Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 августа 2020 г.

ЭКДО ОСН УСН ЕСХН ЕНВД

М.Г. Суховская,
старший юрист

В мае стартовал эксперимент по внедрению в РФ электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Он продлится до 31.03.2021. Если по его окончании власти посчитают эксперимент удавшимся, то ЭКДО может стать обязательным. А пока участие в эксперименте — дело сугубо добровольное и для работодателей, и для работников. В этой статье мы расскажем об основных моментах эксперимента, чтобы наши читатели представляли, о чем идет речь.

Электронные кадровые документы: эксперимент уже идет, но еще не поздно присоединиться

Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ); Положение, утв. Приказом Минтруда от 14.05.2020 № 240н (далее — Положение № 240н)

В чем суть эксперимента

На самом деле нынешний эксперимент не первый. В 2018 г. уже проводилось что-то подобное, но тот проект по ряду причин был признан неудачным, в частности потому, что все электронные документы, связанные с работой, нужно было дублировать на бумаге.

Участники нового эксперимента смогут вести документы, связанные с работой, только в электронном виде. Речь о тех кадровых документах, которые по ТК РФ должны оформляться в бумажном виде и с которыми надо знакомить работников под росписьп. 7 Положения № 240н.

Минтруд утвердил примерный список документов, которые можно переводить в цифруприложение № 3 к Положению № 240н. Там фигурируют, к примеру:

•договоры — трудовой, коллективный, ученический, о полной материальной ответственности;

•локальные нормативные акты;

•распоряжения работодателя;

•различные заявления, уведомления, извещения;

•график отпусков, а также график сменности и работы на вахте.

Внимание

Эксперимент по электронному кадровому документообороту не распространяется на бумажную трудовую книжку и на форму СТД-Р, по которой работнику предоставляются сведения о трудовой деятельностич. 4 ст. 1 Закона № 122-ФЗ.

Заметим, что список Минтруда открытый. Работодатель сам решает, какие документы ему удобнее перевести в электронный вид.

О том, как организован электронный документооборот, а также о его плюсах и минусах мы подробно писали:

2020, № 4

Скажем сразу, что участие в эксперименте по ЭКДО повлечет для работодателей дополнительные расходы. Как минимум придется за свой счет приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись работодателяч. 11 ст. 5 Закона № 122-ФЗ. А как максимум — потратиться на создание собственного программного обеспечения либо на покупку системы ЭКДО у третьего лица.

Возможно, придется также приобретать электронные подписи и для работников. Но это зависит от того, с помощью какого сервиса предполагается участвовать в эксперименте (об этом чуть ниже). Так что каждый работодатель должен сам оценить, готов он нести расходы ради эксперимента или нет.

Как работодателю стать участником эксперимента

Работодателям, которые хотят присоединиться к эксперименту по электронному документообороту, надо до 1 декабря 2020 г. направить в Минтруд по адресу mintrud@rosmintrud.ru заявление по рекомендуемому образцуприложение № 1 к Положению № 240н.

В заявлении должны фигурировать следующие данные:

•ИНН работодателя;

•его основной вид деятельности по ОКВЭД;

•штатная численность работников;

•предварительная численность работников — участников эксперимента;

•наличие/отсутствие профсоюза;

•место проведения эксперимента (то есть населенный пункт и регион, где находится работодатель либо где фактически трудятся работники, участвующие в эксперименте).

Справка

На сегодняшний день в списке работодателей — участников эксперимента по ЭКДО 71 организацияприложение к Приказу Минтруда от 14.05.2020 № 241. В подавляющем большинстве это крупные компании, в частности РЖД, Почта России, Яндекс, Мегафон, МТС, Сбербанк, Wildberries. А из госорганов в эксперименте участвуют ФСС и Пенсионный фонд.

Если что-то из перечисленного не будет указано, работодателя просто не включат в список участников эксперимента. Об этом Минтруд уведомит его в течение 3 рабочих дней с момента принятия такого решенияп. 5 Положения № 240н.

Участник эксперимента может в любой момент выйти из негоп. 5 Положения № 240н. Для этого также нужно подать в Минтруд заявление по рекомендованной формеприложение № 2 к Положению № 240н.

Вот что любопытно. Ни в Законе № 122-ФЗ, ни в Положении Минтруда не уточняется, какие именно работодатели могут присоединиться к экспериментуч. 1 ст. 2 Закона № 122-ФЗ; п. 4 Положения № 240н. Однако в форме заявления об участии предусмотрено поле только для наименования работодателя-организации, тогда как поле для ф. и. о. работодателя-ИП отсутствует. Кроме того, в заявлении нужно указать ИНН организации, а про ИНН предпринимателя речи нет.

Отсюда напрашивается вывод, что пока поучаствовать в эксперименте по ЭКДО могут лишь работодатели-юрлица. Но специалист Роструда считает, что это не так.

Работодатели-ИП тоже могут участвовать в эксперименте по ЭКДО

ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд

— В Законе от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» не содержится требований, что работодатель, участвующий в эксперименте, обязательно должен быть организацией.

Согласно ТК РФ работодатель — это физическое либо юридическое лицо (независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности), вступившее в трудовые отношения с работникомстатьи 11, 20 ТК РФ.

На основании этого полагаю, что не имеется правовых оснований, препятствующих работодателю — индивидуальному предпринимателю участвовать в указанном эксперименте.

Техническая сторона вопроса

Для участия в эксперименте по ЭКДО работодатель может использоватьч. 4 ст. 8 Закона № 122-ФЗ; п. 13 Положения № 240н:

•либо систему на портале «Работа в России». В этом случае работодатель должен быть зарегистрирован в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), а проще говоря — на портале госуслуг, и иметь усиленную ЭП работодателя. У работников, которые будут задействованы в эксперименте, тоже должна быть регистрация на госуслугах.

Регламент по работе на портале «Работа в России», а также другие необходимые документы участникам высылаются индивидуальнопп. 15, 17 Положения № 240н;

•либо собственную информационную систему. Это может быть как софт, разработанный силами работодателя, так и программный сервис, приобретенный у стороннего разработчика.

Но собственная система работодателя должна взаимодействовать с сервисом «Работа в России». Ведь по Закону № 122-ФЗ сотрудник вправе подать заявление с просьбой размещать его кадровые документы в личном кабинете на портале «Работа в России»п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ. И работодатель должен обеспечить реализацию этого права.

Поэтому нужно сделать так, чтобы программное обеспечение работодателя и портал могли обмениваться данными;

•либо оба варианта одновременно. То есть часть кадровых документов создается, используется и хранится в собственной информационной системе работодателя, а часть — в сервисе «Работа в России».

Внимание

В полном объеме использовать систему «Работа в России» для целей эксперимента можно будет с 1 октября 2020 г.п. 18 Положения № 240н

Пока что, до 4 сентября, этот сервис, а вернее его подсистема «Электронный кадровый документооборот», будет работать в режиме опытной эксплуатации. Пользоваться ею смогут лишь те работодатели, которые ранее дали согласие на участие в эксперименте и были до 1 июля 2020 г. отобраны Минтрудомп. 16 Положения № 240н.

Как работодателю подготовиться к участию в эксперименте

Перед началом проведения эксперимента (дату начала работодатель устанавливает сам) нужно предпринять ряд шаговч. 1, 2 ст. 5 Закона № 122-ФЗ.

Шаг 1. Определить, какие департаменты или отделы будут участвовать в эксперименте.

На усмотрение работодателя задействовать можно как все подразделения компании, так и их часть (например, департамент по персоналу, бухгалтерию, IT-подразделение).

Внимание

В эксперименте не могут участвовать дистанционные работники, а также сотрудники, работающие в компании по договору о предоставлении персонала (так называемый заемный труд)ч. 2, 3 ст. 3 Закона № 122-ФЗ.

Шаг 2. Не позднее чем за 1 месяц до начала эксперимента письменно уведомить о нем каждого сотрудника, а также о праве как присоединиться к эксперименту, так и отказаться. О своем согласии либо об отказе работник должен сообщить письменно. Для этого можно прямо в форме уведомления об эксперименте предусмотреть две графы — «Согласен»/«Не согласен», в одной из которых работник поставит галочку и распишется.

Работник, который согласился участвовать, вправе в любой момент (как до начала эксперимента, так и в процессе него) передумать и отказаться. Об этом он должен письменно уведомить работодателя минимум за 2 недели до выхода из проектап. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ.

Шаг 3. Составить и утвердить список работников, которые будут участвовать в эксперименте.

Шаг 4. Разработать и принять ЛНА о проведении эксперимента по ЭКДО. Можно также внести соответствующие изменения в уже имеющийся локальный акт. Работодателю нужно прописать, в частностип. 22 Положения № 240н:

•права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;

•перечень видов электронной подписи, применяемых при эксперименте, порядок и способы хранения и проверки подписи;

•порядок обеспечения работников электронной подписью;

•обязанности и права работников, а также соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;

•обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи;

•порядок хранения и уничтожения электронных документов.

Но самое важное — в этом ЛНА либо в приложении к нему надо утвердить перечень документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться экспериментп. 7 Положения № 240н. В ходе эксперимента документы, включенные в этот перечень, дублировать на бумаге не нужноч. 1 ст. 1 Закона № 122-ФЗ.

С новым ЛНА об эксперименте либо с поправками в имеющийся локальный акт всех сотрудников надо ознакомить под роспись.

Шаг 5. Провести аудит других ЛНА организации и внести в них поправки, если требуется. В частности, наверняка понадобятся изменения в положение о персональных данных, которые касаются порядка обработки работодателем электронных кадровых документов, содержащих данные работников.

Кстати, всех лиц, принимаемых на работу в период эксперимента, работодатель тоже долженч. 3 ст. 5 Закона № 122-ФЗ:

•письменно уведомлять об эксперименте, а также о праве согласиться на участие или отказаться. И новые работники должны также в письменном виде выразить свою волю;

•знакомить под роспись с ЛНА, связанными с проведением эксперимента (собственно, как и с другими локальными актами компании).

Электронные подписи, используемые в ходе эксперимента

Естественно, что все цифровые кадровые документы должны быть подписаны электронными подписями. Вид ЭП зависит, во-первых, от подписываемого документа, а во-вторых, от информационной системы, которую выберет для эксперимента работодательп. 21 Положения № 240н.

* * *

Все работодатели — участники эксперимента должны до 1 декабря 2020 г. и до 1 апреля 2021 г. направить в Минтруд два электронных отчета по рекомендуемой формеприложение № 4 к Положению № 240н — о результатах проведения эксперимента, о возникающих технических проблемах, о количестве работников-участников, о наличии жалоб от них и т. д.

Также в отчетной форме предусмотрена графа для предложений по изменению ТК в части использования электронных документов, связанных с работойпп. 12, 24 Положения № 240н.