Помогаем работнику оплатить учебу ребенка и получить соцвычет

Получаем заявление работника

Если работник хочет, чтобы из его зарплаты сделали перечисления учебному заведению, он должен написать заявление на имя руководителя. А если это сам руководитель, то тогда он составляет письменное распоряжение для бухгалтерии. Заявление работник может составить так.

Имейте в виду, что сотрудник вправе распорядиться хоть всей суммой зарплаты, причитающейся ему к выплате (то есть оставшейся после удержания НДФЛ и сумм по исполнительным документам). Ограничения, установленные ТК РФ, в этом случае не действуют, так как удержания производятся по просьбе работника, а не по инициативе работодателя для погашения задолженности работникаст. 138 ТК РФ.

Перечисляем и удерживаем плату за обучение

При оформлении платежки обязательно укажите в назначении платежа, за какого работника перечисляете деньгиПисьмо Минфина от 16.12.2016 № 03-04-07/75470. Например, так.

В бухучете операции по перечислению и удержанию с работника платы за обучение его ребенка отразите следующими проводками.

Содержание операции	Дт	Кт
На дату выплаты зарплаты
Перечислена плата за обучение ребенка сотрудника	76	51
Плата за обучение удержана из зарплаты сотрудника	70	76

Выдаем работнику документы для вычета

Одним из условий получения социального НДФЛ-вычета по расходам на обучение детей является то, что это обучение должно быть оплачено за счет собственных средств родителя (опекуна, попечителя)подп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ. Соответственно, при оплате учебы через работодателя человек должен подтвердить факт оплаты и удержания средств на эти цели из его зарплаты.

Поэтому для получения вычета выдайте работнику по его требованию:

•справку 2-НДФЛ за тот год, в котором оплачивалось обучение;

•оригинал или заверенную копию платежного поручения с отметкой банка об исполнении, а при отсутствии такой отметки — еще и копию банковской выписки;

•справку о возмещении работником перечисленной суммы или об удержании этой суммы из его зарплаты. Вот ее образец.

Напомним остальные условия предоставления налогового вычета по расходам на обучение детейподп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ:

•учится свой или усыновленный ребенок в возрасте до 24 лет, подопечный в возрасте до 18 лет или бывший подопечный (после прекращения опеки и попечительства) в возрасте до 24 летп. 1 ст. 137 СК РФ. А вот если, к примеру, работник оплатил обучение ребенка жены, не являющегося их общим ребенком, то вычет уже не положенПисьма Минфина от 03.05.2017 № 03-04-05/27036; УФНС по г. Москве от 10.06.2013 № 20-14/057666@;

•обучение проводится по очной форме (очно-заочная форма уже не дает права на вычет)Письма Минфина от 24.03.2017 № 03-04-05/17204, от 07.09.2017 № 03-04-06/57590. Кстати, очная форма обучения не препятствует применению обучающей организацией (ИП) дистанционных образовательных технологий и электронного обучения (к примеру, репетитор может заниматься с ребенком по скайпу)ч. 2 ст. 13, ч. 2 ст. 17 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Обучение может быть любое: дошкольное, высшее образование, дополнительная подготовка школьника к ЕГЭ, в автошколе и так далее (главное, чтобы в документах было указание на «очность» и соблюдались прочие условия для вычета);

•у обучающей организации (ИП) есть лицензия на оказание образовательных услуг. Исключение — предприниматели, работающие самостоятельно, без привлечения педагогических работников. Им лицензия не требуется. И в таком случае право на вычет все равно естьПисьма Минфина от 07.05.2015 № 03-04-05/26529, от 18.08.2014 № 03-04-05/41163; ФНС от 18.11.2015 № БС-4-11/20124@.

Порядок получения вычета работником

Работник по своему выбору может получить вычетп. 2 ст. 219 НК РФ:

•или в том же году, когда было оплачено обучение, — если обратится с заявлением к работодателю. Но сначала работнику нужно взять в ИФНС подтверждение права на вычет (его выдают в течение 30 календарных дней со дня обращения), представив ей соответствующее заявление с приложением документов, обосновывающих право на вычет. Если работник принес вам такое подтверждение, то начиная с месяца, в котором это произошло, ему нужно предоставить вычет;

•или по окончании года — если подаст в ИФНС налоговую декларацию по НДФЛ также с приложением документов, обосновывающих право на вычет.

Кстати, к числу таких подтверждающих документов (их сбор — забота сотрудника), помимо выданных вами, относятсяПисьма Минфина от 18.03.2013 № 03-04-05/7-238; УФНС по г. Москве от 26.06.2012 № 20-14/056059@:

•доверенность на вашу организацию в простой письменной форме (нет необходимости заверять ее у нотариуса)ст. 185 ГК РФ; Письмо ФНС от 22.12.2016 № БС-4-11/24757@. Ее требует ФНС, когда платежные документы оформлены не на имя заявителя вычета. Ведь оплата за другое лицо — сфера гражданских правоотношений, и потому полномочия представителя должны подтверждаться доверенностью. Поэтому лучше ее оформить несмотря на то, что есть адресованное работодателю заявление. Важно, чтобы работник указал в доверенности все обязательные сведения (дату ее выдачи, свои ф. и. о. полностью, дату и место рождения либо паспортные данные, сведения о представителе: наименование организации, ее адрес и ОГРН, а также передаваемое ей полномочие — перечислить плату за обучение) и поставил в ней свою подпись;

•договор об обучении. При этом у родителя есть право на вычет, даже если договор оформлен на имя ребенка либо супруга — второго родителя ребенкаПисьма Минфина от 24.08.2015 № 03-04-05/48662, от 18.03.2013 № 03-04-05/7-238;

•заверенная учебным заведением копия лицензии, если в договоре не указаны данные лицензии (документ, подтверждающий статус иностранного учебного заведения по закону этого государства)Письмо Минфина от 30.06.2016 № 03-04-05/38316;

•справка учебного заведения об очной форме обучения (если в договоре нет этих сведений)Письма Минфина от 12.03.2013 № 03-04-05/7-204, от 16.08.2012 № 03-04-05/7-959;

•копия свидетельства о рождении ребенка (свидетельства об установлении опеки или попечительства, а при его отсутствии — распоряжения органа опеки о передаче несовершеннолетнего под опеку или попечительство).

* * *

Соцвычет в сумме расходов на обучение полагается также и при оплате своей учебы либо учебы братьев и сестер (как полнородных, так и не полнородных) в возрасте до 24 летподп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ. А вот при оплате обучения иных лиц (супруга, внуков и др.) вычет не предоставляетсяПисьма Минфина от 04.09.2015 № 03-04-07/51217, от 27.01.2012 № 03-04-05/5-82; ФНС от 14.10.2016 № БС-3-11/4769@.