Нулевой 6-НДФЛ: сдавать или не сдавать?

Теория: обязанности сдавать пустые 6-НДФЛ нет

Объяснение простое. Расчет 6-НДФЛ обязаны сдавать налоговые агентып. 2 ст. 230 НК РФ. Налоговые агенты — это те, кто выплатил хотя бы одному физлицу доходстатьи 226, 226.1 НК РФ. Если в отчетном (налоговом) периоде ничего такого не было, то ваша организация (ИП) — не налоговый агент и, следовательно, не должна сдавать расчет 6-НДФЛ. Штрафа за несдачу, соответственно, не может бытьп. 1.2 ст. 126 НК РФ.

Это признает ФНС — она не раз разъясняла, что когда деятельность не ведется, выплаты доходов физлицам нет, то нет и обязанности представлять нулевой 6-НДФЛ. Но если кто-то захочет такой расчет сдать, то инспекция обязана принять его «в установленном порядке»Письма ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@.

Практика: почему многие предпочитают сдавать нулевки

Несмотря на все заверения ФНС, многие предпочитают ежеквартально сдавать пустые 6-НДФЛ. Основных причин три.

Причина 1. А вдруг ИФНС заблокирует счет?

Обычно рассуждают так. Инспекция наверняка не знает, выплачивали ли вы доходы физлицам. Она видит расчетный счет, но бывают еще неденежные доходы. У инспекции есть нулевой РСВ фирмы (он обязателен)п. 7 ст. 431, подп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ; Письмо Минфина от 26.01.2021 № 03-15-05/4460, но там отражаются не все подпадающие под НДФЛ доходы.

Зачастую такие опасения напрасны. Блокировка счета за непредставление 6-НДФЛ возможна не раньше чем через 20 рабочих дней после крайнего срока его сдачиподп. 1 п. 3, пп. 3.2, 11 ст. 76 НК РФ. За это время инспекция должна посмотреть ваш расчетный счет, проверить по КРСБ, перечисляли ли вы в течение года НДФЛ, сдавали ли расчет за прошлый год. Таково предписание ФНС, чтобы исключить безосновательные блокировкиПисьмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 2).

Также налоговики вправе (но не обязаны) уведомить вас о предстоящей блокировке не позднее чем за 14 рабочих днейп. 3.3 ст. 76 НК РФ. И в сомнительных случаях инспекции стараются прислать такое уведомление — достаточно в ответ пояснить причину непредставления расчета.

Заметим, что также предусмотрен специальный сервис: в ЛКН на сайте ФНС вкладка «Риск блокировки счета» в разделе «Как меня видит налоговая». На следующий за просрочкой сдачи отчета день там должен начинаться отсчет дней до блокировкиИнформация ФНС от 07.07.2021.

Правда, не ясно, что делать, если вы вдруг увидите идущий отсчет из-за 6-НДФЛ, который не обязаны сдавать. Представлять нулевку уже поздно — получив ее, инспекция автоматически оштрафует на 1000 руб. за пропуск срока и придется оспаривать этот штрафп. 1.2 ст. 126 НК РФ. Остается отправить в ИФНС пояснения в надежде, что их примут во внимание раньше, чем успеют заблокировать счет.

Как видим, в целом ФНС стремится избежать ненужных блокировок из-за непредставления 6-НДФЛ. И все же, как показывает практика, они случаются. Если разобраться, то зачастую их можно объяснить тем, что инспекция усмотрела какой-то признак возможной выплаты доходов физлицам. Получается, при наличии хотя бы одного такого признака лучше сдавать нулевки, чтобы избежать блокировки счета (подробнее об этом здесь).

Блокировки без видимых причин среди известных нам случаев скорее редкость.

Причина 2. Проще сдавать нулевки, чем отвечать на запросы из инспекции.

Некоторым инспекциям хватает одного ответа, после которого запросы о непредставлении 6-НДФЛ прекращаются. Другие исправно шлют их каждый квартал. Тут вы можете только ориентироваться на характер своей ИФНС.

Получится ли заранее исключить запросы, сдав вместо нулевого 6-НДФЛ письмо о том, что вы доходы физлицам не выплачиваете и до возобновления деятельности расчет представлять не будете? Можно попробовать: иногда это помогает, но далеко не всегда. Такие письма не предусмотрены НК. Поэтому система налоговиков их не учитывает, она видит только ответы на свои запросы. Чтобы принимать такие письма во внимание, инспекция должна обрабатывать их вручную.

Причина 3. По другим подразделениям сдаются ненулевые расчеты.

Например, у организации деятельность только в головном подразделении, но есть ОП, где с начала года ни одного работника.

На самом деле тот факт, что ГП работает, начисляет и выплачивает физлицам доходы, — сам по себе не причина сдавать нулевые 6-НДФЛ по ОП. Если в обособке нет работников и нет выплат физлицам по заключенным ею ГПД, то по месту ее учета нет и обязанностей налогового агентап. 7 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ; Письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

В каких случаях нулевые 6-НДФЛ лучше сдавать, чтобы предупредить блокировку счета

Это случаи, когда инспекция может заподозрить деятельность, предполагающую выплату доходов физлицам. Вот несколько таких ситуаций, в которых бухгалтеры сталкиваются с блокировкой счета.

Ситуация 1. На счет вашей организации поступила выручка. Значит, предполагает ИФНС, кто-то работал и должен был получить за это облагаемые НДФЛ деньги. Возможно, это поступления от реализации за прошлый год, когда фирма еще вела деятельность, но инспекции этого не видно, поэтому лучше сдать нулевой расчет 6-НДФЛ.

Заметим: если выручку заработал директор-учредитель, с которым трудовой договор не заключен, то ИФНС, скорее всего, пойдет дальше — будет настаивать, что у директора трудовые отношения с фирмой и за работу ему должна была начисляться и выплачиваться зарплата, а значит, расчет 6-НДФЛ не может быть нулевым.

Ситуация 2. По счету проходят «пассивные» поступления и расходы. Например, поступает арендная плата, перечислен заем дружественной фирме, деньги размещены в депозит. В этом инспекция тоже может усмотреть признак того, что кто-то работает и должен получать зарплату.

Если с директором есть трудовой договор и он в отпуске за свой счет, то дальнейшие претензии из-за неначисления ему зарплаты маловероятны — в таком отпуске он вправе подписывать от имени фирмы организационно-распорядительные и финансовые документыПисьмо ГИТ в г. Москве от 20.08.2020 № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193; Постановление Президиума ВАС от 09.02.1999 № 6164/98.

Ситуация 3. Сдан ненулевой 6-НДФЛ по ОП, но не сдан по ГП. Инспекция предполагает, что раз ОП работает, то в ГП должна начисляться зарплата как минимум директору — ведь по умолчанию он находится именно там. Так что, когда в ОП были выплаты дохода, а в ГП нет, сдача нулевого 6-НДФЛ по ГП позволит избежать блокировки счета.

Однако если эта ситуация не временная, то будьте готовы к тому, что следующий шаг инспекции — закономерный вопрос о действительности адреса регистрации вашей фирмы. Ведь если директору все время начисляется зарплата в ОП, то получается, что он постоянно находится по адресу этого ОП. Инспекция может сделать в ЕГРЮЛ пометку о недействительности адреса регистрации и даже инициировать принудительную ликвидацию фирмы.

Ситуация 4. Сдан годовой 6-НДФЛ с доходами, а за I квартал следующего года расчет не сдан. Так бывает, если на начало года деятельность фирмы (ИП) уже была остановлена, а работники либо уволены, либо в отпусках без содержания. Но инспекция этого не знает, поэтому ждет очередной расчетПисьмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 2). В таких ситуациях опытные бухгалтеры отказываются от нулевых расчетов только через год, когда инспекция «привыкнет» к отсутствию деятельности.

Ситуация 5. В следующих кварталах планируется выплата дохода. Например, у ИП нет работников, а иным физлицам он с начала года ничего не выплачивал, поэтому расчет 6-НДФЛ за I квартал 2022 г. сдавать не обязан. Но в конце марта заключил договор подряда с физлицом — не ИП. Оплата по договору планируется только в апреле по акту приемки выполненных работ. Значит, нужно будет представить расчет 6-НДФЛ за полугодие. И как показывает практика, есть риск, что после этого инспекция автоматически заблокирует счет за несдачу расчета за I квартал. Так что лучше сразу его сдать, несмотря на то что он нулевой.

Заметим, что если в такой ситуации в III и IV кварталах опять не будет выплат дохода физлицам, то все равно придется сдать расчеты за 9 месяцев и годПисьмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@. Раздел 2 заполняется нарастающим итогом — в нем вы повторите те же данные, что и в расчете за полугодие. В разделе 1 будут нули.

Ситуация 6. У ИП два адреса ведения деятельности. Например, за ним зарегистрированы две ККТ по разным адресам. Или у него ПСН и ОСН/УСН в разных налоговых. Со стороны инспекции логично предположить, что если работа ведется по обоим адресам, то по одному из них трудится работник, которому должна начисляться зарплата. Хотя, конечно, предприниматель может вести деятельность и в одиночку — сегодня здесь, а завтра там. Нулевки 6-НДФЛ снимут этот вопрос.

Определиться лучше сейчас

Если вы, оценив с учетом сказанного свои обстоятельства, решите не представлять нулевые 6-НДФЛ, то лучше отказаться от них уже с I квартала.

Ведь после расчета за I квартал инспекция автоматически будет ожидать и расчеты за полугодие, 9 месяцев и годПисьмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@. А со сдачей нулевого расчета за 2021 г. возникла проблема. Теперь его обязательная составная часть — справки о доходах физлиц, которые пустыми быть не могут (не было доходов — нет справки). К тому же если заполнить справку, например на директора, нулями, то не выполняется контрольное соотношение между количеством справок и нулевым количеством физлиц, получивших доход (строка 120 раздела 2 расчета)п. 1.18 Контрольных соотношений, направленных Письмом ФНС от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@. В конце концов программы были доработаны и у пользователей появилась возможность сдать нулевые расчеты 2021 г. без справок. Но как на такое отреагируют инспекции, пока неясно — камералки еще идут.

Проверьте, действительно ли вам нечего показать в расчете

Бывает, что за отчетный (налоговый) период зарплата не начислялась, по ГПД физлицам не платили, дивиденды не перечисляли, а расчет 6-НДФЛ все равно сдать нужно. Вот две распространенные ситуации, будьте внимательны.

Ситуация 1. Физлицо получило от фирмы/ИП доход, из которого невозможно удержать НДФЛ. Эти неявные доходы иногда упускают из виду, например:

•было подписано соглашение о прощении долга;

•подарили какое-то имущество фирмы на общую сумму больше 4000 руб. в год.

В таких случаях недостаточно одного только сообщения о невозможности удержать НДФЛ по итогам года (раздел 4 прилагаемой к годовому расчету 6-НДФЛ справки о доходах физлица)п. 5 ст. 226 НК РФ. Обязательно еще и отражать такие доходы и исчисленный с них налог в разделе 2 расчета по итогам отчетных периодов — начиная с того, на который приходится установленная ст. 223 НК дата получения соответствующего дохода, — и расчета за годп. 2 ст. 230 НК РФ; Письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443. Поскольку нет других доходов и удержания налога, раздел 1 нужно заполнить нулями.

Раньше к таким неочевидным доходам относилась и матвыгода от экономии на процентах по займу, выданному фирмой на льготных условиях учредителю либо иному взаимозависимому с ней физлицу. Но сейчас всю матвыгоду физлиц за 2021—2023 гг. освободили от НДФЛ, и отражать ее в расчетах 6-НДФЛ за эти периоды не требуется (подробности — здесь).

Ситуация 2. Не было выплаты доходов за 2022 г., но было удержание налога с доходов 2021 г. Например, в январе 2022 г. погасили долг по зарплате за 2021 г. (считается доходом 2021 г.)п. 2 ст. 223 НК РФ, удержали и заплатили в бюджет НДФЛ. С начала 2022 г. деятельность остановлена, зарплата не начисляется, другие доходы не выплачиваются. Тем не менее нужно сдать расчет 6-НДФЛ за I квартал, показав январское удержание налога в разделе 1 и в строке 160 раздела 2.

Даже если до конца 2022 г. ни начисления зарплаты, ни выплаты других доходов так и не будет, вам придется сдавать расчеты за каждый отчетный период и за год в целом. В них будет нулевой раздел 1, а в разделе 2 — только строка 160 с одной и той же удержанной в январе суммой налога. Поскольку она должна была войти как удержанная в справки о доходах физлиц, прилагаемые к расчету за 2021 г., то расчет за 2022 г. у вас в таком случае будет без справок.

* * *

Когда у единственного работника — директора НДФЛ не исчисляется потому, что вся его зарплата «закрыта» вычетом, расчет 6-НДФЛ не может быть нулевым. Например, в новом ООО директор оформлен на неполную ставку и при начисляемой зарплате 12 000 руб. имеет право на вычет на ребенка-инвалида в сумме 13 400 руб. Налоговая база и НДФЛ равны нулю. Однако ООО — все равно налоговый агент, поскольку выплачивает облагаемый НДФЛ доход, и оно обязано показывать этот доход и применяемый вычет в расчете 6-НДФЛ.