Тайны расчетного листка

Зачем организации нужны расчетные листки и как правильно выдавать их работникам

Расчетные листки при выдаче зарплаты зачастую не выдают работникам даже вполне законопослушные организации. Дескать, оплата труда белая, выплачиваем вовремя — к чему лишний раз бумагу переводить? Попросит работник — так мы ему сразу листок и распечатаем. А некоторые работодатели, чего греха таить, и вовсе не знают о том, что у них есть такая обязанность.

Поэтому сегодня мы будем разбираться, что такое расчетный листок и зачем он нужен организации и работнику.

Зачем работнику расчетный листок

Цель выдачи расчетного листка — проинформировать работника о том, из чего складывается очередная полученная им сумма зарплаты. Ведь общую величину мы узнаем и так, при получении денег у кассира или когда они «прилетят» на карту. А вот что за что — не всегда понятно.

Можно предположить, что часть работодателей избегает выдачи расчетных листков намеренно, дабы избежать «ненужных» вопросов. Изучит работник свой листок и начнет интересоваться: где оплата за сверхурочные, почему премия стала меньше и т. д.

Почему расчетный листок важен для организации

Расчетные листки предусмотрены ТКст. 136 ТК РФ, поэтому при проверке трудинспектор отметит их невыдачу как нарушение и накажет организациюп. 3.7 приложения № 2 к Методическим рекомендациям, утв. Приказом Роструда от 25.11.2011 № 280; Постановление Самарского облсуда от 06.05.2014 № 4а-275/2014.

Однако это не самое главное. Штраф, конечно, вещь неприятная, но трудинспекторы приходят с проверками редко. Выдача расчетных листков важна в другом аспекте — на случай, если работник пойдет судиться с вами, считая, что ему недоплатили. Дело в том, что по закону гражданин должен подать исковое заявление в очень короткие срокист. 392 ТК РФ:

• по спорам об увольнении — в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки;
• по другим трудовым спорам — в течение 3 месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Но многие судьи считают, что работник не мог знать о нарушении своих прав по оплате труда, если расчетный листок не выдавался. Поэтому они отсчитывают срок не с даты выплаты работнику спорной суммы, а с даты, когда он из других источников узнал о том, что его обидели.

К примеру, работница уволилась 29.12.2012 и через суд потребовала выплатить ей сверхурочные за май — декабрь 2012 г. Работодатель пытался отбить хотя бы часть суммы (май — сентябрь), указывая, что 3 месяца с момента выплаты зарплаты за эти месяцы давно прошли. Однако суд решил так: поскольку расчетные листки не выдавались, работница не могла знать о составе выплачиваемых ей сумм. О нарушении своих прав она узнала только при увольнении и обратилась в суд в пределах месяца после него. С организации взыскали также компенсацию за просрочку выплаты, за моральный вред и судебные расходыАпелляционное определение Воронежского облсуда от 02.07.2013 № 33-3271.

В другом случае женщина уволилась 31.07.2012. И только в сентябре 2012 г., когда пошли судиться другие работники, она узнала, что и ей зарплату в период 2010—2012 гг. начисляли без уральского коэффициента. Формально срок для обращения в суд она пропустила, но суд восстановил его, указав, что истица не получала расчетные листки и не имела возможности узнать о недоплатах. В результате с работодателя взыскали задолженность за весь период, компенсацию морального вреда и расходы на адвокатаОпределение Свердловского облсуда от 22.02.2013 № 33-1620/2013.

Еще один работник вообще сослался на рассказ коллег о неправильном расчете выходного пособия. Через несколько месяцев после увольнения они сообщили ему: при расчете среднего заработка не были учтены суммы выплаченных премий. Работодатель не смог доказать обратное, а расчетный листок при увольнении не выдавался. Поэтому суд решил, что 3 месяца надо отсчитывать от даты, когда, по словам гражданина, его «просветили» бывшие коллеги. Иск был удовлетворенАпелляционное определение Хабаровского крайсуда от 13.06.2012 № 33-4044/2012.

Таким образом, выводы следующие:

• <если>расчетный листок выдается, у работника есть только 3 месяца после даты его выдачи, чтобы судиться с вами по зарплате. В случае опоздания вы просто заявляете в суде о пропуске срока подачи заявления и иск не рассматривается по существуАпелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 07.08.2014 № 33-1800/2014. Конечно, если судья не увидит каких-либо уважительных причин для восстановления срока;
• <если>расчетный листок не выдается, время для обращения работника в суд ничем не ограничено. Он приведет в суде любой источник, из которого узнал о нарушении своих прав, и вам будет сложно это опровергнуть. И даже если в итоге суд закончится вашей победой, будут потрачены финансы и время на судебные заседания.

Кстати, расчетный листок может пригодиться и в налоговых спорах. С его помощью можно подтвердить, например, понесенные затраты на оплату трудаПостановление ФАС МО от 22.05.2013 № А40-91515/12-115-603.

Что включается в расчетный листок

В расчетном листке должны быть показаны следующие суммыст. 136 ТК РФ:

• составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. То есть, например, оклад, надбавка, премия, коэффициент и т. д.;
• иные начисления работнику, в том числе оплата больничного, компенсация за задержку зарплаты или других выплатст. 236 ТК РФ;
• удержания из зарплаты с указанием оснований, например НДФЛ или алименты;
• общая денежная сумма, подлежащая выплате.

Эти требования важно соблюдать, поскольку неполное заполнение расчетного листка — это тоже нарушение ТКРешение Пермского крайсуда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014.

Как оформить расчетный листок

Форма расчетного листка нормативно не утверждена, но она есть в любой бухгалтерской программе. Вы можете использовать ее или разработать свою.

Главное — не забудьте утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актовст. 136 ТК РФ. Ведь применение неутвержденной формы расчетного листка — это тоже основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательстваПостановление ВС от 23.12.2010 № 75-АД10-3; Решение Пермского крайсуда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014.

А вот для работника факт утверждения формы не важен. Суд примет у него в качестве доказательства и неутвержденный листок, если организация не докажет, что у них применялась другая формаАпелляционное определение Забайкальского крайсуда от 25.06.2014 № 33-2498-2014. Поэтому не надейтесь, что неутвержденная форма поможет вам выиграть спор с работником.

Форму утверждает работодатель приказом следующего содержания.

Всю процедуру следует повторить, если выстатьи 8, 138 ТК РФ:

• <или>сменили программу и форма листка в новой версии другая;
• <или>внесли изменения в самостоятельно разработанную форму.

Покажем вариант заполнения расчетного листка на примере.

Требуются ли печать и подпись ответственного лица на расчетном листке? Закон об этом умалчивает, и на практике их обычно не ставят. За разъяснениями мы обратились в Роструд.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Заверять расчетные листки печатью и подписью при ежемесячной выдаче работникам нет необходимости, такого требования в ТК нет. Не нужно это делать и в том случае, когда работник просит выдать ему расчетные листки при увольнении в порядке ст. 84.1 ТК РФ. Представляется, что расчетный листок не относится к документам, которые должны заверяться надлежащим образом”.

Что ж, цель составления листков и правда чисто информационная, поэтому регулярно ставить на них печать и подпись действительно не стоит. Но если работник просит или вы представляете листки в качестве доказательств в суде, то можно и заверить, нарушения в этом нет. Были случаи, когда судьи не принимали расчетные листки, указывая, что без печати невозможно определить, кем выдан такой документАпелляционные определения ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014, от 29.05.2014 № 33-5742/2014.

Когда нужно выдавать расчетный листок

По закону расчетный листок нужно выдавать при выплате зарплаты, а зарплата по общему правилу выплачивается не реже двух раз в месяцст. 136 ТК РФ. Однако в Роструде считают, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты с указанием всех сумм, выплаченных в текущем месяце.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“При выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) отдельные ее составные части могут быть не определены и, таким образом, расчетные листки не будут содержать исчерпывающую информацию о заработной плате. Поэтому расчетные листки выдаются при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие. При этом отдельно показывать в листке составные части за каждые полмесяца не требуется”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Имейте в виду, что при выплате отпускных расчетный листок не оформляется, поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка — это не зарплатаст. 129 ТК РФ; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 3). А вот при увольнении его нужно сделать. Ведь в этом случае делается полный расчет, то есть работнику выплачиваются все полагающиеся ему суммы, в том числе зарплата. Это нам подтвердили и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“При прекращении трудового договора день выплаты заработной платы и день увольнения могут не совпадать. Зарплата и иные причитающиеся работнику суммы в таких случаях должны быть выплачены в день увольнения. Таким образом, при увольнении работнику следует выдать расчетный листок”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Если деньги выплачиваются через кассу, то листки лучше выдавать одновременно с деньгами, чтобы не бегать потом за работниками. А в какой момент их выдавать, если зарплата перечисляется на карточки, — до или после перечисления? Решите этот вопрос сами и пропишите порядок выдачи в локальном нормативном акте (ЛНА)Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1.

Как подтвердить факт выдачи расчетных листков

Распространенный вариант — распечатка расчетного листка по запросу работника. Бухгалтеры рассуждают так: кому надо, тому выдадим, а при проверке скажем, что выдавали всем. Ан нет, не получится. Если нельзя подтвердить факт выдачи документально, то инспекторы при проверке могут вам не поверить и оштрафовать вас. Поэтому надо выдавать листки регулярно, а также продумать способ подтверждения:

• <или>сделать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
• <или>внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться за получение расчетного листка.

• <или>сделать форму из двух частей, чтобы корешок с подписью работника оставался у организации.

В любом случае, определяясь с порядком выдачи расчетного листка, помните, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускаетсяст. 88 ТК РФ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Поэтому при предоставлении расчетных листков вам нужно исключить возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого работника-адресата. То есть нельзя просто раскладывать расчетные листки на столы работникам, нельзя передавать через других лиц и т. д. Иначе можно нарушить Закон о персональных данных и тоже попасть под административный штраф. Он может составить от 300 до 500 руб. для сотрудника, от 500 до 1000 руб. для руководителя и от 5000 до 10 000 руб. для организациист. 13.11 КоАП РФ.

Отметим, что если работник получает зарплату на карточку, то распечатывать листки каждому работнику неудобно. Проще было бы рассылать их по электронной почте с подтверждением о получении. Однако в Роструде с этим не согласны.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“Развитие информационных технологий дает все основания для применения различных способов доведения информации до работников. Однако пока ТК разрешает направлять расчетный листок по электронной почте только дистанционным работникамч. 5 ст. 312.1 ТК РФ. Для остальных же обязателен письменный документ. Причем если сотрудник работает вне основного офиса, то о получении им расчетного листка обязан позаботиться работодатель”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Заметим, что некоторые судьи не видят криминала в рассылке расчетных листков работникам по emailАпелляционное определение ВС Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 № 33-204/2013. Так, Мосгорсуд отказал инспектору по кадрам в иске о взыскании оплаты за сверхурочную работу. Работодатель заявил, что женщина регулярно получала расчетные листки по электронной почте и могла вовремя узнать о нарушении своих прав. Когда она обратилась в суд, 3 месяца с момента получения расчетного листка уже прошли. Следовательно, срок для подачи искового заявления был пропущенОпределение Мосгорсуда от 18.07.2011 № 33-22203.

Тем не менее для отправки расчетных листков по электронной почте надежней будет подождать внесения соответствующих поправок в ТК.

***

Лучше всего урегулировать все вопросы по расчетным листкам в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда или в специальном ЛНА. Там можно утвердить форму листка, периодичность выдачи, способ передачи работнику с учетом требований конфиденциальности и т. д. Так и бухгалтеру будет проще, и работники будут в курсе, ведь со всеми ЛНА организации они должны быть ознакомлены под росписьст. 68 ТК РФ.