Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 июля 2012 г.

Содержание журнала № 14 за 2012 г.

Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату

Спорных ситуаций, которые могут возникнуть между вашей компанией (предпринимателем) и ее контрагентами, множество. И если это сложный случай (к примеру, вам поставлен некачественный или некомплектный товар), то с контрагентом наверняка будет общаться юрист или другой профессионал.

А вот если речь идет о том, чтобы поторопить контрагента с оплатой или с поставкой, то тогда при отсутствии в штате юриста руководитель вполне может попросить написать претензию и бухгалтера. Напомним вам, как это делается.

Для чего нужна претензия

Цель претензии — урегулировать возникший конфликт во внесудебном порядке.

В ней вы сообщаете о ненадлежащем исполнении контрагентом договорных обязательств, требуете устранить нарушения и предупреждаете о возможных санкциях.

Если контрагент с вами согласится и выполнит ваши требования, то тогда спорная ситуация будет разрешена и вашей компании не придется обращаться в суд и нести судебные издержки.

Поэтому претензию лучше направлять контрагенту всегда, когда он нарушил принятое на себя обязательство. А не только тогда, когда претензионный порядок обязателен в силу договора или закона и без его соблюдения вы не вправе обратиться в судч. 5 ст. 4 АПК РФ.

В частности, в силу закона претензию надо направлятьп. 2 ст. 452, п. 1 ст. 483, п. 1 ст. 797 ГК РФ; п. 1 ст. 12 Закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ; ст. 37 Закона от 17.07.99 № 176-ФЗ; п. 4 ст. 55 Закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ:

• перевозчику или экспедитору;
• оператору почтовой или иной связи;
• продавцу, если претензия касается количества, ассортимента, качества, комплектности, тары или упаковки товара.

Ну а если контрагент не захочет решать спор миром (ответит на претензию отказом, частичным отказом или же вообще не ответит), то тогда придется идти в суд.

Что написать в претензии

Претензия должна содержать:

• причину (какое обязательство не выполнил контрагент, в какой сумме — если возможно оценить);
• ваши требования (что контрагент должен сделать, в какой срок);
• предупреждение (что будет, если контрагент не выполнит требования, — расторжение договора, договорные санкции, судебная тяжба).

К претензии можно ничего не прикладывать. Но нужно помнить, что направление вместе с претензией документов, подтверждающих ваши требования, может ускорить ее рассмотрение. К примеру, контрагент мог задержать оплату товара попросту из-за того, что затерялись отгрузочные документы.

Если вы все-таки будете прилагать какие-либо бумаги к претензии, то приведите в ней их перечень. Тогда вам не придется повторно отсылать их контрагенту вместе с его экземпляром иска, если вдруг дело дойдет до судап. 3 ст. 125 АПК РФ.

Подписать претензию должен руководитель либо иное уполномоченное лицо. В последнем случае к претензии нужно приложить копию доверенности, выданной этому лицу.

Неоплата в срок поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, пожалуй, самая распространенная причина для претензии. Поэтому приведем образец оформления претензии к должнику-покупателю.

Как отправить претензию

Есть несколько способов передачи претензии контрагенту. Например, ее можно:

• <или>вручить лично его представителю. Тогда у вас останется экземпляр претензии с отметкой контрагента в получении, содержащей дату, печать, подпись, расшифровку подписи и должность получившего ее работника. Либо в отметке может стоять лишь дата и номер входящей корреспонденциип. 3.29 ГОСТ Р 6.30-2003;
• <или>отправить по электронной почте либо по факсу, если такой способ обмена документами предусмотрен договоромп. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ. В этом случае распечатайте себе электронное письмо или факсимильный отчет об отправке;
• <или>отослать по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении на его юридический адрес. Проверьте, не сменился ли он. Это можно сделать через интернет-сервис «Проверь себя и контрагента» на сайте ФНС, введя в соответствующих графах ОГРН или ИНН контрагента. Можно отправить претензию еще и на известные вам фактические адреса, указанные в договоре. У вас должны остаться на руках почтовая квитанция, опись и вернувшееся уведомление.

Все документы, подтверждающие направление претензии контрагенту, сохраните. Они вам пригодятся, если вы будете обращаться в судподп. 7 п. 1 ст. 126 АПК РФ.

***

Не забывайте, что законом или договором срок предъявления претензии может быть ограничен. Например, на предъявление претензий к экспедитору или железной дороге в связи с перевозкой груза отводится 6 месяцевп. 4 ст. 12 Закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ; ст. 123 Закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ.