Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 февраля 2014 г.
Содержание журнала № 4 за 2014 г.Командировка от двух работ: основной и по совместительству
Иногда необходимость в служебной поездке возникает одновременно на двух работах: на основной и по совместительству. К примеру, если сотрудник работает в дочерней и материнской компаниях, занятых в одной сфере. «Двойная» командировка возможна и в случаях, когда совместительство внутреннее. Рассмотрим нюансы оформления и оплаты таких поездок.
Оформляем командировочные документы
Когда работника командируют одновременно от «мамы» и «дочки», то каждая из этих организаций оформляет свои командировочные документы как обычно.
Как поступить, если работник — внутренний совместитель? То есть его в двух ипостасях командирует одна организация. Оформлять приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в двойном экземпляре необязательно. Проще отразить в каждом из перечисленных документов две должности сотрудника (по основному месту работы и по совместительству) и две самостоятельные цели командировки.
Иногда дополнительные обязанности возлагаются на работника приказом в порядке совмещени
Сохраняем средний заработок
Средний заработок при «двойной» командировке нужно сохранять по двум работам, в том числе и в случаях, когда совместительство — внутреннее. Совместителям средний заработок рассчитывается по общим правила
Сравните командировочное удостоверение и график работы по совместительству. Предположим, командировка пришлась на период с 18.11.2013 по 22.11.2013, а рабочие дни по совместительству — только 18.11.2013, 20.11.2013 и 22.11.2013. В такой ситуации средний заработок по основной работе нужно сохранить за 5 дней, а по совместительству — только за 3.
Может возникнуть вопрос: а не надо ли совместителю оплатить и оставшиеся 2 дня? Ведь он, возможно, работал в дни, которые для него как для совместителя являются выходными. Здесь подход такой:
- <если>вы оформляли на эти дни приказ о привлечении совместителя к работе в выходные
днист. 113 ТК РФ или об этом прямо сказано в его служебном задании, то оплачивайте их, причем не по среднему заработку, а по правилам оплаты работы в выходнойп. 5 Положения; ст. 153 ТК РФ; - <если>приказа или иных распоряжений руководства о работе совместителя в выходной не было, то оплачивайте только дни по рабочему графику совместителя.
Аналогичный подход применяется в случаях, когда работник трудится в командировке сверхурочно или в ночное время. А о том, что ставить в табеле и как начислять оплату в подобных ситуациях, читайте на с. 23.
Возмещаем расходы
В командировке у работника могут быть различные расходы, которые возмещает работодатель, в том числ
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилья;
- суточные.
Если совместительство внутреннее, то возмещайте такие расходы как обычно, суточные удваивать не нужно. А вот если работника командируют две разные организации, то командировочные расходы распределяются по соглашению между ним
- <или>постатейно.
ОБМЕН ОПЫТОМ
“У нас бывают случаи направления в командировку работника одновременно из организации, в которой он числится по основному месту работы, и из организации, в которой он работает по совместительству. Расходы работодатели распределяют между собой в соглашении постатейно. Например, один может взять на себя возмещение расходов на проезд и проживание, а второй — расходы по выплате суточных. По суммам стремимся поделить приблизительно поровн
у”.
Тогда работник будет отчитываться перед каждой организацией только по тем расходам, которые отнесены на нее соглашением;
- <или>пропорционально. Удобнее всего, когда одна организация берет на себя оформление и оплату всех командировочных расходов, а вторая компенсирует ей 50% (или иную часть) понесенных затрат на основании представленного отчета. В соглашении нужно написать, что оригиналы подтверждающих расходы документов будут находиться в первой организации, а копии — во второй. В этом случае сумма компенсации станет для первой организации внереализационным «прибыльным» доходо
мст. 250 НК РФ. Вторая же будет учитывать сумму компенсации или как расходы на командировку, или как прочие расходы, связанные с производством и реализациейподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Их можно будет признать на дату расчета в соответствии с условиями соглашенияподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Иногда командировочные расходы оплачиваются не организацией, а самим работником из подотчетных денег. Тогда каждая организация может сразу выдать работнику под отчет сумму денег, оговоренную в соглашении. Отметим, что выплату суточных лучше возложить только на одного работодателя. Но если вы все-таки их поделили, обращайте внимание на следующее.
Суточные, превышающие 700 руб. в день, подпадают под обложение НДФЛ (в сумме превышения
Соглашение надо составить до начала командировки, чтобы каждая организация знала, какие суммы выдать работнику под отчет, за что и куда платить. Соглашение может выглядеть, к примеру, так.
Соглашение о распределении командировочных расходов
г. Москва
15 ноября 2013 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Эверест», именуемое в дальнейшем
1. Стороны направляют работника обеих организаций Белых Анастасию Олеговну в служебную командировку в г. Элисту на срок с 25 по 29 ноября 2013 г.
2. Расходы, связанные с данной командировкой, распределяются между сторонами следующим образом:
3. Расходы, произведенные работником в командировке исключительно для целей одной из Сторон, полностью оплачивает эта Сторона.
***
Случается, что работника оформляют внутренним совместителем в обособленное подразделение, которое находится в отдалении от головной организации, и ему приходится периодически ездить туда-сюда. Имейте в виду, что такие поездки нельзя оформлять как командировки, ведь, по сути, это поездки работника к месту его другой работы. В данном случае затраты на проезд, а также стоимость проживания во время приездов — это личные расходы работника. Включать их в «прибыльные» расходы можно только в том случае, если их оплата организацией предусмотрена трудовым договоро