Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 августа 2020 г.
Содержание журнала № 17 за 2020 г.
Расчетный листок — не роскошь, а разумная необходимость
Упомянутые в статье Письма Минтруда можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Лишние выплаты в листок не попадают
Если сотруднику ошибочно перечислили зарплату в два раза больше и переплату он сразу же добровольно вернул, нужно ли такую лишнюю сумму показывать в его расчетном листке?
— Не нужно. В расчетном листке необходимо отражать общую сумму, которая должна быть выплачена сотрудникуст. 136 ТК РФ. Излишне выплаченная по ошибке сумма не предназначена работнику.
Безопаснее подтверждать выдачу листков
Надо ли фиксировать выдачу расчетных листков работникам?
— Нет. Законом такой обязанности не установлено. Но лучше иметь подтверждение того, что расчетный листок получен сотрудником, это в интересах работодателя. Кстати, даже в проверочных листах, по которым трудинспекторы проводят свои плановые проверки, есть вопрос об извещении работников о составных частях зарплатып. 3 приложения 7 к Приказу Роструда от 10.11.2017 № 655.
Поэтому рекомендуем вам предусмотреть в своих ЛНА один из следующих вариантов фиксации выдачи бумажных листковПисьма Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375, от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459:
•вести журнал регистрации, где работники будут расписываться при получении расчетного листка;
•утвердить форму платежной ведомости (по которой сотрудники получают зарплату), содержащую отдельную графу с подписью о получении листка;
•утвердить форму расчетного листка, содержащую отрывной корешок, который остается у работодателя при получении сотрудником листка.
Допустим, если работник скажет, что расчетный листок не получал, а вы не сможете доказать, что выдавали его, то это нарушение трудового законодательства, за которое могут выдать предписание о передаче расчетных листков сотрудникам, а могут и оштрафоватьч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Совет
Если работник потерял выданный ему расчетный листок, пусть напишет заявление о выдаче «нового экземпляра расчетного листка в связи с утратой выданного ему первоначально экземпляра». Такая формулировка в письменном заявлении работника однозначно укажет на то, что листок он получал. Это может пригодиться, если вдруг понадобится опровергать обвинения сотрудника в том, что листок ему не выдавалиРешение ВС Республики Калмыкия от 18.05.2018 № 7-45/2018.
Электронная рассылка подходит для расчетных листков
Обязательно ли каждый раз распечатывать расчетные листки? Можно делать их рассылку по электронной почте?
— Можно, если такая возможность предусмотренаПисьмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560:
•или в ЛНА, в том числе касающихся персональных данных сотрудников;
•или в трудовых договорах с работниками либо в коллективном договоре.
Кстати, предусмотрите там же право работника подтвердить по адресу электронной почты работодателя получение листка.
Например, достаточно такого положения в ЛНА или трудовых договорах.
5.8. Работодатель извещает Работника о составных частях заработной платы путем направления раз в месяц расчетного листка по электронной почте на электронный адрес Работника не позднее дня полного расчета за месяц с запросом уведомления о прочтении.
5.9. Электронный адрес, на который высылается расчетный листок, закрепляется за Работником приказом Работодателя.Электронные адреса работников могут меняться, поэтому лучше не вписывать их в трудовые договоры, чтобы не пришлось оформлять дополнительные соглашения к ним. Кроме того, в ЛНА электронных адресов также не должно быть, поскольку это персональные данные, которые окажутся разглашенными при ознакомлении с ЛНА новых сотрудников
5.10. Работник извещает Работодателя о получении расчетного листка по электронной почте путем положительного ответа на запрос об отправке уведомления о прочтении.
Обратите внимание, в ЛНА или трудовые договоры нельзя внести положение о том, что если листок высылается по электронной почте, то работник не вправе получить его в бумажном виде. Бумажный документ — это требование закона, которое нельзя изменить актами работодателяст. 136 ТК РФ. Поэтому независимо от причины, по которой сотрудник просит у вас расчетный листок в бумажном виде, выдайте ему этот документ.
Расчетный листок не место для фиксации оклада
Трудинспекция собирается оштрафовать нас за то, что в трудовых договорах с сотрудниками не указаны размеры окладов. Зачем их писать в договорах, если размеры окладов могут поменяться и придется вносить изменения в договоры? Ведь есть расчетный листок, из которого видно, кто и сколько получил в каждом месяце.
Внимание
Если в трудовом договоре не указан размер оплаты труда, выдача сотрудникам расчетных листков, в которых отдельными строками выделены составные части зарплаты, не спасет от штрафа за ненадлежащее оформление трудового договорач. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
— Претензии трудинспектора к вашей компании правомерны. Условия оплаты труда обязательно должны быть прописаны в трудовом договорест. 57 ТК РФ. Расчетный листок лишь содержит информацию о том, сколько денег работник получил в конкретном месяце, в том числе за что ему было доплачено или что с него было удержано.
Кстати, имейте в виду, что и в трудовом договоре, и в расчетном листке нужно не просто указать сумму зарплаты за месяц, а расписать все ее составляющие: надбавки, доплаты, премии. В частности, отдельно должен быть виден размер тарифной ставки и районного коэффициента. Например, в расчетном листке нужно предусмотреть для этого отдельные графыАпелляционное определение Алтайского крайсуда от 14.11.2018 № 33-10353/2018.
Расчетный листок — тоже документ, «связанный с работой»
Бывший работник просит выдать ему дубликаты расчетных листков за полгода, предшествующих его увольнению. Разве мы обязаны это делать? Ведь в перечне документов, которые выдаются по запросу сотрудников, расчетные листки или их дубликаты не значатся.
Рассылать работникам расчетные листки можно и в электронном виде. Но если кто-то из сотрудников захочет получить традиционный бумажный листок — отказать ему вы не вправе
— Вы обязаны выдать дубликат расчетного листка бывшему работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи им письменного заявления. Посколькуст. 62 ТК РФ:
•расчетный листок — это документ, связанный с трудовой деятельностью человека;
•перечень предоставляемых по письменному запросу документов о работе открытый.
Невыполнение работодателем такой простой обязанности может привести к тому, что работник пожалуется в трудинспекцию, она проведет внеплановую проверку, а по ее итогам работодателю выдадут предписание передать сотруднику запрашиваемые им документы о работе. Если его не выполнить, то могут оштрафовать за нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; Постановление ВС Республики Татарстан от 17.10.2017 № 4а-1545/2017.
Если письменного заявления от бывшего работника не поступало, вы вправе ничего ему не выдавать. Но во избежание конфликтной ситуации можно предложить работнику написать такое заявление, в том числе по имеющемуся у вас шаблону.
Деньги по ГПД лучше не включать в листок
Работник занят у нас по трудовому договору, но иногда оказывает услуги по гражданско-правовому договору. Нужно ли в расчетном листке указывать выплату вознаграждения работнику по ГПД?
— Лучше этого не делать. Потому что по ГПД деньги вы платите исполнителю, а не работнику. А выдача расчетного листка предусмотрена трудовым законодательством, и он должен, прежде всего, содержать информацию о начислениях и удержаниях в пользу работника в рамках трудовых отношений.
Периодическое отражение в листке сумм по ГПД может вызвать подозрения проверяющих в том, что у вас трудовые отношения прикрываются гражданско-правовыми.
Листки лучше выдавать вместе с перенесенной из-за выходных зарплатой
У нас большинство работников трудятся по скользящему графику 2/2. Иногда установленные ЛНА дни выплаты зарплаты 5-е и 20-е числа месяца попадают на выходные некоторых из этих работников. Должны ли мы им выплачивать вторую половину зарплаты и выдавать расчетный листок накануне их выходного дня, приходящегося на 5-е число?
— ТК РФ предусматривает, что правило переноса дня выплаты, в частности второй половины зарплаты (с выдачей расчетного листка), действует при его попадании на общепринятый в организации выходной день. Допустим, при обычной пятидневке это суббота и воскресеньестатьи 111, 136 ТК РФ.
В Роструде нам разъяснили, что это правило применяется и к работникам со скользящим графиком.
Выплата зарплаты при скользящем графике
  | ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд |
— По ТК РФ всем работникам предоставляются выходные дни (еженедельный непрерывный отдых)ст. 111 ТК РФ. При пятидневной рабочей неделе работникам предоставляются 2 выходных дня в неделю, при шестидневной рабочей неделе — 1 выходной день. У работодателей, приостановка работы у которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно правилам внутреннего трудового распорядка. Режим рабочего времени может предусматривать рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графикуст. 100 ТК РФ.
Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дняст. 136 ТК РФ.
Таким образом, работники со скользящим графиком работы и, соответственно, скользящими выходными также имеют право на получение своей заработной платы накануне установленного дня выплаты, если этот день для таких работников является выходным.
Поэтому безопаснее, если вы будете, например, при наличной выплате зарплаты выдавать сотрудникам со скользящим графиком накануне их выходного дня сразу и расчетный листок.
При увольнении листок должен последовать за трудовой книжкой
Сотрудник, находясь на больничном, сообщил мне, что будет увольняться 10 марта. При этом он не явился за документами и расчетом в указанный день. Нужно ли ему выдавать расчетный листок и если нужно, то как это сделать правильно?
— Нужно. С увольняющимся работником надо рассчитаться в день прекращения трудового договора. То есть это день выплаты причитающихся ему при увольнении сумм, и все они должны быть отражены в листке, как и при любом ежемесячном расчете с сотрудником.
Поскольку ваш работник за документами не явился, отошлите ему по почте на его адрес письменный запрос о возможности направить ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, расчетный листок и справку о сумме заработка для расчета больничных по почте. Если работник:
•ответит согласием, то отправьте ему бумаги заказным письмом с описью вложения;
•не отреагирует на ваш запрос, то оставьте на хранении у себя все эти бумаги.
Напомним, такое требование установлено законом только в отношении трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности и справкип. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Но безопаснее поступить так же с расчетным листком, чтобы вы всегда могли доказать, что не задерживали выдачу бумаг и передали их бывшему работнику.
