Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 февраля 2020 г.

Оформляем путевые листы

О том, как документально оформить предоставление сотруднику служебного автомобиля, мы подробно писали:

2020, № 3

...с указанием маршрута движения

Сведения о маршруте движения автомобиля не входят в перечень обязательных реквизитов путевого листа. Должны ли мы в таком случае указывать маршрут? И если должны, то насколько подробно?

— Информация о маршруте движения автомобиля действительно не входит в перечень обязательных реквизитов путевого листа. При ее отсутствии сотрудники ГИБДД вас не оштрафуют. Однако налоговики и Минфин считают, что маршрут указывать надоПисьма Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129; ИФНС по г. Москве от 14.11.2006 № 20-12/100253; Постановление АС ПО от 02.12.2016 № Ф06-15152/2016. Ведь эта информация нужна, чтобы подтвердить реальность и производственный характер поездки для признания налоговых расходов (например, расходов на топливо). Поэтому маршрут необходимо включать в форму путевого листа как дополнительный реквизит, учитывающий особенности ведения деятельностиПисьмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис; п. 3 Обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 (далее — Приказ № 152); Постановление АС МО от 08.04.2015 № А40-108772/14.

Формулировки, такие как «по городу» или «по заданию», указывать рискованно. Лучше подробно прописать место назначения — наименование компании (структурного подразделения, склада) и ее адрес.

...на служебные поездки

Мы арендуем легковой автомобиль и используем его для служебных поездок. Директор ездит на встречи с контрагентами, а бухгалтер — в банк и в налоговую. Обязаны ли мы оформлять путевые листы?

— Такой обязанности у вас нет. Путевой лист — это один из первичных документов, подтверждающих производственную направленность затрат в налоговом учете (зарплату водителя и стоимость ГСМ) на основании пробега авто и расхода топлива. Его обязаны оформлять те организации, которые перевозят пассажиров и грузып. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (далее — Закон № 259-ФЗ); Приказ № 152.

Расписывать в путевом листе весь маршрут автомобиля на день совсем не обязательно, считает Минтранс

Для подтверждения налоговых расходов на арендованный автомобиль, используемый для служебных поездок, можете воспользоваться и другими документами, закрепив порядок их оформления в учетной политикеп. 2 ст. 20 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ; Письма УФНС от 09.07.2019 № 16-15/116577@; Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис; Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354. Например, это может быть маршрутный лист или отчет из системы спутниковой навигации (если она установлена).

Важно, чтобы из документа были понятнып. 1 ст. 252 НК РФ:

•цель поездки (деловая или личная). Например, это видно из маршрута следования автомобиля;

•пройденный километраж;

•расход топлива.

В документе предусмотрите все необходимые реквизитыст. 6 Закона № 259-ФЗ; Приказ № 152; Письма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354; УФНС от 09.07.2019 № 16-15/116577@:

•наименование и номер документа;

•сведения о сроке действия документа (дата использования, если документ однодневный, или даты начала и окончания использования, если он выписывается на несколько дней);

•сведения об организации (предпринимателе);

•сведения о транспортном средстве (тип и модель машины, регистрационные номера машины, показания одометра при выезде и заезде, дата и время выезда и заезда);

•сведения о водителе.

Отметки о прохождении директором и бухгалтером медосмотра и о проведении техконтроля арендованного легкового автомобиля, который используется для служебных поездок, проставлять в документе не обязательно.

...на поездки работника на личном авто

Мы выплачиваем ежемесячную компенсацию работнику — менеджеру нашей компании за использование личного легкового автомобиля в служебных целях. Но ездит он на нем не каждый день. Нужно ли нам пересчитывать сумму компенсации исходя из фактических дней использования авто? И если нужно, какими документами оформить?

— Если для служебных поездок личный легковой автомобиль работник использовал неполный месяц, то сумму компенсации, по мнению Минфина, нужно рассчитать пропорционально количеству дней использованияПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87. Для обоснования и документального подтверждения суммы компенсации в налоговом учете удобно воспользоваться, например, путевым или маршрутным листом.

О порядке их оформления — в ответе на предыдущий вопрос.

...на деловые и личные поездки

Наш сотрудник пользуется служебным автомобилем для деловых и личных поездок. Какие документы мы должны оформить, чтобы у проверяющих не возникло претензий по расходам на содержание автомобиля?

— Затраты, связанные с использованием служебного автомобиля в личных целях, учесть в налоговых расходах вы не сможетеп. 1 ст. 252 НК РФ.

Чтобы у вас была возможность учесть в налоговых расходах затраты на содержание служебного автомобиля, а также не оплачивать личные расходы сотрудника, необходимо в локальных нормативных актах и/или в трудовом договоре с сотрудником:

•указать расходы, которые несет компания (например, на ремонт автомобиля, техобслуживание и ГСМ в деловых поездках), и расходы за счет сотрудника (например, на ГСМ при использовании автомобиля в его личных целях). Удобно оговорить использование автомобиля для личных поездок в определенное время, например в выходные дни или за пределами рабочего времени;

•предусмотреть отчетность по использованию автомобиля в служебных целях. Это могут быть путевые листы или любые другие документы, подтверждающие производственный характер расходов, с указанием в них маршрута движения автомобиля, показаний одометра и расхода ГСМ.

...при передаче автомобиля в аренду

Мы передали свой грузовой автомобиль в аренду с экипажем. По договору аренды затраты на приобретение ГСМ несет арендатор. А зарплату водителю выплачиваем мы. Кто в этом случае должен составлять путевые листы? Ведь они необходимы и нам, и арендатору.

— Путевые листы должна оформлять организация, фактически эксплуатирующая автомобильп. 2 Обязательных реквизитов, утв. Приказом № 152; Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС. По договору аренды автомобиля с экипажем вы как арендодатель не только предоставляете арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, но и своими силами оказываете услуги по эксплуатации автомобиляст. 632, п. 2 ст. 635 ГК РФ.

А поскольку вы, по сути, так же как и арендатор, эксплуатируете транспорт, то должны заполнять путевые листы. Причем делать это надо по распоряжению арендатораПостановления АC ЦО от 31.01.2019 № Ф10-5795/2018; 2 ААС от 04.09.2018 № 02АП-6142/2018.

Кроме того, отметку о предрейсовом медицинском осмотре должен ставить работодатель водителя, ведь он несет ответственность за охрану труда и здоровья своего работника. А при аренде автомобиля с экипажем — это вы (арендодатель).

Определите порядок оформления путевых листов в договоре аренды. Предусмотрите, что вы будете передавать арендатору их копии для подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Способ обмена документами также пропишите в договоре аренды. Тогда претензий со стороны налоговой при отражении в налоговых расходах зарплаты водителя и стоимости топлива не возникнет ни у вас, ни у арендатора.

...когда за рулем предприниматель

ИП на УСН «доходы минус расходы», не имеющий работников, на своем грузовом автомобиле доставляет товар покупателям. Должен ли предприниматель составлять путевые листы, проходить предрейсовые медосмотры и проводить техконтроль автомобиля? Как это лучше сделать?

— Предприниматель, использующий машину в своей деятельности для перевозки грузов, обязан оформлять путевые листы, а также проходить предрейсовые медосмотры и проводить предрейсовый техконтроль автомобиляст. 6 Закона № 259-ФЗ; ст. 20, п. 4 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ; Приказ № 152; Письмо Росздравнадзора от 12.03.2014 № 01И-271/14. Без путевых листов, например при наличии только чеков ККТ на ГСМ, налоговики расходы не признают, и суды их в этом поддерживаютПостановления ВС от 21.06.2019 № 56-АД19-8; АС ПО от 16.08.2017 № Ф06-23325/2017.

Отправлять машину в рейс с путевым листом без отметки о предварительном медосмотре опасно. Полиции это точно не понравится...

Для прохождения предрейсовых медосмотров предприниматель может заключить договор с лицензированной медицинской организацией или частным медиком — предпринимателем с лицензией на проведение медосмотровп. 8 Приказа Минздрава от 15.12.2014 № 835н; п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ; п. 3 Постановления Правительства от 16.04.2012 № 291, приложение к этому Постановлению.

На проведение предрейсового техконтроля автомобиля предприниматель может заключить договор с соответствующей организацией или со специалистом. Важно, чтобы контролер соответствовал профессиональным и квалификационным требованиям, в частности он долженпп. 14.1—14.3 Приказа Минтранса от 28.09.2015 № 287; п. 8 Приказа Минтранса от 08.08.2018 № 296:

•знать нормативные акты по техническому обслуживанию и ремонту автотранспорта, по безопасности движения и др.;

•уметь контролировать техсостояние автотранспорта;

•иметь диплом не ниже среднего профессионального образования по соответствующей специальности и (или) диплом о профессиональной переподготовке.

Если предприниматель проставляет отметку о прохождении предрейсового техконтроля самостоятельно, то у него также должна быть необходимая квалификация.

Имейте в виду, что, как бы затратно и труднореализуемо это ни было, таковы требования законодательства.

За отсутствие сведений о пройденных предрейсовых медосмотре и техконтроле ГИБДД может оштрафовать предпринимателя на 30 тыс. руб.ч. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ; Определение КС от 29.01.2019 № 234-О

...на несколько поездок

Товар покупателям развозят наши водители на автомобилях компании. В течение дня они выполняют несколько рейсов. Должны ли мы оформлять путевые листы на каждый рейс или достаточно одного путевого листа за день?

— Если водители совершают несколько рейсов в течение смены (рабочего дня), то на каждый рейс оформлять путевой лист не нужно. На каждый автомобиль (водителя) оформите один путевой лист на 1 рабочий день (смену) до начала первого за день рейсап. 10 Обязательных реквизитов, утв. Приказом № 152; Письмо Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ (далее — Письмо Минтранса № ДЗ-514-ПГ).

...на месяц

У нашей компании имеется целый парк автомобилей. Часть из них — в собственности, а часть мы взяли в аренду. Чтобы снизить документооборот, можем ли мы оформлять путевые листы по каждому автомобилю на месяц?

— В принципе, можете. Но есть ли в этом смысл? Дело в том, что если вы будете оформлять путевой лист на месяц, то все равно необходимо на каждую смену (рабочий день) проставлять в уже созданном путевом листе такие обязательные реквизиты, какПисьмо Минтранса № ДЗ-514-ПГ:

•показания одометра автомобиля при выезде и окончании смены (рабочего дня) водителя;

•дата и время выезда автомобиля и его заезда;

•дата и время проведения предрейсового (предсменного) техконтроля автомобиля;

•дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотров водителя.

Остальные реквизиты путевого листа должны быть неизменными.

Срок действия путевого листа будут определять даты (число, месяц, год) начала и окончания срока его использования.

Это неудобно вам самим. Такой путевой лист будет громоздким. А если он еще и потеряется, то придется восстанавливать всю информацию (в том числе о проведенных медосмотрах) задним числом.

Справка

Допуск к работе водителя без предрейсового медицинского осмотра может грозить работодателю административным штрафом:

•со стороны трудинспекциич. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

—для компании — от 110 тыс. до 130 тыс. руб.;

—для руководителя и предпринимателя — от 15 тыс. до 25 тыс. руб.;

•со стороны ГИБДД или Ространснадзорач. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ:

—для компании и предпринимателя — 30 тыс. руб.;

—для руководителя — 5 тыс. руб.

...на нескольких водителей

Наши водители часто перевозят грузы на большие расстояния. В поездку отправляются вдвоем на одной машине. Можно ли вписать в один путевой лист двух водителей? Как правильно его оформить?

— На каждое транспортное средство, которое вы эксплуатируете, оформляется один путевой лист. При этом на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности компании. Если в длительный рейс вы отправляете двух водителей, то можно выписать один путевой лист. Но в этом случае должны быть отметки о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого водителяПисьмо Минтранса № ДЗ-514-ПГ.

...на длительную поездку

Работник нашей компании отправляется в командировку на неделю на служебном автомобиле. Достаточно ли выписать ему один путевой лист на всю неделю?

— Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда в рейс с места постоянной стоянкип. 10 Обязательных реквизитов, утв. Приказом № 152. Если командировка (рейс) — на несколько дней и водитель не может ежедневно возвращаться на стоянку, то вы можете выдать ему один путевой лист на срок командировки.

...для учета ГСМ в поездках за пределами рабочего времени

Директор нашей (не автотранспортной) компании часто использует служебный автомобиль для работы за пределами установленного рабочего времени. Время фиксируется в путевом листе. Можно ли учесть стоимость ГСМ по путевому листу с отметками о поездках за пределами рабочего времени?

— Да, можно. При условии что:

•трудовым договором или локальными нормативными актами предусмотрено условие об обеспечении директора служебным транспортом;

•в путевом листе указан маршрут поездок, из которого следует, что поездки за пределами рабочего времени были связаны с деятельностью компанииПисьмо Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129. А поскольку речь идет о директоре, продолжительность рабочего дня которого, как правило, ненормированная, то и трудностей это не составитст. 101 ТК РФ.

...для подтверждения права получения товара

Для доставки товара нашим покупателям мы заключили договор перевозки с автотранспортной компанией. Какие документы должен нам предъявить водитель автотранспортной компании для отгрузки товара? Обязательно ли у водителя автоперевозчика должна быть доверенность на получение товара?

— Водитель автоперевозчика обязан предъявить вам паспорт и путевой листп. 1 ст. 10 Закона № 259-ФЗ. В таком случае путевой лист будет играть роль доверенности на прием груза для перевозки. Он позволит определить принадлежность прибывшего под погрузку автомобиля и водителя автоперевозчика, с которым заключен договор перевозки.

Кроме того, на перевозку должна быть оформлена транспортная накладная. В ней также будут указаны данные об автоперевозчике и водителе, который будет перевозить товарп. 20 ст. 2, ст. 8 Закона № 259-ФЗ; пп. 6, 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272.

Поэтому в наличии отдельной доверенности на получение товара нет необходимости.

Справка

Сейчас путевые листы приходится распечатывать, чтобы водитель взял их с собой в рейс. Но уже в декабре 2021 г. разрешат использовать электронные документы, а к июлю 2022 г. планируется создать единую систему оформления электронных путевых листовРаспоряжение Правительства от 24.10.2019 № 2519-р.