭКДО
№ 1
В 2022 году МРОТ равен 13 890 руб.: что предпринять работодателямПФР подкорректировал правила заполнения СЗВ-СТАЖЧто полагается за работу в январские каникулы
ОПРОС
Есть ли в вашей организации (ИП) ученические договоры с работниками?
да
нет
затрудняюсь ответить
31 октября 10:30-12:30 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Елена Шаронова
Ведет вебинар
ведущий эксперт издательства «Главная книга»
Регистрация на вебинар

Нужное
Содержание