Недостача при самовывозе: разбираем последствия у покупателя и у поставщика

У одного из наших читателей сложилась такая ситуация. Поставщик со своего склада отгрузил покупателю товар c условием последующей оплаты. Водитель, который принимал товар, не сверил его количество с данными в первичных документах. Кладовщик покупателя при приемке товара на свой склад обнаружил недостачу, в связи с этим он составил акт об установленном расхождении по количеству (форма № ТОРГ-2). Поставщику была предъявлена претензия. Он эту претензию признал и согласился допоставить товар через несколько дней. Правильно ли была документально оформлена недостача? Должен ли поставщик в такой ситуации составить корректировочный счет-фактуру? Как отразить недостачу в учете у покупателя и у поставщика? Ответим на эти вопросы.

Документальное оформление недостачи

Если по факту получено другое количество товара, нежели указано в товарной накладной, то оформить это можно двумя способами:

• <или>поставщик может внести в ТОРГ-12 исправления. При этом заверить исправления должен сотрудник поставщика, имеющий доверенность на отпуск материальных ценностейп. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• <или>ТОРГ-12 не исправляется, но на сумму недостачи покупатель оформляет акт об установленном расхождении по количеству и качеству товаров по форме № ТОРГ-2 (или другой документ по самостоятельно разработанной и утвержденной форме) — в четырех экземплярахп. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. При этом поставщику не обязательно участвовать при составлении акта по форме № ТОРГ-2 и подписывать его, так как за поставщика это может сделать компетентный представитель незаинтересованной организации. Именно ТОРГ-2 (или аналогичный документ) служит основанием для выставления покупателем претензии поставщику. И один его экземпляр передается поставщику вместе с претензией.

Так что покупатель использовал допустимый способ оформления недостачи.

Нужно ли выставлять корректировочный счет-фактуру

Это зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Счет-фактура на отгруженные покупателю товары был выписан в момент отгрузки. Тогда в течение 5 календарных дней после признания претензии должен быть выписан корректировочный счет-фактураабз. 3 п. 1 ст. 169 НК РФ; Письмо ФНС от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4100@.

СИТУАЦИЯ 2. На момент получения претензии от покупателя счет-фактура еще не был выписан. Тогда счет-фактура составляется уже на правильное количество товара (то есть с учетом претензии покупателя). Следовательно, в корректировочном счете-фактуре нет необходимости.

Учет у покупателя

Рассмотрим учет на конкретном примере. Согласно ТОРГ-12 покупатель приобрел товар на общую сумму 53 000 руб. (с учетом НДС 10%). А при выгрузке приобретенного товара на склад обнаружилась недостача по накладной на сумму 7950 руб., на которую и был составлен акт по форме № ТОРГ-2 и выставлена претензия. Так как к покупателю перешло право собственности лишь на фактически переданный ему товар, принять к учету он сможет лишь фактически поступившее количествоп. 1 ст. 223 ГК РФ.

ВАРИАНТ 1. Счет-фактура был передан покупателю вместе с товаром.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
На дату оприходования товара на склад и получения отгрузочного счета-фактуры
Оприходован товар, фактически поступивший на склад на основании товарной накладной ((53 000 руб. – 7950 руб.) х 100 / 110)	41 «Товары»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	40 954,55
Отражена сумма НДС по фактически оприходованному товару на основании счета-фактуры ((53 000 руб. – 7950 руб.) х 10/110)	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	4 095,45
НДС по товару принят к вычету на основании счета-фактуры	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	4 095,45
При получении отгрузочного счета-фактуры покупатель регистрирует его данные в книге покупок только в части товара, фактически принятого на учет. При этом полученный позже корректировочный счет-фактура ни в книге покупок, ни в книге продаж не регистрируется, так как к вычету была принята верная сумма НДСПисьма Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48, от 10.02.2012 № 03-07-09/05
На дату оформления акта о недопоставке и выставления претензии поставщику
Отражена недостача товара по товарной накладной	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	7 950,00
На дату признания претензии поставщиком
Отражено уменьшение задолженности по поставке на сумму признанной претензии	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»	7 950,00

ВАРИАНТ 2. Счет-фактуру поставщик выставляет уже после признания претензии сразу на верную сумму поставки. В этом случае в бухгалтерском учете делаются следующие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
На дату оприходования товара на склад
Оприходован товар, поступивший на склад на основании накладной ((53 000 руб. – 7950 руб.) х 100/110)	41 «Товары»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	40 954,55
Отражена сумма НДС по оприходованному товару на основании товарной накладной ((53 000 руб. – 7950 руб.) х 10/110)	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	4 095,45
На дату оформления акта о недопоставке и выставления претензии покупателю
Отражена недостача товара по товарной накладной	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	7 950,00
На дату признания претензии поставщиком
Отражено уменьшение задолженности на сумму признанной претензии	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»	7 950,00
На дату поступления отгрузочного счета-фактуры
НДС по товару принят к вычету на основании счета-фактуры	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	4 095,45
Данные отгрузочного счета-фактуры регистрируются в книге покупокп. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — Постановление № 1137)

Учет у поставщика

Так же как и у покупателя, рассмотрим два варианта внесения исправлений в бухучет у поставщика.

ВАРИАНТ 1. Счет-фактура передается покупателю вместе с товарной накладной в момент отпуска товара.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
На день отгрузки товара и выставления отгрузочного счета-фактуры
Отражена выручка по отгруженному товару	62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка»	53 000,00
Отражен НДС по отгруженному товару (53 000 руб. х 10/110)	90, субсчет 3 «НДС»	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»	4 818,18
Данные выставленного отгрузочного счета-фактуры вносятся в книгу продажп. 3 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137
На день признания претензии
СТОРНО Скорректирована выручка на сумму претензии	62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	90, субсчет 1 «Выручка»	7 950,00
Если подлежит корректировке отгрузка за предыдущий отчетный период, то все исправления делаются с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
На день выставления корректировочного счета-фактуры
СТОРНО Скорректирован НДС на стоимость недогруженного товара (7950 руб. х 10/110)	90, субсчет 3 «НДС»	68, субсчет «Расчеты по НДС»	722,73
Данные корректировочного счета-фактуры заносятся в книгу покупокп. 12 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137

ВАРИАНТ 2. Поставщик выставляет отгрузочный счет-фактуру после признания выставленной претензии.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
На день отгрузки товара
Отражена выручка по отгруженному товару	62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка»	53 000,00
На день признания претензии
СТОРНО Скорректирована выручка по отгруженному товару на сумму претензии	62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	90, субсчет 1 «Выручка»	7 950,00
На день выставления отгрузочного счета-фактуры
Отражен НДС по фактически отгруженному товару ((53 000 руб. – 7950 руб.) х 10/110)	90, субсчет 3 «НДС»	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»	4 095,45
Данные выставленного отгрузочного счета-фактуры вносятся в книгу продажп. 3 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137

Что касается «прибыльного» учета, то, если отгрузка, выставление претензии и ее признание произошли в одном отчетном периоде, никаких исправлений делать не придется. По итогам этого отчетного периода в декларации просто будет отражена верная сумма дохода. Но даже если выявление недостачи при отгрузке и признание претензии произошли в разных отчетных периодах, то уточненка по прибыли тоже не нужна. В нашей ситуации был излишне уплачен налог на прибыль. В таких случаях поставщик имеет право не пересдавать уточненку по прибыли за период отгрузки, а скорректировать доход на сумму недостачи в том отчетном периоде, в котором искажение налоговой базы было обнаружено, то есть после признания претензии, выставленной покупателемабз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина от 08.06.2010 № 03-03-06/1/388.

***

Если все же у покупателя сложилась подобная ситуация, то после признания претензии поставщик обязан либо допоставить ему товарп. 1 ст. 511 ГК РФ, тогда на довоз должна быть оформлена отдельная накладная и счет-фактура, либо оставить все как есть, если покупатель согласен и это предусмотрено договором. Ведь оплачен будет только поставленный товар.