, 2023, № 20, мы рассказали, как сообщать в СФР о приеме нового сотрудника, если его местом работы будет обособленное подразделение. А в этой статье разберемся, всегда ли надо подавать сведения о кадровом мероприятии, если сотрудник переводится из одного обособленного подразделения в другое. И выясним, как это правильно сделать, если из-за перевода между подразделениями у работника меняется страхователь в СФР.Перевод в обособленное подразделение: в каких случаях и как сообщить в СФР
Перевод в обособленное подразделение с точки зрения ТК РФ
В трудовом законодательстве под постоянным переводом понимается, в частности, изменение структурного подразделения, в котором трудится работник, если оно было указано в трудовом договореч. 1 ст. 72.1 ТК РФ. Причем такие перемены могут одновременно сопровождаться и изменением трудовой функции сотрудника. Любой постоянный перевод, в том числе и в другое обособленное структурное подразделение, возможен только с письменного согласия сотрудника.
Напомним, в трудовом договоре структурное подразделение обязательно указывать, только если оно находится в другой местности, нежели головная компания. Однако вы можете указать структурное подразделение (как внутреннее, так и обособленное) по собственной инициативеабз. 2 ч. 2, абз. 2 ч. 4 ст. 57 ТК РФ; Письма Минтруда от 14.10.2021 № 14-6/ООГ-9680, от 17.11.2017 № 14-2/В-1012; Обзор, утв. Президиумом ВС 26.02.2014.
Сведения о переводе на другую постоянную работу необходимо вносить в трудовую книжку сотрудника, если она ведетсяч. 4 ст. 66 ТК РФ; пп. 9, 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В том числе это касается изменения структурного подразделения, указанного вами в трудовом договоре.
Надо отметить, что наряду с переводом существует такая кадровая процедура, как перемещение сотрудника на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате. Согласие работника для этого не требуется. Но перемещение возможно, только если оно не влечет за собой изменения сторонами условий трудового договорач. 3 ст. 72.1 ТК РФ. Факт перемещения никак не отражается в трудовой книжке работника.
Когда надо подавать в СФР сведения о переводе в обособленное подразделение
Перевод сотрудника на другую постоянную работу — это кадровое мероприятие, о котором необходимо сообщать в СФРч. 2 ст. 66.1 ТК РФ. Сведения нужно подать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводеподп. 1 п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Как мы уже выяснили, направление сотрудника на работу в новое структурное подразделение будет считаться переводом, если в трудовом договоре место работы указано (будет указано) с уточнением структурного подразделения. И не важно, были такие данные внесены в договор как обязательное условие или как дополнительное. Или если меняется должность, на которую был взят работник.
Переводите работника в обособленное подразделение в другом городе? Тогда понадобится не только получить согласие работника, но и уведомить о переводе СФР
Таким образом, необходимо представлять сведения в СФР, когда сотрудник переводится:
•из головной организации в обособленное подразделение, которое расположено в той же местности (или наоборот), в случаях:
— если подразделение будет (было — при переводе в головную организацию) указано в трудовом договоре;
— если подразделение не будет (не было — при переводе в головную организацию) указано в трудовом договоре, но меняется должность;
•между обособленными подразделениями, находящимися в той же местности, что и головная организация, в случаях:
— если названия старого и (или) нового подразделений указаны в трудовом договоре;
— если названия старого подразделения в договоре не было и нового не будет, но должность поменялась;
•из головной организации в обособленное подразделение, расположенное в другой местности (или наоборот);
•между обособленными подразделениями, хотя бы одно из которых находится не там, где головная организация.
Подавать сведения в СФР не требуется (поскольку речь идет о перемещении работника, а не о переводе), если одновременно выполняются следующие условия:
•старое и новое подразделения находятся там же, где и головная организация;
•в трудовом договоре не было сведений о прежнем подразделении и не будет указано новое;
•должность работника не меняется.
Например, 12.06.2023 сотрудник был принят на работу мастером участка в цех № 1, а 16.10.2023 был перемещен в той же должности в другое структурное подразделение — цех № 2. Головная компания и ее структурные подразделения (цех № 1 и цех № 2) находятся в одной местности. Структурные подразделения, как старое, так и новое, в трудовом договоре не указаны. Поскольку направление сотрудника в другое структурное подразделения не привело к изменению условий трудового договора, у организации нет оснований для подачи сведений в СФР.
Как заполнить и подать подраздел 1.1 ЕФС-1 при переводе в обособленное подразделение
При необходимости сообщить о переводе сотрудника в обособленное структурное подразделение в СФР подают форму ЕФС-1 в следующем составепп. 1.4, 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее — Порядок заполнения ЕФС-1):
•титульный лист с данными о страхователе;
•подраздел 1 с данными о работнике;
•подраздел 1.1 с данными о кадровом мероприятии.
Если ваш работник переезжает в новый офис в том же городе и будет выполнять ту же работу, что и ранее, на прежней должности, то это и не перевод вовсе. А значит, вам нечего сообщать в СФР
Как вы знаете, страхователями выступают не только сами организации, но и их обособленные подразделения, в отношении которых соблюдаются два условия: наличие собственного счета в банке (открытого им головной организацией) и самостоятельное начисление выплат и иных вознаграждений в пользу физлицподп. 3 п. 1 ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; п. 2 ч. 1 ст. 2.3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Порядок представления и заполнения сведений в СФР зависит от того, является ли обособленное подразделение, в которое (из которого) перевелся сотрудник, самостоятельным страхователем или нет.
Ситуация 1. Сотрудник переведен в подразделение, которое не является страхователем. Форму ЕФС-1 со сведениями о переводе нужно будет подать в отделение СФР по месту нахождения:
•или головной организации — если до перевода работник трудился в головной организации или же в обособленном подразделении, которое не имело статуса страхователя;
•или обособленного подразделения, в котором прежде работал сотрудник, — если работника переводят из подразделения в подразделение и первое выступало как страхователь.
В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 надо будет указать, в частности:
•в графе 2 — дату, с которой работник трудится в новом обособленном подразделении;
•в графе 3 — кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД»п. 4.4 Порядка заполнения ЕФС-1;
•в графе 5 — должность (новую, если ее наименование изменилось) и наименование структурного подразделения, в которое проводится работник, если оно будет указано в трудовом договореп. 4.6 Порядка заполнения ЕФС-1.
Условие. ООО «Альфа» расположено в г. Твери. У предприятия есть обособленные подразделения: «Альфа-Р» в г. Рязани, у которого нет счета в банке, и «Торговый дом “Альфа”» в г. Москве, у которого есть счет в банке и которое самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату своим работникам. ООО «Альфа» открыло еще одно обособленное подразделение «Альфа-В» в г. Владимире. У нового подразделения нет своего счета в банке. В это подразделение были переведены:
•в отдел сбыта на должность руководителя — ведущий менеджер Иванов из московского обособленного подразделения «Торговый дом “Альфа”»;
•в производственный отдел на должность технолога — технолог производственного отдела Смирнов из обособленного подразделения «Альфа-Р»;
•в бухгалтерию на должность старшего бухгалтера — бухгалтер Петрова из бухгалтерии головного офиса компании.
В трудовых договорах всех сотрудников место работы указано с уточнением структурного подразделения, в котором они трудятся, и его местонахождения. Все согласия работников на перевод получены.
Решение. Подразделение «Альфа-Р» не зарегистрировано как страхователь. Поэтому головная организация должна будет подать в свое территориальное отделение СФР в г. Твери форму ЕФС-1 со сведениями о переводе на Смирнова (поскольку работник переводится из подразделения, не являющегося страхователем) и Петрову (которую переводят из головного подразделения).
А сведения о переводе Иванова будут поданы в отделение СФР в г. Москве, где в качестве страхователя зарегистрировано обособленное подразделение «Торговый дом “Альфа”».
Ситуация 2. Сотрудник переведен в подразделение, которое является страхователем (или из такого подразделения в головную организацию). С точки зрения СФР, при таком переводе у сотрудника меняется страхователь. А вот работодатель остается прежним, то есть для отражения кадровых мероприятий «УВОЛЬНЕНИЕ» и «ПРИЕМ» нет никаких оснований.
Действующий Порядок заполнения ЕФС-1 не предусматривает никакого специального кадрового мероприятия для представления сведений о переводе работника в обособленное подразделение, зарегистрированное как страхователь.
На практике в такой ситуации каждое обособленное подразделение (включая головное, если сотрудник переведен сюда или отсюда) представляет подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» в территориальный орган СФР по месту своей регистрации. При этом в графе 5 указывают, в частности:
•страхователь — обособленное подразделение по прежнему месту работы сотрудника — наименование подразделения, в которое переводится работник;
•страхователь — обособленное подразделение по новому месту работы сотрудника — наименование подразделения, из которого переводится работник.
Полагаем, что при заполнении ЕФС-1 в электронном виде наименование обособленного подразделения, в которое (из которого) переводится работник, можно указать, заполнив элемент «Сведения»позиция 1.5 таблицы 10 «Блок сведений о мероприятии кадрового учета» Форматов, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.
Еще раз подчеркнем, что такое заполнение не следует из правил для ЕФС-1 и сведения в обеих формах будут об одном и том же мероприятии, однако до официальных разъяснений от СФР или до изменения правил заполнения рекомендуем действовать именно так, чтобы избежать споров и штрафов за непредставленную отчетность.
Порядок заполнения отчета в случае перевода работника между обособленными подразделениями организации, которые выступают в роли страхователей, проиллюстрируем примером.
Условие. ООО «Омега» расположено в г. Москве. У организации есть два филиала: «Омега-СПБ» в г. Санкт-Петербурге и «Омега-ЕКБ» в г. Екатеринбурге. У обоих филиалов есть банковские счета, и они самостоятельно начисляют и выплачивают зарплату своим работникам. Соколов, руководитель производственного отдела в филиале «Омега-ЕКБ», был переведен с его согласия на ту же должность в филиал «Омега-СПБ».
Решение. Филиалы «Омега-СПБ» и «Омега-ЕКБ» выступают как самостоятельные страхователи. Поэтому каждому из филиалов необходимо будет представить в территориальное отделение СФР, где он зарегистрирован как страхователь, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 со сведениями о переводе Соколова.
Филиал «Омега-ЕКБ» так заполнит таблицу подраздела 1.1 формы ЕФС-1.
А филиал «Омега-СПБ» представит следующие сведения.
Надо сказать, что в СФР решили обновить форму ЕФС-1 и Порядок ее заполнения. Новшества устранят, в частности, и эту неоднозначную ситуацию. В тексте проекта обновленного Порядка заполнения ЕФС-1 говорится, что в случае изменения наименования страхователя, в том числе при переводе работника из одного обособленного структурного подразделения в другое, надо будет указать кадровое мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», а также привести прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФРп. 53 проекта Порядка заполнения ЕФС-1.
* * *
Случается, что организация решает изменить наименование структурного подразделения (как обособленного, так и внутреннего). Трудовая функция работника и структурное подразделение при этом не меняются, а значит, никакого перевода нет. Но если наименование подразделения фигурирует в трудовом договоре, то для целей заполнения формы перевод есть, поэтому представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 все-таки придется. В графе 3 нужно будет указать кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД», а в графе 5 — должность работника и новое наименование подразделения.
