Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 июня 2014 г.
Содержание журнала № 13 за 2014 г.Командировка в Крым переходного периода: определяемся с курсом пересчета гривны
До конца мая в российском Крыму можно было расплачиваться и рублями, и гривнами. Для этого установленные в гривнах цены крымские организации и предприниматели пересчитывали по специальному коэффициенту, утвержденному Госсоветом или Советом министров Крыма.
Так, к примеру, до 8 апреля максимальное значение такого коэффициента было 3,8 руб. за гривну. На него и ориентировались крымские продавцы, устанавливая рублевые цены. Но этот курс существенно отличался от курса ЦБ. Например, цена проживания в номере гостиницы — 1000 гривен. Рублевый эквивалент данной цены определен гостиницей в сумме 3800 руб. — пересчет сделан по максимальному коэффициенту 3,8 (1000 гривен х 3,8). В то время как курс ЦБ на дату оплаты гостиницы мог быть, к примеру, 3,1 руб. за гривну. И если пересчитывать гривны по курсу ЦБ, выходит разница 700 руб. (1000 гривен х (3,8 – 3,1)).
Из-за различных вариантов такого пересчета у работников, командированных в Крым, возникли сложности при подтверждении расходов. Посмотрим, что нужно делать в различных ситуациях в зависимости от того, как работник расплачивался и какие документы получил.
СИТУАЦИЯ 1. Оплата — в рублях, документы — в гривнах
Это довольно распространенная ситуация. Как мы уже сказали, в переходный период (по 31 мая 2014 г. включительно) все крымские организации и предприниматели (независимо от форм собственности) обязаны были принимать рубли в оплату своих услуг и товаро
Работник же по возвращении из командировки, заполняя авансовый отчет, указывает в нем, сколько он фактически потратил в рублях, и прикладывает оправдательные документы, составленные в гривнах. Однако бухгалтерии нужно подтверждение того, что работник потратил именно столько рублей, сколько написал.
При этом некоторые бухгалтеры полагают, что для пересчета сумм, фигурирующих в первичных документах, нужно применять курс гривны по отношению к рублю, установленный Центробанком РФ на дату утверждения авансового отчета. Найти этот курс проще простого, ведь ЦБ официально публикует курсы валют на своем сайте.
Однако в рассмотренной ситуации такой подход неприменим. Ведь работодатель должен полностью компенсировать работнику командировочные расход
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Если работник находился в командировке в Крыму в период с 18 марта по 31 мая и расплачивался, к примеру, за проживание в гостинице рублями, однако от персонала гостиницы получил документы, в которых указаны цены лишь в гривнах, то при заполнении и проверке авансового отчета такие затраты работника должны быть пересчитаны в рубли исходя из фактического курса валют, по которому работники гостиницы взяли оплату. Максимальный размер такого курса не должен быть больше коэффициента пересчета цен, установленного в Крыму в соответствующий период времени, на который приходится оплата.
На курс Центрального банка России в данном случае ориентироваться не нужн
о”.
Таким образом, чтобы проверить правильность какой-либо рублевой суммы, указанной работником, можно разделить ее на сумму в гривнах (указанную в первичном документе). Полученный коэффициент пересчета сравниваете с максимальным коэффициентом для пересчета в рубли цен в гривнах, который был установлен в Крыму на дату оплаты работником товаров или услуг.
То есть смотреть нужно каждый чек в отдельности, определяя для него свой коэффициент пересчета.
Период оплаты в 2014 г. | Коэффициент пересчета, руб. за | Источник |
С 18 по 25 марта | 3,8 | Ориентир для пересчета — 3,8 руб. за гривну рекомендован Советом министров Крыма (о чем сообщил заместитель председателя Совмина Рустам Темиргалиев |
С 26 марта по 7 апреля | От 3,6 до 3,8 включительно | Постановление Государственного Совета Республики Крым от 26.03.2014 |
С 8 по 16 апреля | До 3,1 включительно | Постановление Совета министров Республики Крым от 08.04.2014 № 62 |
С 17 по 23 апреля | Не выше 2,8 | Постановление Совета министров Республики Крым от 14.04.2014 № 64 |
С 24 по 30 апреля | Не выше 3,1 | Постановление Совета министров Республики Крым от 22.04.2014 № 78 |
С 1 по 15 мая | Не выше 3,1 | Постановление Совета министров Республики Крым от 30.04.2014 № 80 |
С 16 по 31 мая | Не выше 3,0 | Постановление Совета министров Республики Крым от 15.05.2014 № 98 |
Если коэффициент пересчета попадает в рамки, установленные в то время в Крыму, сложностей быть не должно.
А вот если из авансового отчета получается, что коэффициент больше, чем установленный крымскими властями, придется разбираться с работником.
Вариантов два:
- <или>работник при пересчете допустил ошибку — ее надо исправить;
- <или>крымский контрагент завысил рублевую стоимость своих работ или услуг. Это подтвердить будет довольно сложно: наверняка, если вы запросите у крымского контрагента данные о коэффициенте пересчета, применявшемся им на определенную дату, получите правильный коэффициент, укладывающийся в установленные крымскими властями нормы. Поэтому легче признать, что ошибка при пересчете допущена самим работником. Ведь в таком случае ему нечем подтвердить обоснованность своих завышенных расходов.
Но даже если коэффициент пересчета укладывается в пределы, установленные крымскими властями, для подстраховки можно сделать следующее.
Если есть возможность, лучше связаться с крымскими контрагентами и получить от них подтверждение того, какой именно коэффициент был применен при пересчете цен, указанных в гривнах в первичных документах. Особенно если сумма расходов существенная. Проще всего получить такое подтверждение от гостиниц — часто у них есть интернет-сайты и связаться с их администрацией проблем не составляет.
СИТУАЦИЯ 2. Оплата — в рублях, документы — в гривнах и рублях
Ничего запрашивать у крымских контрагентов не требуется, как не требуется и ничего пересчитывать.
При составлении авансового отчета работник должен указать в нем рублевую сумму из подтверждающих первичных документов, полученных от крымских контрагентов.
А работодатель должен возместить работнику сумму его командировочных расходов после утверждения авансового отчета:
- <или>выдать из кассы или перечислить на банковскую карту работника суммы перерасхода по авансовому отчету;
- <или>просто признать сумму истраченных командировочных расходов — если работнику до начала командировки был выдан достаточный аванс.
СИТУАЦИЯ 3. Оплата и документы — в гривнах
Это самая простая для организации ситуация. Она возможна, если, получив рубли, работник обменял их на гривны в банке и сохранил справку об обмене валюты.
Из такой справки видна и сумма комиссии банка, и курс обмена. Исходя из него и нужно пересчитывать расходы работника в рубли при заполнении и проверке авансового отчет
Если же такой справки нет, работнику проще всего заявить, что он расплачивался рублями. В таком случае мы возвращаемся в ситуацию 1 и суммы, указанные в гривнах, пересчитываем по установленному крымскими властями коэффициенту пересчета.
***
С 1 июня хождение гривны в Крыму запрещен