Особенности работы с самозанятыми: налоги, взносы, ККТ

Дата выдачи чека самозанятого не определяет период признания расходов

Наша организация привлекает самозанятых для выполнения работ. Платим им с расчетного счета. Из-за этого часто бывает, что чек они выдают уже в месяце, следующем за тем, в котором подписан акт/оплачены работы. Причем это может быть уже другой квартал или даже год. В каком периоде учитывать для налогообложения расходы в виде стоимости работ?

— Действительно, по безналичным оплатам крайний срок передачи чека заказчику — 9-е число следующего месяцач. 3 ст. 14 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон № 422-ФЗ). При этом в Законе № 422-ФЗ сказано, что без чека расходы на работы в налоговой базе на ОСН и УСН не учитываютсяч. 8, 9 ст. 15 Закона № 422-ФЗ. Кроме того, Минфин относит чек к обязательной первичке, без которой такие расходы не соответствуют условию документального подтвержденияст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 08.09.2021 № 03-11-11/72631.

На наш взгляд, это не отменяет порядка признания расходов, установленного НК РФ для налога на прибыль и УСН, — им и нужно руководствоваться. Главное, чтобы чек был у вас на дату сдачи декларации, когда вы заявляете налоговые обязательства с учетом этих расходов. Такой подход принят и для другой первичкиПисьма Минфина от 02.08.2019 № 03-07-11/58375; ФНС от 02.07.2015 № ГД-4-3/11546@.

Покажем принцип на таком примере: акт приемки работ подписан в августе, деньги за них перечислены самозанятому в сентябре, чек самозанятый передал вам 1 октября.

УСН. Стоимость работ учтите в расходах на дату их оплаты в сентябре, то есть она войдет в расчет налоговой базы за 9 месяцевп. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Налог на прибыль. В налоговом учете расходы признаются в том периоде, к которому они относятся, независимо от времени их оплаты (а срок выдачи чека самозанятым привязан именно к оплате)п. 1 ст. 272 НК РФ.

Расходы на работы самозанятых Минфин предлагает включать в состав прочих расходов, связанных с производством и реализациейподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 22.07.2020 № 03-03-06/1/63730. Они признаются на предусмотренную договором дату расчетов, дату предъявления документов для расчета либо на последний день отчетного периодаподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ. Предположим, у вас в налоговой учетной политике выбран первый вариант и установленная договором с самозанятым дата расчетов за выполненные в августе работы приходится на сентябрь. Тогда вы можете учесть эти расходы в налоговой базе за 9 месяцев, так как на момент сдачи декларации чек у вас уже есть.

Несколько сложнее, если вы учитываете прочие расходы по дате предъявления документов для расчета. Дата предъявления — это дата составления документаПисьмо Минфина от 02.08.2019 № 03-07-11/58375. Пусть по договору таким документом служит подписанный в августе акт приемки работ. При ежеквартальной отчетности стоимость работ также включается в декларацию за 9 месяцев. А вот при ежемесячной отчетности в декларации за 8 месяцев показать эти расходы нельзя, так как чека у вас еще нет. После его получения в октябре сдавать уточненку не нужно. Поскольку налог исчисляется нарастающим итогом, достаточно показать эти расходы в декларации за 9 месяцев.

Чек, оформленный с нарушением срока, бесполезен?

У нас есть чеки от самозанятых с датами и через полтора, и через 2 месяца после того, как мы перечислили им оплату. В то время как по Закону № 422-ФЗ крайний срок формирования самозанятыми чека по безналичным доходам — 9-е число следующего месяцач. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ. Считаются ли такие чеки действительными?

— Для освобождения от взносов и учета в налоговых расходах заказчику требуется такой чек, который сформирован самозанятым в предусмотренном ст. 14 Закона № 422-ФЗ порядкеч. 1, 8—10 ст. 15 Закона № 422-ФЗ. Этой статьей установлен, кроме прочего, срок формирования и выдачи чекач. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ. Получается, нарушен срок — чек сформирован с нарушением порядка. И если читать эти положения Закона буквально, то получается, что для заказчика такой чек — все равно что отсутствие чека.

Однако, на наш взгляд, нужно исходить прежде всего из смысла этого правила. А он заключается в том, чтобы одновременно освободить от взносов и разрешить учитывать в налоговых расходах только те выплаты самозанятому, сведения о которых тот передал в ИФНС и которые, соответственно, будут учтены при расчете его налога. Технически все устроено так, что у самозанятого не получится сформировать чек без передачи в ИФНС сведений о доходе. Поэтому если чек, пусть и оформленный с опозданием, существует, значит, и ваша выплата самозанятому учтена при расчете его налогаПисьмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ (п. 7).

Кроме того, ответственность самозанятых за нарушение срока формирования чека и выдачи его заказчику законодательно не установлена. Зато для них предусмотрен штраф за опоздание с передачей в ИФНС сведений о получении доходаст. 129.13 НК РФ. Таким образом, по закону за поздний чек расплачивается самозанятый — штрафом, а не его заказчик — взносами и увеличением налога на прибыль/налога при УСН.

Такого подхода придерживается специалист ФНС.

Лучше избегать таких ситуаций и сразу прописывать в каждом договоре с самозанятым его обязанность:

•передать вам чек не позднее дня, следующего за днем поступления денег на его счет;

•в случае более поздней передачи чека выплатить вам штраф в определенной сумме.

По НДФЛ к вам не может быть претензий независимо от наличия или отсутствия чека, если на дату выплаты денег самозанятому он стоял на учете как плательщик НПД.

В случаях когда самозанятый чек вообще не выдал, ФНС рекомендует сообщить об этом через специальный сервис на ее сайтеПисьмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ (п. 7). Но если чек выдан с опозданием, вы такой жалобой только привлечете излишнее внимание к проблемной ситуации с вашими взносами и расходами. А исправить дату формирования чека это уже не поможет.

Требовать ли замены чека при «переброске» аванса на другие работы

В январе перечислили самозанятому подрядчику предоплату, он выдал чек с наименованием работ и номером договора. Эти работы он выполнить не смог. Но в счет этих денег позже выполнил для нас другие работы, акт приемки-передачи подписан в октябре. Утверждает, что изменить наименование работ в чеке невозможно. Так ли это? И годится ли неисправленный чек для неначисления взносов и учета октябрьских работ в расходах по налогу на прибыль?

— Действительно, возможность исправить в чеке наименование работ в Законе № 422-ФЗ не упоминается. Он предусматривает корректировку только переданных в ФНС сведений о сумме расчета и только в случаях либо ее некорректного ввода, либо возврата денег, полученных в качестве оплаты/предоплатыч. 4 ст. 8 Закона № 422-ФЗ (а это не ваш случай). На практике это означает, что самозанятый аннулирует чек, сформированный при получении денег, и при необходимости делает новый на верную сумму. Сведения об этом автоматически поступают налоговикам.

Однако если в вашей ситуации ничего не делать и оставить старый чек, то неизвестно, как на это посмотрит инспекция. Чтобы не начислять взносы и включить стоимость работ в налоговые расходы, вам нужен не просто чек, а чек, оформленный по правилам Закона № 422-ФЗ. По ним наименование работ (товаров, услуг) — обязательный реквизитп. 6 ч. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ.

Поэтому нужно, чтобы ваш подрядчик одновременно:

•аннулировал ранее выданный вам чек. В результате на эту сумму у него должна уменьшиться налоговая база по НПД за январь и возникнет переплата по НПДч. 3 ст. 8 Закона № 422-ФЗ;

•выдал вам новый чек с наименованием фактически выполненных работ. Его налоговая база по НПД за текущий месяц увеличится, но это не страшно. В счет уплаты исчисленного с нее налога должна быть автоматически зачтена возникшая при аннулировании чека переплата на ту же суммуч. 5 ст. 8 Закона № 422-ФЗ, и доплачивать налог, по идее, не придется.

Нужно ли, чтобы самозанятый вернул вам деньги и заново получил их от вас (хотя бы наличными через кассу)? Или достаточно составить соглашение о расторжении старого договора и зачете перечисленной по нему суммы в счет оплаты других работ? Этот вопрос возникает из-за того, что и корректировка, и выдача чека в Законе увязаны исключительно с денежными расчетамич. 4 ст. 8, ч. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ. Вот как отвечает на него специалист ФНС.

Заметим, что срок выдачи нового чека по соглашению о зачете аванса в счет оплаты других работ Законом № 422-ФЗ не установлен — все указанные там сроки привязаны к получению самозанятым денегч. 3 ст. 14 Закона № 442-ФЗ. Если же он вернет вам аванс и вы заново выплатите ему эту сумму за выполненные работы, то у него возникнет обязанность выдать новый чек в определенный срок — или в момент получения наличных/приема оплаты картой, или не позднее 9-го числа месяца зачисления денег на его банковский счет.

Как лучше компенсировать самозанятому расходы

Возникла необходимость оплачивать затраты физлица-исполнителя по ГПД на проезд в другую местность, на проживание там в гостинице, на мобильную связь. Как это сделать? Он самозанятый, применяет НПД.

— Лучше увеличить на сумму этих затрат цену договора с самозанятым, то есть включить ее в стоимость работ/услуг. И вот почему.

Ситуация 1. Ваша организация сама приобретет самозанятому билеты на транспорт, оплатит со своего расчетного счета для него проживание или мобильную связь. Это будет его доход в натуральной форме, а такие доходы не подпадают под НПДп. 11 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ и должны облагаться НДФЛподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ; Письмо Минфина от 02.02.2018 № 03-04-06/6138. Значит, вы должны исчислить с натурального дохода налог, отразить его в 6-НДФЛ и по окончании года сообщить ИФНС о невозможности удержания. Взносами такие доходы не облагаютсяподп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Ситуация 2. Ваша организация выплатит исполнителю компенсацию таких расходов по представленным им подтверждающим документам. У него компенсация станет частью облагаемого НПД дохода от оказания услуг (по крайней мере, такого подхода Минфин придерживается применительно к НДФЛ обычных, не самозанятых исполнителей)Письма Минфина от 28.09.2020 № 03-04-06/84695, от 04.10.2019 № 03-04-05/76261.

Значит, чтобы вы могли учесть эту компенсацию в своих расходах по налогу на прибыль, самозанятый должен будет выдать вам чек и на ее сумму тожеч. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ. Однако это может стать предметом разногласий с ним — если он считает это вашими затратами в ваших интересах, которые поэтому не являются его доходом (есть такая судебная практика применительно к НДФЛ)Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с применением гл. 23 НК РФ, утв. Президиумом ВС 21.10.2015 (п. 3). Поэтому лучше заранее договориться о включении таких расходов в договорную стоимость услуг.

Если же у вас УСН «доходы — расходы», то компенсацию в принципе нельзя учесть при расчете налоговой базы, так как ее нет в закрытом списке расходовп. 1 ст. 346.16 НК РФ. А вот вознаграждение по ГПД — можно.

Кроме того, компенсацию расходов самозанятого инспекция может расценить как характерную для трудового, а не гражданско-правового договора. Ведь именно работодатель обязан компенсировать затраты работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностейст. 164 ТК РФ. Подрядчики и исполнители по ГПД по умолчанию сами несут все связанные со своей деятельностью расходы, если в договоре не сказано иное. ВС отнес оплату поездок к признакам трудовых отношенийп. 17 Постановления Пленума ВС от 29.05.2018 № 15. Если инспекция переквалифицирует договор в трудовой, то доначислит организации страховые взносы, причем не только на компенсацию, а на все выплаченные самозанятому суммы.

Удержали у самозанятого НДФЛ и сдали на него СЗВ-М: как все исправить

В августе подписали с подрядчиком-физлицом акт приемки работ, начислили взносы. В сентябре перечислили ему деньги, удержав НДФЛ. В октябре выяснилось, что он плательщик НПД — прислал чек. Требует доплаты на сумму НДФЛ и исправления сданных в ПФР о нем сведений в СЗВ-М, так как ему сняли индексацию пенсии. Утверждает, что давно работает как самозанятый и при подписании договора сообщил об этом устно. Однако справку о статусе самозанятого дал нам только сейчас. Можем ли мы оставить все как есть?

— Несмотря на то что действовали вы правильно, без исправления СЗВ-М и возврата НДФЛ не обойтись.

Во-первых, плательщик НПД в рамках своей деятельности в качестве самозанятого не является застрахованным по ОПСп. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, а вы, соответственно, не страховательч. 1 ст. 15 Закона № 422-ФЗ, независимо от того:

•сообщил он вам о своем статусе самозанятого или нет;

•начислили вы взносы с его вознаграждения или нет.

Раз ваш самозанятый выдал чек, значит, он отчитался в налоговую о выполнении для вас работ как плательщик НПД. Это означает, что СЗВ-М за август содержит недостоверные сведения о нем как о застрахованном лице. За это ПФР может вас оштрафоватьст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Чтобы этого не произошло, сдайте отменяющую СЗВ-М. Штрафа за нее не должно бытьабз. 3 п. 40 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н; Письмо ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской обл. от 16.04.2021 № Т-3586-16-02-204/4335. Начисление взносов можно сторнировать. Тогда придется сдать уточненную форму РСВ за 9 месяцев. Помните, что неправомерно начисленные взносы нельзя учесть в налоговых расходах.

Во-вторых, для самозанятого вы не налоговый агент по НДФЛ, так как он не плательщик этого налога. Поэтому удержанная в качестве НДФЛ сумма — это одновременно:

•ваша задолженность перед подрядчиком по оплате его работ. Ее нужно погаситьст. 424 ГК РФ и получить на нее от самозанятого чек;

•ошибочно перечисленная вами в бюджет сумма, не являющаяся НДФЛ.

Сдайте в инспекцию заявление о ее возврате из бюджетаПисьмо ФНС от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@, приложив подтверждающие документы (договор с подрядчиком, справку о его статусе плательщика НПД, платежку на перечисление этой суммы в бюджет, выписку из регистров налогового учета).

Представьте уточненный расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев.

ККТ при получении арендной платы от самозанятых (не ИП)

Наша организация сдает помещения в аренду. Некоторые из ИП-арендаторов перешли на НПД и теперь хотят сняться с учета как ИП и закрыть расчетные счета. Верно ли, что и после этого нам не нужна будет ККТ и мы не должны будем пробивать чеки на аренду, так как деятельность самозанятых — тоже предпринимательская, просто не требует регистрации ИП?ч. 6 ст. 2 Закона № 422-ФЗ

— Увы, это не так. ККТ требуется применять при любых расчетах за товары, работы, услуги, имущественные права, кроме безналичных расчетов платежными поручениями с юрлицами и зарегистрированными в качестве ИП физлицамип. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; п. 1 ст. 23 ГК РФ.

Как только ваши арендаторы снимутся с учета как ИП, они с точки зрения законодательства о ККТ станут обычными физлицами. Значит, независимо от способа оплаты вы обязаны будете выбивать на месячную арендную плату чекиПисьмо ФНС от 20.07.2020 № АБ-3-20/5322@.

Обычно требуется два чека. Один — «отгрузочный», выбивается на последний день каждого месяца (если он приходится на выходной, то на следующий за ним рабочий день)Письмо Минфина от 30.01.2020 № 03-01-15/5601. Другой — при получении денег: если аренду оплачивают вперед — с признаком способа расчета «предоплата», если по окончании месяца — «оплата кредита». И лишь когда очередной месяц аренды оплачивается в последний его день, нужен только один чек с признаком «полный расчет».

Зато лимит расчетов наличными — 100 тыс. руб. по одному договору — на сделки с самозанятыми не распространяетсяпп. 1, 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Поэтому от них можно принимать оплату аренды наличными в любом размере.