Хитрости от штрафа не спасут

Анатолий Вадимович, все больше и больше бухгалтеров сдают отчетность в электронной форме. Казалось бы, и собственная программа подготовки отчетности, и программа ее приема в ПФР должны защищать от ошибок. Но ошибки все равно проскакивают?

А.В. Миклашевич: К сожалению, да. Хотя их стало все-таки меньше. С этого года персонифицированные сведения и формы РСВ надо сдавать одновременно. Поэтому бухгалтеры стали внимательнее проверять соответствие данных в этих разных, но взаимосвязанных документах.

К тому же самые явные ошибки наша программа выявляет еще на входе. Она проверяет, действительно ли это формы отчетности, а не какие-то другие документы, подписаны ли они уполномоченным лицом, нет ли вирусов. Если результаты такой проверки отрицательные, то высылается уведомление об отказе в приеме.

Процедура, по сути, та же, что и при сдаче бумажной отчетности, когда сотрудник ПФР просматривает заполненные бланки, проверяет наличие подписи и печати, соответствие количества листов отчетности числу, указанному в описи, и, проверив все, ставит на копии штампик. А при отправке отчетности в электронном виде страхователю приходит извещение о том, что отчетность принята.

После этого данные вводятся в базу и происходит более тщательная проверка. Если все нормально — страхователю приходит протокол приема отчетности. Если нашлись ошибки — протокол об ошибках в отчетности.

Расскажите, пожалуйста, о типичных ошибках.

А.В. Миклашевич: Я бы выделил четыре наиболее часто встречающиеся ошибки:

1) неправильный страховой номер получателя выплат, то есть работника;

2) неправильная фамилия или имя;

3) неправильное соотношение взносов на страховую и накопительную части пенсии;

4) неправильная сумма уплаченных взносов.

Давайте начнем по порядку. Ошибка в страховом номере работника происходит просто от невнимательности?

А.В. Миклашевич: В большинстве случаев дело не в невнимательности. Если бухгалтер просто описался, неправильно указав какую-то из цифр, проверочная программа выявит такую ошибку еще на входе. Для этого есть специальный алгоритм.

А вот если страховой номер был специально подобран, входная проверочная программа, скорее всего, воспримет его как правильный.

Зачем же специально подбирать номер? В чем здесь хитрость?

А.В. Миклашевич: Наверное, для того, чтобы «протолкнуть» отчетность через приемную программу. В отчетную кампанию по итогам I квартала таких случаев было довольно много. Чаще всего такое происходит, когда работник проработал совсем мало и уволился, а у него забыли взять номер страхового свидетельства. Или если эта информация в бухгалтерии затерялась. Подобная ситуация характерна для крупных компаний, особенно сетевых.

Для того чтобы сдать отчетность, бухгалтер специально подбирает страховой номер. Например, ставит номер какого-то другого, раньше работавшего в этой компании работника. Или «присваивает» работнику номер другого работника, сведения о котором находятся в другой пачке. Поскольку приемная программа не рассчитана на большие объемы информации, каждая пачка проверяется отдельно и такие дублирующие номера в разных пачках проскакивают.

Но потом, при вводе отчетов в базу данных, система обнаружит, что этот номер не соответствует фамилии и имени работника, и выдаст ошибку: «несуществующий номер».

Со II квартала, мы надеемся, технической возможности подогнать страховой номер уже не будет. Программные средства позволят сразу обращаться к лицевым счетам конкретных лиц и выявлять соответствие номера каждого человека при приеме отчетов.

Что бы вы посоветовали бухгалтеру, если у него отсутствуют сведения о страховом номере работника и выяснить эту информацию уже невозможно?

А.В. Миклашевич: Я бы посоветовал только одно: требовать от принимаемых на работу специалистов все необходимые документы, даже если человек устраивается на работу на час. Это позволит потом не искать с трудом эту необходимую работодателю информацию.

Если вы забыли потребовать у бывшего работника страховой номер, но знаете хотя бы его паспортные данные, ситуация еще поправима. Тогда вам следует заполнить и направить в ПФР форму АДВ-1. При вводе информации в базу данных система либо высветит страховой номер человека, либо покажет, что номер пока не присвоен. Если страховой номер у него уже есть, ПФР сообщит вам его и вы сможете заполнить отчетность. Но делать это все равно нужно заранее.

Фамилию и имя, наверное, незачем подгонять?

А.В. Миклашевич: Да, это именно ошибки. Чаще всего путают сложные, труднопроизносимые имена и фамилии.

Система выдает ошибку, когда работник поменял фамилию, а в базе данных этих сведений пока нет. Но если организация сообщила нам об этом, то ее вины нет, и штрафовать ее, естественно, никто не будет.

Ошибки в именах тоже скоро будут выявляться на входе. Если до сих пор у нас был доступ к лицевым счетам только своего региона и на проверку данных иногородних граждан уходило много времени, то теперь у нас будет доступ к лицевым счетам всей России.

Третья ошибка — неправильное соотношение взносов. Почему она возникает?

А.В. Миклашевич: Из-за того, что в бухгалтерии путают анкетные данные, дату рождения. А ведь от этого зависит размер тарифа, соотношение накопительной и страховой частей. В форме СЗВ дата рождения не указывается, поэтому сразу отследить такую ошибку мы не можем. Она выявляется, когда информация загружается в базу данных, в лицевой счет конкретного человека.

И, наконец, почему неправильно указывают сумму уплаченных взносов?

А.В. Миклашевич: Сейчас таких ошибок стало меньше, а вот в отчетности за 2010 г. их было очень много. Это связано с тем, что обычно предприятия платят взносы за пределами отчетного периода и платеж за третий месяц квартала приходится на начало следующего месяца (до 15-го числа). В этой ситуации уплаченные взносы надо указывать по дате фактической уплаты, то есть в следующем отчетном периоде.

А если организация перечислила взносы в конце одного периода, а поступили они уже в начале другого?

А.В. Миклашевич: Да, многие организации стараются в конце года закрыть все платежи. Если вы перечислили взносы, например, 30 декабря и сомневаетесь, что сумма успела поступить на счет ПФР 30 или 31 декабря, лучше пройти сверку или хотя бы просто позвонить и уточнить.

Перед началом очередной отчетной кампании мы обычно и проводим сверку платежей со страхователями. Причем сейчас планируется ввести процедуру сверки и уточнения платежей по электронным каналам связи. Думаю, что ко II кварталу уже можно будет запрашивать суммы по своему предприятию и узнавать состояние платежей.

А можно ли будет проверить данные за прошлые периоды?

А.В. Миклашевич: В запросе будет указываться период, за который вы запрашиваете сведения. Поскольку ПФР стал сам администрировать платежи с 2010 г., именно начиная с этого времени их и можно будет уточнить и исправить.

Для того чтобы направить запрос, необходимо будет обзавестись электронной подписью?

А.В. Миклашевич: Да, конечно. Запрос можно отправить как самостоятельно, так и через оператора. Но в любом случае необходимо приобрести специальную криптопрограмму и ключи ЭЦП. Ведь мы не можем выдать ответ, не удостоверившись в том, что прислала его именно та организация, платежи которой запрашиваются.

Мы, например, тоже пользуемся несколькими криптосредствами. Формируем ключи ЭЦП для своих сотрудников.

Страхователям, которые заключили с нами соглашение на формирование ЭЦП Пенсионным фондом и приходят сдавать электронную отчетность на диске или флешке, мы выдаем ключи ЭЦП бесплатно. Эту ЭЦП можно использовать и для пересылки отчетов через Интернет, но удобство в виде получения уведомлений и квитанций автоматически, к сожалению, не получишь.

Если страхователь, который обязан сдавать отчетность в электронном виде, придет в отделение ПФР с диском или флешкой, ему выдадут бесплатно электронную подпись? И будет считаться, что он сдал именно электронную отчетность?

А.В. Миклашевич: Да, но для этого он должен предварительно заключить трехстороннее соглашение с управлением ПФР, в котором зарегистрирован, и с отделением ПФР, а также получить эту ЭЦП на машинном носителе.

Недавно был принят Закон об электронной подписи. Это как-то повлияет на систему приема отчетности?

А.В. Миклашевич: Думаю, да. Но более подробно комментировать новый Закон пока не могу. Скажу лишь, что работники центрального аппарата ПФР участвовали в его подготовке. Так что никаких проблем возникнуть не должно.

Если фонд выявил ошибки в персонифицированной отчетности страхователя, то сколько времени дается на их исправление?

А.В. Миклашевич: Две недели.

А если страхователь не исправит их в этот срок?

А.В. Миклашевич: Тогда ему придется заплатить штраф в размере 10% от суммы взносов на тех работников, в данных которых были допущены ошибки.

Например, страхователь перепутал фамилии своих работников Петрова и Иванова, дату рождения и, соответственно, соотношение накопительной и страховой частей взносов Сидорова, а для Кузнецова и Жихарева указал несуществующие страховые номера. То есть у него есть пять человек, в данных которых допущены ошибки. Общая сумма страховых взносов на них равна 10 000 руб. 10% от этой суммы составят 1000 руб. Именно такой штраф и придется заплатить.

Как ПФР будет собирать сведения о зарплате работников, необходимые для расчета соцстраховских пособий, и сообщать эти сведения в ответ на запросы работодателей?

А.В. Миклашевич: Сведения о заработной плате работников организаций, которые ликвидировались или обанкротились, будут выдаваться территориальными органами ПФР на основе той информации, которая будет собрана Пенсионным фондом после утверждения в Минюсте новых форм документов. Пока эти формы не утверждены.

Сейчас в ответах на запросы работодателей мы указываем размер зарплаты работников по предыдущим местам работы на основании той информации, которая есть в нашей базе данных. Это зарплата, с которой за работника уплачивались страховые взносы. К сожалению, информация о зарплате работника, которой мы располагаем, может быть неполной. Ведь взносы начисляются не со всех выплат, да и размер зарплаты, облагаемой взносами, как известно, ограничен.