Осенние хлопоты с РСВ и СЗВ

Памятка по заполнению пенсионной отчетности за 9 месяцев

Осень уже полностью вступила в свои права, и не успеешь оглянуться, как наступит последний ее месяц. А как известно, до 15 ноября включительно все организации и предприниматели, у которых есть работники, должны сдать пенсионную отчетность по итогам прошедших трех кварталовп. 1 ч. 9 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).

Давайте освежим в памяти основные правила ее заполнения и разберемся с некоторыми спорными ситуациями.

Отражение соцстраховских пособий в форме СЗВ-6-4

В сведениях по форме СЗВ-6-4 суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком отражаются следующим образомп. 79 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п:

• включаются в состав всех выплат и вознаграждений, начисленных работнику;
• не включаются в выплаты, входящие в базу для начисления взносов.

То есть если в течение отчетного периода, кроме пособий, работник ничего не получал (например, если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет), то суммы пособий будут отражены во второй графе «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица» таблицы формы.

Отчетность за период, когда деятельность не велась

Такая ситуация характерна для недавно зарегистрированных организаций. Есть учредитель, и он же — директор и единственный работник. Зарплату или иные выплаты в течение отчетного периода он не получал, взносы не начислял.

По общему правилу сдавать пенсионную отчетность нужно полным комплектом — и расчет РСВ-1, и индивидуальные сведенияп. 1 ч. 9 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Исключений в Законе № 212-ФЗ не предусмотрено. Но в данном случае сдать нужно будет только нулевой РСВ-1 без персонифицированной отчетности. Ведь начислений нет, взносы в ПФР не уплачивались, а значит, нет и стажа за этот периодп. 1 ст. 10 Закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ.

Так поступить рекомендуют и некоторые специалисты ПФР на местах. Да и в описании проверок, проводимых в отношении пенсионной отчетности, указано, что СЗВ-6-4 обязательно должны быть в комплекте, только если в РСВ-1 есть ненулевые значения сумм начисленных или уплаченных взносовпп. 4, 9.1 приложения 2 Информационного сообщения ПФР от 21.02.2013.

Штрафа за непредставление индивидуальных сведений в такой ситуации не будет. Ведь он рассчитывается как 10% от причитающихся к уплате в ПФР платежей за отчетный периодст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. У вас такие платежи равны 0. А минимального штрафа за данное нарушение нет.

Сумма переплаты по взносам в форме СЗВ-6-4

Она там не отражаетсяп. 79 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п (далее — Инструкция). То есть в форме сумма уплаченных взносов может состоять только из уплаченных за текущий период взносов и погашенной задолженности за предыдущие периоды. Ничего нового в этом условии нет, поскольку и ранее, заполняя формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2, страхователи должны были соблюдать правило: общая сумма уплаченных взносов по конкретному работнику с начала года должна быть меньше начисленных либо равна им.

При этом в РСВ-1 переплата отражается. Она будет включена в сумму уплаченных взносов (значение строки 140 раздела 1).

Код для периода отпуска по уходу за ребенком от полутора до 3 лет

В форме СЗВ-6-4 период, когда работница находится в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет, обозначается кодом «ДЕТИ», от полутора до 3 лет — кодом «ДЛДЕТИ» в графе «Исчисление страхового стажа. Дополнительные сведения». И пусть вас не смущает, что в соответствии с Постановлением ПФР код «ДЛДЕТИ» формально должен применяться только при заполнении форм СЗВ-6-1, СЗВ-6-2приложение № 1 к Инструкции. Это технический недочет. Общий код «ДЕТИ» никак не может применяться ко всему периоду по уходу за ребенком до 3 лет, так как в страховой стаж включаются только первые полтора годаподп. 3 п. 1 ст. 11 Закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ.

У страхователя в фамилии работника «е», у ПФР — «ё»

Допустим, что после сдачи отчетности вы получили из ПФР письмо, в котором указано, что в ф. и. о. сотрудника допущена ошибка. Например, по базе Фонда фамилия работника пишется через «ё», а в ваших индивидуальных сведениях, представленных в ПФР, стоит «е», или наоборот. Или неверно указано отчество — должно быть «Валерьевна», а написано «Валериевна».

В таких случаях придется:

• <если>страховое свидетельство заполнено правильно (написание фамилии такое же, как в паспорте человека), а ошибка допущена именно в базе Фонда — убеждать ПФР, что это их ошибка. Можно написать заявление в ПФР в произвольной форме, приложив к нему копии паспорта работника и страхового свидетельства;
• <если>ошибка допущена в страховом свидетельстве работника (фамилия не совпадает с указанной в паспорте) — менять свидетельство, поскольку именно из него страхователь берет сведения для указания их в персонифицированной отчетности. Для этого нужно направить в свое отделение Фонда заявление по форме АДВ-2 об обмене страхового свидетельства вместе с описью по форме АДВ-6-1п. 4 ст. 7 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Заполнить заявление может и кадровая служба организации, а подписать его должен сам работникп. 20 Инструкции. В течение месяца после отправки заявления ПФР должен будет передать вам новое пенсионное страховое свидетельство с исправленной фамилией и прежним номером индивидуального лицевого счетап. 1 ст. 9 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; п. 28 Инструкции к Приказу Минздравсоцразвития от 14.12.2009 № 987н.

В принципе такие ошибки в ф. и. о. проверочные программы пропускают. И при сдаче отчетности в электронном виде вы, скорее всего, получите в ответ положительный протокол. Но из-за несовпадения ваших сведений о работнике со сведениями ПФР такие письма будут приходить каждый раз, пока ваша организация и Фонд не придут к общему знаменателю. Кстати, исправить ошибку нужно и для того, чтобы потом у работника не было проблем с оформлением пенсии.

Не помешает также уточнить в своем отделении ПФР, нужно ли будет после получения нового свидетельства представить уточненки за те периоды, когда данные работника были указаны в отчетности неверно.

Отменяющие сведения в СЗВ-6-4

Отменяющие сведения необходимо представлять в том случае, если вы сдали в ПФР информацию о начисленных взносах по работнику, с выплат которого вообще начислять их было не нужно. К примеру, с выплат временно пребывающего иностранца, с которым заключен срочный трудовой договор на 2 месяцап. 15 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ.

При представлении отменяющих индивидуальных сведений форма СЗВ-6-4 подается частично «пустой»: в ней не указываются никакие суммы вознаграждений, взносов, периоды стажа. То есть такая форма заполняется до таблицы «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица»п. 79 Инструкции. И не обращайте внимания, если проверочная программа будет «ругаться» на СЗВ-6-4 с пустыми ячейками, выдавая предупреждения. Сдать отчетность вы все равно сможете. К тому же, если вы укажете какие-то выплаты или взносы в основных таблицах формы, в ПФР могут принять ваши сведения как корректирующие. И получится, что вы не отмените те данные, которые ранее ошибочно представили на работника, а просто обновите их.

Напоминаем, что в такой форме должны быть указаны два отчетных периода. Например, если при подаче отчетности за 9 месяцев 2013 г. вы направите отменяющие сведения за I полугодие этого же года, то форма будет заполнена так:

Определение количества застрахованных лиц, если работник стал инвалидом

Если работник в середине квартала оформил инвалидность, то в РСВ-1 он будет фигурировать как в числе тех лиц, за которых взносы начислялись по основным тарифам, так и тех, к чьим выплатам применяли пониженные тарифып. 3 ч. 1 ст. 58 Закона № 212-ФЗ. Ведь сколько тарифов применял работодатель в течение отчетного периода, столько подразделов 2.1 в РСВ-1 он должен будет оформитьп. 8.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 28.12.2012 № 639н (далее — Порядок). С выплат, начисленных данному работнику до месяца оформления им инвалидности, взносы нужно исчислять по основным тарифам, а с месяца оформления и позднее — по пониженнымПисьмо Минздравсоцразвития от 22.06.2010 № 1977-19. То есть информация о «его» взносах частично попадет в один подраздел 2.1, частично — в другой. Ведь в каждом подразделе 2.1 есть показатели, определяемые нарастающим итогом с начала расчетного периода. В том числе и количество лиц, с выплат которым были начислены взносы (строка 260)п. 8.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 28.12.2012 № 639н (далее — Порядок).

Поэтому если у вас работает, например, пять человек, один из которых в августе оформил инвалидность, то по одному подразделу 2.1 число застрахованных лиц составит пять человек, по другому — один.

Все бы ничего, но на титульном листе расчета РСВ-1 есть общий показатель «Количество застрахованных лиц». Здесь указывается число тех, за кого организация представляет индивидуальные сведенияп. 5.13 Порядка. В нашем примере — пять человек. Но в то же время проверочная программа ПФР настроена таким образом, что данный показатель должен быть больше суммы строк 260 во всех подразделах 2.1 либо равен ей. А по условиям нашего примера сумма этих строк дает 6 (5 + 1). Пока выход тут один: учесть требование проверочной программы, вручную поставить большее количество застрахованных лиц и сдать отчет в том виде, в котором хочет ПФР.

С такой проблемой в заполнении РСВ-1 можно столкнуться и в других случаях, когда к выплатам работника применялись различные тарифы взносов.

Матпомощь при начислении обычных взносов и за вредные условия труда

Если сотруднику в начале года, когда он работал в обычных условиях труда, была выплачена материальная помощь в размере 4000 руб., то взносы на нее не начисляютсяп. 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ. Но если позже работник перешел на работу с вредными условиями труда и получил еще одну матпомощь, то она должна облагаться взносами по дополнительному тарифу. И нет оснований не облагать ее именно «дополнительными» взносами. Эту матпомощь уменьшить на 4000 руб. нельзя, так как данная «льгота» была использована при выплате первой матпомощи.

При заполнении формы СЗВ-6-4 вторая матпомощь попадает и в общую сумму выплат и иных вознаграждений лица, и в суммы, входящие в базу для начисления взносов, и в суммы выплат, с которых начисляются «дополнительные» взносы.

Увольнение временно пребывающего иностранца до истечения срока трудового договора

Если вы заключили трудовой договор с временно пребывающим иностранцем на 6 месяцев или более, то вы должны поставить его на учет в системе обязательного пенсионного страхования, начислять с его выплат взносы и уплачивать их, а также представлять на данного работника индивидуальные сведенияп. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ. И если до истечения срока трудового договора работник уволится, это никак не повлияет на ваши обязанности как страхователя. Фактический период работы иностранца значения не имеет.

Организация стала участником ОЭЗ

Если организация в середине квартала получила статус участника технико-внедренческой особой экономической зоны (ОЭЗ), то она может применять пониженные тарифы взносов. Но с какого момента?

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДАШИНА Тамара Николаевна

Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“Выплаты, начисленные лицам, работающим в технико-внедренческой ОЭЗ, начиная с месяца заключения организацией соглашения с органами управления ОЭЗ о ведении технико-внедренческой деятельности облагаются взносами по пониженным тарифамп. 5 ч. 1, ч. 3 ст. 58 Закона № 212-ФЗ; ч. 2 ст. 9 Закона от 22.07.2005 № 116-ФЗ. В такой ситуации за период, когда организация стала участником ОЭЗ, при заполнении расчета РСВ-1 нужно будет заполнить несколько подразделов 2.1 с указанием в каждом своего кода для каждого тарифа, применяемого в течение отчетного периодап. 8.1 Порядка”.

***

В заключение хотим напомнить, что соцвыплаты, начисленные работникам на основании коллективного договора, взносами не облагаютсяПостановление Президиума ВАС от 14.05.2013 № 17744/12.