Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 января 2016 г.

Содержание журнала № 3 за 2016 г.

Путеводитель по материальным провинностям работодателя перед работником

Работодатель может причинить работнику имущественный ущербстатьи 234—236 ТК РФ, несвоевременно выплатив зарплату или отпускные, уволив не по правилам или испортив вещи сотрудника. Вот далеко не все примеры «несчастий», возникающих из-за действий или бездействия работодателя, за которые сотрудники вправе получить от него возмещениест. 232 ТК РФ.

Если ваш руководитель не хочет ничего возмещать работнику и тот обратится в суд, то юристы или сам руководитель вплотную займутся подготовкой к судебному разбирательству. Но возможно, директор не против избежать тяжбы и готов материально ответить перед работником. Тогда воспользуйтесь нашей инструкцией, какие документы и как составить для покрытия имущественного ущерба.

Когда работодатель отвечает перед работником материально

Законодательством предусмотрена обязанность возместить ущерб, если работодательстатьи 234—236 ТК РФ:

• <или>причинил ущерб имуществу работника;
• <или>несвоевременно выдал причитающиеся работнику выплаты;
• <или>незаконно лишил работника возможности трудиться.

Обязанность работодателя возместить работнику ущерб возникает, если одновременно выполняются три условияст. 233 ТК РФ.

УСЛОВИЕ 1. Своими действиями или бездействием работодатель нарушил закон, локальные нормативные акты, коллективный или трудовой договор. Например, нарушены СанПиНы: не созданы специальные условия для переодевания и хранения одежды медицинского персонала, в результате чего были утрачены личные вещи работникапп. 15.11.1—15.11.3 СанПиН 2.1.3.2630-10; Апелляционное определение Костромского облсуда от 08.04.2015 № 33-511.

УСЛОВИЕ 2. Работнику нанесен ущерб. То есть:

• <или>работник утратил принадлежащее ему имущество, или оно было повреждено;
• <или>работник не получил причитавшийся ему доход.

Размер причиненного ущерба работник должен доказывать самст. 233 ТК РФ.

УСЛОВИЕ 3. Существует причинно-следственная связь между противоправным действием (бездействием) работодателя и причиненным работнику ущербом. К примеру, работодатель не обеспечил закрытие шкафов, где хранилось имущество работников, и оно пропало. Работодателю придется возместить пострадавшим работникам стоимость пропавших вещейОпределение ВС Республики Коми от 16.01.2012 № 33-124/2012.

Наличие вины работодателя (умышленной или неосторожной) в причинении ущерба не всегда является обязательным условием наступления ответственности перед работником. Например, компенсировать сотрудникам задержку выплаты зарплаты или отпускных придется даже в случае, если счета компании были незаконно заблокированы по решению ИФНС, то есть не было вины работодателя в нарушении сроков выплатыст. 236 ТК РФ.

Причем, даже если работник уволился после причинения ему ущерба, работодатель обязан его возместитьст. 232 ТК РФ.

Если причинен ущерб имуществу работника

Имущественный ущерб работодатель должен возместить полностьюст. 235 ТК РФ:

• <или>в натуре, то есть путем починки сломанного имущества или передачи работнику вещи, аналогичной утраченной;
• <или>путем выплаты денег в размере рыночной стоимости имущества, действующей в вашем населенном пункте на день издания приказа руководителя о возмещениист. 235 ТК РФ; п. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

В подтверждение рыночной цены имущества можно принять от работника, к примеру:

• <или>справку о стоимости товара в магазине розничной торговли в вашем населенном пункте;
• <или>товарный чек, выданный ранее при покупке пропавшей вещи;
• <или>заключение фирмы-оценщика.

Кстати, рыночную цену вы должны будете выплатить без учета индивидуальных скидок, предоставленных работнику при покупкеАпелляционное определение Костромского облсуда от 08.04.2015 № 33-511.

Вот что надо сделать в случае, когда работник сообщает вам о факте причинения вреда его имуществу.

ШАГ 1. Примите у работника заявление

Работник пишет заявление о возмещении ему ущерба в произвольной формест. 235 ТК РФ. Можете подсказать ему, например, такой вариант.

Если факт причинения ущерба налицо, его размер бесспорен и руководитель не собирается ни с кого взыскивать сумму, возмещенную пострадавшему работнику, то переходите сразу к шагу 3. Но если у руководства есть какие-то сомнения или же хочется найти и наказать виновного в причинении ущерба, лучше провести служебное расследование.

ШАГ 2. Проведите служебное расследование

Оно необходимо, чтобы, в частности:

• убедиться, что ущерб работнику действительно был причинен. Предположим, при расследовании вы установите, что:

— по соглашению с работодателем работник использовал свое оборудование для работы и получал за это компенсациюст. 188 ТК РФ;

— оборудование перестало работать в результате естественного износа.

Тогда компания ничего не должна возмещать работнику;

• установить виновного в причинении ущерба и:

• <если>это ваш работник, из-за которого были утрачены или повреждены вещи пострадавшего, то привлечь виновного к материальной ответственностист. 238 ТК РФ;
• <если>это работник другой фирмы (допустим, подрядчика, ведущего ремонт на вашей территории), то потребовать от нее возмещения потерь в связи с выплатой ущерба своему пострадавшему работнику;

• определить точный размер ущерба, чтобы сопоставить его с суммой, заявленной работником.

Для проведения расследования нужно сформировать комиссию.

По итогам расследования составьте заключение, в котором изложите выводы комиссии, например:

• <или>причинение ущерба, его размер и вина фирмы подтвердились, и ущерб работнику будет возмещен;
• <или>причинение ущерба работнику не подтвердилось.

С таким заключением под роспись ознакомьте работника.

Обратите внимание, что не позднее 10 календарных дней со дня приема заявления от работника фирма должна сообщить сотруднику свое решение: возместят ему ущерб или нет. По окончании этого срока работник вправе обратиться в суд с заявлением об обжаловании решения работодателя об отказе в возмещении ущерба, если работодательст. 235 ТК РФ:

• <или>не отреагирует на заявление;
• <или>ответит отказом;
• <или>издаст приказ о возмещении в размере, который не устраивает работника.

ШАГ 3. Оформите возмещение ущерба

Сделать это можно по-разному в зависимости от того, деньгами возмещается ущерб или в натуральной формест. 235 ТК РФ. Предложение о возмещении в натуре вправе внести любая из сторон. При этом законодательством не предусмотрена обязанность работодателя возместить ущерб именно в натуральной форместатьи 235, 22 ТК РФ. Поэтому:

• <если>работник просит о возмещении в натуре, то работодатель вправе отказать ему в этом;
• <если>работодатель обращается к работнику с предложением возместить вред в натуре, работник вправе отказаться, если желает получить в счет возмещения ущерба именно деньги.

Итак, у вас могут быть такие «бумажно-оформительские» варианты.

ВАРИАНТ 1. Если ущерб работнику возмещается деньгами, то подготовьте на подпись руководителю такой приказ.

ВАРИАНТ 2. Если ущерб работнику возмещается в натуре, то есть путем починки сломанного имущества или передачи вещи, аналогичной утраченной, то заключите с работником соглашение о возмещении ущербаст. 235 ТК РФ. Сделать это можно по-разному, поскольку обязательных требований законодательством не предусмотрено. Допустим, работник сразу в своем заявлении о возмещении ущерба указал, что не возражает против его получения в натуральной форме. Или еще вариант: работник подаст отдельное заявление о возмещении в натуре, на котором руководитель проставит визу «Не возражаю».

Кроме того, сам работодатель может сделать работнику письменное предложение о натуральном возмещении с указанием условий, а работник — оставить на нем свое согласие, например: «С условиями и сроками возмещения ущерба в виде проведения ремонта моего автомобиля согласен».

Но удобнее составить соглашение в двух экземплярах, в котором стороны оговорят основные важные параметры «натурального» возмещения.

Кстати, подобное соглашение можно заключать и при выплате ущерба деньгами. Рекомендуем это делать, если вы планируете договориться с работником о каких-то особых условиях. Предположим, у компании нет денег на погашение долга перед работником в ближайшую выдачу зарплаты и работник соглашается на выплату к определенному сроку или частями в рассрочку.

При наличии любого из таких соглашений приказы о возмещении ущерба можно не издавать.

Если ущерб возмещался в натуре, то также задокументируйте отсутствие у работника претензий к качеству и свойствам полученной вещи. Лучше всего составить акт приема-передачи имущества в счет возмещения ущерба. Или можно взять с работника расписку, в которой он укажет, например: «Имущество после ремонта получено, претензий к качеству выполненных работ не имею».

ШАГ 4. Учтите возмещение ущерба

НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды, а также взносами «на травматизм» суммы возмещенного работнику ущерба не облагаютсяп. 1 ст. 217 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); п. 1 ст. 5, п. 3 ст. 22 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства от 02.03.2000 № 184.

Выплачиваемые работнику суммы включаются в состав внереализационных расходовподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ на датуподп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ:

• <или>издания приказа работодателя о возмещении ущерба;
• <или>вступления в силу решения суда о возмещении ущерба работнику.

Проводки будут такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражена сумма ущерба, подлежащая возмещению	91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Сумма возмещения выплачена работнику	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)

Если работодатель передает испорченное имущество работника в ремонт и оплачивает его, то проводки нужно сделать такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражена стоимость ремонта имущества работника (вместе с предъявленным ремонтной организацией НДС)	91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Перечислена ремонтной организации плата за проведенный ремонт	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	51 «Расчетные счета»

В этом случае НДС по ремонтным работам нельзя принять к вычету. Ведь такой ремонт не связан с облагаемой НДС деятельностью работодателяподп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ.

Если вы договорились с работником о возмещении ему ущерба имуществом и приобретаете специально для этого имущество, то отразите это так.

Содержание операции	Дт	Кт
Принято к учету приобретенное для работника имущество	10 «Материалы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражен НДС, предъявленный продавцом	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Принят к вычету НДС, предъявленный продавцом	68 «Расчеты по налогам и сборам»	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
Передано работнику имущество в счет возмещения ущерба	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	10 «Материалы»
Начислен НДС при передаче имущества работнику	91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»	68 «Расчеты по налогам и сборам»

Если задержаны выплаты работнику

При нарушении установленного трудовым или коллективным договором срока выплаты, в частности, зарплаты, отпускных, больничных, увольнительных работодатель обязан выплатить их с процентами. Например, в компании днями выплаты зарплаты являются 20-е число текущего месяца и 5-е число следующего месяца. При задержке выплаты придется начислить и выплатить проценты с 21-го или с 6-го числа в зависимости от того, какая часть зарплаты была задержана.

Считаем компенсацию

Минимальная компенсация, которая должна быть выплачена работнику, рассчитывается по формулест. 236 ТК РФ:

1ст. 236 ТК РФ

В локальных нормативных актах, коллективном или трудовом договоре можно предусмотреть иную величину компенсации за задержку выплат, но только в большем размере по сравнению с законодательно установленнымст. 236 ТК РФ.

Оформляем выплату компенсации

Поскольку компенсация за несвоевременные выплаты положена работникам по закону и ее размер установлен либо ТК РФ, либо вашим ЛНА, то приказ о ее выплате можно не издавать. Вам достаточно сделать бухгалтерскую справку-расчет, из которой будет видно, сколько денег компания должна возместить сотрудникам.

Учитываем компенсацию

Компенсация за задержку выплат в полной сумме НДФЛ не облагается, даже если ее сумма превышает законодательно установленный размерп. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 23.01.2013 № 03-04-05/4-54; ФНС от 04.06.2013 № ЕД-4-3/10209.

Страховые взносы на такую компенсацию, по мнению Минфина и Минтруда, вы должны начислитьПисьма Минфина от 03.08.2015 № 17-3/В-398; Минтруда от 22.01.2014 № 17-3/В-19; Минздравсоцразвития от 15.03.2011 № 784-19. Если спорить с проверяющими из фондов не хотите, то так и сделайте. Но имейте в виду, что суды придерживаются противоположной позиции и шансы через суд отменить доначисления очень высоки. В суде можно воспользоваться аргументами, что компенсация — этоПостановление Президиума ВАС от 10.12.2013 № 11031/13:

• денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей, а на подобные выплаты страховые взносы не начисляютсяст. 164 ТК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ;
• вид материальной ответственности работодателя перед работником, она носит восстановительный характер, а не является элементом зарплаты.

По налогу на прибыль компенсацию за задержку выплат безопаснее не учитывать в расходах на оплату труда. Поскольку, по официальному мнению Минфина, она не связана с режимом работы, условиями труда или содержанием работниковПисьмо Минфина от 31.10.2011 № 03-03-06/2/164.

Бывало, что в суде удавалось отстоять учет компенсации в расходах на оплату труда или во внереализационных расходахПостановления ФАС ПО от 30.08.2010 № А55-35672/2009; 9 ААС от 02.09.2010 № 09АП-18965/2010-АК. Но специалисты финансового ведомства по-прежнему не согласны с таким учетом.

Вот как в Минфине обосновывают свою позицию.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна

Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

“При нарушении работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительност. 236 ТК РФ. Размер выплачиваемой работнику компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

При этом в составе внереализационных расходов учитываются расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущербаподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ.

В силу обязательства одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие, как то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т. п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанностист. 307 ГК РФ.

Обязательства возникают из договора вследствие причинения вреда и из иных оснований, указанных в ГК РФ.

Учитывая, что должником является лицо, обязанное совершить определенное действие в пользу другого лица в рамках гражданских правоотношений, а также то, что размер денежной компенсации, выплачиваемой работодателем работнику в силу ст. 236 ТК РФ, может устанавливаться трудовыми и (или) коллективным договором, положения подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ к суммам указанной денежной компенсации неприменимы”.

В бухучете надо сделать такие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт
Начислена компенсация за задержку выплаты зарплаты	91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация за задержку выплаты заработной платы	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)

Если работник незаконно лишен возможности трудиться

Работник вправе обратиться в суд в течение 3 месяцев со дня, когда, к примерустатьи 234, 394 ТК РФ:

• <или>его незаконно отстранили от работы. Допустим, директор своим приказом освободил от работы сотрудника, в отношении которого возбуждено уголовное дело. При этом решения суда о временном отстранении подозреваемого от должности нетп. 10 ч. 2 ст. 29, ст. 114 УПК РФ;
• <или>сотрудника незаконно уволили. Например, имеется приказ руководителя об увольнении работника по сокращению штата, хотя в действительности в компании не проводили сокращение.

В подобных случаях работодатель обязан будет выплатить работнику средний заработок за время вынужденного прогула со дня отстранения/увольнения до дня восстановления на прежней работе включительно;

• <или>работника незаконно перевели на другую, ниже оплачиваемую работу. Например, приказ о переводе работника вынесенстатьи 72—74 ТК РФ без письменного согласия работника на перевод. Нужно будет выплатить разницу между заработком, который был на прежнем месте работы, и заработком на работе, куда сотрудника незаконно перевели;
• <или>увольняющемуся человеку задержали выдачу трудовой книжки и он доказал в суде, что ее отсутствие помешало ему трудоустроитьсяАпелляционное определение ВС Республики Татарстан от 12.05.2014 № 33-6118/2014. Например, работодатель при отсутствии работника на работе в день увольнения не направил ему уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие о направлении ее по почтеАпелляционное определение Мосгорсуда от 02.12.2013 № 11-39428. Работодателю придется возместить бывшему работнику средний заработок за период со дня, следующего за днем увольнения, по день выдачи книжки работнику.

Если работодатель не стал доводить дело до суда, а решил возместить ущерб сотруднику добровольно, нужно сделать следующее.

ШАГ 1. Запросите у пострадавшего заявление

Пусть работник напишет заявление такого содержания.

ШАГ 2. Издайте приказ о возмещении ущерба пострадавшему сотруднику

При восстановлении работника через суд допустить его к работе и издать приказ об отмене приказа об увольнении нужно на следующий рабочий день после вынесения решения судомч. 1 ст. 199, ст. 210, абз. 4 ст. 211 ГПК РФ; ст. 396 ТК РФ, даже если руководитель собирается оспаривать судебное решение. Если задержать исполнение судебного решения или предписания трудинспектора, то у работодателя могут быть еще финансовые потери:

• штраф за отказ от восстановления работника на работеч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;
• штраф за неисполнение требований, содержащихся в исполнительном листест. 17.15 КоАП РФ; ч. 2 ст. 106 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ, и исполнительский сбор, если работник не был восстановлен по решению суда и передал исполнительный лист приставамстатьи 105, 112 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.

Если же вы восстановите сотрудника на работе уже в день вынесения решения/предписания, то:

• за этот день работнику нужно будет выплатить и зарплату, и присужденную компенсацию как за день вынужденного прогула (выполнения нижеоплачиваемой работы)ч. 2 ст. 13 ГПК РФ; Апелляционные определения Свердловского облсуда от 15.05.2014 № 33-5236/2014; Мосгорсуда от 14.04.2014 № 33-12134;
• нельзя применить к работнику дисциплинарное взыскание, если он не явится на работу в этот день. Поскольку его участие в судебном заседании в качестве истца — это уважительная причина отсутствия на рабочем месте.

ШАГ 3. Учтите выплату за незаконное лишение возможности трудиться

С такой выплаты нужно удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносыст. 9 Закона № 212-ФЗ; ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 24.07.2014 № 03-04-05/36473.

Обратите внимание, если суд в исполнительном листе не выделил НДФЛ, то вы обязаны выплатить работнику сумму, указанную в исполнительном листе, без удержания из нее налогаПисьмо УФНС по г. Москве от 07.10.2009 № 20-14/3/104564@. А затем надо:

• <если>впоследствии вы будете выплачивать работнику какие-либо суммы, с которых можно удержать налог (например, сотрудник продолжает у вас работать и у него будет зарплата), — удерживать НДФЛ из выплачиваемой зарплаты. Но помните, что единовременно вы можете удержать не более 50% от выдаваемой на руки зарплатыПисьмо Минфина от 07.04.2014 № 03-04-06/15507;
• <если>не будет выплат, с которых можно удержать налог (допустим, работник уволился), — сообщить по форме 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ в свою ИФНС и работнику о невозможности удержать налог и о сумме налогапп. 4, 5 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 02.11.2015 № 03-04-05/62860. В этом случае работник должен будет самостоятельно задекларировать доход и уплатить НДФЛ.

Суммы среднего заработка за время вынужденного прогула или выполнения нижеоплачиваемой работы и страховые взносы признаются:

• при налогообложении прибыли — в составе расходов организации на оплату труда в периоде их начисленияп. 14 ст. 255, подп. 1, 45 п. 1 ст. 264, п. 4, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ;
• в бухучете — в составе расходов по обычным видам деятельностип. 5, абз. 3, 4 п. 8 ПБУ 10/99.

***

Имейте в виду, что работник вправе требовать в суде индексации не выплаченных ему своевременно суммст. 208 ГПК РФ:

• <или>зарплаты, отпускных, пособий и так далее при их задержкест. 236 ТК РФ;
• <или>среднего заработка, полагающегося за время вынужденного прогула при незаконном лишении возможности трудитьсяст. 234 ТК РФ.

Скорее всего, рассчитывать индексацию полностью самостоятельно вам не придется. Потому что если работник просил индексацию, то, как правило, суд в исполнительном листе указывает:

• <или>итоговую сумму взыскания с работодателя с учетом индексации;
• <или>формулу, по которой нужно такую сумму посчитать. Обычно это невыплаченная сумма, умноженная на сводный индекс потребительских цен на товары и услуги в конкретном месяцеАпелляционное определение Сахалинского облсуда от 28.07.2015 № 33-1633/2015.

Если все же спор о материальной ответственности фирмы перед работником доходит до суда и при этом есть сомнения в выигрыше работодателя, некоторые пытаются договориться с работником о заключении мирового соглашения с обоюдной выгодой для спорящих сторон.

Допустим, незаконно уволенный работник хочет, чтобы его восстановили на работе и выплатили ему средний заработок за время вынужденного прогула. Работодатель предлагает ему утвердить в суде мировое соглашение, по которому он получит эту сумму как компенсацию морального вреда. Такая компенсация и страховыми взносами не облагается, и НДФЛ с нее удерживать не нужноп. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 24.10.2014 № 03-04-05/53788; ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ.

Но имейте в виду, что суд может не утвердить такое соглашение, поскольку по нему работнику компенсируется моральный вред, но не выплачивается положенный по закону заработок за время вынужденного прогула.