Товар прослеживаемый, но куплен работником без доверенности

Что делать, когда все идет не по плану

Посмотрим, как бухгалтеру поступить, если приведенная в предыдущей статье схема была нарушена, у работника не было доверенности либо он ее не представил в магазине и в итоге купил товар как обычное физлицо. То есть приобрел его для личного использования, не связанного с предпринимательством.

Можно попытаться связаться с магазином и попросить электронный (пока можно и бумажный) счет-фактуру или УПД. Но вряд ли магазин на это пойдет. Скорее всего, операция уже отражена как реализация простому гражданину. И никто не захочет переделывать документы.

Ведь продажа товара физлицу для использования в целях, не связанных с предпринимательской деятельностью, — это одно из оснований для прекращения прослеживаемости товараподп. «в» п. 4 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, утв. Постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1108 (далее — Положение о национальной системе прослеживаемости товаров); Письмо Минфина от 23.08.2021 № 27-01-22/67650. Это означает, что магазин спишет единицу прослеживаемого товара с конкретным РНПТ со своего «прослеживаемого» учета. Эти данные будут переданы в налоговую службу в составе НДС-декларации (если магазин — плательщик этого налога) или в составе отчета об операциях с прослеживаемыми товарами (если магазин не платит НДС).

Соответственно, даже если бухгалтеру организации-покупателя удастся узнать от бухгалтерии магазина реквизиты прослеживаемости, которые были ранее у приобретенного товара, толку от этого не будет. Этот товар выбыл из системы прослеживаемости. Старый РНПТ не поможет — его нельзя использовать для прослеживаемого учета товара.

Что же делать? Вариантов может быть несколько. Рассмотрим два основных.

Вариант 1. Работник должен вернуть товар в магазин. В таком случае магазин вернет ему деньги. Затем работник сможет приобрести тот же товар по правильной схеме, рассмотренной нами в предыдущей статье.

Этот вариант следует применять, если вам нужен вычет входного НДС. Поскольку при ином варианте (когда нет счета-фактуры от магазина) вычет входного НДС вам не получить.

Правда, не все товары можно так просто вернуть. В прослеживаемый список входят технически сложные товары, которые возврату не подлежат. Но, возможно, политика магазина достаточно лояльна к возвратам в том числе и такой продукции, если, к примеру, прошло не более 14 дней с момента покупки и товар не был в употреблении.

Вариант 2. Работник в частном порядке продает организации-работодателю товар, приобретенный им в розничном магазине в качестве обычного физлица (для личных целей).

В таком случае работник признается «не выполнившим задание по приобретению товара». Наличные деньги, выданные под отчет, лучше вернуть — так поступить требует Порядок ведения кассовых операций. Сроки возврата неизрасходованного аванса определяет руководительп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. И организация должна будет отдельно заплатить за товар работнику: либо выдать ему деньги из кассы, либо перечислить на его банковский счет.

Далее будем рассматривать именно такой вариант. Причем предполагаем, что работник не зарегистрирован в качестве предпринимателя.

Особенности покупки прослеживаемого товара у работника

Сделок по купле-продаже товара будет две. В одной из них продавцом будет магазин, а в другой — работник организации. Нас интересует вторая сделка.

Мы рассматриваем случай, когда такая сделка носит разовый характер, то есть налоговики не смогут упрекнуть вашего работника в предпринимательской деятельности.

При заполнении уведомления об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости, необходимо учитывать ряд особенностей. Прежде всего, в таком уведомлении надо указать только данные о конкретной покупке товара у физлица (в рассматриваемой ситуации — у вашего работника). В строках 5, 5а и 5б уведомления укажите реквизиты своей организации — как собственника прослеживаемого товара. Рассмотрим особенности при заполнении некоторых других строк уведомленияПриказ ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@.

Строка уведомления об остатках товаров, подлежащих прослеживаемости		Особенность заполнения при покупке прослеживаемого товара у физического лица
Номер	Название
4	Признак уведомленияподп. «г» п. 1 Порядка заполнения уведомления об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости (приложение № 7 к Приказу ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@)	Поставьте признак «1»
8	ИНН продавца товаров, подлежащих прослеживаемости	Укажите ИНН работника — продавца прослеживаемого товара. При отсутствии данных эту строку можно и не заполнять (но вряд ли это ваш случай)
9	Наименование первичного учетного документа	Укажите данные договора/акта, по которому вы купили товар у физического лица (вашего работника)
9а	Номер первичного учетного документа
9б	Дата первичного учетного документа
10	Наименование товара в соответствии с первичным учетным документом	Наименование товара берите из вашего договора. Если вы покупаете в рамках одного договора несколько товаров с одним и тем же кодом ТН ВЭД, то в этой строке можно указать обобщенное название товаров
11	Код товара в соответствии с ТН ВЭД ЕАЭС	Надо обязательно заполнить, код подбираете сами. Здесь важно не ошибиться. Поскольку именно по этому коду определяется, подлежит товар прослеживаемости или нет. Учтите, что если в одной покупке (в одном договоре с работником) несколько товаров с разными кодами по ТН ВЭД ЕАЭС, то надо заполнять несколько уведомлений
12	Код товара в соответствии с ОКПД 2	Если точного кода товара по ОКПД 2 у вас нет, то можно эту строку не заполнять
15	Регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости	Эту строку не заполняете. Даже если вам известен старый РНПТ (по которому товар учитывался в магазине), то его не надо указывать
16	Код количественной единицы измерения товара (по ОКЕИ)	Указываете единицу измерения приобретенного товара в соответствии с Перечнем прослеживаемых товаровутв. Постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110

При покупке товара у работника как у обычного физлица в расчетах не возникает никакого НДС. И у вашей организации не появляется права на вычет входного налога. В расходах учитывается вся покупная стоимость товара.

При этом не имеет значения, был выделен НДС в чеке ККТ, полученном вашим работником, или нет. У вас новая сделка. Более того, оригинал чека ККТ от магазина, полученный при покупке прослеживаемого товара, должен остаться у работника, а не в организации. К договору купли-продажи копию такого чека прикладывать не надо. Чек (его копия) нужен лишь для внутренних нужд — для обоснования цены договора купли-продажи между работником и организацией. Также оригинал чека может понадобиться работнику для подтверждения его расходов (если, к примеру, ему придется подавать декларацию по НДФЛ).

В бухучете покупку у работника товара отразите с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Учтите, что при оплате товаров, покупаемых у работника, организация не должнаПисьмо Минфина от 08.05.2019 № 03-04-06/33776:

•ни удерживать НДФЛ в качестве налогового агента;

•ни сообщать в инспекцию о суммах, выплаченных продавцу имущества;

•ни начислять страховые взносы в ПФР и ФСС (в том числе и на травматизм). Ведь эти выплаты связаны не с трудовыми отношениями, а с куплей-продажей имуществаподп. 2 п. 1, п. 3 ст. 218, ст. 420 НК РФ.

Но работнику не нужно бояться уплаты НДФЛ. Он передает товар организации по той же цене, по какой сам купил его в магазине. Поэтому налога к уплате у него не возникнет. А если товар недорогой, то вполне вероятно, что и декларацию подавать не придетсяп. 4 ст. 229 НК РФ. Напомним, что с 2021 г. не требуется декларировать доходы от продажи имущества, не являющегося недвижимостью (за исключением ценных бумаг), находившегося в собственности человека менее 3 лет, если такие доходы не превышают в целом 250 000 руб. (суммарно с начала года)подп. 1 п. 2 ст. 220, п. 4 ст. 229 НК РФ.

Если работнику все же придется подать декларацию 3-НДФЛ по итогам года, в этом нет ничего сложного. Проще заполнить ее в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. При подаче декларации 3-НДФЛ только из-за продажи движимого имущества в ней можно не отражать другие доходы. Надо задекларировать доход от продажи товара, а также имущественный вычет, связанный с затратами на его приобретение. К декларации надо будет приложить копию договора с организацией, а также чек на покупку товаров в магазине.

Теперь вернемся к «прослеживаемым» обязанностям. Не установлено каких-либо сроков для подачи в инспекцию уведомления об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости. Ограничение лишь одно: вы должны направить его с тем расчетом, чтобы успеть получить от инспекции РНПТ на товар до того, как у вас в организации появятся операции с таким прослеживаемым товаром. К примеру, до продажи этого товара, до его использования в производстве (в передаче на переработку, для изготовления новых товаров) либо до его утилизации или уничтоженияПисьмо ФНС от 19.10.2021 № ЕА-4-15/14817@.

На следующий календарный день после подачи уведомления вы получите от инспекции РНПТ на приобретенный товарп. 29 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров; Письмо ФНС от 12.05.2021 № ЕА-4-15/6469@ (п. 5). Как вы уже поняли, он необходим для дальнейшего учета прослеживаемого товара, оформления документов на операции с ним и подачи отчетностиПисьмо ФНС от 28.06.2021 № ЕА-4-15/9015@.

ФНС разъяснила, что сейчас не предусмотрено проведение каких-либо специальных дополнительных проверок в отношении организаций/ИП, которые приобрели прослеживаемые товары у обычных физических лицПисьмо ФНС от 19.10.2021 № ЕА-4-15/14817@.

* * *

Независимо от того, покупает работник в розничном магазине прослеживаемый товар или непрослеживаемый, лучше, чтобы он делал это как представитель организации, предъявляя доверенность. Так вы и вычет входного НДС не потеряете, и обезопасите себя от сюрпризов, связанных с функционированием системы прослеживаемости.