Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 октября 2018 г.
Содержание журнала № 20 за 2018 г.
6-НДФЛ за 9 месяцев: нюансы заполнения
Формы отчетности в электронном виде можно найти:
Количество 6-НДФЛ = Количество ОП + ГП
У нашей организации три подразделения, все на учете в одной инспекции. Там же на учете и головное подразделение. Сдали один расчет 6-НДФЛ по головной организации, включили в него данные обо всех работниках (доходы и НДФЛ) организации (то есть всех ОП).
Инспекция требует сдать отдельный расчет 6-НДФЛ по каждому ОП. Она права? Если да, то будет ли штраф за несвоевременно сданные отчеты по ОП?
— Да, инспекция права. В этом случае вы нарушаете порядок представления расчета — отдельно по месту нахождения организации (ГП) и отдельно по месту нахождения каждого ее ОПп. 2 ст. 230 НК РФ; п. 2.2 Порядка заполнения расчета, утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (далее — Порядок).
Причем отдельный расчет по каждому ОП нужно представлять и в случае, если ГП и все ОП находятся на одной территории (один код ОКТМО) и состоят на учете в одной ИФНС. Ведь у каждого подразделения свой КПППисьма ФНС от 09.11.2016 № БС-4-11/21223@; Минфина от 23.12.2016 № 03-04-06/77778. Представление одного (общего) расчета в этом случае ФНС называет как одно из основных нарушений при представлении 6-НДФЛПисьмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@ (п. 23).
На титульных листах расчетов 6-НДФЛ по ОП надо указывать ИНН организации, КПП подразделения и код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится ОПпп. 1.10, 2.2 Порядка; подп. 3 п. 7 Порядка, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@.
Внимание
Перечислять НДФЛ надо как в ИФНС по месту учета организации, так и в ИФНС по месту учета каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ. Платежка оформляется отдельно по каждому ОП, и в ней указываются КПП и ОКТМО подразделенияПисьма ФНС от 14.10.2016 № БС-4-11/19528@; Минфина от 29.05.2017 № 03-04-06/32972 (п. 1).
Если расчеты по ОП представлены позже срока, установленного НК, то инспекция может оштрафовать организацию за каждый расчет на 1000 руб. за каждый полный и неполный месяц просрочкип. 1.2 ст. 126 НК РФ. При этом тот факт, что вы представили один обобщенный расчет, от штрафа вас не освободит. Более того, налоговики могут оштрафовать вас еще на 500 руб. за недостоверные сведения в этом расчете. Поскольку он составлен по организации в целом, а не по головному подразделению и в него включены сведения, которых там быть не должноп. 1 ст. 126.1 НК РФ.
Но вы можете попытаться снизить штраф, заявив о смягчающих обстоятельствах, например, что это нарушение у вас впервые, расчет со всеми данными был сдан вовремя и бюджет от этого не пострадал (при условии что вы полностью и своевременно перечисляли НДФЛ в бюджет, пусть даже и по месту нахождения организации, так как НДФЛ по ОП все равно в вашем случае считается уплаченным в бюджет)Письмо ФНС от 24.11.2017 № ГД-4-11/23852. Если налоговики учтут эти обстоятельства, то они могут снизить штраф как минимум в два разап. 1 ст. 112, п. 3 ст. 114 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3); Постановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57 (п. 16).
В какую ИФНС отчитаться по ликвидированному ОП
Одно из наших ОП закрыли 31 августа. А 2 октября отправили по ТКС расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев, как обычно, в ИФНС по месту нахождения ОП. Но пришел отказ в принятии, поскольку ОП уже сняли с учета. Сказали, надо сдавать в ИФНС, где состоит на учете организация.
Но и ИФНС головного подразделения расчет не приняла по причине того, что нет плательщика с таким КПП. Я, как всегда, указала в расчете ИНН головного офиса, а КПП и ОКТМО — обособки. Что не так?
— По-хорошему, после закрытия ОП расчет 6-НДФЛ надо было сдать в ИФНС по месту нахождения ОППисьмо ФНС от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@. И в нем действительно нужно было указать КПП и ОКТМО обособленного подразделенияпп. 1.10, 2.2 Порядка.
А сделать это надо было до того момента, как инспекция сняла ОП с учета. Ведь в этом случае, как указывают Минфин и ФНС, по ОП налоговым периодом является период от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) ОППисьма Минфина от 18.04.2016 № 03-04-06/22218 (п. 2); ФНС от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@. Конечно, после того как ИФНС сняла ОП с учета по причине его закрытия, она уже не может принять расчет 6-НДФЛ по ОП.
Поэтому 6-НДФЛ по ОП за период, в котором оно было закрыто, вам нужно отправить в ИФНС по месту нахождения головного подразделения организации. Только указать в расчете нужно ОКТМО обособленного подразделения, а КПП — головного подразделения (а не ОП). Такие разъяснения размещены на сайте ФНС в разделе «Часто задаваемые вопросы».
Этот же подход изложен и в официальном Письме ФНС. Правда, касается оно заполнения расчета 6-НДФЛ при переезде ОП в течение года из одной инспекции в другую. Но и в этом случае нужно указывать КПП, присвоенный новой ИФНСПисьмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@.
После закрытия ОП расчеты до конца года не сдают
Подразделение закрыли 5 июня, расчет 6-НДФЛ за полугодие сдали в инспекцию по месту ОП. Что теперь с расчетом за 9 месяцев? В расчет 6-НДФЛ по ГП нужно включить зарплату и НДФЛ уволенных сотрудников обособки? Или за 9 месяцев и год надо сдать в инспекцию головного подразделения отдельный расчет с КПП и ОКТМО закрытого ОП и пустым разделом 2?
— Ничего такого делать не нужно. Действительно, расчет 6-НДФЛ нужно заполнять нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. И за эти периоды представлять его в ИФНСабз. 6 преамбулы к Порядку.
Но у вас все работники подразделения уволены, и оно закрыто. Поэтому по месту нахождения закрытого ОП налоговый период для организации уже не год, а короче — от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) ОП. То есть правила такие же, как и при ликвидации юрлица в целомп. 3 ст. 55 НК РФ. С этим согласны и Минфин, и ФНСПисьма Минфина от 18.04.2016 № 03-04-06/22218 (п. 2); ФНС от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@.
Так что для вашего ОП последний отчет был за полугодие. А за 9 месяцев и год отдельный расчет 6-НДФЛ с КПП и ОКТМО закрытого ОП и пустым разделом 2 уже сдавать не надо.
В раздел 2 попадают доходы, если срок перечисления НДФЛ — в пределах квартала
Отпуск у работника был в сентябре, то есть в этом месяце ему выплатили отпускные и в этом же месяце отпуск начался и закончился. В разделе 2 в строке 120 расчета 6-НДФЛ надо указать срок перечисления НДФЛ с отпускных — 30 сентябряп. 6 ст. 226 НК РФ. Но это воскресенье. Поэтому надо указывать 01.10.2018.
Могу я отразить блок по отпускным в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев? Или же меня за это оштрафуют? Я обязана показать этот блок именно в годовом расчете?
— Как таковой обязанности по отражению блока отпускных именно в том периоде, на который приходится срок перечисления в бюджет НДФЛ, исчисленного с них, нет. Ведь в Порядке заполнения расчета, утвержденном Приказом ФНСПриказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, нет четких правил по заполнению раздела 2 расчета. А все разъяснения по отражению операций в разделе 2 налоговая служба давала только в письмах.
В частности, она указывала, что если операция началась в одном квартале, а закончилась в другом, то эту операцию надо отразить в разделе 2 расчета в том периоде, в котором она завершена. А завершенной операция считается в периоде, когда наступает срок перечисления налога в бюджет по нормам гл. 23 НК РФПисьмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@ (вопрос 3).
Упомянутые в статье Письма Минфина и ФНС можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Заметим, что ФНС направила в инспекции обзор основных нарушений, допускаемых налоговыми агентами при заполнении и представлении расчета 6-НДФЛ. И в нем она рассматривает как ошибкуПисьмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@ (пп. 13, 18):
•если по строкам 100, 110, 120 расчета 6-НДФЛ указываются сроки за пределами отчетного периода, за который он сдан в инспекцию;
•если в разделе 2 расчета дублируются операции, начатые в одном отчетном периоде, а завершенные в другом.
На наш взгляд, 500-рублевого штрафа за недостоверные сведения в 6-НДФЛ быть не должноп. 1 ст. 126.1 НК РФ. Ведь как разъясняла сама ФНС, недостоверные сведения — это любые заполненные реквизиты расчетов 6-НДФЛ, не соответствующие действительностиПисьма ФНС от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3). А при отражении блока отпускных в разделе 2 расчета за 9 месяцев никаких недостоверных сведений нет, если в строках 100—140 записаны правильные даты и суммы.
Также ФНС указывала, что основанием для штрафа являются, в частности, допущенные арифметические ошибки, искажения суммовых показателей, иные ошибки, которые влекут неблагоприятные последствия для бюджета из-за неисчисления и (или) неполного исчисления НДФЛ, неперечисления его в бюджет, либо ошибки, из-за которых нарушены права физлиц (например, непредоставление налоговых вычетов)Письма ФНС от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3).
Но чтобы у налоговиков не было к вам лишних вопросов, лучше отражайте блок с отпускными в соответствии с рекомендациями ФНС в расчете 6-НДФЛ за 2018 г.
Если вычеты превышают доход, НДФЛ равен нулю
У сотрудницы зарплата 10 000 руб., а вычеты на троих детей — 14 800 руб. НДФЛ с нее не удерживаю. Я так понимаю, что в разделе 2 расчета по ней надо заполнить отдельный блок с зарплатой? В строку 140 тогда надо вписать ноль? А в разделе 1 в строке 030 указывать 14 800 руб.?
После успешной сдачи 6-НДФЛ за 9 месяцев бухгалтеры могут облегченно вздохнуть. Ведь в следующий раз расчет нужно будет сдать лишь будущей весной — уже по итогам 2018 г.
— Если бы у вас работала только одна эта сотрудница, тогда в разделе 2 вы бы и показали только ее зарплату. Например, блок зарплаты за август нужно было бы заполнить такПисьмо ФНС от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@:
•строка 100 (дата получения дохода) — 31.08.2018п. 2 ст. 223 НК РФ; Письмо ФНС от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@;
•строки 110 (дата удержания) и 120 (срок перечисления НДФЛ) — нули (00.00.0000), поскольку на дату выплаты сотруднице зарплаты из нее НДФЛ не удерживали. Поэтому нет срока перечисления налога в бюджет;
•строка 130 (сумма полученного дохода) — 10 000,00;
•строка 140 (сумма налога) — 0.
Но расчет вы заполняете на всех работников, и отдельный блок по этой сотруднице в разделе 2 выделять не нужно. Ее зарплату вместе с зарплатой других работников включаете в строку 100. А в строке 140 будет НДФЛ, удержанный с доходов других работниковпп. 4.1, 4.2 Порядка. Поэтому у вас в блоке строк 100—140 по зарплате нулевых дат по строкам 110 и 120, а также нулевой суммы налога по строке 140 не будет.
Что же касается отражения суммы вычетов в разделе 1 по строке 030, то в ней нужно указать сумму вычетов, равную сумме полученного дохода, то есть 10 000 руб. Фактически же вы сотруднице вычет дали в этой сумме, а не в размере 14 800 руб. А когда вычеты больше дохода, облагаемого по ставке 13%, налоговая база равна нулюп. 3 ст. 210 НК РФ. Разумеется, раздел 1 расчета, так же как и раздел 2, заполняется по всем работникам организации. Кстати, и контрольными соотношениями по проверке расчета 6-НДФЛ предусмотрено, что строка 030 (сумма вычетов по всем работникам) должна быть меньше строки 020 (сумма доходов всех работников) или равна ей. Но никак не большеПисьмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.
Когда валютные суточные пересчитывать в рубли
Работника направили в командировку за границу. Суточные ему выдали в валюте. При пересчете суточных в рубли по курсу на дату их выдачи работнику сумма укладывается в норматив 2500 руб. в день. Правильно я понимаю, что НДФЛ с них не будет?
— Вы сделали неверный расчет. Для целей НДФЛ дата получения дохода в виде суточных — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировкиподп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ. Именно на эту дату нужно брать курс валюты к рублю, установленный ЦБ, и по нему пересчитывать суточные в рублип. 5 ст. 210 НК РФ; Письмо Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510.
Если на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, курс валюты к рублю вырос и сумма суточных в пересчете на 1 день превышает 2500 руб., то со сверхнормативных суточных придется исчислить НДФЛ. А удержать этот налог нужно из любого ближайшего выплачиваемого денежного дохода работнику (например, из зарплаты)пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ. И не позднее рабочего дня, следующего за днем удержания налога, перечислить его в бюджетп. 6 ст. 226 НК РФ.
Внимание
Если в положении о командировках предусмотрен размер суточных в день в валюте, а выплачиваются они работнику в рублях по курсу ЦБ на дату выдачи аванса на командировку, то для целей НДФЛ больше размер суточных пересчитывать не надо.
Приведем условный пример. Допустим, работника в августе направляли в командировку. И 1 августа ему выдали суточные на 5 дней из расчета 40 евро в день. Курс евро на эту дату — 73,0738 руб/евро. Но для целей НДФЛ это не имеет никакого значения. Предположим, после командировки сотрудник заболел и вышел на работу только в сентябре. Если работник составит авансовый отчет в сентябре и руководитель его утвердит, то дата получения дохода будет 30.09.2018. Курс евро на эту дату — 76,2294 руб/евро. Тогда сумма суточных в пересчете на рубли составит 15 245,88 руб. (40 евро х 5 дн. х 76,2294 руб.). А не облагаемый налогом размер суточных — 12 500 руб. (5 дн. х 2500 руб.).
Доход в виде сверхнормативных суточных составит 2745,88 руб. (15 245,88 руб. – 12 500 руб.), а НДФЛ с него — 357 руб. (2745,88 руб. х 13%).
В расчете 6-НДФЛ не нужно показывать всю сумму суточных и ее необлагаемую часть. Надо отразить только сверхнормативный размер суточных и НДФЛ с него в разделе 1 по строкам 020 (сумма доходов) и 040 (исчисленный налог).
Также заметим, что даты получения доходов в виде сверхнормативных суточных и в виде зарплаты совпадают (последний день месяца), срок удержания НДФЛ и перечисления в бюджет тоже. А раз так, то вам не придется заполнять отдельные блоки строк 100—140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Сверхнормативные суточные можно отразить вместе с зарплатой за сентябрь в одном блокеп. 4.2 Порядка; Письмо ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312. Разумеется, если вы не выплачивали других доходов в период с 30.09 по дату выплаты зарплаты за сентябрь, из которых можно было бы удержать НДФЛ с суточных.
