Возврат прослеживаемого товара и каскадные корректировки счетов-фактур у покупателей

Учет прослеживаемого товара и его связка с РНПТ

По новым правилам продажа прослеживаемого товара должна сопровождаться:

•или передачей РНПТ покупателю — если он юридическое лицо или ИП;

•или списанием РНПТ в связи с выбытием товара из системы прослеживаемости — если покупатель обычный человек. Тогда списание РНПТ с учета организации происходит не в момент продажи, а при передаче отчета об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. То есть до отправки такого отчета возможны РНПТ-корректировки во внутреннем учете.

Нет никаких жестких требований по ведению учета товаров и их регистрационных номеров прослеживаемости. Организация сама устанавливает правила — так, как ей удобно. Причем зачастую в программном учете в одну кучу складываются все прослеживаемые товары с одним кодом ТН ВЭД, поступившие разными партиями, в том числе от разных поставщиков, а в другую кучу — соответствующие этим товарам РНПТ. И при отгрузке товаров покупателям товары списываются по методу, установленному учетной политикой, к примеру по методу ФИФО. А РНПТ могут списываться как угодно: либо по тому же методу, что и сами товары, — по методу ФИФО (что часто встречается), либо вообще рандомно (в случайном порядке) или вручную.

Складской (реальный) учет товаров может не соответствовать бухгалтерско-программному. То есть со склада могут отгрузить покупателю не совсем ту единицу товара, которую списывают в бухпрограмме. К примеру, в ней списали в связи с продажей товар — монитор из партии, поступившей в организацию 09.08.2021 (монитор 1), а на складе кладовщик отпустил такой же монитор, но из другой партии, которая поступила в организацию 17.08.2021 (монитор 2). Соответственно, в любом случае связки «монитор 1 — РНПТ 1» и «монитор 2 — РНПТ 2», вероятнее всего, будут нарушены. Хотя в большинстве случаев в учете такой связки может вовсе не быть.

Да и в других случаях может оказаться так, что товар, который поступил покупателю от продавца с одним РНПТ, может быть передан дальше по цепочке покупателей с другим РНПТ. И это нормально, если товары одинаковые. Главное, за чем должен следить продавец, — это общее соответствие количества товара количеству товара из партий, которым присвоен соответствующий РНПТ. Причем на всех этапах: как на этапе приобретения, так и на этапе хранения и затем — продажи или иного выбытия товаров.

РНПТ-проблемы при возврате товара поставщику

Разнобой в РНПТ и отсутствие жесткой связки «товар — РНПТ» в учете организации может грозить сложностями в случае, если покупатель (назовем его «покупатель 1») по каким-то причинам возвращает товар своему продавцу в рамках первоначального договора. И при этом РНПТ на такой возвращаемый товар уже был передан другой компании или ИП с аналогичным товаром.

Дело в том, что поставщик в таком случае должен составить корректировочный счет-фактуру (КСФ)п. 3 ст. 168 НК РФ; Письма ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@ (п. 1.4); Минфина от 28.01.2020 № 03-07-09/4850, от 12.04.2019 № 03-07-09/26046, от 08.04.2019 № 03-07-09/24636, от 04.02.2019 № 03-07-11/6171. Поэтому в КСФ продавец показывает, что он забрал назад товар (к примеру, монитор 1) и забирает назад к себе на учет соответствующий ему РНПТ (к примеру, РНПТ 1), также отражаемый в КСФ.

Ни поставщику, ни покупателю не требуется корректировать суммовые данные НДС-учета в периоде первоначальной отгрузки товара. То есть не нужно подавать корректировочные НДС-декларации, даже если первоначальная отгрузка товара была в одном квартале, а его возврат — в другом.

Но что делать, если покупатель 1 уже передал этот РНПТ 1 вниз по цепочке своему покупателю (покупателю 2) вместе с другим аналогичным товаром? Причем покупатель 2 тоже мог успеть передать именно РНПТ 1 вместе с другим аналогичным товаром либо организации или ИП, либо покупателю — обычному человеку.

В таких ситуациях часто покупатель 1 хочет вернуть товар своему поставщику не с прежним РНПТ (назовем его «РНПТ 1»), а со свободным РНПТ, который имеется в наличии у него в системе учета (назовем его «РНПТ 2»). Причем в рамках первоначального договора. Чтобы восстановить свои нарушенные права — к примеру, если в поставленном товаре выявлен брак.

Однако продавец не может вписать какой-либо иной РНПТ в свой корректировочный счет-фактуру. А для исправления РНПТ продавцом в своем первоначальном счете-фактуре просто нет оснований. Соответственно, и в возвратной накладной покупатель должен указать именно РНПТ 1 (если для этого в такой накладной есть соответствующая графа).

При этом надо следить за тем, чтобы не было задвоения РНПТ. Если, к примеру, у вас остался один товар с РНПТ 1, который вы должны как покупатель 1 вернуть поставщику, то нельзя покупателю 2 передать аналогичный товар с тем же РНПТ 1. Ведь тогда не остается свободного РНПТ 1 для возврата.

Чтобы достичь гармонии в учете прослеживаемого товара и ликвидировать РНПТ-пересортицу, покупателю 1 придется признать, что при формировании отгрузочных счетов-фактур покупателю 2 был задействован «случайный» РНПТ. А дальше уже выставить покупателю 2 исправленные документы. Если неверный РНПТ был указан только в счете-фактуре, то можно ограничиться выставлением исправленного счета-фактуры.

Какой РНПТ написать в исправляемых документах, зависит от ситуации. Если покупатель 2 получил исправный товар, то в исправленном счете-фактуре покупатель 1 указывает другой РНПТ (свободный в системе учета покупателя 1, к примеру РНПТ 2) на товар, аналогичный возвращаемому.

Если же покупатель 2 получил неисправный товар и возвращает этот товар покупателю 1, то покупатель 1 выставляет ему КСФ (то есть действует так же, как поставщик). И РНПТ в нем должен быть такой же, какой был указан при отгрузке.

Обратите внимание: покупатель 1 должен выставить покупателю 2 именно исправленный, а не корректировочный счет-фактуру.

Отражаем исправленные счета-фактуры в НДС-учете

После получения такого исправленного счета-фактуры покупателю 2 придется вносить изменения в свои документы, где был указан РНПТ 1.

Если же исправление счетов-фактур касается прошедшего квартала, за который уже сданы НДС-декларации, то и покупателю 1, и покупателю 2 придется подавать уточненки.

А если путаница с РНПТ повлекла необходимость исправления какой-либо иной отчетности, то придется и ее уточнять. К примеру, это может быть отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Иначе данные об исправленном РНПТ не попадут в систему прослеживаемости. И налоговая инспекция засыплет вопросами всех участников сделок.

Понятно, что покупатель 2 вряд ли обрадуется получению исправленного счета-фактуры. Ведь если ранее он уже продал условные два монитора с РНПТ 1, то и ему самому придется выставлять исправленные счета-фактуры своим покупателям. И так далее по цепочке.

В общем, пересортица в РНПТ-учете у одного покупателя может привести к каскадным корректировкам в НДС-учете у многих.

Необходимость исправления ранее выставленных документов — еще не все сложности, с которыми могут столкнуться покупатели, получившие исправленные счета-фактуры. Ведь надо не забыть аннулировать вычеты по ошибочным счетам-фактурам, а затем заявить вычеты по исправленным. Иначе при камеральной проверке НДС-деклараций налоговая служба выявит нестыковки.

Как видим, получение покупателем 2 исправленного счета-фактуры, в котором меняется лишь РНПТ, ведет к необходимости сдачи уточненной НДС-декларации. При этом не требуется предварительно ни доплачивать сумму НДС, ни уплачивать пенист. 75, п. 1 ст. 81 НК РФ.

Решение проблемы: возврат прослеживаемого товара в рамках нового договора поставки

Покупатель, возвращающий прослеживаемый товар, РНПТ которого уже передан другим контрагентам с аналогичным товаром, может избежать необходимости выставления исправленного счета-фактуры и последующих каскадных корректировок в НДС-учете у своих покупателей. Для этого надо договориться с поставщиком, чтобы товар не возвращался в рамках первоначального договора поставки, а был выкуплен в рамках нового договора. То есть поставщик будет выступать покупателем, а бывший покупатель — поставщиком.

В таком случае сторона, реализующая товар (бывший покупатель), выставляет обычный счет-фактуру и обычную накладную на товарПисьма Минфина от 24.08.2020 № 03-07-14/73988, от 10.04.2019 № 03-07-09/25208. И может указать в счете-фактуре свободный РНПТ на товар.

Если же согласия с поставщиком не достичь либо возврат должен быть сделан именно в рамках первоначального договора, то придется действовать по сложной схеме, которую мы разобрали выше.

* * *

В завершение коснемся возврата товара, подлежащего прослеживаемости, от физического лица (не ИП). При такой продаже прекратилась прослеживаемость товара. Организация сдает в ИФНС НДС-декларацию, на основании которой определенное количество товара с соответствующим РНПТ (назовем его «РНПТ 1») выбывает из системы прослеживаемости. Если организация не платит НДС, то выбытие из системы прослеживаемости отражается в отчете об операциях с прослеживаемыми товарами.

Но через некоторое время частный покупатель возвращает товар. С каким РНПТ учесть этот товар организации-продавцу? Надо ли ей получать новый РНПТ 2 в инспекции, направив ей уведомление об остатках, или же можно взять старый РНПТ 1?

Правильно — использовать ранее выбывший РНПТ 1, ведь при возврате товара частным лицом происходит возобновление прослеживаемости товара. Так что РНПТ на возвращенный товар придется получать, если физическое лицо возвращает вам товар, который вы продали ему до вступления в силу правил прослеживаемостип. 1 Порядка заполнения уведомления об имеющихся остатках товаров, утв. Приказом ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@.