Уволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?

Выдавать документы, связанные с работой, или не выдавать: вот в чем вопрос

По закону работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему документы, связанные с его работой у конкретного работодателяч. 1 ст. 62 ТК РФ. Причем исполнять это требование нужно и тогда, когда их просит бывший работник. Так как правило об их выдаче распространяется на отношения работника и работодателя и в том случае, если они уже прекращеныОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9.

Важный момент: работник не обязан в своем запросе обосновывать и подтверждать необходимость получения им документов, связанных с прежней работой в вашей компании (ИП), так как российским законодательством на него такая обязанность не возложенаОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9. Следовательно, требовать озвучить причину обращения работодатель не имеет права.

Конкретного перечня «документов, связанных с работой» нигде не установлено, однако некоторые из них прямо указаны в ТК РФч. 1 ст. 62 ТК РФ. Среди них:

•копия приказа о приеме на работу;

•копии приказов о переводах на другую работу;

•копия приказа об увольнении с работы;

•справки о заработной плате;

•справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на ОПС;

•справки о периоде работы у работодателя.

Поэтому, если бывший работник запросил у вас что-то из перечисленного, безоговорочно выдайте ему нужную бумагу.

Важно: перечисленный в ТК РФ перечень заканчивается припиской «...и другое». Однако это вовсе не означает, что любой запрос сотрудника нужно исполнять. О том, какие другие рабочие документы нужно выдавать сотрудникам, а какие нет, — в таблице ниже.

Документ	Обоснование
Нужно выдать
Трудовой договор, заключенный с бывшим работником, и дополнительные соглашения к нему	Указанные документы напрямую связаны с работой сотрудника у васч. 1 ст. 62 ТК РФ. Поэтому их копии надо выдать. Тот факт, что прежде вы выдавали уволенному оригинальные экземпляры документов, не освобождает вас от указанной обязанности
Трудовая книжка/сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)	Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, указанные выписки, справка о зарплате выдаются сотруднику в день увольнения в обязательном порядке. Другие справки — только если об этом есть заявление работникач. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Однако если после увольнения работник потеряет что-то из перечисленного, он вправе повторно запросить у вас документы (их копии), так как они связаны с его работой у васч. 1 ст. 62 ТК РФ. А в случае с трудовой книжкой работник также вправе требовать от вас оформления ее дубликата, если его последнее место работы было в вашей организациип. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н
Выписка из формы СЗВ-М
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ
Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам
Выписка из формы ДСВ-3
Справка о заработке 182н
Справка о доходах и НДФЛ
Иные справки, касающиеся именно работы уволенного у вас (например, справка о северной надбавке)
Можно не выдавать Прежде чем принять решение «не выдавать», взвесьте все за и против. Ведь если работник не получит желаемое, он может обратиться в суд. И даже если вы выиграете спор, очевидно, что времени на судебное разбирательство вы все равно потратите куда больше, чем если сразу передадите нужный документ работнику. Также обращаем внимание, что в случае возникновения спора, допустим, в связи с привлечением работника к дисциплинарной ответственности вас также могут попросить представить необходимые документы (те же материалы служебной проверки) уполномоченному органу или суду. В таком случае отказать в их представлении вы не вправе
Правила внутреннего трудового распорядка	Коллективный договор, должностная инструкция, ПВТР, положение об оплате труда и премировании — это все локальные нормативные акты компании. Они касаются неопределенного круга лиц, персональную информацию о работнике не содержат. И как отмечают судьи, после увольнения работника они уже никак не связаны с его работойОпределение 3 КСОЮ от 15.09.2021 № 88-13027/2021; АО Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020. Да и обязанность работодателя выдавать копии своих ЛНА нигде прямо не установлена
Коллективный договор
Положение об оплате труда и премировании
Должностная инструкция
Докладная или служебная записка о нарушении трудовой дисциплины	Материалы служебной проверки непосредственно не связаны с работой уволенного. Они предназначены для служебного пользования, а потому работодатель не обязан предоставлять работнику их копииОпределения 4 КСОЮ от 15.07.2021 № 88-16817/2021; 3 КСОЮ от 22.06.2020 № 88-6138/2020; АО Омского облсуда от 13.06.2019 № 33-3694/2019
Нельзя выдавать, но есть «но»
График отпусков	В указанных документах содержатся сведения о других работниках. Распространять эти сведения не допускается по Закону о персональных данныхст. 88 ТК РФ; ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. А потому выдавать документ целиком нельзя ни в коем случае.За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия могут привлечь к административной ответственности в виде штрафач. 2 ст. 13.11, ч. 1—3 ст. 4.1.2 КоАП РФ: •для фирм, относящихся к малому бизнесу, — от 20 000 до 75 000 руб.; •для иных компаниий — от 30 000 до 150 000 руб.; •для должностных лиц и ИП — от 20 000 до 40 000 руб. А за повторное нарушение санкции увеличеныч. 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ: •для фирм, относящихся к малому бизнесу, и ИП — от 100 000 до 300 000 руб.; •для иных компаний — от 300 000 до 500 000 руб.; •для должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб. Однако не выдать бывшему сотруднику совсем ничего — тоже нарушение. Ведь в указанных документах содержится информация, связанная и с его работой у работодателяч. 1 ст. 62 ТК РФ. В такой ситуации либо при снятии копии скройте часть информации, касающейся других работников, либо делайте выписки из документов с информацией только о заявителе
Табель учета рабочего времени
Ведомости по зарплате
«Коллективные» приказы, например о премировании по итогу квартала
Другие документы, содержащие данные не только о заявителе
Штатное расписание	С одной стороны, штатное расписание не имеет отношения к выполнению конкретной трудовой функции, а потому его можно не выдавать. А с другой стороны, документ так или иначе связан с трудовой деятельностью бывшего работника (хотя бы потому, что в нем указан его оклад), а значит, выдать его все-таки надо. Как быть? Полагаем, лучшее решение, как и в предыдущих случаях, — это оформить для работника выписку из документа со сведениями только о его должности и соответствующих выплатах. А вот копию полного штатного расписания в целях защиты персональных данных других лиц выдавать вообще нельзя

Как выдавать выписки и копии документов

Выписка и копии документов, как мы уже говорили, оформляются на основании письменного заявления работникач. 1 ст. 62 ТК РФ. Однако ни его форма, ни содержание трудовым законодательством не установлены. Следовательно, составить документ работник может произвольно.

Вот пример формулировки заявления о выдаче копии трудового договора.

Получив заявление, в течение 3 рабочих дней сделайте копию нужного документа или выписку из негоч. 1 ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ. Выписку составляйте в произвольной форме на бланке вашей организации. Обычно сам документ называют «Выписка из...», а далее копируют необходимый текст из оригинала документап. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Копии документов и выписки предоставьте работнику бесплатно и заверьте надлежащим образом. Для этого под реквизитом «подпись» в конце документа проставьте вот такую отметкуп. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Выдачу документов рекомендуем зафиксировать. К примеру, если копии работник забирает лично, можно взять с него расписку об их получении. Другой вариант: можно оформить опись выдаваемых документов и попросить работника поставить в ней дату и свою подпись.

Или же копии документов вы можете отправить по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Тогда у вас будут доказательства отправки.

Эти действия помогут в случае чего доказать, что запрос о выдаче документов вы исполнили в срок.

Напоминаем, что если в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления не выдать запрошенные документы, то трудинспекция может привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размереч. 1 ст. 5.27, ч. 1, 2 ст. 4.1.2 КоАП РФ:

•от 30 000 до 50 000 руб. — для компаний, не относящихся к малому бизнесу;

•от 1000 до 5000 руб. — для малых компаний, ИП и должностных лиц.

Если же должностное лицо или работодатель были привлечены к «административке» в течение года за аналогичное нарушение трудового законодательства РФ, то штраф накладывается в большем размерест. 4.6, ч. 2 ст. 5.27, ч. 1, 2 ст. 4.1.2 КоАП РФ; п. 8 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45:

•от 50 000 до 70 000 руб. — для компаний, не относящихся к малому бизнесу;

•от 10 000 до 20 000 руб. — для фирм из малого бизнеса, ИП и должностных лиц. Последних вместо штрафа могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет. Причем наказывают должностных лиц независимо от того, где были совершены нарушения: по одному месту работы или в разных организациях.

Как быть, если работник запросил документы, которых нет

Ответ прост: сообщить работнику об отсутствии запрашиваемых им документов. Специально для него составлять документы не надо. Вот какие объяснения отсутствия у вас запрашиваемых бумаг вы можете предоставить работнику. Кстати, лучше изложите такие причины письменно.

«Документ отсутствует, потому что срок его хранения истек». Истечение срока хранения документа — веская причина для его невыдачи. Ведь невозможно выдать то, чего уже нет. Суды считают так же.

Например, учитель попросил у школы выдать ему документы о выполненной работе, в частности справки о количестве проведенных уроков за 2009—2011 учебные года. Выдать последние школа не смогла, так как по номенклатуре дел после 5-лет­него хранения в архиве из классных журналов остаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся этого класса. Остальное — уничтожается. То есть требуемых сведений не остается.

Суд в споре встал на сторону учебного учреждения и признал непредставление сведений связанным с объективной невозможностьюАО Санкт-Петербургского горсуда от 22.01.2019 № 33-899/2019.

«Документ отсутствует, потому что в принципе не составлялся». Бывший работник может запросить документ, который вы не составляли потому, что и не должны были. В таком случае имеете право его запрос не исполнять — так говорят суды. Вот, например.

Бывшая сотрудница запросила у компании копии должностных инструкций. У работодателя их не было, так как должностные инструкции по рабочим профессиям в период трудовой деятельности уволенной (с 1984 г.) не издавались. Суд не нашел нарушений в действиях работодателяОпределение 3 КСОЮ от 02.07.2020 № 88-6763/2020.

В другой истории работодатель отказал работнику в выдаче справки о наличии вакансий. Причина та же — документ не составлялся. Суд также поддержал работодателяАО Красноярского крайсуда от 22.07.2019 № 33-10340/2019.

«Документ отсутствует, потому что утрачен». Затребовать бывший работник может и документ, который у вас быть должен, но по какой-то причине утрачен. Очевидно, что в таком случае вы вправе отказать сотруднику в его предоставлении. Но есть условие — факт утраты должен быть зафиксирован.

Известен случай, когда бывший работник запросил у работодателя документы, связанные с его работой, в том числе копии заявлений о приеме на работу и переводе. Но так и не получил их.

Работодатель, аргументируя фактическим отсутствием документов в личном деле работника, копии заявлений не выдал, но выдал акт об утере. Суд его в этом поддержал, отметив, что возложение на бывшего работодателя обязанности по предоставлению утраченных документов будет носить неисполнимый характер и не приведет к реальной защите нарушенного права работникаАО Нижегородского облсуда от 16.10.2018 № 33-12319/2018.

* * *

Подытожим: выдать бывшим работникам по их письменному запросу нужно только те документы, которые отвечают следующим требованиям:

•документ касается именно работы уволенного в вашей компании;

•документ не содержит персональных данных других сотрудников, а если содержит — можно выдать только выписку;

•документ есть в компании. Вы вправе отказать работнику в выдаче документов в случае, если вы их не оформляли, потому что и не должны были это делать по закону, или они утрачены, или срок их хранения истек.