Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 27 ноября 2017 г.
Содержание журнала № 23 за 2017 г.
НДФЛ: удерживаем и перечисляем в срок
Доход в виде возмещения стоимости проезда определяется на дату выплаты
Одному сотруднику наша компания возмещает стоимость проезда на общественном транспорте от его дома до работы и обратно. Так решил директор, издал приказ. Схема такая: сотрудник покупает билеты за свой счет, а по окончании месяца составляет авансовый отчет и прикладывает к нему билеты. На основании утвержденного руководителем авансового отчета перечисляем деньги на карту работника. Я определяла облагаемый налогом доход на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчетподп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ. А теперь что-то сомневаюсь, правильно ли я делала.
— Нет, вы делали неправильно. И документооборот у вас некорректный.
Вашему работнику не нужно оформлять авансовые отчеты для возмещения ему стоимости проезда. Ведь ваша компания не давала ему деньги под отчет, за которые он должен отчитатьсяподп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Для получения компенсации стоимости проезда от дома до работы и обратно работник может составить любой документ в произвольной форме:
•или ежемесячный отчет о расходах за месяц. На нем руководитель может указать «оплатить» и поставить свою подпись;
•или ежемесячное заявление, в котором работник просит оплатить стоимость проезда в такой-то сумме со ссылкой на приказ руководителя. Тогда это заявление руководитель может уже и не подписывать.
На основании этого документа вы и будете возмещать стоимость проезда работнику. Поскольку ему вы выплачиваете денежный доход, датой его получения будет являться дата выплатыподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. Так что в день перечисления денег на карту сотрудника вы должны исчислить налог и удержать его из выплачиваемой суммыпп. 3, 4 ст. 226 НК РФ. А перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем выплатып. 6 ст. 226 НК РФ.
Упомянутые в статье Письма Минфина и ФНС можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Если вы в этот срок укладывались, проблем не будет. Но если вы перечисляли НДФЛ позже указанного срока, вам грозит штраф по ст. 123 НК.
Скорее всего, в расчете 6-НДФЛ в разделе 2 по строке 100 у вас отражена неправильная дата получения дохода — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А должна быть дата перечисления денег работнику. И вот за недостоверные сведения в расчете налоговики могут вас оштрафовать на 500 руб. за каждый неверно заполненный расчетп. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3).
Для освобождения от штрафа можно подать уточненные расчеты 6-НДФЛ с правильными датами получения доходовп. 2 ст. 126 НК РФ. Но с другой стороны, чтобы не привлекать внимание налоговиков уточненкой, можно ее не подавать. Ведь обнаружить неправильную дату получения дохода в расчете инспекторы смогут либо при выездной проверке, либо при камеральной, если запросят пояснения к расчету, когда в нем есть нестыковкип. 3 ст. 88 НК РФ; Письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.
Но в последующих расчетах 6-НДФЛ обязательно указывайте уже правильную дату получения дохода в виде возмещения стоимости проезда.
Детские вычеты положены и за «бездоходные» месяцы
Сотрудник был в отпуске весь октябрь. Отпускные за октябрь были начислены и выплачены в сентябре. И тогда ему предоставлялись детские вычеты по НДФЛ. Поскольку в октябре доходов у работника не было, то за этот месяц вычеты не были использованы. Нужно ли при расчете зарплаты за ноябрь предоставить и вычеты за октябрь тоже? Или они пропадут?
— Нет, вычеты никуда не пропадут. В целях исчисления и удержания НДФЛ доходы работника надо учитывать нарастающим итогом с начала годап. 3 ст. 226 НК РФ. И детские вычеты нужно предоставлять за каждый месяц календарного года, пока доходы с начала года не превысят 350 000 руб.подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ
Позиция контролирующих органов заключается в том, что сотрудник, который с начала года работал, но в отдельные месяцы не получал доходов, имеет право на вычеты также и за «бездоходные» месяцыПисьма ФНС от 29.05.2015 № БС-19-11/112; Минфина от 06.02.2013 № 03-04-06/8-36. Это как раз ваш случай.
Поэтому при расчете дохода за январь — ноябрь вы без опаски можете предоставить вычеты за 11 месяцев, то есть и за октябрь тоже. Но только в том случае, если доходы с января по ноябрь включительно не превышают 350 000 руб.
Вычет на ребенка с начала года можно предоставить и в другом ОП
У нашей компании несколько обособленных подразделений. С января по сентябрь сотрудница работала в одном ОП. В связи с его закрытием мы перевели ее в другое ОП, в котором она работает с середины октября. Разумеется, НДФЛ с ее зарплаты перечисляли в разные налоговые инспекции.
В ноябре в новое ОП сотрудница принесла заявление на вычет на двоих детей (2800 руб.), в котором просит предоставить его с начала года. Можно ли пересчитать ей НДФЛ с начала года в новом ОП?
Внимание
Вернуть излишне удержанный НДФЛ нужно в течение 3 месяцев со дня получения заявления от работника. И на сумму возвращенного работнику налога можно уменьшить сумму НДФЛ, подлежащую перечислению в бюджет по другим работникамп. 1 ст. 231 НК РФ.
— Если доход вашей сотрудницы за год в обоих ОП не превысит 350 000 руб., то она имеет право на детские вычетыподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.
В новом ОП вы можете предоставить вычеты с начала года и пересчитать НДФЛ. Минфин разъяснял, что работодатель вправе предоставить детский вычет с начала года независимо от месяца, в котором работник принес заявление на получение вычета и необходимые документыПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118 (п. 1).
То есть в ноябре вы предоставляете вычеты за 11 месяцев в сумме 30 800 руб. (2800 руб. х 11 мес.). И вычитаете эту сумму из доходов сотрудницы в вашем ОП (за октябрь — ноябрь). Если сумма вычетов превысит зарплату за ноябрь, тогда не удерживайте с нее НДФЛ, а перечисляйте сотруднице всю сумму зарплатып. 3 ст. 210 НК РФ.
А НДФЛ, удержанный в вашей организации из зарплаты за январь — октябрь и перечисленный в бюджет, будет излишне удержанным налогом. Его вы зачтете в счет НДФЛ, подлежащего удержанию с зарплаты за декабрьп. 3 ст. 226 НК РФ. Если и после этого останется сумма излишне удержанного налога, ее можно вернуть сотруднице деньгами. Для этого она должна написать заявление с просьбой вернуть излишне удержанный налог. В заявлении следует указать номер счета и реквизиты банка, куда нужно перечислить деньгип. 1 ст. 231 НК РФ.
НДФЛ с зарплаты и отпускных можно перечислить одной платежкой
Наша фирма зарплату за вторую половину месяца выплачивает в последний день текущего месяца. В августе работникам выплачивали отпускные. И в последний день августа НДФЛ с зарплаты и отпускных перечислили одной платежкой. А теперь сомневаюсь, правильно ли сделали. Ведь в 6-НДФЛ зарплата и отпускные в разделе 2 показываются отдельно с разными сроками уплаты по строке 120 (31.08 по отпускным и 01.09 по зарплате). Не будет ли у нас проблем после сдачи расчета за 9 месяцев из-за того, что налог перечислен не двумя платежками, а одной?
— Никаких проблем быть не должно. Ведь штраф предусмотрен за неперечисление (неполное перечисление) удержанного НДФЛ в бюджет в установленный НК срокст. 123 НК РФ. Причем в гл. 23 НК нет запрета на перечисление НДФЛ в бюджет в день удержания налога из доходов работников, то есть в день выплаты им зарплаты (а не на следующий день). Что вы, собственно, и сделали. То есть срок не нарушили.
С мнением специалиста Минфина о заполнении поля 107 платежного поручения при перечислении НДФЛ в бюджет вы можете ознакомиться:
При оформлении платежного поручения на уплату НДФЛ в бюджет в поле 107 «Налоговый период» нужно указывать месяц и год, за который перечисляется налогп. 8 Правил, утв. приложением № 2 к Приказу Минфина от 12.11.2013 № 107н. А это означает, что в указанное поле вписывается месяц, в котором у работника возник облагаемый доход. В вашем случае оба вида дохода (начисленная за август зарплата и выплаченные в августе отпускные) были получены работниками в одном месяце. Поэтому вы вправе были перечислить налог одной платежкой. В поле 107 у вас должно быть указано «МС.08.2017».
Контрольными соотношениями по проверке расчета 6-НДФЛ предусмотрено, что дата строки 120 должна совпадать с датой перечисления налога в бюджет по платежке или быть позднее нее (но только не раньше)Письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. У вас это требование соблюдается. Поэтому никаких санкций не будет.
Надо ли выяснять статус при приеме на работу россиянина
В наше ООО в августе по трудовому договору устроился гражданин РФ. Справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы не принес, так как вычеты на детей ему не нужны. Его доходы облагали по ставке 13%.
А тут случайно выяснилось, что до августа он жил и работал за рубежом. Значит, он нерезидент, ставка НДФЛ 30%. Вроде как нужен перерасчет.
Но есть ли по НК обязанность выяснять у граждан РФ при приеме на работу, резиденты они или нет? И может ли сама ИФНС узнать о том, что человек нерезидент?
— В НК не прописана обязанность работодателя при приеме на работу граждан РФ выяснять, резиденты они или нет. Просто так уж на практике сложилось, что изначально при приеме на работу иностранцев исходят из того, что они нерезиденты, а россияне — резиденты РФ. Поэтому и требуют у иностранного гражданина его паспорт, миграционную карту, патент (дающий право на работу в РФ). А у россиянина загранпаспорт практически никогда и не спрашивают, ограничиваются только российским паспортом.
Однако по НК налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять НДФЛ, удерживать его из выплачиваемых физлицам денег и перечислять в бюджетподп. 1 п. 3 ст. 24, пп. 1—4, 6 ст. 226 НК РФ. А за неполное удержание НДФЛ (по ставке 13% вместо ставки 30%) предусмотрен штраф в размере 20% от неудержанной суммы налогап. 5 ст. 24, ст. 123 НК РФ.
В отношении дистанционных работников Минфин разъяснял, что для установления налогового статуса сотрудника организация может запросить у него необходимые сведения и документы. И именно на налоговом агенте (организации) лежит ответственность за правильность определения налогового статуса физлица — получателя доходаПисьмо Минфина от 22.02.2017 № 03-04-05/10518.
Как видим, все дается на откуп работодателю и работнику. Так сказать, рассчитано на их добросовестность. Можно, конечно, посмотреть по записям в трудовой книжке, когда новый сотрудник уволился с предыдущего места работы. И если период превышает полгода, то поинтересоваться, где он находился в это время. Но человек не обязан вам это говорить. А к тому же он мог работать и по ГПД.
Налоговая инспекция сама вряд ли узнает о статусе работника. Исключение только одно — если он сам ранее для иностранного налогового органа получал в ФНС подтверждение, что он резидент РФ. Это бывает нужно для избежания двойного налогообложения его доходов и в РФ, и в иностранном государствеИнформационное сообщение ФНС о процедуре подтверждения статуса налогового резидента РФ.
Так что будете ли вы пересчитывать НДФЛ с доходов вновь принятого работника по ставке 30% и доудерживать налог, решать вам.
Внимание
В целях НДФЛ понятие резидентства не связано ни с гражданством работника (россиянин он или иностранец), ни со статусом иностранца (временно пребывающий/проживающий, постоянно проживающий). Налоговыми резидентами РФ признаются физлица, которые на день получения дохода находятся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцевп. 2 ст. 207 НК РФ; Письма Минфина от 15.02.2017 № 03-04-05/8334, от 01.09.2016 № 03-04-05/51258; ФНС от 19.09.2016 № ОА-3-17/4272@. Все остальные лица — нерезиденты РФ.
Не все доходы иностранца-беженца облагаются по «льготной» ставке
Мы взяли на работу по трудовому договору человека, имеющего свидетельство о предоставлении временного убежища. Он принят на должность регионального менеджера, работа которого подразумевает разъезды. В связи с этим наша организация заключила с этим работником договор аренды транспортного средства с экипажем. По какой ставке нужно облагать выплаты по договору аренды?
Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами, то компания может предоставить ему машину. Тогда не будет вопросов ни о вознаграждении по ГПД, ни о ставке НДФЛ
— У вас с иностранным работником, помимо трудового договора, заключен еще и гражданско-правовой договорст. 632 ГК РФ.
Для иностранных граждан, которые не являются резидентами РФ, но получили статус беженцев, гл. 23 НК установлена «льготная» ставка 13%п. 2 ст. 207, пп. 1, 3 ст. 224 НК РФ. Но по этой ставке облагаются только доходы, полученные от трудовой деятельности. То есть выплачиваемые по трудовому договору, в частности это зарплата, премии, отпускные и др.Письмо Минфина от 01.04.2016 № 03-04-06/18552
А вот иные доходы, не связанные с трудовой деятельностью, у нерезидентов облагаются по ставке 30%Письмо ФНС от 06.03.2015 № БС-4-11/3628@.
Таким образом, если ваш работник-беженец является нерезидентом, то с выплачиваемой ему по гражданско-правовому договору арендной платы нужно исчислять и удерживать НДФЛ по ставке 30%.
За неудержанный НДФЛ придется платить штраф и пени
Недавно принятая на работу бухгалтер по ошибке выплатила в октябре аванс в размере 20 000 руб. сотруднику, который уже был уволен 2 недели назад. НДФЛ с аванса не удержали. Когда связались с бывшим работником насчет ошибочно перечисленной суммы, он сказал, что возвращать ее не собирается. Что же получается, теперь нас оштрафуют за неудержание налога, хотя это был аванс, с которого мы не должны удерживать НДФЛ, так как до окончания октября доход еще не получен? Если мы заплатим налог в бюджет за свой счет, это освободит нас от штрафа?
— Во-первых, выплачиваемая работнику сумма не является зарплатой, поскольку он у вас уже не работаетст. 129 ТК РФ. Так что положения о неудержании НДФЛ с аванса применить нельзя.
Это просто иной доход, выплаченный бывшему работнику (проще говоря, ни за что). И дата его получения — день перечисления денег на счет работникаподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. В этот день вы должны были исчислить НДФЛ и удержать его из выплачиваемой суммыпп. 3, 4 ст. 226 НК РФ. А перечислить налог в бюджет на следующий день после выплатып. 6 ст. 226 НК РФ.
Во-вторых, хотя вы так не сделали по ошибке, вам все равно грозит штраф в размере 20% от суммы налога, который вы не удержали. Ведь у вас была возможность удержать налог, так как вы выплачивали денежный доходст. 123 НК РФ; п. 21 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57. Сумма штрафа составит 520 руб. (20 000 руб. х 13% х 20%).
Рассчитать сумму пеней вы можете:
сайт издательства «Главная книга» → Калькулятор пеней по налогам и страховым взносам
Хотим вас предостеречь: не стоит перечислять свои деньги в бюджет. НК прямо запрещает уплату НДФЛ за счет средств налогового агентап. 9 ст. 226 НК РФ. От штрафа это вас не спасет. Ведь перечисленная вами сумма не будет считаться перечисленным налогом, поскольку она не удержана из доходов налогоплательщика — бывшего работника. Ее потом вам придется возвращать обратно из бюджета.
Поскольку доход бывшему работнику вы выплатили, а налог с него не удержали, вам нужно сообщить об этом в ИФНС не позднее 01.03.2018. Для этого надо подать справку 2-НДФЛ и в поле «признак» указать цифру 2п. 5 ст. 226 НК РФ; разд. II, V, VII Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. И тогда требование об уплате налога ИФНС выставит уже вашему бывшему работнику.
Однако имейте в виду, что, помимо штрафа, вам придется заплатить еще и пени за каждый день просрочкист. 75 НК РФ. И их сумма может быть сопоставима с суммой штрафа. Ведь пени вам начислят за период с момента, когда вы должны были удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, и до наступления срока уплаты налога в бюджетп. 2 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57. А так как физлица сами должны уплачивать НДФЛ, который у них не удержали налоговые агенты, не позднее 1 декабря следующего года, то до этой даты и будут начислены пенип. 6 ст. 228 НК РФ.
Имейте в виду, что с 01.10.2017 сумма пеней зависит от периода просрочкипп. 1, 2, 4, 7 ст. 75 НК РФ; Информация ФНС «Об изменении порядка начисления пени для юридических лиц»:
•за первые 30 дней просрочки пени начисляются исходя из 1/300 ставки рефинансирования;
•с 31-го дня просрочки — 1/150 ставки рефинансирования.
Если предположить, что НДФЛ в сумме 2600 руб. (20 000 руб. х 13%) вы должны были перечислить в бюджет 23.10.2017, ваш бывший работник уплатил налог 30.11.2018, то сумма пеней по 29.11.2018 составит почти 554 руб.
