Добавить в «Нужное»
1 читатель оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 марта 2022 г.

Содержание журнала № 7 за 2022 г.
АКТУАЛЬНО ОСН УСН ЕСХН ПСН
М.А. Кокурина,
старший юрист
Если человек не явился на работу из-за того, что был задержан за участие в несанкционированном митинге, не смог вовремя вернуться из отпуска или из командировки в связи с закрытием воздушного пространства, то у работодателя нет повода наказывать его за прогул. Это уважительные причины невыхода на работу. А вот возникнут ли у компании дополнительные траты из-за отсутствия работника, как правильно оформить неявку и учесть непредвиденные расходы, разберемся в статье.

Работник «потерялся» на митинге, в отпуске или в командировке: кадрово-бухгалтерские последствия

Работник задержан или арестован

Если сотрудник неожиданно не пришел на работу, то отметьте его отсутствие кодом «НН» или «30» (неявка по невыясненным причинам). Прогул не ставьте, даже если человек отсутствовал более 4 часов.

Внимание

За участие в несанкционированном митинге человек может быть задержан на срок от 3 до 48 часов, а по решению суда его могут наказать арестом до 15 сутокч. 1 ст. 3.9, ч. 6.1 ст. 20.2, ч. 1—3 ст. 27.5 КоАП РФ.

Когда сотрудник явится на работу после задержания или ареста, попросите его написать объяснение его отсутствия и приложить документ, выданный после задержания или ареста. Это:

копия протокола об административном задержании. Ее выдают по просьбе человека для подтверждения его местонахождения при задержании по подозрению в совершении административного нарушения. Из протокола видно, когда человек был задержан и освобожден;

справка об отбывании административного ареста в спецприемнике. Ее выдадут человеку, который был наказан административным арестом за административное правонарушение. В справке указывается срок ареста, включающий время задержанияприложение 16 к Правилам, утв. Приказом МВД от 10.02.2014 № 83.

Внимание

Вызов сотрудника в качестве свидетеля, например в суд или в ОВД, — тоже уважительная причина неявки на работу. Потому что свидетель обязан являться по вызову для дачи показаний, а в случае неявки его могут подвергнуть принудительному приводу или привлечь к ответственности.

При получении от работника одного из указанных документов исправьте в табеле код «неявка по невыясненным причинам» на код, который утвержден в вашей компании для обозначения отсутствия человека в связи с его задержанием или арестом. Предположим, это «ОЗА» (освобождение от работы в связи с задержанием или арестом). Если специального обозначения у вас не предусмотрено, можно не исправлять табель. Учтите, что ставить «НБ»/«35» (отстранение от работы...) нет смысла, такой код не будет отражать действительность. Ведь работник не отстранялся от работы по ст. 76 ТК РФ.

Оплачивать работнику «арестные» часы или дни отсутствия на работе не нужно.

Период нахождения под арестом включается в общий отпускной стаж. А вот при подсчете стажа для дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда «арестное» время отсутствия на работе не учитывается.

При исчислении среднего заработка для отпускных или иных случаев период задержания и ареста исключается из расчетного периодаподп. «е» п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).

Работник задержался в отпуске

Если сотрудник из-за отмены рейсов не вышел после отпуска на работу в положенный день, но при этом с ним есть связь, обсудите, как лучше оформить дни его отсутствия. Предложите ему такие варианты.

Вариант 1. Неявка на работу по уважительной причине. Вы отмечаете дни отсутствия сотрудника «НН»/«30», не оплачиваете их, а по возвращении он пишет объяснительную. Предупредите, чтобы взял у перевозчика справку, подтверждающую перенос даты вылета и возвращение человека на родину позднее планировавшегося срока.

Такой период отсутствия работника надо будет исключить при расчете среднего заработка. Но время отсутствия сотрудника не сдвинет период стажа для основного ежегодного отпуска.

Работник не может вернуться из-за отмены рейсов? Постарайтесь с ним договориться. Помимо невыхода на работу, у него сейчас есть и другие проблемы

Работник не может вернуться из-за отмены рейсов? Постарайтесь с ним договориться. Помимо невыхода на работу, у него сейчас есть и другие проблемы

Вариант 2. Отпуск без сохранения зарплаты. Сделайте следующее:

попросите работника прислать по email заявление о предоставлении такого отпуска. Кстати, когда сотрудник выйдет на работу, пусть напишет такое заявление «вживую», если в локальных актах не установлена возможность урегулирования отпускных вопросов по email;

издайте приказ о предоставлении отпуска;

проставьте в табеле учета рабочего времени код «ДО» или «16».

Оплачивать дни такого отпуска не нужно. Если он продлится более 14 календарных дней в рабочем году человека, то дни отпуска начиная с 15-го не войдут в отпускной стаж. При расчете среднего заработка отпуск без сохранения зарплаты любой продолжительности не учитываетсяподп. «е» п. 5 Положения.

Вариант 3. Продление по заявлению сотрудника текущего отпуска. У работника могут быть неиспользованные дни отпуска. Или руководитель готов продлить отпуск авансом. При обоюдном согласии сторон на отпуск на основании заявления работника о его предоставлении издайте приказ в произвольном виде о продлении очередного отпуска работника. Доплатите за эти дни отпускные и отметьте в табеле кодом «ОТ» или «09».

Вариант 4. Использование работником накопившихся отгулов. Попросите у работника заявление о предоставлении дней отдыха, полагающихся ему за работу в выходной, праздник или сверхурочно. Издайте приказ о предоставлении ему таких дней. Отметить в табеле их нужно кодом «НВ» или «28». Отгулы не оплачивайте, но и норму рабочего времени в месяце их предоставления не уменьшайте. То есть за месяц, в котором работник взял отгулы, зарплату заплатите полностью, несмотря на то что работник отработал на несколько дней меньше нормыПисьмо Минтруда от 21.01.2020 № 14-1/ООГ-327.

На отпускной стаж и расчет среднего заработка дополнительные дни отдыха не влияют. Ведь они предоставлены вместо выходных дней, в которые сотрудник был занят на работе, и их нужно учитывать в расчетном периоде при определении среднего заработка для оплаты отпуска как обычные выходные дни.

Работник задержался в командировке

Напомним, что служебная командировка включает в себя время нахождения в пути, задержку в пути и период пребывания в месте командированияст. 166 ТК РФ; п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Предположим, работник улетел в командировку, выполнил или завершает свое служебное задание, но в связи с отменой рейсов он не может вылететь обратно в запланированный срок. То есть командировка затянется, обратные билеты пропадут, понадобится приобрести новые, а возможно, еще и продлить визу, если речь о загранкомандировке. Это все расходы работодателя. Вам нужно поступить так.

Шаг 1. Начислите работнику за дни вынужденного ожидания:

если они выпали на рабочие дни — средний заработок за каждый день. Если на ожидание выпали нерабочие дни, то работнику за них не нужно начислять ни зарплату, ни средний заработок;

если работник поедет обратно из командировки в нерабочий день, то за этот день выплатите зарплату как за работу в выходной день. Кстати, в этом случае при возвращении сотрудника попросите его написать согласие на работу в выходной день. Там же пусть укажет, хочет ли он получить двойную оплату или одинарную и другой день отдыха в будущемст. 153 ТК РФ.

Шаг 2. Выплатите суточные за все календарные дни, в том числе нерабочие, по нормам, утвержденным в ЛНА или коллективном договоре вашей компанииПисьмо Минфина от 29.03.2021 № 03-03-06/1/22629.

Не забудьте отследить, где «завис» ваш сотрудник — на российской территории или за границей. Ведь размеры суточных по России и за ее пределами разные. Предположим, он летел из Парижа в Москву через Прагу, где его застало сообщение о закрытии авиасообщения. Тогда суточные ему положены по заграничному тарифу. А если, например, он летел из Парижа в Красноярск через Москву и застрял в аэропорту нашей столицы, то суточные со дня нахождения в Москве выплачивайте по российским тарифам.

Чтобы суточные были выплачены правильно, сотрудник должен сохранить все посадочные талоны, взять справку у авиаперевозчика об отмене рейса. Снимите ксерокопии страниц паспорта работника с отметками о пересечении границ. При наличии таких подтверждающих документов вы сможете:

учесть в расходах всю сумму суточных;

не облагать НДФЛ и не исчислять страховые взносы с суммы суточных, укладывающейся в нормативы, которые предусмотрены Налоговым кодексом. То есть не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения за границейп. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 09.12.2020 № 03-04-06/107422.

Шаг 3. Возместите работнику непредвиденные расходы, такие, например, как оплата гостиницы за дни до новой даты отъезда, билетов на поезд или автобус, сборов за продление виз. Все такие расходы сотрудник должен будет по возвращении указать в авансовом отчете и приложить к нему подтверждающие документыПисьмо Минфина от 03.02.2020 № 03-03-05/6546.

При расчете налога на прибыль все непредвиденные расходы из-за задержки сотрудника в командировке вы сможете учесть как расходы на командировку. А стоимость авиабилета, который не удалось сдать, — во внереализационных расходахПисьмо Минфина от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890.

При увеличении срока командировки можно:

попросить сотрудника написать служебную записку с причинами задержки его возвращения;

проставить на записке резолюцию руководителя, например «Согласовано» или «Принято». Тогда издавать отдельный приказ о продлении командировки необязательно.

В табеле все дни командировки и ожидания возвращения из нее отмечайте кодом «К» или «06». Через дробь рекомендуем проставлять выходные или праздничные днист. 112 ТК РФ:

если сотрудник не работал в такие дни — то «В» или «26»;

если он трудился или находился в пути в выходной — то «РВ» или «03».

* * *

Представим, что сотрудник собирался из Новосибирска в Адлер на двухдневный семинар, перелет через Москву. Он прилетел в столицу, и аэропорты закрыли. Домой он сможет вернуться на поезде, но без выполнения командировочного задания. Такие дни следования к месту командировки, хотя она и не состоялась, нужно считать временем задержки в пути. За этот период работнику нужно заплатить суточные и средний заработок.

Если сотрудник явился в аэропорт, но вылететь в командировку не смог и вернулся на работу, то нужно оформить отмену командировки и проставить ему в табеле рабочие дни.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2024 г.

№ 15
Тест: решите 10 задачек про путевки для работников
№ 14
Мнения судов по спорным зарплатным вопросамРоструд обновил «рисковые» списки работодателей
№ 13
Больничные, если основная работа стала совместительством или наоборотТест: исправляем ошибки в заявлениях работников
№ 12
Как назначают больничные, если работодателей несколькоКак оплачивать выходной день в командировкеМожно ли избежать внимания комиссии по противодействию нелегальной занятостиОформляем платежное поручение на перечисление алиментов
№ 11
Электронное информирование службы занятости
№ 10
Студент-очник может работать на полную ставкуЗарплатные субсидии из СФР: на кого и как получить в 2024 годуКак погасить долг по накопленным отпускам перед работникомКомиссии по противодействию нелегальной занятости: обязательно ли посещать?КС определил, как увольнять сотрудников при отказе от переездаНа задержанные увольнительные выплаты нужно начислить компенсацию
№ 9
Как в трудовом договоре указать место работы дистанционщикаОпоздание на работу не повод для удержаний из зарплатыСборник «увольнительных» дат: определяем последний день работы
№ 8
Как выглядит проводимая трудинспекцией профилактикаКак реагировать на просьбы работников: 10 жизненных ситуацийКакие отчеты сдавать на сотрудников и на исполнителей по ГПДПеречень вахтовых работ не ограниченПогашение, снятие, отмена дисциплинарного взыскания: в чем разница
№ 7
Технология привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности
№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023

2022 г.

№ 24
Как отличить разъездной характер работы от командировокПередать трудовую книжку уволенного работника через его экс-коллегу нельзяПриостановление исполнительного производства в отношении мобилизованного сотрудникаЧто делать, если работодатель задерживает зарплату
№ 23
Запреты на работе: какие права нельзя отобрать за зарплатуЧто работодатель может запретить работникам
№ 22
«Мобилизационные» обстоятельства кадровой работыУволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
№ 21
Директора мобилизовали: кому передать полномочия и какКадровые грани мобилизации: как все оформитьКадровые последствия «мобилизационного» приостановления договораМестные администрации вправе запрашивать данные о мужчинах-работникахМобилизационные хлопоты с сотрудником, которого нет на месте
№ 20
Воинский учет: вести его и сдавать отчетность должны все организацииКак работодателю сохранить прожиточный минимум сотруднику-должникуПочему работодателю важно понимать, что мобилизация ≠ военные сборы
№ 19
Персональные данные сотрудников: какие обязанности появились у работодателейСрок выплаты зарплаты нарушен — что за это будет?Что меняется с новыми правилами расследования производственных травмЧто нового при оформлении расследования несчастных случаев на производстве
№ 18
Как не ошибиться, удерживая долги из зарплаты сотрудниковНужно ли было подавать уведомление об обработке персональных данных до 1 сентября
№ 17
«Переводные» разъяснения Минтруда для первоначального работодателяОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариусаОтветы Минтруда для работодателей, принимающих временных работниковСверхурочная работа: сложные вопросы оформления и оплатыУдержания из зарплаты сотрудника с учетом прожиточного минимума
№ 16
Как передать уволенному работнику трудовую книжкуНДФЛ с компенсации за задержку зарплаты: Минфин и ФНС изменили позицию
№ 15
Временный перевод к другому работодателю: взгляд с обеих сторонКак в трудовом договоре указывать сроки выплаты зарплатыКогда договор о полной материальной ответственности не работает
№ 14
Индексация ≠  повышение зарплаты до МРОТТест: как правильно организовать удаленку
№ 13
Как работники с работодателя серую зарплату взыскивалиЧто думает ВС РФ об оформлении трудовых договоров
№ 12
Ведение трудовой книжки и учет трудового стажа работника из УкраиныКогда больничный лист не спасет работника от увольнения по инициативе работодателяСчитаем отпускные при наличии «президентских» нерабочих дней в расчетном периоде
№ 11
А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работникаКак IT-компании уведомлять военкомат об увольнении работника-«отсрочника»Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньшеКадрово-бухгалтерские будни: что, когда и как оформлятьКак поступить с работником, который не справляется со своими обязанностямиОтпуск отгулян авансом: отражаем перерасчет в налогах и бухучетеСправку об отсутствии судимости можно требовать не у всех соискателейЧто такое необоснованный отказ в приеме на работу: точка зрения ВС РФ
№ 10
Нюансы расчета «алиментной» задолженности сотрудниковОбзор судебных дел по спорам, связанным с заключением трудового договораФаксимильная подпись и трудовой договор несовместимы
№ 9
Во избежание простоя: временная смена трудовой функции, режима работы или работодателяСубсидии за наем молодежи: кто, сколько и как может получить
№ 8
Любимые вопросы работодателей об индексацииНи от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем
№ 7
Аренда жилья и другие расходы при переезде сотрудника: что с налогамиНеотгулянный отпуск: компенсируем при увольнении
№ 6
Работодатели могут продолжать перечислять работникам зарплату на карты банков, попавших под санкцииУвольнение за прогул: разбираемся с причинами отсутствия на работе
№ 5
2 основных вопроса про компенсацию отгуловСЗВ-ТД о приеме на работу: с приказом и без негоКак перевести будущую маму на легкий трудКак работодателям размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России»Правила хорошего тона при отгулах
№ 4
«Вирусное» отстранение: когда допустимо и какие последствияГенерального директора ООО дисквалифицировали: как смягчить последствияКак удержать с работника алименты и другие долги, чтобы к вам не было претензийНа удаленку рекомендовали отправить как можно больше работниковПрием на работу генерального директора ООО: три основных шагаУчет расходов на добровольное личное страхование и пенсионное обеспечение работников
№ 3
«Медицинский» перевод на другую работу: как, куда, на сколькоКак устроить у себя ЭКДО
№ 1
В 2022 году МРОТ равен 13 890 руб.: что предпринять работодателямПФР подкорректировал правила заполнения СЗВ-СТАЖЧто полагается за работу в январские каникулы
ОТПУСКНЫЕ РАСЧЕТЫ: после командировок и выходных по уходу
НОРМЫ РАСХОДА ГСМ: устанавливаем для легковушек и грузовиков
КОРПОРАТИВНЫЕ КАРТЫ: нюансы работы с ними
10 ЗАДАЧЕК ПРО ПУТЕВКИ: проверь себя с помощью теста
28 августа 10:30-12:30 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Евгения Филимонова
Ведет вебинар
главный редактор журнала «Главная книга»
Регистрация на вебинар

Нужное
Содержание