Новые вопросы в жизни «старых» трудовых книжек

Регулярные премии в трудовую книжку по-прежнему попадать не будут

До 1 сентября этого года в Правилах ведения трудовых книжек было закреплено, что в трудовую книжку не нужно записывать сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе. В новом Порядке такой оговорки нет. Неужели теперь обо всех премиях (ежемесячных, квартальных или годовых) нужно делать запись в книжке?

— Не нужно. В трудовую книжку вносите записи только о нерегулярных поощрениях работников за добросовестный труд, предусмотренных ТК РФ, ЛНА компании или коллективным договоромподп. «г» п. 25 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок). Речь идет, например, о награждении ценным подарком или премией, которые связаны с объявлением благодарности, выдачей почетной грамоты, представлением к званию лучшего по профессиист. 191 ТК РФ.

О премиях, которые входят в систему оплаты труда, являются частью зарплаты, носят стимулирующий характер и выплачиваются регулярно при достижении установленных, предположим, в ЛНА показателей за квартал, в трудовой книжке писать не нужност. 129 ТК РФ. Кстати, в новой форме книжки, которая появится с 2023 г., количество разворотов раздела о награждениях уменьшено с 10 до 7.

Как оформить в трудовой книжке запись о переводе совместителя в основные работники

У сотрудника была основная работа в нашей дочерней фирме. У нас он совместитель. Теперь он увольняется из «дочки», и после увольнения его возьмут к нам на основную работу. В дочерней компании запись о совместительстве в трудовой книжке ему не делали. Как сейчас оформить его на работу и что записать в трудовую?

— Все будет зависеть от того, какой способ оформления смены совместительства на основную работу вы выберетеПисьмо Минтруда от 25.03.2020 № 14-2/В-308.

Способ 1. Перевод. Оформите к трудовому договору с совместителем дополнительное соглашение, в котором укажите:

•с какой даты работа по совместительству становится основной;

•какими станут оплата труда, режим и продолжительность рабочего времени.

В трудовой книжке сотрудника после записи об увольнении с основного места работыПисьмо ГИТ в г. Москве от 22.04.2020 № ПГ/09316/10-1372/05/18-1193:

•в виде заголовка напишите полное и сокращенное наименование своей организации;

•сделайте запись о приеме человека к вам на работу совместителем со дня начала работы у вас и укажите период работы в качестве совместителя. Например, так.

СЗВ-ТД о переводе нужно подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором вы перевели совместителя на основную работуподп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Укажите в графе 3 формы СЗВ-ТД, что это перевод, а в графе 5 «Трудовая функция...» запишите, например: «Старший бухгалтер, бухгалтерия».

Способ 2. Увольнение совместителя и прием его на работу как основного сотрудника. Уволить работника вы можете по основанию, о котором с ним договоритесь:

•или по собственному желанию на основании его заявления;

•или по соглашению сторон.

Процедуры увольнения и приема к вам на работу проведите в общем порядке, выплатите при увольнении зарплату по день увольнения и компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Причем еще до начала оформления увольнения разъясните совместителю, что его стаж для отпуска по новому трудовому договору будет идти заново. Безопаснее письменно уведомить работника об этом и попросить его расписаться на уведомлении в знак его согласия на процедуру «увольнение — прием».

Поскольку ваш совместитель увольняется от вас после увольнения с основного места работы, то после записи основного работодателя об увольнении вы можете внести в трудовую книжку бывшего совместителя следующие записип. 11 Порядка:

•о его увольнении из вашей организации;

•о приеме в вашу организацию с даты, предусмотренной в приказе о приеме как начало работы в качестве основного сотрудника.

В СЗВ-ТД нужно указать и увольнение, и прием на работу у вас. Подать форму нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказов об увольнении и о приеме на работуподп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Копии трудовых книжек хранить не нужно

Сотрудник подал мне заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Нужно ли мне хранить в личном деле копию его бумажной трудовой книжки?

— Не нужно. Такой обязанности ТК РФ не устанавливает. У вас есть обязанность не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления о переходе на ЭТК выдать ему на руки бумажную трудовую книжку с внесенной в нее записью о переходе сотрудника на электронный формат предоставления сведений о работеп. 35 Порядка. При этом снимать копию бумажной книжки, заверять ее и хранить вы не обязаны.

Новая трудовая книжка заводится на старом бланке

При приеме на работу в этом году работник сказал, что он потерял трудовую книжку, а на ЭТК не переходил и СТД-Р у него нет. Нужно ли заводить ему бумажную книжку?

— Это зависит от желания работника.

Вариант 1. Сотрудник хочет, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку. Он вправе подать вам заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины ее отсутствияст. 65 ТК РФ.

Вы будете оформлять не дубликат книжки и поэтому не нужно восстанавливать все сведения о прежней работе человека. Но тем не менее пусть он предоставит вам документы о предыдущих местах трудоустройства (например, трудовые договоры, справки с прежнего места работы, выписки из приказов). Вам нужно вписать в новую книжку общий стаж работы сотрудника суммарно.

Новую книжку оформите на старом бланке, который будет действителен бессрочно. Менять его при введении с 2023 г. обновленной формы книжек не придетсяПисьмо Минтруда от 01.09.2021 № 14-6/В-1049; п. 3 Постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250.

Вариант 2. Сотрудник не хочет бумажную трудовую книжку и готов сразу к ведению ЭТК. Пусть подаст вам заявление о переходе на ЭТК. Попросите указать, что трудовую книжку работодателю он не передавал. Такая оговорка обезопасит вас на случай, если сотрудник попытается заявить, что его книжку потеряли здесь.

Об отсутствии обязанности заводить бумажную книжку не сообщают письменно

К нам на работу вышел сотрудник, трудоустроившийся впервые. Он волнуется, почему я не завожу для него бумажную трудовую книжку, и грозит, что пожалуется в трудинспекцию на то, что мы письменно не уведомили его об отсутствии необходимости делать ему бумажную книжку. Могут ли нас наказать за отсутствие такого уведомления?

— Не могут. У вас нет законодательно установленной обязанности сообщать сотруднику письменно о том, что, поскольку он впервые трудоустраивается в 2021 г., на него формируются сведения о трудовой деятельности только в электронном видеПисьмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1; п. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Достаточно вашего устного объяснения.

Единичный дубликат книжки делается без создания комиссии

У одного из работников порвана трудовая книжка. Он просит сделать ему дубликат. Нужно ли нам для этого обращаться в орган исполнительной власти за созданием комиссии, чтобы по ее акту сделать дубликат книжки, как написано в п. 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек?

— Не нужно. Комиссия по установлению стажа создается органом исполнительной власти региона только при массовой утрате работодателем трудовых книжек при каких-то чрезвычайных обстоятельствах. Например, при стихийных бедствиях, массовых беспорядках, экологических или техногенных катастрофахПисьмо Минтруда от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180.

В единичных случаях утраты книжки (допустим, книжка сотрудника пришла в негодность) дубликат выдавайте в обычном порядке без обращения за созданием специальной комиссии. То есть попросите работника подать вам заявление с просьбой о выдаче дубликата и сделайте его на старом бланке трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявленияп. 27 Порядка.