Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 декабря 2018 г.
Содержание журнала № 24 за 2018 г.
Работник стал резидентом: заполняем 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
Порядок действий бухгалтера по расчету НДФЛ с доходов работника будет такой.
Шаг 1. До тех пор пока работник является нерезидентом, со всех его доходов надо удерживать НДФЛ по ставке 30% и вычеты на детей не предоставлятьпп. 2—4 ст. 210 НК РФ.
Определять статус (резидент/нерезидент) нужно на каждую дату выплаты дохода работнику. Например, для зарплаты — это последний день месяца, за который она начисленап. 2 ст. 223 НК РФ. То есть каждый раз от этой даты, отсчитывая назад 12 месяцев, нужно считать количество дней нахождения на территории РФп. 2 ст. 207 НК РФ; Письма Минфина от 23.05.2018 № 03-04-06/34676, от 20.01.2017 № 03-15-06/2335; ФНС от 06.09.2016 № ОА-3-17/4086.
Справка
Резидентом РФ работник становится, если он пробыл на территории нашей страны 183 календарных дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев. Этот 12-месячный период может начаться в одном календарном году, а закончиться — в другомп. 2 ст. 207 НК РФ; Письма Минфина от 23.05.2018 № 03-04-06/34676, от 20.01.2017 № 03-15-06/2335; ФНС от 06.09.2016 № ОА-3-17/4086.
В срок нахождения на территории РФ включаютсяПисьмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-05/8334:
•день приезда в Россию и день отъезда из нее;
•дни нахождения за границей для краткосрочного (менее 6 месяцев) лечения или обучения.
Эти 183 дня могут складываться из нескольких отрезков времени, которые суммируютсяПисьмо ФНС от 19.12.2014 № ОА-4-17/26338.
Шаг 2. С месяца, в котором работник стал резидентом, удерживайте НДФЛ по ставке 13% и предоставляйте вычеты на детей. Для этого попросите работника написать заявление о предоставлении стандартного вычета и принести вам копии свидетельств о рождении детейподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.
Однако, если работник в текущем году еще не пробыл в РФ 183 календарных дня, НДФЛ с начала года не пересчитывайте. По мнению Минфина и ФНС, пересчитывать налог по другой ставке нужно только в том месяце, в котором будет понятно, что до конца текущего календарного года статус работника уже не изменитсяПисьмо Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12086.
Кстати, налоговики не видят ничего странного в том, что в течение какого-то периода календарного года часть доходов облагается по ставке 30%, а часть — по ставке 13%. В этом случае доходы такого сотрудника в расчете 6-НДФЛ, к примеру за полугодие или за 9 месяцев, в разделе 1 попадут в два блока строк 010—050 — и по ставке 13%, и по ставке 30%. Это нам подтвердил специалист ФНС России. И его разъяснение размещено на нашем сайтесайт издательства «Главная книга».
Как только работник станет резидентом, НДФЛ по нему надо пересчитать с начала года уже с учетом детского вычета, если сотрудник имеет на вычет право
Шаг 3. В том месяце календарного года, в котором статус работника уже измениться не может, пересчитайте НДФЛ по ставке 13% вместо 30% со всех доходов, полученных с начала года с учетом предоставленных детских вычетов.
Шаг 4. Образовавшуюся в результате перерасчета сумму излишне удержанного НДФЛ вы не можете вернуть работнику. Таким возвратом занимается только налоговая инспекцияп. 1.1 ст. 231 НК РФ.
НДФЛ, удержанный и перечисленный по ставке 30%, вы можете только зачесть в счет уплаты налога, исчисленного по ставке 13%, именно по этому работникуПисьма Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12086; ФНС от 26.11.2015 № ОА-3-17/4483@. Такой зачет вы делаете до того месяца включительно, в котором излишне удержанный налог перекроется налогом исчисленным (разумеется, нарастающим итогом с начала года).
В рассматриваемом случае у вас нет обязанности сообщать работнику о сумме излишне удержанного налога, а следовательно, нет и сроков, когда это надо сделать. Но сам работник вряд ли узнает о сумме переплаты и возможности ее вернуть из бюджета через ИФНС. Поэтому после перерасчета налога вы можете сообщить работнику в произвольной форме о сумме переплаты и о том, что будете засчитывать ее в счет удержания будущего НДФЛ по ставке 13%. При этом требовать от работника писать вам заявление на этот зачет не нужно.
До тех пор пока есть долг бюджета перед работником, вы выдаете ему на руки (перечисляете на карту) всю начисленную сумму дохода (например, зарплату). То есть не удерживаете из нее 13%-й налог.
А вот НДФЛ, исчисленный и удержанный с доходов других работников, необходимо перечислить в бюджет в полной сумме.
Шаг 5. Если по итогам года после окончательного расчета и зачета декабрьского НДФЛ все-таки останется сумма излишне удержанного налога, за ее возвратом работнику придется обращаться в ИФНС, в которой он состоит на учете по месту жительства (месту пребывания)п. 1.1 ст. 231 НК РФ.
Справка
Чтобы вернуть излишне удержанный НДФЛ, работнику по окончании года придется подать в свою инспекцию декларацию 3-НДФЛ за 2018 г. по новой форме и приложить к ней комплект документовп. 1.1 ст. 231 НК РФ; Приказ ФНС от 03.10.2018 № ММВ-7-11/569@:
•справку 2-НДФЛ, выданную работодателем;
•документы, подтверждающие статус резидента РФ (например, копию загранпаспорта россиянина или паспорт иностранного гражданина с отметками о въезде в РФ и выезде из РФ).
Шаг 6. В представляемой в ИФНС отчетности за 2018 г. — расчете 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ все суммы отражаются с учетом перерасчета и переплаты. Как это сделать, покажем на примере.
Условие. У работника облагаемый НДФЛ доход составляет 50 000 руб. в месяц. У него двое детей в возрасте 7 и 12 лет. Его работа связана с частыми командировками за границу.
На начало 2018 г. он был нерезидентом. С января по сентябрь включительно из его доходов ежемесячно удерживали НДФЛ по ставке 30% в размере 15 000 руб. (50 000 руб. x 30%). Общая сумма удержанного налога с начала года — 135 000 руб. (15 000 руб. x 9 мес.).
В октябре работник стал резидентом РФ и принес заявление о предоставлении вычетов на детей и копии свидетельств о рождении.
Решение. Действия бухгалтера будут такие.
Этап 1. Пересчет налога и его зачет.
В октябре пересчитываем налог с января по сентябрь по ставке 13% с предоставлением вычетов на двоих детей в размере 2800 руб. (по 1400 руб. на каждого ребенка). Причем детские вычеты предоставляются только с января по июль включительно, поскольку за этот период доход не превысил 350 000 руб. (50 000 руб. х 7 мес.). А с августа детские вычеты работнику уже не положены.
НДФЛ с января по сентябрь, исчисленный по ставке 13%, — 55 952 руб. ((50 000 руб. – 2800 руб.) x 13% х 7 мес. + (50 000 руб. x 13% х 2 мес.)).
Излишне удержан налог в сумме 79 048 руб. (135 000 руб. – 55 952 руб.).
Сумма НДФЛ за октябрь составила 6500 руб. (50 000 руб. x 13%).
Начиная с октября по декабрь включительно из доходов работника не нужно удерживать НДФЛ. Ему надо выплачивать всю зарплату — 50 000 руб. А ежемесячно исчисленный налог зачитывать в счет имеющейся переплаты.
После зачета налога за 3 последних месяца по итогам 2018 г. все равно остается излишне удержанный НДФЛ в размере 59 548 руб. (79 048 руб. – (6500 руб. х 3 мес.)). Эту сумму работник может вернуть только через ИФНС по месту жительства.
Этап 2. Заполнение 2-НДФЛ.
Сведения о доходах физлиц и суммах налога за 2018 г. нужно подавать в ИФНС по новой форме 2-НДФЛпп. 1.1, 4 Приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. По итогам 2018 г. справки нужно представить в ИФНС не позднее 01.04.2019. Сразу скажем, что раз по состоянию на 31.12.2018 окончательный статус работника — резидент, то в поле «Статус налогоплательщика» надо указатьп. 3.5 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее — Порядок); Письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46690 цифру 1.
А теперь приведем фрагмент справки 2-НДФЛ за 2018 г. по этому работнику.
Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода
Ставка налога 1 3 Поскольку при изменении статуса с нерезидента на резидента ставка НДФЛ меняется и все доходы, полученные в 2018 г., облагаются по единой ставке, то в этом поле надо указать 13%. Несколько разделов 2 по разным ставкам по этому работнику заполнять не нужноп. 1.19 Порядка
| Общая сумма дохода | 6 0 0 0 0 0 – – – – – – – – – . 0 0 | Сумма фиксированных авансовых платежей | 0 – – – – – – – – – – | ||
| Налоговая база | 5 8 0 4 0 0 – – – – – – – – – . 0 0 | Сумма налога перечисленная | 1 3 5 0 0 0 – – – – – | ||
| Сумма налога исчисленная | 7 5 4 5 2 – – – – – – | Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом | 5 9 5 4 8 – – – – – – | ||
| Сумма налога удержанная | 1 3 5 0 0 0 – – – – – | Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | 0 – – – – – – – – – – | ||
Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты
| Код вычета | Сумма вычета | Код вычета | Сумма вычета |
| 1 2 6 | 9 8 0 0 – – – . 0 0 | 1 2 7 | 9 8 0 0 – – – . 0 0 |
Этап 3. Заполнение 6-НДФЛ.
1. Заполнение раздела 1. Хотя в IV квартале вы и пересчитали НДФЛ по ставке 13% с начала года, представлять уточненные расчеты 6-НДФЛ за I квартал, полугодие и 9 месяцев не нужно.
В прошлых отчетных периодах вы сдавали раздел 1 с двумя блоками строк 010—050 со ставками 13% и 30%. Теперь данные о доходе, вычетах, исчисленном налоге работника, ставшего резидентом, следует перенести в блок со ставкой 13%.
Чтобы было понятно, какие данные нужно отразить в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2018 г., покажем доходы только работника, по которому был сделан перерасчет.
Раздел 1. Обобщенные показатели
| Ставка налога, % | |
| 010 | 1 3 |
| Сумма начисленного дохода | В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов | ||
| 020 | 6 0 0 0 0 0 – – – – – – – – – . 0 0 | 025 | 0 – – – – – – – – – – – – – – . 0 0 |
| Сумма налоговых вычетов | Сумма исчисленного налога | ||
| 030 | 1 9 6 0 0 – – – – – – – – – – . 0 0 | 040 | 7 5 4 5 2 – – – – – – – – – – |
| В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов | Сумма фиксированного авансового платежа | ||
| 045 | 0 – – – – – – – – – – – – – – | 050 | 0 – – – – – – – – – – – – – – |
| Итого по всем ставкам | |||
| Количество физических лиц, получивших доход | Сумма удержанного налога | ||
| 060 | 1 – – – – – – – – – – – – – – | 070 | 1 3 5 0 0 0 – – – – – – – – – •попадет НДФЛ с декабрьской зарплаты 2017 г., если ее вы выплачивали в январе 2018 г.; •не попадет НДФЛ с декабрьской зарплаты 2018 г., если ее вы выплатите в январе 2019 г. В отличие от справок 2-НДФЛ, в расчете 6-НДФЛ не показываются ни сумма перечисленного налога, ни переплата (59 548 руб.). Они отражаются только в карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ (КРСБ), которую ИФНС открывает на каждого налогового агента. Если в течение года вы никому из работников налог не возвращали (не заполняли строку 090), а в бюджет НДФЛ перечисляли вовремя и в полной сумме, тогда у вас строка 070 должна быть равна данным КРСБ «уплачено НДФЛ с начала налогового периода»Письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ (п. 2.1) |
| Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | Сумма налога, возвращенная налоговым агентом | ||
| 080 | 0 – – – – – – – – – – – – – – | 090 | 0 – – – – – – – – – – – – – – |
2. Заполнение раздела 2. По работнику, ставшему резидентом, есть некоторые особенности. По нему нужно заполнить только строки 100 (дата получения дохода) и 130 (сумма полученного дохода), отразив в них зарплату, выданную в IV квартале. А вот в строках 140 (сумма налога), 110 (дата удержания) и 120 (срок перечисления НДФЛ) должны быть нули (00.00.0000)Письмо ФНС от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@. Ведь на дату выплаты работнику зарплаты из нее НДФЛ не удерживали. Но поскольку расчет надо заполнять на всех работников, то в разделе 2 в отдельный блок выплаты работнику, ставшему резидентом, выделять не нужно. Его зарплату надо отразить в строке 100 вместе с зарплатой остальных работников. В строке 140 нужно показать НДФЛ, удержанный с доходов других работниковпп. 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета, утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. А в строках 110 и 120 — дату выплаты зарплаты и следующий за ней рабочий день.
* * *
Если по окончании года работник попросит вас выдать ему справку о доходах, чтобы приложить ее к декларации 3-НДФЛ и получить переплату из бюджета, то выдать ее нужно по другой форме, чем та, которую вы подали в инспекцию. Ведь ФНС утвердила разные формы справок 2-НДФЛ для представления в ИФНС и для выдачи физлицам. И если направляемая работодателем в инспекцию форма действительно изменилась, то выдаваемая работникам форма справки 2-НДФЛ осталась практически такая же, которая действует в 2018 г.пп. 1.5, 4 Приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@
