Списываем непригодные запасы: учет и документальное оформление

Материальные запасы и причины их списания

В тех случаях, когда никаких экономических выгод от продажи или дальнейшего использования МПЗ не ожидается, их можно списать как пришедшие в негодность по истечении срока годности, как морально устаревшие или как испорченные.

Материальные ценности с истекшим сроком годности. Срок годности обычно устанавливается на продукты питания, парфюмерно-косметические товары, медикаменты, товары бытовой химии и другие аналогичные товарыст. 472 ГК РФ; п. 4 ст. 5 Закона от 07.02.92 № 2300-1.

Продажа товаров по истечении установленного срока годности запрещенап. 5 ст. 5 Закона от 07.02.92 № 2300-1. Их нужно изъять из обращения и списать по причине уничтожения или утилизации (когда товары использованы не по прямому назначению, например: подпорченные фрукты — в качестве сырья для производства варенья или джема, овощи — для пюре, испорченные продукты отданы в переработку на корм для животных)пп. 2, 3, 4 ст. 3, ст. 25 Закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ.

Неликвидные МПЗ. Неликвидные запасы — это производственные или товарные запасы, которые длительное время не используются или не реализуются. Причиной может быть ухудшение их качества в процессе хранения, потеря товарного вида или моральное устаревание (к примеру, отсутствует спрос на товар или прекращен выпуск продукции, для которой предназначены запчасти).

Испорченные запасы. Может быть так, что на складе организации или в производстве есть товарно-материальные ценности, срок годности которых не истек, но они испорчены. И не только в результате каких-либо чрезвычайных ситуаций (пожара, затопления) или по вине работников. Например, из-за неправильного хранения у целой партии шариковых ручек вытекли чернила или из-за поломки (сбоя) оборудования был испорчен материал для производства готовой продукции.

Документальное оформление списания

Если вы выявили непригодные для дальнейшего использования (реализации) запасы и собираетесь их списать, то прежде нужно документально все правильно оформить.

Организуйте внеплановую инвентаризациюп. 22 Методических указаний. В приказе укажите имущество, подлежащее инвентаризации, и ее причину. В остальном приказ оформляется так же, как на ежегодную инвентаризацию.

Инвентаризационная комиссия составит акт на списаниепп. 125, 126 Методических указаний. Его форму можно разработать самостоятельно. За основу возьмите готовую форму акта, например форму ТОРГ-16Альбом, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132.

Образец акта на списание материалов по истечении срока годности мы привели ниже.

Если вы приняли решение (или обязаны по законодательству) передать непригодные материалы сторонней организации для утилизации или на уничтожение, то для учета расходов, связанных с утилизацией (уничтожением), используйте акт передачи запасов этой организации.

Факт уничтожения зафиксируйте в акте уничтожения. В нем укажите дату совершения операции, количество (вес) запасов. Акт передачи и акт уничтожения должны храниться в архиве организации.

При уничтожении опасных для людей, животных и окружающей среды пищевых продуктов и продовольственного сырья акт уничтожения должен быть подписан представителем Роспотребнадзорап. 17 Положения, утв. Постановлением Правительства от 29.09.97 № 1263.

Если выяснится, что запасы испорчены по вине работника (например, это следует из заключения о порче запасов отдела технического контроля самой компании или сторонней специализированной организации), то потребуется документальное подтверждение факта обращения в следственные или судебные органы и их решенияп. 31 Методических указаний; п. 5.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49. От принятого решения будет зависеть порядок списания материально-производственных запасов.

Налоговый учет списания непригодных запасов

Налог на прибыль. Стоимость списанных морально устаревших неликвидных МПЗ, запасов с истекшим сроком годности и затраты на их утилизацию (уничтожение) включите в состав прочих расходов. При этом важно, чтобыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 23.04.2019 № 07-01-09/29286, от 09.07.2018 № 03-03-06/1/47374, от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7862:

•списание было правильно оформлено документально;

•материальные ценности приобретались для предпринимательской деятельности;

•обязанность утилизации (уничтожения) конкретных просроченных запасов была предусмотрена законодательством.

Что касается испорченного имущества, то списать его в налоговые расходы можно только в пределах норм естественной убылиподп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ. Нормы утверждаются отраслевыми ведомствами по согласованию с МинэкономразвитияПостановление Правительства от 12.11.2002 № 814; ст. 7 Закона от 06.06.2005 № 58-ФЗ.

В случае если количество испорченных запасов превышает нормы естественной убыли или такие нормы для них не установлены, в целях налога на прибыль их стоимость не учитываетсяПисьмо Минфина от 23.05.2014 № 03-03-РЗ/24762. В противном случае не исключены споры с налоговыми органами.

Если запасы испорчены по вине работника, то их стоимость спишите во внереализационные расходыподп. 20 п. 1 ст. 265, подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ:

•или на дату, когда работник добровольно признал ущерб, подписав согласие на его возмещение;

•или на дату, когда вступило в силу решение суда о взыскании ущерба с работника.

Сумму ущерба, признанную работником или присужденную судом, учтите как внереализационный доходп. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ.

УСН. Учесть в «упрощенных» расходах списанные неликвиды, запасы с истекшим сроком годности и затраты на их утилизацию (уничтожение), которые ранее не отражались в расходах, нельзя, их нет в закрытом перечне расходов на УСНст. 346.16 НК РФ. Например, нельзя списать нереализованные товары.

Если запасы вы ранее уже учли в расходах, то на их стоимость расходы лучше скорректировать. К ним относятся, например, материалы — их надо списывать на дату оплатыподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ; Письмо Минфина от 12.05.2014 № 03-11-06/2/22114.

Несмотря на то что в НК нет прямого требования о восстановлении стоимости списанных непригодных запасов, ранее признанных в «упрощенных» расходах, если вы этого не сделаете, то избежать споров с проверяющими вам вряд ли удастся. Ведь такие расходы не будут считаться экономически обоснованными и направленными на получение доходап. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 251 НК РФ. Да и в перечне «упрощенных» расходов их нет.

Скорректируйте расходы на дату списания непригодных материалов. Представлять уточненную декларацию за прошлый период не нужно. Поскольку на тот момент у вас были основания признать оплаченные материалы в расходахп. 1 ст. 81 НК РФ.

Испорченные запасы учитывайте в «упрощенных» расходах так же, как и при налоге на прибыль, то есть в пределах норм естественной убылиподп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ.

Если запасы испортил работник, то сумма возмещения ущерба признается доходом на дату ее получения от работника или удержания из его зарплаты. Учесть стоимость испорченных по вине работника ценностей в «упрощенных» расходах не получится, такого вида расходов нет в перечнест. 346.16, п. 1 ст. 346.17 НК РФ; Письмо Минфина от 12.05.2014 № 03-11-06/2/22114.

НДС. Восстанавливать НДС при списании материалов, которые непригодны для дальнейшего использования, не нужно. НК такая обязанность не предусмотрена, и проверяющие также это призналиПисьма Минфина от 15.05.2019 № 03-07-11/34572, от 15.03.2018 № 03-03-06/1/15834; ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@.

При этом не имеет значения, на каком основании материалы были списаны (порча, истечение срока годности или др.). Важно, что ранее вы приобрели их для деятельности, которая облагается НДС. А тот факт, что вы не смогли их использовать непосредственно в тех операциях, для которых приобретали, значения не имеет.

Бухучет списания непригодных материальных ценностей

В бухучете при списании испорченных ценностей сделайте следующие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт
Списана стоимость испорченных ценностейСтоимость материальных ценностей с истекшим сроком годности (хранения) и морально устаревших запасов списывайте в прочие расходы на счет 91-2 без применения счета 94	94Стоимость материальных ценностей с истекшим сроком годности (хранения) и морально устаревших запасов списывайте в прочие расходы на счет 91-2 без применения счета 94	10 (41, 43)Стоимость материальных ценностей с истекшим сроком годности (хранения) и морально устаревших запасов списывайте в прочие расходы на счет 91-2 без применения счета 94
СТОРНО Списана торговая наценка по списанным товарам, если их учет велся по продажной стоимостиСтоимость материальных ценностей с истекшим сроком годности (хранения) и морально устаревших запасов списывайте в прочие расходы на счет 91-2 без применения счета 94	94Стоимость материальных ценностей с истекшим сроком годности (хранения) и морально устаревших запасов списывайте в прочие расходы на счет 91-2 без применения счета 94	42Стоимость материальных ценностей с истекшим сроком годности (хранения) и морально устаревших запасов списывайте в прочие расходы на счет 91-2 без применения счета 94
Стоимость испорченных ценностей отнесена на расчеты по возмещению ущерба работником	73	94
Стоимость испорченных ценностей при отсутствии виновных лиц в пределах норм естественной убыли отнесена на расходы	20 (44)	94
Стоимость испорченных ценностей сверх норм естественной убыли отнесена на прочие расходы	91-2	94
Списан резерв под снижение стоимости, относящийся к списанным неликвидным МПЗ (если он создавался)	14	91-1

Расходы, связанные с утилизацией (уничтожением), также являются прочими и отражаются проводками.

Содержание операции	Дт	Кт
Учтены расходы на утилизацию (уничтожение) с помощью сторонней организации	91-2	60 (76)
Отражена сумма входного НДС, предъявленная сторонней организацией (на ОСН)	19	60 (76)
Входной НДС принят к вычету из бюджета (на ОСН)	68 субсчет «Расчеты по НДС»	19

* * *

Начиная с бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2021 г. нужно применять новый федеральный стандарт бухучета ФСБУ 5/2019 «Запасы». Он заменит ПБУ 5/01 и Методические рекомендации по бухучету материально-производственных запасов и специнструментов.

Стандарт имеет ряд отличий от действующих в настоящее время документов. Так, изменен порядок восстановления резерва под обесценение запасов. Величина восстановления будет уменьшать расходы, признанные в этом же периоде в связи с выбытием запасов. Сейчас восстановление резерва признается прочим доходом.