Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 ноября 2022 г.

Содержание журнала № 22 за 2022 г.
ОСН УСН АУСН ЕСХН ПСН
И.В. Овчинникова,
старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
В любой момент бывший работник может наведаться к вам и попросить выдать ему те или иные документы, связанные с работой. Скажем сразу, есть документы, которые выдать нужно обязательно, а есть те, которые выдавать нельзя ни в коем случае. О каких документах речь? Узнайте из статьи.

Уволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?

Выдавать документы, связанные с работой, или не выдавать: вот в чем вопрос

По закону работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему документы, связанные с его работой у конкретного работодателяч. 1 ст. 62 ТК РФ. Причем исполнять это требование нужно и тогда, когда их просит бывший работник. Так как правило об их выдаче распространяется на отношения работника и работодателя и в том случае, если они уже прекращеныОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9.

Важный момент: работник не обязан в своем запросе обосновывать и подтверждать необходимость получения им документов, связанных с прежней работой в вашей компании (ИП), так как российским законодательством на него такая обязанность не возложенаОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9. Следовательно, требовать озвучить причину обращения работодатель не имеет права.

Внимание

Требование о выдаче документов, связанных с работой у вас, можно не исполнять (и суд вас в этом поддержит), если работник, который их запрашивает:

или не обращался к вам с письменным заявлением о выдаче документов, а, к примеру, направил запрос в виде письма по электронной почте (не подписанного электронной подписью)Определение 7 КСОЮ от 10.09.2020 № 88-12944/2020; АО Свердловского облсуда от 28.05.2019 № 33-8708/2019;

или не может доказать, что состоял в трудовых отношениях с вашей компаниейАО Саратовского облсуда от 18.07.2019 № 33-5813/2019;

или затребовал документы, содержащие государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайнуАО Воронежского облсуда от 26.07.2018 № 33-5251/2018.

Конкретного перечня «документов, связанных с работой» нигде не установлено, однако некоторые из них прямо указаны в ТК РФч. 1 ст. 62 ТК РФ. Среди них:

копия приказа о приеме на работу;

копии приказов о переводах на другую работу;

копия приказа об увольнении с работы;

справки о заработной плате;

справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на ОПС;

справки о периоде работы у работодателя.

Поэтому, если бывший работник запросил у вас что-то из перечисленного, безоговорочно выдайте ему нужную бумагу.

Важно: перечисленный в ТК РФ перечень заканчивается припиской «...и другое». Однако это вовсе не означает, что любой запрос сотрудника нужно исполнять. О том, какие другие рабочие документы нужно выдавать сотрудникам, а какие нет, — в таблице ниже.

Документ Обоснование
Нужно выдать
Трудовой договор, заключенный с бывшим работником, и дополнительные соглашения к нему Указанные документы напрямую связаны с работой сотрудника у васч. 1 ст. 62 ТК РФ. Поэтому их копии надо выдать.
Тот факт, что прежде вы выдавали уволенному оригинальные экземпляры документов, не освобождает вас от указанной обязанности
Трудовая книжка/сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, указанные выписки, справка о зарплате выдаются сотруднику в день увольнения в обязательном порядке. Другие справки — только если об этом есть заявление работникач. 4 ст. 84.1 ТК РФ.
Однако если после увольнения работник потеряет что-то из перечисленного, он вправе повторно запросить у вас документы (их копии), так как они связаны с его работой у васч. 1 ст. 62 ТК РФ.
А в случае с трудовой книжкой работник также вправе требовать от вас оформления ее дубликата, если его последнее место работы было в вашей организациип. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н
Выписка из формы СЗВ-М
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ
Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам
Выписка из формы ДСВ-3
Справка о заработке 182н
Справка о доходах и НДФЛ
Иные справки, касающиеся именно работы уволенного у вас (например, справка о северной надбавке)
Можно не выдавать Прежде чем принять решение «не выдавать», взвесьте все за и против. Ведь если работник не получит желаемое, он может обратиться в суд. И даже если вы выиграете спор, очевидно, что времени на судебное разбирательство вы все равно потратите куда больше, чем если сразу передадите нужный документ работнику.
Также обращаем внимание, что в случае возникновения спора, допустим, в связи с привлечением работника к дисциплинарной ответственности вас также могут попросить представить необходимые документы (те же материалы служебной проверки) уполномоченному органу или суду. В таком случае отказать в их представлении вы не вправе
Правила внутреннего трудового распорядка Коллективный договор, должностная инструкция, ПВТР, положение об оплате труда и премировании — это все локальные нормативные акты компании. Они касаются неопределенного круга лиц, персональную информацию о работнике не содержат. И как отмечают судьи, после увольнения работника они уже никак не связаны с его работойОпределение 3 КСОЮ от 15.09.2021 № 88-13027/2021; АО Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020.
Да и обязанность работодателя выдавать копии своих ЛНА нигде прямо не установлена
Коллективный договор
Положение об оплате труда и премировании
Должностная инструкция
Докладная или служебная записка о нарушении трудовой дисциплины Материалы служебной проверки непосредственно не связаны с работой уволенного. Они предназначены для служебного пользования, а потому работодатель не обязан предоставлять работнику их копииОпределения 4 КСОЮ от 15.07.2021 № 88-16817/2021; 3 КСОЮ от 22.06.2020 № 88-6138/2020; АО Омского облсуда от 13.06.2019 № 33-3694/2019
Нельзя выдавать, но есть «но»
График отпусков В указанных документах содержатся сведения о других работниках. Распространять эти сведения не допускается по Закону о персональных данныхст. 88 ТК РФ; ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. А потому выдавать документ целиком нельзя ни в коем случае.За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия могут привлечь к административной ответственности в виде штрафач. 2 ст. 13.11, ч. 1—3 ст. 4.1.2 КоАП РФ:
для фирм, относящихся к малому бизнесу, — от 20 000 до 75 000 руб.;
для иных компаниий — от 30 000 до 150 000 руб.;
для должностных лиц и ИП — от 20 000 до 40 000 руб.
А за повторное нарушение санкции увеличеныч. 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ:
для фирм, относящихся к малому бизнесу, и ИП — от 100 000 до 300 000 руб.;
для иных компаний — от 300 000 до 500 000 руб.;
для должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб.

Однако не выдать бывшему сотруднику совсем ничего — тоже нарушение. Ведь в указанных документах содержится информация, связанная и с его работой у работодателяч. 1 ст. 62 ТК РФ.
В такой ситуации либо при снятии копии скройте часть информации, касающейся других работников, либо делайте выписки из документов с информацией только о заявителе
Табель учета рабочего времени
Ведомости по зарплате
«Коллективные» приказы, например о премировании по итогу квартала
Другие документы, содержащие данные не только о заявителе
Штатное расписание С одной стороны, штатное расписание не имеет отношения к выполнению конкретной трудовой функции, а потому его можно не выдавать.
А с другой стороны, документ так или иначе связан с трудовой деятельностью бывшего работника (хотя бы потому, что в нем указан его оклад), а значит, выдать его все-таки надо.
Как быть?
Полагаем, лучшее решение, как и в предыдущих случаях, — это оформить для работника выписку из документа со сведениями только о его должности и соответствующих выплатах. А вот копию полного штатного расписания в целях защиты персональных данных других лиц выдавать вообще нельзя
Конец ознакомительного фрагмента статьи Комментарии (0)
Статья открыта для подписчиков электронного журнала «Главная книга»
Вы подписчик?
Войдите на сайт и продолжите чтение
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Увольнение
Кадры / Оплата труда

2024 г.

№ 8
Как выглядит проводимая трудинспекцией профилактикаКак реагировать на просьбы работников: 10 жизненных ситуацийКакие отчеты сдавать на сотрудников и на исполнителей по ГПДПеречень вахтовых работ не ограниченПогашение, снятие, отмена дисциплинарного взыскания: в чем разница
№ 7
Технология привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности
№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023

2022 г.

№ 24
Как отличить разъездной характер работы от командировокПередать трудовую книжку уволенного работника через его экс-коллегу нельзяПриостановление исполнительного производства в отношении мобилизованного сотрудникаЧто делать, если работодатель задерживает зарплату
№ 23
Запреты на работе: какие права нельзя отобрать за зарплатуЧто работодатель может запретить работникам
№ 22
«Мобилизационные» обстоятельства кадровой работы
№ 21
Директора мобилизовали: кому передать полномочия и какКадровые грани мобилизации: как все оформитьКадровые последствия «мобилизационного» приостановления договораМестные администрации вправе запрашивать данные о мужчинах-работникахМобилизационные хлопоты с сотрудником, которого нет на месте
№ 20
Воинский учет: вести его и сдавать отчетность должны все организацииКак работодателю сохранить прожиточный минимум сотруднику-должникуПочему работодателю важно понимать, что мобилизация ≠ военные сборы
№ 19
Персональные данные сотрудников: какие обязанности появились у работодателейСрок выплаты зарплаты нарушен — что за это будет?Что меняется с новыми правилами расследования производственных травмЧто нового при оформлении расследования несчастных случаев на производстве
№ 18
Как не ошибиться, удерживая долги из зарплаты сотрудниковНужно ли было подавать уведомление об обработке персональных данных до 1 сентября
№ 17
«Переводные» разъяснения Минтруда для первоначального работодателяОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариусаОтветы Минтруда для работодателей, принимающих временных работниковСверхурочная работа: сложные вопросы оформления и оплатыУдержания из зарплаты сотрудника с учетом прожиточного минимума
№ 16
Как передать уволенному работнику трудовую книжкуНДФЛ с компенсации за задержку зарплаты: Минфин и ФНС изменили позицию
№ 15
Временный перевод к другому работодателю: взгляд с обеих сторонКак в трудовом договоре указывать сроки выплаты зарплатыКогда договор о полной материальной ответственности не работает
№ 14
Индексация ≠  повышение зарплаты до МРОТТест: как правильно организовать удаленку
№ 13
Как работники с работодателя серую зарплату взыскивалиЧто думает ВС РФ об оформлении трудовых договоров
№ 12
Ведение трудовой книжки и учет трудового стажа работника из УкраиныКогда больничный лист не спасет работника от увольнения по инициативе работодателяСчитаем отпускные при наличии «президентских» нерабочих дней в расчетном периоде
№ 11
А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работникаКак IT-компании уведомлять военкомат об увольнении работника-«отсрочника»Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньшеКадрово-бухгалтерские будни: что, когда и как оформлятьКак поступить с работником, который не справляется со своими обязанностямиОтпуск отгулян авансом: отражаем перерасчет в налогах и бухучетеСправку об отсутствии судимости можно требовать не у всех соискателейЧто такое необоснованный отказ в приеме на работу: точка зрения ВС РФ
№ 10
Нюансы расчета «алиментной» задолженности сотрудниковОбзор судебных дел по спорам, связанным с заключением трудового договораФаксимильная подпись и трудовой договор несовместимы
№ 9
Во избежание простоя: временная смена трудовой функции, режима работы или работодателяСубсидии за наем молодежи: кто, сколько и как может получить
№ 8
Любимые вопросы работодателей об индексацииНи от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем
№ 7
Аренда жилья и другие расходы при переезде сотрудника: что с налогамиНеотгулянный отпуск: компенсируем при увольненииРаботник «потерялся» на митинге, в отпуске или в командировке: кадрово-бухгалтерские последствия
№ 6
Работодатели могут продолжать перечислять работникам зарплату на карты банков, попавших под санкцииУвольнение за прогул: разбираемся с причинами отсутствия на работе
№ 5
2 основных вопроса про компенсацию отгуловСЗВ-ТД о приеме на работу: с приказом и без негоКак перевести будущую маму на легкий трудКак работодателям размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России»Правила хорошего тона при отгулах
№ 4
«Вирусное» отстранение: когда допустимо и какие последствияГенерального директора ООО дисквалифицировали: как смягчить последствияКак удержать с работника алименты и другие долги, чтобы к вам не было претензийНа удаленку рекомендовали отправить как можно больше работниковПрием на работу генерального директора ООО: три основных шагаУчет расходов на добровольное личное страхование и пенсионное обеспечение работников
№ 3
«Медицинский» перевод на другую работу: как, куда, на сколькоКак устроить у себя ЭКДО
№ 1
В 2022 году МРОТ равен 13 890 руб.: что предпринять работодателямПФР подкорректировал правила заполнения СЗВ-СТАЖЧто полагается за работу в январские каникулы
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Архивный эксперт март-апрель 2024 НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
Нужное
Содержание