Электронные кадровые документы: эксперимент уже идет, но еще не поздно присоединиться

В чем суть эксперимента

На самом деле нынешний эксперимент не первый. В 2018 г. уже проводилось что-то подобное, но тот проект по ряду причин был признан неудачным, в частности потому, что все электронные документы, связанные с работой, нужно было дублировать на бумаге.

Участники нового эксперимента смогут вести документы, связанные с работой, только в электронном виде. Речь о тех кадровых документах, которые по ТК РФ должны оформляться в бумажном виде и с которыми надо знакомить работников под росписьп. 7 Положения № 240н.

Минтруд утвердил примерный список документов, которые можно переводить в цифруприложение № 3 к Положению № 240н. Там фигурируют, к примеру:

•договоры — трудовой, коллективный, ученический, о полной материальной ответственности;

•локальные нормативные акты;

•распоряжения работодателя;

•различные заявления, уведомления, извещения;

•график отпусков, а также график сменности и работы на вахте.

Заметим, что список Минтруда открытый. Работодатель сам решает, какие документы ему удобнее перевести в электронный вид.

Скажем сразу, что участие в эксперименте по ЭКДО повлечет для работодателей дополнительные расходы. Как минимум придется за свой счет приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись работодателяч. 11 ст. 5 Закона № 122-ФЗ. А как максимум — потратиться на создание собственного программного обеспечения либо на покупку системы ЭКДО у третьего лица.

Возможно, придется также приобретать электронные подписи и для работников. Но это зависит от того, с помощью какого сервиса предполагается участвовать в эксперименте (об этом чуть ниже). Так что каждый работодатель должен сам оценить, готов он нести расходы ради эксперимента или нет.

Как работодателю стать участником эксперимента

Работодателям, которые хотят присоединиться к эксперименту по электронному документообороту, надо до 1 декабря 2020 г. направить в Минтруд по адресу mintrud@rosmintrud.ru заявление по рекомендуемому образцуприложение № 1 к Положению № 240н.

В заявлении должны фигурировать следующие данные:

•ИНН работодателя;

•его основной вид деятельности по ОКВЭД;

•штатная численность работников;

•предварительная численность работников — участников эксперимента;

•наличие/отсутствие профсоюза;

•место проведения эксперимента (то есть населенный пункт и регион, где находится работодатель либо где фактически трудятся работники, участвующие в эксперименте).

Если что-то из перечисленного не будет указано, работодателя просто не включат в список участников эксперимента. Об этом Минтруд уведомит его в течение 3 рабочих дней с момента принятия такого решенияп. 5 Положения № 240н.

Участник эксперимента может в любой момент выйти из негоп. 5 Положения № 240н. Для этого также нужно подать в Минтруд заявление по рекомендованной формеприложение № 2 к Положению № 240н.

Вот что любопытно. Ни в Законе № 122-ФЗ, ни в Положении Минтруда не уточняется, какие именно работодатели могут присоединиться к экспериментуч. 1 ст. 2 Закона № 122-ФЗ; п. 4 Положения № 240н. Однако в форме заявления об участии предусмотрено поле только для наименования работодателя-организации, тогда как поле для ф. и. о. работодателя-ИП отсутствует. Кроме того, в заявлении нужно указать ИНН организации, а про ИНН предпринимателя речи нет.

Отсюда напрашивается вывод, что пока поучаствовать в эксперименте по ЭКДО могут лишь работодатели-юрлица. Но специалист Роструда считает, что это не так.

Техническая сторона вопроса

Для участия в эксперименте по ЭКДО работодатель может использоватьч. 4 ст. 8 Закона № 122-ФЗ; п. 13 Положения № 240н:

•либо систему на портале «Работа в России». В этом случае работодатель должен быть зарегистрирован в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), а проще говоря — на портале госуслуг, и иметь усиленную ЭП работодателя. У работников, которые будут задействованы в эксперименте, тоже должна быть регистрация на госуслугах.

Регламент по работе на портале «Работа в России», а также другие необходимые документы участникам высылаются индивидуальнопп. 15, 17 Положения № 240н;

•либо собственную информационную систему. Это может быть как софт, разработанный силами работодателя, так и программный сервис, приобретенный у стороннего разработчика.

Но собственная система работодателя должна взаимодействовать с сервисом «Работа в России». Ведь по Закону № 122-ФЗ сотрудник вправе подать заявление с просьбой размещать его кадровые документы в личном кабинете на портале «Работа в России»п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ. И работодатель должен обеспечить реализацию этого права.

Поэтому нужно сделать так, чтобы программное обеспечение работодателя и портал могли обмениваться данными;

•либо оба варианта одновременно. То есть часть кадровых документов создается, используется и хранится в собственной информационной системе работодателя, а часть — в сервисе «Работа в России».

Как работодателю подготовиться к участию в эксперименте

Перед началом проведения эксперимента (дату начала работодатель устанавливает сам) нужно предпринять ряд шаговч. 1, 2 ст. 5 Закона № 122-ФЗ.

Шаг 1. Определить, какие департаменты или отделы будут участвовать в эксперименте.

На усмотрение работодателя задействовать можно как все подразделения компании, так и их часть (например, департамент по персоналу, бухгалтерию, IT-подразделение).

Шаг 2. Не позднее чем за 1 месяц до начала эксперимента письменно уведомить о нем каждого сотрудника, а также о праве как присоединиться к эксперименту, так и отказаться. О своем согласии либо об отказе работник должен сообщить письменно. Для этого можно прямо в форме уведомления об эксперименте предусмотреть две графы — «Согласен»/«Не согласен», в одной из которых работник поставит галочку и распишется.

Работник, который согласился участвовать, вправе в любой момент (как до начала эксперимента, так и в процессе него) передумать и отказаться. Об этом он должен письменно уведомить работодателя минимум за 2 недели до выхода из проектап. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ.

Шаг 3. Составить и утвердить список работников, которые будут участвовать в эксперименте.

Шаг 4. Разработать и принять ЛНА о проведении эксперимента по ЭКДО. Можно также внести соответствующие изменения в уже имеющийся локальный акт. Работодателю нужно прописать, в частностип. 22 Положения № 240н:

•права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;

•перечень видов электронной подписи, применяемых при эксперименте, порядок и способы хранения и проверки подписи;

•порядок обеспечения работников электронной подписью;

•обязанности и права работников, а также соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;

•обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи;

•порядок хранения и уничтожения электронных документов.

Но самое важное — в этом ЛНА либо в приложении к нему надо утвердить перечень документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться экспериментп. 7 Положения № 240н. В ходе эксперимента документы, включенные в этот перечень, дублировать на бумаге не нужноч. 1 ст. 1 Закона № 122-ФЗ.

С новым ЛНА об эксперименте либо с поправками в имеющийся локальный акт всех сотрудников надо ознакомить под роспись.

Шаг 5. Провести аудит других ЛНА организации и внести в них поправки, если требуется. В частности, наверняка понадобятся изменения в положение о персональных данных, которые касаются порядка обработки работодателем электронных кадровых документов, содержащих данные работников.

Кстати, всех лиц, принимаемых на работу в период эксперимента, работодатель тоже долженч. 3 ст. 5 Закона № 122-ФЗ:

•письменно уведомлять об эксперименте, а также о праве согласиться на участие или отказаться. И новые работники должны также в письменном виде выразить свою волю;

•знакомить под роспись с ЛНА, связанными с проведением эксперимента (собственно, как и с другими локальными актами компании).

Электронные подписи, используемые в ходе эксперимента

Естественно, что все цифровые кадровые документы должны быть подписаны электронными подписями. Вид ЭП зависит, во-первых, от подписываемого документа, а во-вторых, от информационной системы, которую выберет для эксперимента работодательп. 21 Положения № 240н.

Информационная система, используемая в ходе эксперимента работодателем	Какая ЭП должна быть при подписании
	договоров — трудовых, ученических, о материальной ответственности, на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы	других кадровых документов
Сервис «Работа в России»	•у работодателя — усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП); •у работника — простая ЭП, полученная им при регистрации на портале госуслуг	•у работодателя — УКЭП; •у работника — вид используемой ЭП определяется в ЛНА об эксперименте
Собственная система	•у работодателя — УКЭП; •у работника — УКЭП или усиленная неквалифицированная ЭП (выдается работодателем по письменному заявлению работника)

* * *

Все работодатели — участники эксперимента должны до 1 декабря 2020 г. и до 1 апреля 2021 г. направить в Минтруд два электронных отчета по рекомендуемой формеприложение № 4 к Положению № 240н — о результатах проведения эксперимента, о возникающих технических проблемах, о количестве работников-участников, о наличии жалоб от них и т. д.

Также в отчетной форме предусмотрена графа для предложений по изменению ТК в части использования электронных документов, связанных с работойпп. 12, 24 Положения № 240н.